7
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara. Daftar Pertelaan Arsip yaitu daftar yang diperlukan dalam melaksanakan
penyusutan arsip, berisi data yang mengidentifikasikan arsip. Sedangkan Arsip duplikasi adalah arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.
2.2. Penataan Arsip Dinamis
Arsip Dinamis inaktif dikelola oleh unit kerja khusus yang dibentuk oleh pimpinan yang bersangkutan. Arsip Dinamis inaktif diserahkan dan dikelola oleh
kantor pusat dengan sistem sentralisasi. Menurut Cary Cohen, CPNC dalam bukunya yang berjudul “Panduan Sekretaris Profesional” mengemukakan bahwa
langkah awal seorang sekretaris adalah mengatur arsip secara efektif dan efisien. Langkah - langkah tersebut, yaitu:
1. Selalu menjaga meja sekretaris rapi dan bersih. Perlu dihindari tumpukan-
tumpukan dokumen sampai menumpuk. 2.
Menbuat jadwal spesifik pengarsipan, misalnya menyusun rencana setaiap bulan untuk menyediakan waktu sehari saja khusus untuk menata arsip-
arsip sambil memilah - milah arsip atau berkas mana yang perlu dijadiakan arsip dinamis aktif dan mana yang inaktif.
3. Warkat dan dokumen yang tidak begitu penting untuk diarsipkan sekarang,
perlu dibuat “Arsip Gantung”. Sekretaris harus mengontrol dan meneliti secara periodik arsip gantung untuk menyisihkan dan memusnahkan arsip
yang sudah tidak diperlukan lagi. 4.
Apabila sekretaris harus melayani lebih dari satu pimpinan, perlu disediakan filing cabinet dan rak kerja yang terpisah dan mungkin dengan
warna yang berbeda. 5.
Berkas - berkas atau arsip dalam rak baik rak yang diatas meja sekretaris ataupun yang ada didepannya, perlu juga dijaga keamanannya. Hal ini
untuk menghindari jangan sampai berkas - berkas ikut terbuang dengan kertas - kertas lain yang tidak diperlukan.
8
6. Dengan perkembangan teknologi, semua informasi yang dipergunakan
disimpan didalam disket. 7.
Sekretaris selalu kreatif dalam menangani file - file dalam tata kearsipan, dan perlu mempelajari sarana dan perlengkapan kearsipan yang selalu
berubah sesuai dengan perkembangan dan kemajuan teknologi.
2.3. Fungsi Arsip
Arsip merupakan bagian dari kegiatan administrasi perkantoran, dimana arsip dapat dijadikan sebagai pedoman dalam mengambil keputusan kebijakan.
Arsip dapat menjadi sumber informasi untuk perkembangan suatu organisasi atau instansi pada kegiatan berikutnya. Kegunaan arsip dinamis pada bagian
administrasi adalah berupa penyusunan rencana sebagai kebijakan pengambilan keputusan yang digunakan, dan yang berdampak pada masa yang akan datang.
2.4. Peran Arsip
