B. Ciri-ciri Arsip yang Baik
Menurut Sutarto 1997:32, ciri-ciri arsip adalah sebagai berikut : 1.
Merupakan kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna. Dalam aspek ini mestinya terdiri dari warkat-warkat yang masih mempunyai nilai guna.
Dengan demikian bilamana warkat yang dipandang sudah tidak berguna maka warkat tersebut tidak perlu disimpan lagi sebagai arsip, tetapi dimusnahkan saja.
Nilai guna yang ada di dalam suatu arsip biasa diakronimkan dengan ALFRED yang merupakan singkatan dari Administrative value, Legal value, Financial
value, Reach value, Educational value, Documentary value atau nilai-nilai administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan dan dokumentasi.
2. Warkat-warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti arsip
diletakkan dan disusun berturut menurut abjad, tanggal dan nomor, tetapi juga menunjukkan penyimpanan arsip yang dilakukan dengan
memperlihatkan klasifikasi permasalahan, wilayah asal, organisasi atau unit kerja percipta warkat. Penyimpanan arsip yang sistematis dilakukan
oleh arsiparis dengan menggunakan fasilitas, prosedur, dan metode kerja yang telah ditetapkan.
3. Arsip dapat disediakan dengan cepat ketika dibutuhkan. Ciri yang ketiga dari
arsip yang baik ini dimungkinkan terjadi sebagai akibat dari penyimpanan arsip yang dilakukan secara sistematis. Karena penyimpanannya sistematis,
maka arsip yang dilakukan secara sistematis. Karena penyimpanannya sistematis, maka arsip dapat dicari dan ditemukan dengan lancar.
Pada Bagian Kemahasiswaan ciri-ciri arsip yang baik yaitu arsip yang disimpan mempunyai nilai guna yang disusun secara sistematis dan apabila
dibutuhkan dapat dengan cepat disediakan kembali.
C. Klasifikasi Arsip
Menurut Wiyasa 2001:18, klasifikasi arsip ada 6 enam macam, antara lain : 1.
Menurut subjek atau isinya a.
Arsip Keuangan b.
Arsip Kepegawaian c.
Arsip Pemasaran d.
Arsip Pendidikan 2.
Menurut Nilai kegunaannya a.
Arsip yang mempunyai nilai guna administrasi b.
Arsip yang mempunyai nilai guna kebijaksanaan c.
Arsip yang mempunyai nilai guna pelaksanaan kerja d.
Arsip yang mempunyai nilai guna hukum e.
Arsip yang mempunyai nilai guna keuangan f.
Arsip yang mempunyai nilai guna penelitian g.
Arsip yang mempunyai nilai guna pendidikan h.
Arsip yang mempunyai nilai guna pembuktian dan dokumentasi i.
Arsip yang mempunyai nilai guna sejarah. 3.
Menurut Sifat Kepentingannya a.
Arsip vital terdiri dari warkat-warkat yang mempunyai nilai abadi b.
Arsip penting esensial Isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi penting,
mengandung konsepsi kebijaksanaan, dan mempunyai nilai atau kegunaan tertentu
c. Arsip biasa
Isinya tidak mengikut dan tidak menimbulkan adanya tindak lanjut
4. Menurut Keseringan Penggunaannya
a. Arsip Aktif
Arsip yang sering digunakan secara langsung dalam proses pelaksanaan tugas
b. Arsip Inaktif
Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan tugas
c. Arsip Statis abadi
Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan tugas. Arsip ini sudah mencapai taraf nilai abadi, khususnya sebagai
bahan pertanggung jawaban organisasi nasionalpemerintah 5.
Menurut fungsinya a.
Arsip Dinamis Arsip yang masih dipergunakan dalam penyelenggaraan dan pelaksanaan
tugas sehari-hari. Arsip ini bersifat rahasia b.
Arsip Statis Arsip yang tidak lagi dipergumnakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun pada penyelenggaraan sehari-hari administrasi.
6. Menurut Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaan
a. Arsip sentral
b. Arsip yang disimpan diunit kearsipan pusat arsip organisasi
c. Arsip yang disimpan di Kantor Arsip Nasional di Jakarta, dan tiap-tiap
Ibukota Daerah Tingkat I dan II
D. Peran Arsip Bagi Suatu Organisasi atau Unit Kerja