86
merupakan lembaga vertical dan berkedudukan dibawah Perpustakan Nasional Republik Indonesia.
BPAD Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang memiliki tugas pokok membantu Gubernur dalam pengembangan, pembinaan, pendayagunaan,
pelayanan, penyelenggaraan dan pengolahan perpustakaan dan kearsipan daerah. Untuk melaksanakan tugas tersebut Kepala Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi BPAD
Provinsi Sumatera Utara memiliki fungsi : a.
Pembinaan, pengembangan, dan pendayagunaan semua jenis perpustakaan dan arsip di Provinsi Sumatera
b. Perumusan kebijakan teknis dalam pembinaan perpustakaan dan arsip di Provinsi
Sumatera Utara c.
Pelaksanaan pelayanan perpustakaan dan arsip d.
Pelaksanaan penyusunan Bibliografi Daerah, Katalog Induk Daerah, Bahan Rujukan berupa Indeks, Bibliografi Subjek, Abstrak dan Literatur Sekunder
lainnya. e.
Pengadaan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, pelestarian dan penyajian bahan pustaka karya cetak dan karya rekam
f. Pelaksanaan kerjasama dalam penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan, serta
pembinaan Sumber Daya Manusia di bidang perpustakaan dan arsip dengan instansi terkait
g. Pelaksanaan kerjasama di bidang perpustakaan, dokumentasi, informasi serta
kearsipan dengan lembaga atau instansi lain h.
Pelaksanaan tugas-tugas ketatausahaan.
1.4 Struktur Organisasi Perpustakaan
Fungsi struktur organisasi adalah untuk mengetahui secara jelas pembagian kerja, fungsi dan wewenang dari masing-masing pegawai yang ada pada organisasi yang
bersangkutan.
Universitas Sumatera Utara
87
Pengelompokkan kerja BPAD Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut Gambar 5
Struktur Organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
KEPALA
KELOMPOK JAFUNG
SEKRETARIAT
SUBBAG PERENCANAAN
PROGRAM SUBBAG
KEUANGAN SUBBAG
KEPEGAWAIAN UMUM
Bidang Deposit Pengolahan bahan
pustaka Bidang Layanan
Otomasi Perpustakaan
Bidang Pemberdayaan
Perpustakaan Pengembangan
Budaya Baca Sub
Bidang Deposit
pustaka Sub Bidang
Pengolahan bahan
pustaka Sub Bidang
Layanan Perpustakaan
Sub Bidang Otomasi
perpustakaan
Sub Bidang Pemberdayaan
Perpustakaan Sub Bidang
Pengembangan Budaya Baca
UPTB Bidang Layanan
Otomasi Kearsipan
Bidang Pembinaan
Pengembangan Bidang
Pengelolaan Kearsipan
Bidang Akuisisi
Pelestarian
Sub Bidang Layanan
Kearsipan
Bidang Otomasi
Kearsipan Sub
Bidang Arsip
Dinamis Sub
Bidang Arsip
Dinamis
Sub Bidang Pemb
Pengemban gan SDM
Sub Bidang Pemb
Pengembangan Kelembagaan
Sub Bidang Akuisisi
Bidang Pelestarian
Universitas Sumatera Utara
88
1.5 Tugas Pokok dan Fungsi Masing-Masing Bidang
Tugas pokok dan fungsi masing-masing bidang yang dimiliki Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Sekretariat
Sekretariat, yang dipimpin oleh seorang Sekretaris dan berkedudukan Eselon IIIA, mempunyai tugas dalam pengolahan dan pengurusan kerumahtanggaanumum,
keuangan dan organisasi dan hukum. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, sekretaris menyelenggarakan fungsi :
a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pengololaan dan
pengurusan kerumahtanggaanumum, surat menyurat, administrasi
kepegawaian, keuangan, kelembagaan dan ketatalaksanaan pembinaan produk hukum.
b. Pengkoordinasian perumusan rencanaprogram jangka menengah dan tahunan
Badan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. c.
Pelaksanaan pengelolaan dan pengurusan kerumahtanggaanumum, surat menyurat,
administrasi kepegawaian, keuangan, kelembagaan dan ketatalaksanaan dan pembinaan produk-produk hukum.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan, sesuai bidang tugas
dan fungsinya. e.
Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya
kepada Kepala Badan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan.
Untuk menjalankan tugas pokok dan fungsi tersebut sekretaris dibantu oleh 3 kepala sub bagian yaitu :
1 Kepala Sub Bagian Tata Usaha
2 Kepala Sub Bagian Keuangan
3 Kepala Sub Bagian Organisasi dan Hukum
2. Bidang Pelayanan Perpustakaan Bidang pelayanan dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berkedudukan
Eselon IIIA. Bidang pelayanan memiliki tugas menyelenggarakan pelayanan
Universitas Sumatera Utara
89
informasi dan kerjasama antar perpustakaan. Untuk menjalankan tugas tersebut kepala bidang pelayanan memiliki fungsi :
a. Penyempurnaan dan penyusunan standar layanan kepustakaan, pelestarian
bahan pustaka, penerapan otomasi, layanan internet, kerjasama antar perpustakaan serta standar pelaksanaan tugas-tugas badan.
b. Perencanaan program jangka panjang, menengah dan tahunan dalam bidang
layanan perpustakaan. c.
Pelaksanaan pengkoordinasian dan pengendalian pelayanan perpustakaan, pelestarian bahan pustaka, penerapan otomasi, layanan internet, serta kerjasama
antar perpustakaan. d.
