16
persiapan yang perlu dilakukan adalah memberi tanda - tanda
label titel pada boks mengenai pokok masalahnya disertai pula kode - kode yang sesuai dengan pola klasifikasi dan menyiapkan
map dengan judul kodenya. b.
Penempatan boks pada rak
Boks yang berisi arsip ditempatkan pada rak yang berisi arsip
Boks - boks arsip yang berisi masalah yang sama ditempatkan samping - menyamping sehingga tidak terpisah - pisah.
2.8. Pedoman penyusutan arsip
Untuk menanggulangi berkas - berkas yang menumpuk dan menggunung maka semua berkas - berkas atau arsip yang sudah tidak aktif atau dipandang
tidak berguna itu perlu dihapuskan. Penghapusan dan penyusutan arsip telah diatur dalam Undang - undang no.7 Tahun 1971 tentang penyusutan Arsip pasal 2
Bab I yaitu bahwa penyusutan arsip dilakukan kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
b. Memusnahkan arsip dan
c. Menyerahkan arsip statis kepada ARSIP NASIONAL.
Pada Bab II Pasal 4 tentang Jadwal Retensi Arsip telah ditentukan: 1.
Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannya; 2.
Arsip Nasional ARNAS menetapkan pedoman untuk menentukan nilai arsip;
3. Lembaga Negara Badan pemerintahan wajib memiliki jadwal retensi
arsip serta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya.
Lebih lanjut perlu diketahui oleh sekretaris dan pengolah arsip bahwa arsip yang dimusnahkan adalah semua arsip yang tidak lagi mempunyai nilai
kegunaannya dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan. Arsip-asrsip yang nilai kegunaannya sebagai pertanggungjawaban nasional sudah tidak diperlukan
lagi, maka setelah jangka waktu lampau maka harus diserahkan kepada: 1.
Untuk tingkat pusat diserahkan kepada ARNAS PUSAT
17
2. Untuk tingkat daerah diserahkan kepada ARNAS DAERAH.
Penyerahan tersebut sekurang - kurangnya 1 satu kali dalam 10 sepuluh tahun. Undang-undang No. 7 Tahun 1971 telah mengatur mengenai tata kearsipan
yang memuat pokok-pokok masalah yang berkaitan dengan pengertian dan fungsi arsip, tugas pemerintah, organisasi dan kewajiban kearsipan.
2.9. Pedoman penilaian arsip
Sebelum dilakukan penyusutan arsip, Tim Penilai Berkas mengadakan penilaian berkas-berkas yang akan disusutkan dengan cara dimusnahkan.
Langkah-langkah untuk penilaian berkas adalah: 1.
Penggolongan berkas surat dinamis Untuk memberi keterangan tambahan dalam hal penyusutan berkas surat
perlu juga dikemukakan mengenai penggolongan berkas surat dinamis yaitu:
a. Berkas surat aktif yaitu berkas - berkas surat yang masih dipergunakan
untuk kelangsungan kerja dan masih dikelola oleh unit pengelola berkas;
b. Berkas surat semiaktif, yaitu berkas - berkas surat yang frekuensi
penggunaannya sudah mulai menurun tetapi masih dikelolah oleh unit pengelola;
c. Berkas surat inaktif, yaitu berkas-berkas surat yang sudah jarang sekali
dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari - hari. Berkas - berkas surat tersebut dikelolah oleh Pusat Penyimpanan.
2. Pemindahan berkas surat
Pemindahan berkas surat atau arsip dari file aktif ke file inaktif sebaiknya diatur dengan cara:
a. Pemindahan secara berkala periodically transfer, yaitu:
- Satu kali dalam waktu tertentu. Berkas surat yang diterima dalam
jangka waktu yang telah ditentukan, dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Berkas Surat Centre File;
- Dua kali dalam jangka waktu tertentu, yaitu pada tahap pertama,
berkas inaktif dipisahkan dari berkas aktif, tetapi masih ditempatkan dalam ruang kerja. Pada tahap kedua, dalam waktu
18
yang telah ditentukan, berkas surat inaktif dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Berkas Surat.
- Atas dasar waktu minimal dan maksimal, suatu berkas dapat
ditahan dalam sebuah file. Pada waktu yang telah ditentukan, maka berkas surat atau arsip yang telah mencapai waktu minimalnya
dapat dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Surat. b.
Pemindahan secara terus - menerus perpectually transfer pemindah berkas surat inaktif tidak didasarkan atas jangka waktu tertentu dari file
arsip atau berkas surat aktif ke file inaktif, melainkan secara terus- menerus berkesinambungan. Cara pemindahan berkas ini dilaksanakan
apabila arsip mengenai suatu masalah misalnya personalia, keuangan, perlengkapan, data statistik dan lainnya.
c. Masa berlaku arsip
Salah satu masalah penting lainnya yang perlu mendapat perhatian sekretaris, ialah:
1. Penentuan jangka waktu berlaku arsip
2. Penentuan jenis dan kapan suatu arsip boleh dimusnahkan.
Penentuan masa berlakunya arsip merupakan kebijakan pimpinan yang harus dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan kegiatan administrasi
perkantoran. Masalah ini berkaitan dengan klasifikasi pemilihan distribusi ataupun disposisi Dari Tim Penilai Arsip untuk menentukan:
1. Arsip mana yang berlaku abadi;
2. Arsip mana yang berlaku dalam jangka waktu tertentu;
3. Arsip mana yang harus segera dimusnahkan.
Tim Penilai Berkas perlu menyusun kriteria nilai suatu berkas atas dasar: 1.
Tingkat perkembangan organisasi yang bersangkutan; 2.
Tujuan dan bidang operasinya; 3.
Kegunaan berkas arsip tersebut bagi organisasi yang bersangkutan; 4.
Adanya pertimbangan dalam segi hukum dan 5.
Pertimbangan ruang atau tempat serta fasilitas yang tersedia.
19
2.10. Proses penghapusan arsip
