14
Perincian dasar diatas yang terbagi dalam sepuluh bagian mulai dari 000- 900 ini masih dibagi lagi kedalam sepuluh sub bagian dengan perincian yang telah
ditetapkan. Bagian klasifikasi kearsipan ini merupakan sebagai pedoman penataan arsip secara teratur dan sistematis. Untuk itu arsip yang memiliki subjek yang
sama akan disatukan dengan notasi yang sama pada penyimpanan sebelumnya.
2.7.3. Sistem Penataan Arsip
Sistem penataan arsip masih banyak lagi yang digunakan setiap organisasi atau instansi. Semua sistem hanya tergantung pada organisasi atau instansi mana
yang sesuai dengan berkas organisasi atau instansi miliki. Contoh organisasi atau instansi yang lain adalah:
1. Penataan berdasarkan wilayah geografis
Penataan arsip berdasarkan tempat lokasi, wilayah tertentu seperti menurut provinsi, kabupaten, kecamatan dan sebagai contoh:
- Indonesia Negara
- Sumatera Utara Provinsi
- Toba Samosir Kabupaten
- Serdang bedagai Kecamatan
2. Penataan berdasarkan subjek
Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip dikelompokkan berdasarkan subjek judul masalah sampai masalah yang kecil, contoh:
• Keuangan masalah 1 • Laporan keuangan masalah 2
• Kepegawaian masalah 1 • Surat lamaran masalah 2
Semua masalah ditentukan atau dikelompokkan menjadi satu subjek yang disusun dalam daftar yang bernama indeks. Daftar indeks memuat kode dan
masalah yang terdapat dalam kantor. Contoh daftar indeks: Kode
masalah Kp
kepegawaian 01
pengadaan 02
pengangkatan dan mutasi
15
03 kedudukan
Dan seterusnya Sedarmayanti, 2003:72
3. Penataan arsip berdasarkan abjad
Menurut Martono 1992 : 72 menyatakan bahwa: “Penataan arsip yang berdasarkan abjad yang penggunaan berupa abjad A-
Z, dengan pedoman pengaturan pengindeksan”. Sistim pemberkasan ini merupakan sistim yang paling tua dan paling sederhana. Sistim ini diterapkan
pada arsip-arsip yang memberikan keterangan. 4.
Penataan arsip berdasarkan kronologis tanggal Sistem ini merupakan penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan
dan tahun yang berpedoman dengan datangnya surat. Dalam bidang kearsipan tanggal surat dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam pengaturan dan
penyusunan surat yang disebut filing sistem tanggal, contoh: Kode arsip 200201 menyatakan tanggal 20, bulan 02, tahun 2001.
5. Tata cara penataan arsip berkas inaktif
a. Pengertian arsip berkas inaktif
Berkas arsip inaktif ialah himpunan surat-surat atau berkas yang memiliki masalah yang sama, dan sudah jarang dipakai untuk keperluan
pelaksanaan pekerjaan. b.
Meneliti arsip Arsip-arsip atau berkas yang diterima oleh Unit Pengelolah sebelum
dimasukkan kedalam boks, perlu diteliti terlebih dahulu baik indeks, kode maupun isi masalahnya harus sesuai dengan pola klasifikasi arsip yang
berlaku. a.
Menyiapkan berkas inaktif
untuk menyimpan berkas inaktif diperlukan petunjuk menyimpan arsip yang tersimpan pada boks yang merupakan berkas yang
terdiri atas satu macam masalah;
sebuah boks hanya dipakai untuk menyimpan berkas yang memiliki satu masalah;
16
persiapan yang perlu dilakukan adalah memberi tanda - tanda
label titel pada boks mengenai pokok masalahnya disertai pula kode - kode yang sesuai dengan pola klasifikasi dan menyiapkan
map dengan judul kodenya. b.
Penempatan boks pada rak
Boks yang berisi arsip ditempatkan pada rak yang berisi arsip
Boks - boks arsip yang berisi masalah yang sama ditempatkan samping - menyamping sehingga tidak terpisah - pisah.
2.8. Pedoman penyusutan arsip
