Latar Belakang dan Masalah

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang dan Masalah

Informasi sangat penting untuk mendukung proses administrasi dan fungsi manajemen birokrasi dalam menghadapi situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Salah satu pekerjaan yang membutuhkan banyak informasi adalah kegiatan kantor pemerintahan maupun swasta, yaitu menyimpan warkat, arsip dan dokumen. Kearsipan sangat berperan penting dalam administrasi. Kearsipan administrasi yang mempunyai kegunaan, yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyimpanan, pemusnahan serta pemeliharaan naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh suatu perusahaan atau organisasi. Pada saat ini upaya menggalakkan kearsipan berbagai instansi maupun organisasi menigkat. Akan tetapi, hasilnya tidak seperti yang diharapkan. Hal ini disebabkan oleh berbagai faktor, termasuk kurangnya pemahaman kearsipan itu sendiri. Sebagaimana diketahui kegiatan kearsipan pada dasarnya dapat dibedakan menjadi kearsipan dinamis dan kearsipan statis sesuai dengan arsip itu sendiri. Kegiatan kearsipan dinamis berlangsung pada setiap lingkungan instansi - instansi, sedangkan kearsipan statis dilakukan di arsip nasional, sesuai dengan pokoknya. Arsip dinamis yang tercipta dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi berdasarkan tingkat frekuensi kegunaan atau keperluannya. Arsip dinamis dibedakan menjadi arsip aktif dan in-aktif. Arsip aktif adalah arsip yang tingkat kegunaannya masih tinggi atau secara langsung terus - menerus digunakan untuk keperluan dalam penyelenggaraan administrasi dan sedangkan arsip in-aktif adalah arsip yang frekuensi kegunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. Perbedaan ini mempunyai arti penting karena akan berbeda pula dalam penggolongannya. Prinsip dasar arsip dinamis adalah pemisahan yang tegas antara pengelolaan arsip dinamis aktif dan di Central File dan pengelolaan arsip dinamis in-aktif di pusat Arsip Record Center. Puast arsip records center 2 adalah tempat spesifikasi tertentu yang dirancang untuk menyimpan, memelihara, merawat, dan mengelola arsip in-aktif dengan maksud agar tercapai efisiensi dan efektifitas. Walaupun arsip in-aktif merupakan arsip yang sudah berkurang kegunaannya atau penurunan nilai ekonomisnya, tidak berarti sebagai barang bekas yang kurang mendapat perhatian, maka sangat diperlukan tenaga arsiparis archivist yang ditugaskan untuk mengolah arsip agar tujuan dan fungsi arsip yang sebenarnya dapat terlaksana dengan baik. Arsip in-aktif teratur tidak banyak menimbulkan masalah karena akan lebih mudah diolah berdasarkan prinsip asal-usul principle of provenance dan prinsip aturan asli principle of original order dibandingkan dengan arsip in-aktif yang tidak teratur. Apalagi arsip in-aktif tersebut sudah dilengkapi dengan JRA. Pengolahan arsip in-aktif tersebut difokuskan pada prosedur pemindahan arsip in- aktif dari Central file ke Records Center. Pemindahan arsip in-aktif dari unit pengolah arsip Central File yang berada di unit pencipta arsip ke Pusat Arsip Records Center merupakan langkah awal yang harus dilaksanakan dalam kegiatan pengelolaan arsip in-aktif teratur. Dalam penulisan ini, masalah yang diangkat dan dibahas adalah sejauh mana sistem penggolongan arsip in-aktif di Bagian Administrasi Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kabupaten Serdang Bedagai. Jelas bahwa penggolongan arsip secara baik, sangat dibutuhkan untuk mempermudah temu kembali informasi dengan cepat dan tepat, demi kelancaran pelaksanaan kegiatan organisasi. Maka sehubungan dengan hal tersebut penulis tertarik untuk mempelajari lebih jauh rinci tentang penggolongan arsip pada suatu organisasi dan menulis kertas karya dengan judul “Sistem Penggolongan Arsip In-aktif Pada Bagian Administrasi Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kabupaten Serdang Bedagai”.

1.2. Tujuan Penulisan