Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas

didirikan di Bekasi pada tahun 1977. Melihat semakin luasnya permintaan konsumen di Indonesia, maka didirikan juga di Surabaya dan Medan. Pada awalnya PT. Gold Coin Indonesia memiliki nama PT. Subur Rifa Gold Coin, namun pada tahun 1979 saat keluarnya peraturan mengenai Penanaman Modal Asing PMA, maka PT. Subur Rifa Gold Coin berubah nama menjadi PT. Gold Coin Indonesia Medan, berlangsung pada tahun 1787. PT. Gold Coin Indonesia terletak di Jl. Pulau Bali No.2 Kawasan Industri Medan KIM II Mabar, Kotamadya Medan. Perusahaan ini terdiri dari pabrik dan kantor administrasi yang berdiri di atas tanah 24.150,00 m², sampai saat ini perusahaan terus mengembangkan produksi pemasarannya baik dalam kawasan kota Medan maupun Daerah Tingkat II di Sumatera Utara, bahkan di luar pulau Sumatera. Saat ini jumlah tenaga kerja yang ada di perusahaan ini adalah sekitar 112 orang.

2. Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas

Struktur organisasi adalah suatu kerangkan atau bagan yang menggambarkan jaringan hubungan kerja yang bersifat formal, yang menunjukkan kedudukan dan jabatan secara hirarki. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas garis wewenang dan tanggung jawab setiap fungsi dalam suatu organisasi, yang sifatnya relative permanen tanpa menutup kemungkinan adanya reorganisasi, baik yang bersifat pemekaran maupun penyederhanaan organisasi sesuai dengan tuntutan dari perkembangan organisasi tersebut. Universitas Sumatera Utara Struktur organisasi yang baik dalam perusahaan belum dapat memberi jaminan tentang loyalitas setiap individu unutk melakukan tugas dan tanggung jawab sebagaimana yang telah digariskan. Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuan dengan baik banyak dipengaruhi oleh mengerti tidaknya seseorang atau individu yang tergabung dalam organisasi unutk memahami fungsi dan tugasnya didalam organisasi tersebut. Dengan demikian, struktur organisasi yang baik bukanlah menjadi tujuan utama perusahaan, namun lebih sebagai alat yang dipergunakan dalam mencapai tujuan perusahaan. Struktur organisasi PT. Gold Coin Indonesia Cabang Medan adalah berbentuk fungsional dan staff. Struktur organisasi tersebut terdiri atas beberapa divisi yang membawahi beberapa departemen. Departemen tersebut juga terbagi atas beberapa seksi. Masing-masing divisi, departermen, dan seksi-seksi memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda sesuai dengan fungsi masing-masing unit dalam organisasi tersebut. Adapun tujuan pembagian tugas yang dilakukan di PT. Gold Coin Indonesia adalah : 1. Mempermudah dalam melaksanakan pekerjaan 2. Menghindari adanya tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas 3. Menghemat waktu dalam melaksanakan tugas 4. Meningkatkan keahlian dan kreatifitas pegawai Dalam organisasi, pembagian pekerjaan dilakukan menurut struktur yang telah ditetapkan.Berikut ini adalah gambar struktur organisasi PT. Gold Coin Indonesia. Universitas Sumatera Utara Adapun tugas dari masing-masing fungsi dalam struktur organisasi adalah sebagai berikut : 1 Branch Manager Branch Manager merupakan pimpinan yang tertinggi dalam perusahaan yang mempunyai kekuasaan dan tanggung jawab yang tertinggi dalam perusahaan, yang mempunyai tanggung jawab kedalam dan keluar perusahaan, dan memegang wewenang dalam memutuskan setiap kebijaksanaan perusahaan, serta bertanggung jawab atas aktivitas perusahaan. Maju mundurnya perushaan tergantung pada system kepemimpinan yang dijalankannya. Tugas-tugas Branch Manager antara lain adalah : a. Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan operasional perusahaan b. Mengawasi jalannya produksi c. Mengawasi penjualan produksi 2 Secretary Tugas-tugas secretary diantaranya adalah : a. Menerima surat-surat maupun fax yang masuk dan membuat laporannya b. Menerima panggilan telepon untuk branch manager sebelum memberikannya kepada branch manager dan menyusun janji untuk branch manager secara selektif. c. Menerima data aktifitas dari para perusahaan dan juga dari SBM, MBM, Corn. d. Menyediakan kilasan laporan kegiatan baik awal bulan maupun tengah bulan Universitas Sumatera Utara e. Membuat laporan bulanan branch manager f. Membuat laporan OFSM. 3 Purchasing Executive Tugas-tugas purchasing executive anatara lain : a. Merencanakan system pengadaan dan persediaan bahan b. Mempersiapkan permintaan kebutuhan bahan, menetapkan harga standar bahan c. Memperbaharui perjanjian 4 Mill Controller Mill controller bertugas memeriksa dan mengawasi setiap tindakan yang dilakukan oleh branch manager maupun para manager yang ada dalam perusahaan. Mill controller berfungsi sebagai staff ahli yang berwenang untuk memberikan saran-saran bagi perkembangan atau kemajuan perusahaan, selain itu Mill controller juga memiliki tugas menyusun anggaran, dan memeriksa penggunaan biaya. 5 Quality Control Chemist Tugas-tugas quality control adalah : a. Melakukan analisa sample bahan baku yang diambil oleh bagian QAO untuk mengetahui apakah bahan baku tersebut layak unutk digunakan sesuai dengan standar mutu yang ditetapkan. Universitas Sumatera Utara b. Melakukan analisa produk jadi berdasarkan sample dari tiap-tiap produk yang diproduksi yang diambil oleh bagian QAO unutk diperiksa jenis kandungan produk tersebut. c. Melaporkan hasil pemerikasaan kepada bagian QAO dan Branch Manager 6 Quality Assurance Officer QAO Tugas-tugas Quality Assurance Officer adalah : a. Memastikan pemakaian bahan baku dengan baik, baik kualitas fisik maupun nutrisi yang tercantum pada formula. b. Mencatat umur persediaan bahan baku dan persediaan barang jadi dan jika ada kelainan kualitas fisik atau persediaan lama segera diinformasikan ke bagian laboratorium unutk mengambil sample dan melakukan analisa ulang. c. Turut mengawasi operasional pabrik yaitu bagian dumping bahan baku, pemakaian feedaditive, memastikan saringan dengan benar, mengawasi bagian sacking yaitu kualitas fisik, kualitas jahitan dan jumlah berat. d. Memastikan bahan pakan yang akan keluar dalam keadan baik, kualitas sesuai dengan spec masing-masing, baik truk dipastikan kering dan bersih sebelum dimuat pakan dan tertutup tenda jika hujan. 7 Sales Manager Tugas-tugas Sales Manager adalah : a. Melakukan penjualan dan memprediksi penjualan b. Membagi daerah pemasaran c. Merencanakan program promosi yang akan dilakukan Universitas Sumatera Utara d. Merencanakan program penyuluhan mengenai peternakan unutk meningkatkan produksi ternak petani. 8 Kassa Tugas-tugas Kassa adalah : a. Menerima pembayaran penjualan tunai maupun kredit b. Menyetorkan uang cekgiro ke bank c. Melakukan pencatatan atas penerimaan dan pengeluaran dalam buku harian kas. 9 Factory Manager Tugas-tugas factory manager antara lain : a. Bertanggung jawab terhadap jumlah, jenis, dan mutu produksi b. Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan pabrik c. Berkoordinasi dengan setiap supervisor proses produksi d. Memberikan jumlah dan jenis pakan yang diproduksi setiap hari kepada branch manager dan sales manager. e. Mengawasi kebersihan areal pabrik 10 Administration Tugas-tugas administration antara lain adalah : a. Menerima laporan dari supervisor stock setiap hari yang dibuat dalam daftar nomor, harga kontrak per akomoditas dan per supplier. b. Menerima laporan harga dari bagian purchasing executive dan membuat daftar nomor kontrak dalam laporan penerimaan. Universitas Sumatera Utara c. Pembayaran voucher pada kasir dan membuat nomor control, nomor daftar, nomor kontrak bahan baku, bahan kimia, bahan kemasan. d. Membuat rencana produksi untuk mengetahui rancangan jam dan hari lembur dan bahan baku. 11 Sales Administration Tugas-tugas sales administration antara lain adalah : a. Memeriksa pembayaran atas produk dari tim penjualan b. Membuat laporan aktivitas dari pelanggan c. Memasukkan data faktur penerimaan terakhir pada program computer setelah memeriksa