Rencana Kegitan Pengertian Arsip

E. Rencana Kegitan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genapganjil 2. Perkuliahan semester ganjilgenap 3. Ujian mid semesterujian semester genapganjil 4. Wisuda mahasiswa 25 BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip

Menurut Sedarmayanti, 1996:56 istilah arsip atau dalam bahasa Belanda disebut archief, dalam bahasa Inggris disebut archive berasal dari bahasa Yunani, yaitu “Arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari kata “arche” berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berobah lagi menjadi kata “archelon” yang berarti “gedung pemerintahan”. Sedangkan dari bahasa Latin kita mengenal kata “archivum”. Dari kata-kata inilah timbul kata arsip ini, sedangkan pentingnya peranan arsip ini sudah dikenal dalam kehidupan kemasyarakatan sejak zaman Romawi sampai dewasa ini kita masih mengenal karya-karya dramawan Yunani Kuno seperti Sophocles, Archillus, Emipides, Socrates dan catatan rekor dalam pertandingan Olimpiade pada zaman itu yang ditulis pada papyrus, serta sampai saat ini masih dapat kita manfaatkan, sehingga kita dapat menggambarkan saat ini kehidupan manusia di masa yang telah lalu. Pada umumnya manusia belum jelas apa yang dimaksudkan dengan kata arsip dan bagaimana peranannya sebenarnya. Menurut Suherman 2003:22, yang dimaksud dengan “arsip” adalah : a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta danatau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam bentuk tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Berdasarkan Undang-Undang No. 71971 pasal 1 ini jelaslah, bahwa yang membuat, dan menerima arsip itu adalah bukan hanya lembaga-lembaga Negara atau Badan Pemerintah tetapi juga Badan Swasta. Berarti pula Badan Swasta harus menerbitkan atau memperbaiki sistem kearsipan dalam rangka kehidupan kebangsaan. Dan berdasarkan pasal 4 Undang-undang No. 71971, bahwa Pemerintah berkewajiban untuk mengamankan arsi Badan Swasta tersebut sebagai bukti pertanggung jawaban nasional. Yang pengesahannya dilakukan berdasarkan perundingan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya. Menurut Surojo 2006:31, menjelaskan bahwa : 1. Pengertian arsip secara umum ialah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam satu kesatuan bentuk fungsi dari pada usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan pada umumnya. 2. Pengertian arsip secara khusus ialah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara phyis atau yuridis dengan perkembangan organisasi yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan. Pada Bagian Kemahasiswaan, arsip merupakan kumpulan warkat yang berisi surat-surat penting yaitu data-data mengenai kemahasiswaan yang disusun berdasarkan tanggal surat masuk dan disimpan di lemari arsip, sehingga pada saat dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan kembali.

B. Ciri-ciri Arsip yang Baik