22
3.3. Sistem Penggolongan Arsip inaktif pada kantor BPBD
Daftar kendali berdasarkan isi perihal surat. Apakah surat ataupun arsip tersebut kebagian sub divisi kesejahteraan sosial, pelayanan umum, pemerintahan,
keamanan, ketertiban dan pemberdayaan masyarakat. Karena kantor ini berdirinya belum begitu lama, maka arsip inaktif hanya sedikit yang tergolong, tetapi arsip
inaktif tersebut belum bisa dimusnahkan karena arsip tersebut belum mencapai 30tahun masa penyimpanan di Pusat Penyimpanan Arsip. Akan tetapi kantor
BPBD mempersiapkan daftar kendali yang dicatat pada buku agenda. Selanjutnya surat inaktif tersebut dilampirkan dengan lembar disposisi lengkap.
Misalnya:
KARTU KENDALI KANTOR BADAN PENANGGULANGAN BENCANA DAERAH
LEMBAR DISPOSISI
SURAT DARI : DITERIMA TANGGAL : TANGGAL SURAT : NOMOR AGENDA :
NOMOR SURAT : DITERUSKAN KEPADA :
Isi Disposisi
Tanda Tangan atau Paraf
Tanggal, Bulan dan Tahun Pembuatan
3.4. Sistem Penyimpanan Arsip Inaktif pada Kantor Badan
Penanggulangan Bencana Daerah
Setelah surat, naskah atau sejenisnya yang diterima maupun dihasilkan oleh suatu organisasi kantor disiapkan isi, maksud dan masalahnya oleh satuan
unit kerja pengolah, maka kegiatan selanjutnya adalah melaksanakan penataan
23
yang mengarah kepada penyimpanan dan penyusunan berdasarkan seksi masing- masing.
Sebagai pusat ingatan tentang kegiatan yang telah berlangsung dan tempat untuk mendapatkan informasi yang diperlukan bagi tindakan atau putusan yang
akan diambil dalam suatu organisasi maka arsip diatur dan dipelihara serta disimpan dengan baik.
Cara yang digunakan oleh kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah sebelum memilah-milah arsip aktif dan inaktif adalah, melakukan kegiatan yang
sesuai dengan struktur bagan berikut: Gambar 3.4 Struktur Bagan Pemilihan Arsip
Sumber: Kantor BPBD Kabupaten Serdang Bedagai
3.5. Penemuan Kembali Arsip Inaktif pada kantor Badan Penanggulangan
Bencana Daerah
a. Dalam hal diketahui masalahnya, melalui kartu kendali
b. Dalam hal diketahui kode klasifikasinya melalui kartu kendali
c. Dalam hal diketahui indeks suratnya, melalui kartu kendali
d. Dalam hal diketahui tanggal dan nomor serta asal naskah dinas, melalui
kartu kendali e.
Dalam hal diketahui nomor urut, melalui daftar pengandali.
24
3.6. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Inaktif pada kantor Badan
Penanggulangan Bencana Daerah
Untuk melindungi dan mengamankan informasi yang terdapat dalam arsip setiap organisasi perlu melakukan tindakan agar arsip yang menjadi sumber
informasi selamat dari kerusakan. Untuk melindungi arsip dari kerusakan yang tidak diinginkan, maka kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah Serdang
Bedagai melakukan pemeliharaan arsip dengan cara: 1.
Alat penyimpanan arsip seperti filing cabinet terbuka dari logam yang tahn karat dan api.
2. Untuk menjaga kerusakan arsip karena kelembapan, ruang arsip diatur
dengan pengatur suhu. Sedangkan memelihara fisik arsip dilakukan dengan cara :
1. Melakukan laminasi bagi arsip yang dianggap bernilai guna
2. Melakukan fumigasi agar terhindar dari serangga yang merusak arsip.
Pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan serta untuk mengamankan arsip dari segi informasi. Dan dapat
dilakukan oleh sub devisi masing-masing. Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah memelihara arsip dengan menyusun arsip pada boks sesuai
dengan nomor urut surat, tanggal dan tahun surat.
Gambar 3.6: boks dan rak arsip Sumber: Kantor BPBD Serdang Bedagai
25
3.7. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip inaktif pada Kantor Badan
