2
adalah tempat spesifikasi tertentu yang dirancang untuk menyimpan, memelihara, merawat, dan mengelola arsip in-aktif dengan maksud agar tercapai
efisiensi dan efektifitas. Walaupun arsip in-aktif merupakan arsip yang sudah berkurang kegunaannya atau penurunan nilai ekonomisnya, tidak berarti sebagai
barang bekas yang kurang mendapat perhatian, maka sangat diperlukan tenaga arsiparis archivist yang ditugaskan untuk mengolah arsip agar tujuan dan fungsi
arsip yang sebenarnya dapat terlaksana dengan baik. Arsip in-aktif teratur tidak banyak menimbulkan masalah karena akan
lebih mudah diolah berdasarkan prinsip asal-usul principle of provenance dan prinsip aturan asli principle of original order dibandingkan dengan arsip in-aktif
yang tidak teratur. Apalagi arsip in-aktif tersebut sudah dilengkapi dengan JRA. Pengolahan arsip in-aktif tersebut difokuskan pada prosedur pemindahan arsip in-
aktif dari Central file ke Records Center. Pemindahan arsip in-aktif dari unit pengolah arsip Central File yang berada di unit pencipta arsip ke Pusat Arsip
Records Center merupakan langkah awal yang harus dilaksanakan dalam kegiatan pengelolaan arsip in-aktif teratur.
Dalam penulisan ini, masalah yang diangkat dan dibahas adalah sejauh
mana sistem penggolongan arsip in-aktif di Bagian Administrasi Kantor Badan
Penanggulangan Bencana Daerah Kabupaten Serdang Bedagai. Jelas bahwa penggolongan arsip secara baik, sangat dibutuhkan untuk mempermudah temu
kembali informasi dengan cepat dan tepat, demi kelancaran pelaksanaan kegiatan organisasi. Maka sehubungan dengan hal tersebut penulis tertarik untuk
mempelajari lebih jauh rinci tentang penggolongan arsip pada suatu organisasi
dan menulis kertas karya dengan judul “Sistem Penggolongan Arsip In-aktif Pada Bagian Administrasi Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kabupaten
Serdang Bedagai”.
1.2. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan adalah sebagai berikut: 1.
Penulis ingin mengetahui bagaimana cara penggolongan arsip yang dilakukan pada kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kabupaten
Serdang Bedagai.
3
2. Penulis ingin menambah pengetahuan tentang penggolongan arsip dalam
bentuk nyata sehingga dijadikan bahan perbandingan teori dan praktek.
1.3. Ruang Lingkup
Penulisan kertas karya ini memiliki ruang lingkup yang berkaitan dengan kegiatan penggolongan arsip inaktif yaitu meliputi: sistem penyimpanan,
pemeliharaan, pengamanan arsip inaktif, penyusutan dan pemusnahan arsip inaktif.
1.4. Manfaat Penelitian
Bagi Instansi
Sebagai bahan masukan dan pertimbangan untuk menambah kebaikan dalam management kearsipan pada kantor Badan Penanggulangan Bencana
daerah
Bagi Penulis
Dapat mengimplementasikan ilmu yang didapat selama belajar di Universitas Sumatera Utara dengan memberi suatu masukan khususnya di bidang
kearsipan.
Bagi Lembaga
Penelitian yang dibuat diharapkan dapat menambah sumber bacaan di perpustakaan Universitas Sumatera Utara dan diharapkan dapat digunakan
sebagai referensi mahasiswa Universitas Sumatera Utara ketika akan membuat Tugas Akhir.
1.5. Metode Pengumpulan Data
Penulisan kertas karya ini menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut:
1. Penelitian Kepustakaan Library Reseacrh
Yaitu membaca dan memahami bahan pustaka atau literatur baik berupa buku, diktat, dan lain sebagainya yang ada kaitannya dengan judul
penulisan kertas karya ini yang bersifat teoritis. 2.
Penelitian Lapangan field Research
4
Yaitu pengamatan secara langsung dan mengadakan wawancara dengan petugas arsip Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kabupaten Serdang
Bedagai untuk mendapatkan informasi yang sesuai dengan topic yang akan dibahas.
5
BAB II SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF
2.1. Pengertian
Sebelum penulis melakukan pembahasan lebih lanjut mengenai penggolongan arsip, maka terlebih dahulu membahas tentang sistem. Menurut
Nurlela, Adnan 1995:482 “Sistem adalah seperangkat unsur yang saling berkaitan secara teratur,
sehingga membentuk suatu kesatuan; susunan yang teratur dari suatu pandangan, teori, asas dan sebagainya”.
Menurut Undang-Undang UU Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan
, beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1. Berikut ini pengertian arsip dan kearsipan
menurut UU No. 43 Tahun 2009: 1.
Kearsipan adalah hal - hal yang berkenaan dengan arsip.
2.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3.
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4.
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5.
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi danatau
terus menerus. 6.
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7.
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
6
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan atau lembaga
kearsipan. 8.
Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
9.
Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip
terjaga. Sedemikian lengkap UU No. 43 Tahun 2009 ini mewadahi pengertian
arsip dan kearsipan. Tinggal bagaimana penerapannya dalam pengelolaan arsip bagi kehidupan kebangsaan, organisasi, perusahaan dan perkantoran sehingga
pada akhirnya dapat terwujud dunia kearsipan tanah air yang terkelola secara optimal, efektif dan efisien.
Pengertian Arsip Dinamis Arsip Dinamis, ialah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam
proses penyelenggaraan administrasi suatu organisasi. Arip Dinamis digolongkan menjadi dua bagian, yaitu:
1. Arsip Dinamis Aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung
dan terus - menerus dalam penyelenggaraan administrasi organisasi 2.
Arsip Dinamis inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya dalam penyelenggaraan administrasi organisasi sudah berkurang.
Arsip-arsip Inaktif sebelum diberlakukannya jadwal Retensi Arsip yang berada dilembaga Negara dan atau Badan - badan pemerintahan. Dalam artian,
Arsip Inaktif adalah arsip Lembaga Negara Badan - badan Pemerintahan yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan adminidtrasi yang sudah
menurun. Menurut Peraturan Presiden RI No. 28 Tahun 2012 pasal 1 menjelaskan:
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
7
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara. Daftar Pertelaan Arsip yaitu daftar yang diperlukan dalam melaksanakan
penyusutan arsip, berisi data yang mengidentifikasikan arsip. Sedangkan Arsip duplikasi adalah arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.
2.2. Penataan Arsip Dinamis
