Proses penghapusan arsip Sistem Penggolongan Arsip In-aktif Pada Bagian Administrasi Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kabupaten Serdang Bedagai

19

2.10. Proses penghapusan arsip

Proses penghapusan didahului dengan penilaian kegunaan berkas surat. Karena proses penghapusan ini tidak hanya dilihat dari satu macam nilai kegunaan untuk setiap berkas surat, maka perlu dibentuk panitia. Dalam kepanitiaan perlu diikutsertakan semua unsur yang berkepentingan dan berwenang dalam urusan kantor. Untuk setiap pelaksanaan penghapusan berkas surat perlu dibuat “Daftar Usulan Pemusnahan Berkas Surat”. Berkas surat yang dimusnahkan harus dibuat “Berita Acaranya”. Misalnya, kalau diperguruan tinggi daftar unsur berkas atau arsip yang dimusnahkan diusulkan oleh Pimpinan Biro Administrasi dari perguruan tinggi yang bersangkutan melalui Sekretaris Jendral Departemen Pendidikan Nasional atau pejabat lain yang berhak mengesahkan. Apabila berkas surat cukup banyak perlu dibuat “Daftar pemusnahan Berkas Surat”. Penyusutan dan pemusnahan arsip merupakan sarana pentig untuk mengatasi masalah arsip yang tidak digunakan lagi. Penyusutan dan pemusnahan arsip adalah kegiatan - kegiatan pemindahan berkas surat dari penyimpanan pengelola berkas arsip ke Arsip Nasional termasuk memusnahkan berkas surat yang tidak mempunyai nilai kegunaan dalam kegiatan administrasi perkantoran. Langkah-langkah kegiatan yang dilakukan, ialah: 1. Mengadakan inventarisasi data arsip yang akan digunakan untuk membuat daftar secara lengkap atas isi file dengan cara mengelompokkan berkas surat lainnya; 2. Mengadakan penilaian kegunaan berkas arsip dengan memperhatikan: a. Jenis informasi yang terkandung dalam berkas surat yang akan dimusnahkan; b. Kegunaan seluruh dokumentasi suatu organisasi atau unit kerja yang berkepentingan dengan mengaitkan kelompok berkas surat lainnya; c. Keperluan lain yang berkaitan dengan nilai kegunaan hukum, nilai pemeriksaan, misalnya dari BPK-BPKP atau inspektorat Jendral, nilai penelitian ilmiah, dan sebagainya yang sejenis dengan itu. Berdasarkan penilaian tersebut maka akan dihasilkan: Berkas surat penting, biasa dan tidak penting; 20 Kelompok berkas suatu arsip yang dapat disimpan secara permanen dan berkas surat arsip yang dapat disimpan untuk sementara. 3. Penyusunan jadwal penyusutan arsip Berdasarkan kondisi, dapat ditentukan waktu penyimpanan berkas di Unit Pengolah dan di Pusat penyimpanan Berkas Arsip. Penentuan penyusutan jadwal waktu berdasarkan: a. Kegunaan berkas surat bagi organisasi yang bersangkutan; b. Peraturan perundangan yang mengatur tentang jangka waktu penyimpanan; c. Disusun daftar klasifikasi dengan menyebutkan apakah berkas surat disalurkan ke Arsip Nasional atau dapat dimusnahkan ataupun dihapuskan. 4. Penyaluran Berkas Surat Berkas surat yang ada hubungannya dengan sejarah kehidupan bangsa dan mempunyai nilai sejarah dapat disalurkan ke Arsip Nasional RI melalui Sekretariat Jendral masing-masing departemen. 21 BAB III SISTEM PENGGOLONGAN ARSIP INAKTIF PADA BAGIAN ADMINISTRASI KANTOR BADAN PENANGGULANGAN BENCANA DAERAH BPBD

3.1. Gambaran Umum