21
BAB III SISTEM PENGGOLONGAN ARSIP INAKTIF PADA BAGIAN
ADMINISTRASI KANTOR BADAN PENANGGULANGAN BENCANA DAERAH BPBD
3.1. Gambaran Umum
Pada Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah BPBD Pemerintah kabupaten Serdang Bedagai Badan Penanggulangan Bencana Daerah. Alamat:
Jl.Negara KM 58 Desa Firdaus. Kantor Badan Penanggulan Bencana Daerah BPBD ini, berdiri pada bulan April 2011. Awalnya kantor ini, berdiri di Dinas
Sosial, kemudian dibentuk sutu organisasi yang dikhususkan untuk kegiatan sosial. Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah memiliki lambang atau
simbol.
Gambar 3.1
3.2.Struktur Organisasi Kantor BPBD
Struktur organisasi merupakan suatu sistem yang terdiri dari tiga unsur, yaitu sekelompok orang, kerjasama dan tujuan. Setiap organisasi terbentuk
karena adanya sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan meningkatnya beban tugas dan pentingnya peranan
kantor Badan Pennggulangan Bencana Daerah Serdang Bedagai dalam menunjang kegiatan pemerintah, kegiatan sosial bagi masyarakat, dan
kelancaran tugas dari kegiatan masing - masing. Kantor BPBD ini, dipimpin oleh seorang kepala organisasi dan dibantu
oleh beberapa kepala seksi diantaranya; kepala seksi keamanan, dan ketertiban, kepala seksi pemerintahan, dan kepala seksi kesejahteraan sosial.
22
3.3. Sistem Penggolongan Arsip inaktif pada kantor BPBD
Daftar kendali berdasarkan isi perihal surat. Apakah surat ataupun arsip tersebut kebagian sub divisi kesejahteraan sosial, pelayanan umum, pemerintahan,
keamanan, ketertiban dan pemberdayaan masyarakat. Karena kantor ini berdirinya belum begitu lama, maka arsip inaktif hanya sedikit yang tergolong, tetapi arsip
inaktif tersebut belum bisa dimusnahkan karena arsip tersebut belum mencapai 30tahun masa penyimpanan di Pusat Penyimpanan Arsip. Akan tetapi kantor
BPBD mempersiapkan daftar kendali yang dicatat pada buku agenda. Selanjutnya surat inaktif tersebut dilampirkan dengan lembar disposisi lengkap.
Misalnya:
KARTU KENDALI KANTOR BADAN PENANGGULANGAN BENCANA DAERAH
LEMBAR DISPOSISI
SURAT DARI : DITERIMA TANGGAL : TANGGAL SURAT : NOMOR AGENDA :
NOMOR SURAT : DITERUSKAN KEPADA :
Isi Disposisi
Tanda Tangan atau Paraf
Tanggal, Bulan dan Tahun Pembuatan
3.4. Sistem Penyimpanan Arsip Inaktif pada Kantor Badan
