D. Peran Arsip Bagi Suatu Organisasi atau Unit Kerja
Menurut Gow, 2000:8 arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi ataupun suatu unit kerja. Apabila asip yang dimiliki oleh organisasi
kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan mengalami hambatan
dalam pencapaian tujuan. Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan
dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu maka dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah
sebagai : a.
Alat utama ingatan organisasi b.
Bahan atau alat pembuktian bukti otentik c.
Bahan dasar perencanaan dalam pengambilan keputusan d.
Barometer kegiatan suatu organisasi setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip
e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya
Pada Bagian Kemahasiswaan, arsip juga mempunyai peranan yang sangat penting. Karena arsip-arsip yang diproses dan disimpan
pada bagian ini merupakan informasi yang berhubungan dengan kemahasiswaan. Jadi arsip yang ada pada bagian ini harus dipelihara
dengan baik demi terciptanya kelancaran aktifitas di Bagian Kemahasiswaan ini.
E. Kegunaan Arsip
Menurut Supriyanto, 2001:20 dalam kehidupan organisasi ataupun perorangan, arsip dapat memiliki kegunaan manfaat tertentu, antara lain :
1. Untuk keperluan administrasi, riset dan pembuktian dokumenter
2. Memberikan sumbangan yang berupa arsip yang memuat data apapun
informasi sesuai kebutuhan setiap unit kerja, pejabat, pegawai dan masyarakat
3. Untuk kebutuhan studi, penelitian, penulisan berita dan lainnya
4. Sebagai salah satu sumber informasi bagi para manajer atas,
manajer menengah, manajer bawah atau supervisor dan bagi karyawan bagi setiap unit kerja dari semua tingkatan manajemen.
Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna terutama dalam proses memperlancar pekerjaan maupun
administrasi mahasiswa. Karena pada bagian inilah data-data mahasiswa baik alumni maupun mahasiswa yang baru masuk program Reguler, Diploma, Ekstensi
dan Informasi Beasiswa serta lainnya diproses dan disimpan. Kegunaan arsip pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara antara lain : 1.
Untuk keperluan administrasi 2.
Untuk keperluan surat research, penelitian, aktif kuliah, surat tunjangan belajar
3.
Sebagai salah satu sumber informasi penting
F. Sistem Kearsipan
Kategori