jumlah penerimaan terakhir d. Memasukkan data penerimaan faktur dari penjualan lain 12 Do Clerk Tugas-tugas dari Do Clerk adalah : a. Menerima pesanan dari pelanggan dan meneruskan ke bagian produksi b. Melakukan koordinasi dengan bagian produksi khususnya bagian delivery unutk mengetahui posisi persediaan barang jadi c. Mencatat jumlah barang yang keluar, termasuk jenis, harga, dan pelanggan yang membeli 13 Production Supervisor Tugas-tugas dari Production Supervisor : a. Mengkoordinir pembagian tugas bawahannya b. Merencanakan pembagian bahan baku dan bahan additive Universitas Sumatera Utara c. Melakukan perencanaan pekerjaan dan waktu d. Bertanggung jawab kepada factory manager e. Mengadakan pemeriksaan, penelitian, analisa, serta evaluasi pekerjaan bawahannya 14 Dumping Operator Tugas-tugas Dumping Operator antara lain adalah : a. Bertanggung jawab terhadap pemenuhan kebutuhan bahan baku yang digunakan pada proses produksi melalui koordinasi dengan control room b. Mencatat jumlah bahan baku yang telah dumping c. Bertanggung jawab terhadap kebersihan areal kerja d. Bertanggung jawab terhadap penggulungan hand gonny bag e. Bertanggung jawab terhadap factory manager 15 Maintenance Supervisor Tugas-tugas Maintenance Supervisor antara lain adalah : a. Mengadakan pemeriksaan, penelitian, analisa, serta evaluasi pekerjaan bawahannya b. Mengkoordinir pembagian tugas bawahannya melakukan perencanaan pekerjaan dan waktu c. Bertanggung jawab terhadap factory manager 16 Stock Supervisor Tugas-tugas dari Stock Supervisor adalah : a. Bertanggung jawab terhadap pengambilan sampel bahan baku dari truk Universitas Sumatera Utara b. Menyusun dan membuat laporan penerimaan dan pemakaian bahan baku c. Menyusun dan membuat laporan pengeluaran dari hasil produksi d. Mengadakan pemeriksaan bahan baku dan hasil produksi di laboratorium e. Bertanggung jawab kepada factory manager 17 Store Keeper Tugas-tugas dari Store Keeper adalah : a. Bertanggung jawab atas perawatan dan pengawasan bagian yag termasuk dalam golongan umum b. Mengatur waktu untuk jadwal pemeriksaan, servis, baik yang dilakukan maintenance maupun penjual jasa c. Penyediaan spare part d. Memberikan arahancara kerja yang baik dalam mengoperasikan forklift kepada operator froklif e. Membuat laporan kepada atasan, pemakaian solar, air, spare part f. Menyampaikan saran usulan kepada atasan guna mencapai hasil yang lebih baik. g. Menjaga kebersihan bagian yang menjadi tanggung jawabnya 18 Sacking of Supervisor Tugas-tugas dari Sacking of Supervisor antara lain : a. Bertanggung jawab terhadap Sacking of Section yang meliputi : Universitas Sumatera Utara  Produk jadi yang diproduksi sesuai dengan plastic bag nya serta feed ticketnya  Berat produk jadi disetiap bag  Percepatan produksi sesuai dengan kapasitas mesin  Kebersihan areal kerja  Sampel produk jadi b. Koordinasi dengan bagian control room tentang :  Ration yang diproduksi dan yang akan di sacking  Ration yang di sacking dari line berapa  Masalah partical size c. Koordinasi dengan bagian maintenance tentang :  Gangguan pada system di sacking off seperti bag lamp dan limit switch  Gangguan pada escalator, conveyor, dan sewing machine 19 Operator Forklift Tugas-tugas dari Operator Forklift antara lain adalah : a. Bertanggung jawab akan pengoperasian forklift yang digunakan b. Merawat forklift memeriksa sebelum dan sesudah dioperasikan, kebersihan dan pelumasan c. Memberikan laporan kepada atasan, akan kondisi dan kelainan forklift serta pemakaian solar d. Melaksanakan serah terima kepada operator sebelum dan sesudahnya Universitas Sumatera Utara 20 Control Room Man Tugas-tugas dari Control Room Man adalah : a. Melaksanakan produksi sesuai dengan formula yang ditetapkan dan berdasarkan rencana produksi yang dibuat oleh bagian delivery yang telah diketahui oleh production manager b. Menentukan intake dumping dan bahan baku apa saja yang harus di dumping supervisor

3. Proses Produksi