8
6. Dengan perkembangan teknologi, semua informasi yang dipergunakan
disimpan didalam disket. 7.
Sekretaris selalu kreatif dalam menangani file - file dalam tata kearsipan, dan perlu mempelajari sarana dan perlengkapan kearsipan yang selalu
berubah sesuai dengan perkembangan dan kemajuan teknologi.
2.3. Fungsi Arsip
Arsip merupakan bagian dari kegiatan administrasi perkantoran, dimana arsip dapat dijadikan sebagai pedoman dalam mengambil keputusan kebijakan.
Arsip dapat menjadi sumber informasi untuk perkembangan suatu organisasi atau instansi pada kegiatan berikutnya. Kegunaan arsip dinamis pada bagian
administrasi adalah berupa penyusunan rencana sebagai kebijakan pengambilan keputusan yang digunakan, dan yang berdampak pada masa yang akan datang.
2.4. Peran Arsip
Arsip yang berperan sebagai sumber informasi yang diperlukan organisasi atau instansi dalam kegiatan perencanaan, perumusan kebijakan, pengambilan
keputusan. Hal yang sangat berpengaruh dalam setiap perkembangan suatu organisasi atau instansi untuk kelanjutan kegiatan berikutnya.
Menurut Sedarmayanti 2003:19 peran arsip sebagai berikut: 1.
Alat utama ingatana informasi 2.
Bahan atau alat pembuktian otentik bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
3. Barameter kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip. 4.
Bahan informasi ilmiah. Berdasarkan uraian diatas arsip sebagai “ingatan informasi” dan alat
otentik dalam mengambil keputusan, maka arsip harus ditata dengan baik dan teratur untuk mempermudah temu kembali arsip.
9
2.5. Tujuan arsip
Arsip yang ada pada suatu organisasi atau instansi memiliki tujuan penggunaannya dalam kegiatan administrasi.
“Tujuan kearsipan adalah untuk menangani keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah” Widjaja, 1986.102
Untuk mencapai tujuan arsip, dibutuhkan pengolahan kearsipan dengan teliti, cermat, dan tepat agar memudahkan penemuan kembali arsip.
2.6. Sistem Penyimpanan Arsip filing system
Istilah sistem filing disebut juga dengan istilah sistem kearsipan, dan istilah yang lebih pouler ialah filing system. Filing adalah pengaturan dan
penyimpanan berkas warkat atau record atas dasar sistem serta prosedur tertentu secara sistematis dan konsisten. Sehingga sewaktu-waktu berkaswarkat yang
diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu relatif singkat. Menurut Drs.F.X. Soedjadi, MPA dalam bukunya O M, organisasi dan
Methods, Penunjang berhasilnya Proses Manajemen, pengertian “filing ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu
proses manajemen yang berhubungan dengan perihal pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan pendistribusian atas surat-surat,
catatan-catatan, perhitungan-perhitungan, grafik-grafik, data ataupun informasi tertulis lainnya yang semuanya itu dengan singkat dapat disebut sebagai warkat
atau papers serta menemukan kembali dari papers tersebut bila sewaktu-wktu diperlukan”.
Jika arsip tidak disusun dengan baik maka akan muncul permasalahan Dalam penyelenggaraan sistem filing yaitu:
1. warkat tidak dapat ditemukan kembali
2. warkat sering kali sulit dicari, sampai - sampai semua warkat dibongkar
sehingga petugas makin stres meskipun akhirnya dapat ditemukan kembali 3.
setiap hari warkat selalu bertambah 4.
tempat penyimpanan terlalu sempit dan semua sarana sangat minim dan petugas kurang terlatih Wiyasa, 2003:52
10
Disamping arsip yang bertambah setiap waktu diperlukan sarana dan prasarana yang memadai dan mendukung sistem filing. Untuk mengatasi
permasalahan yang terjadi dalam pengolahan arsip tersebut perlu perlu diperhatikan:
1. Sistem penyimpanan warkat harus sistematis, kronologis dan konsisten
2. Tata laksana system filing harus tepat diselenggarakan secara profesional
3. sarana filling cukup memadai dan sesuai dengan standar
4. meningkatkan kesejahteraan petugas yang menangani sistem filing
5. tidak meremehkan petugas yang menangani filing Wiyasa, 2003:52
Sesuai uraian yang diatas untuk mengatasi masalah yang timbul dalam sistem filing perlu diterapkan dan merupakan sebagai langkah yang tepat pada
organisasi atau instansi. Masalah yang timbul dalam pemberkasan berupa penyimpanan dilakukan secara konsisten dan profesional dalam arti sistem yang
sesuai dan tenaga ahli yang dimiliki. Untuk tenaga ahli yang ditunjuk menduduki jabatan fungsional serta memiliki keterampilan teknis. Selain tenaga ahli yang
diperlukan, sarana dan prasarana yang mendukung dalam sistem filing perlu disediakan untuk, melengkapi sistem filing.
2.7. Penataan arsip
