11
5. Mempersiapkan tunjuk silang cross reference yaitu menggunakan tunjuk
silang untuk memudahkan perencanaan kembali arsip 6.
Menyusun arsip yang sudah diberi kode bersamaan untuk tunjuk silang sesuai dengan sistem yang digunakan
7. Menyimpan arsip secara benar kedalam tempat penyimpanan sesuai kode
masing-masing Sedarmayanti, 2003:68 Sesuai uraian di atas persiapan untuk penataan arsip dalam mempermudah
dan mempercepat penataan merupakan langkah persiapan yang tepat, efisien dan efektif. Langkah persiapan ini akan mudah dilakukan untuk penemuan kembali
arsip yang diinginkan jika sewaktu - waktu diperlukan.
2.7.1. Jenis - Jenis Penataan Arsip
Arsip yang telah diolah yang sesuai dengan pokok permasalahan serta sistem yang digunakan harus diberi nomor klasifikasi.
Untuk penataan arsip pada suatu oganiasi atau instansi berbeda sesuai tujuannya untuk itu ada lima macam penataan arsip dinamis aktif :
1. Penataan berdasarkan angka
Contoh Gambar 2.1 Sistem Nomor atau Angka:
2. Penataan berdasarkan wilaya
Contoh Gambar 2.2 Sistem Wilayah atau Daerah:
3. Penataan berdasarkan subjek
4. Penataan berdasarkan abjad
12
Contoh Gambar 2.4 Sistem Abjad:
5. Penataan berdasarkan kronologis serdamayanti, 2003:70
Dengan di tentunnya lima macam sistem penataan arsip akan mempermudah penataan arsip akan mempermudah penataan arsip pada setiap
organisasi atau instansi. Penataan arsip ini mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang diinginkan setiap saat dengan cepat dan tepat.
Untuk setiap organisasi atau instansi menentukan sistim penataan arsip mana yang digunakan sesuai dengan kegunaan arsip yang dimiliki. Setiap organisasi tidak
sama sistim penataan arsip yang dimiliki sesuai dengan tujuan, fungsi dan peran arsip sendiri.
2.7.2. Penataan berdasarkan angka
Sistem pemberkasan berdasarkan angka unit merupakan sistim pemberkasan paling sederhana. File diatur dapat berdasarkan nomor kode
klasifikasi persepuluhan, juga memerlukan guide dan folder. Pola klasifikasi arsip:
000 umum 100 kepegawaian
010 urusan dalam 110 pengadaan
011 gedung kantor 120 mutasi
012 rumah dinas 200 keuangan
020 peralatan 210 gaji
030 penelitian 220 biaya perjalanan
Sedarmayanti, 2007 : 70 Nomor angka klasifikasi tersebut dapat dikembangkan menjadi bagian
yang lebih kecil lagi dan perlu dibuat daftar kelompok masalah. Arsip diatur berdasarkan urutan angka, yang sesuai dengan nomor arsip yang bersangkutan
13
dan telah ditentukan, serta dalam folder disusun urutan angka 01.02.03. dan seterusnya. Pada folder dapat diberi titel dari nomor arsip yang tersimpan
didalamnya misalnya folder dengan titel 01-09 folder berikutnya 99-100 dan seterusnya.
Macam - macam sistim filing nomor ada 2 yaitu: -
Sistem numerik ganda: “Tata cara penyimpanan arsip dengan menggunakan agenda surat masuk
dan surat keluar sebagai pedoman dalam penyusunannya. Semua surat yang akan disimpan harus dicatat lebih dahulu dalam buku arsip. Buku
arsip tersebut terdiri atas : nomor urut, tanggal surat, tanggal penerimaan nomor surat, asal tujuan surat, isi surat, keterangan” Hasugian 2002:3
Dalam uraian diatas buku agenda digunakan untuk mencatat semua surat, dan fungsinya. Buku agenda juga mengetahui jumlah surat yang telah
selesai diproses dan telah mendapat persetujuan dan pemimpin yang bersangkutan untuk disimpan.
- Sistem nomor persepuluh
Sistem nomor persepuluh merupakan sistem yang disusun dalam suatu bagan yang digunakan untuk menentukan nomor dan indeks subyek yang
ada. Menurut Hasugian 2003 : 9 ”Bagan yang disusun ini disesuaikan dengan bagan klasifikasi arsip yang
artinya susunan pokok permasalahan atau subjek yang mencakup keseluruhan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas suatu organisasi yang
diatur dalam suatu sistematis”.
Untuk lebih jelas berikut contoh sebagian dari bagian klasifikasi kearsipan yang banyak digunakan di indonesia :
Perincian dasar:
000 umum 500 perekonomian
100 pemerintahan 600 pekerjaan umum
200 politik 700 pengawasan
300 keamanan 800 kepegawaian
400 kesejahteraan rakyat 900 keuangan
Hasugian, 2003:10.
14
Perincian dasar diatas yang terbagi dalam sepuluh bagian mulai dari 000- 900 ini masih dibagi lagi kedalam sepuluh sub bagian dengan perincian yang telah
ditetapkan. Bagian klasifikasi kearsipan ini merupakan sebagai pedoman penataan arsip secara teratur dan sistematis. Untuk itu arsip yang memiliki subjek yang
sama akan disatukan dengan notasi yang sama pada penyimpanan sebelumnya.
2.7.3. Sistem Penataan Arsip