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
e. Pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan, sesuai bidang tugas dan
fungsinya. f.
Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan.
Di dalam menjalankan fungsi tersebut kepala bidang dibantu oleh dua orang kepala sub bidang yaitu :
1 Kepala Sub Bidang Pelayanan 2 Kepala Sub Bidang Otomasi dan Multimedia
Sampai sekarang ini Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Propinsi Sumatera Utara memiliki 6 enam ruang pelayanan :
1. Ruang Layanan Umum 2. Ruang Layanan Referensi
3. Ruang Layanan Anak 4. Ruang Layanan Remaja
5. Ruang Layanan Koran dan Majalah 6. Ruang Layanan MultimediaAudio Visual dan Internet
Universitas Sumatera Utara
90
3. Bidang Pengadaan, Pengolahan dan Deposit Bidang pengadaan, pengolahan dan deposit dipimpin oleh seorang kepala bidang yang
berkedudukan Eselon IIIA. Bidang ini mengemban tugas mengembangkan dan mengolah bahan pustaka dan menyelenggarakan pelayanan deposit dalam rangka
pelestarian budaya Sumatera Utara. Untuk melaksanakan tugas tersebut kepala bidang pengadaan, pengolahan dan deposit
menyelenggarakan fungsi : a.
Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pustaka karya intelektual, artistik tercetak dan terekam yang diterbitkan Provinsi dalam dan luar negeri serta
evaluasi serah simpan karya cetak, rekam dan standar pelaksanaan tugas-tugas badan.
b. Perencanaan, pelaksanaan, pengkoordinasian dan pengendalian rencana jangka
tahunan dan menengah ke dalam bidang pengadaan, pengolahan bahan pustaka dan deposit, sesuai ketentuan standar yang ditetapkan.
c. Penyelenggaraan pengembangan dan pengolahan bahan pustaka karya intelektual,
artistik tercetak dan terekam, lokal maupun luar negeri serta serah simapan karya cetak dan rekam, sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan, sesuai bidnag tugas dan
fungsinya. e.
Pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada
kepala badan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan.
Dalam melaksankan tugas dan fungsinya kepala bidang pengadaan, pengolahan dan deposit dibantu oleh dua orang kepala sub bidnag yaitu :
1 Kepala Sub Bidang Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka 2 Kepala Sub Bidang Deposit
Jenis pekerjaan rutin yang ditangani para pustakawan pada bidang ini meliputi: 1. Seleksi bahan pustaka
2. Pengadaan bahan pustaka 3. Klasifikasi kompleks
4. Katalogisasi kompleks
Universitas Sumatera Utara
91
5. Pembuatan inti sari karangan indikatifinformative 6. Pengalihan informasi bahan pustaka dengan otomasi
7. Kelengkapan bahan pustaka
4. Bidang Pembinaan Bidang pembinaan dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berkedudukan Eselon
IIIA. Tugas bidang tersebut adalah menyelenggarakan pembinaan sumber daya manusia dan kelembagaan perpustakaan di Provinsi Sumatera Utara. Untuk
melaksanakan tugas tersebut kepala bidang memiliki fungsi : a.
Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pembinaanbimbingan, permasyarakatan dan penyuluhan, dokumentasi, informasi dan semua jenis
perpustakaan, pembinaan pustakawan, pembinaan kelembagaan perpustakaan serta pendidikan dan pelatihan tenaga teknis perpustakaan dan penyusunan
standar pelaksanaan tugas-tugas badan. b.
Perncanaan program tahunan dan jangka menengah dalam bidang pembinaan perpustakaan sesuai standar dan ketetapan yang berlaku.
c. Pelaksanaan, pengkoordinasian, pengendalian, pembinaanbimbingan,
pemasyarakatan dan penyuluhan dokumentasi dan informasi, pembinaan pustakwan, pembinaan kelembagaan, serta pembinaan dan pelatihan tenaga
teknis perpustakaan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan Di dalam menjalankan tugas dan fungsinya kepala bidang pembinaan dibantu oleh
dua orang kepala sub bidang yaitu : 1 Kepala Sub Bidang Sumber Daya Manusia
2 Kepala Sub Bidang Kelembagaan Dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi yang diemban bidang pembinaan
melaksanakan beberapa program dan kegiatan, diantaranya : Tabel 17
Program dan Kegiatan Bidang Pembinaan No
Kegiatan Volume
1 Lomba Pemilihan Perpustakaan terbaik
1 Kali 2
Lomba Pemilihan Pustakawan Teladan 2 Kali
Universitas Sumatera Utara
92
3 Pembinaan semua jenis perpustakaan di Sumatera
Utara 4 Kali
4 Bimbingan Teknis Perpustakaan
3 Kali 5
Rapat kerja Perpustakaan di Sumatera Utara 1 Kali
6 Pemantapan Pemberdayaan Perpustakaan Sekolah
seSumatera Utara 3 Kali
7 Sosialisasi Jabatan Fungsional Pustakawan
1 Kali 8
Penyuluhan dan Pemasyarakatan Perpustakaan di Kabupaten
6 Kali
Sumber : Laporan Program Bidang Pembinaan Tahun 2005
Demi kelancaran dan terlaksananya program dan kegiatan pada bidang pembinaan ditempatkan 12 orang pustakawan.
5. Bidang Arsip Bidang arsip dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berkedudukan Eselon IIIA.
Tugas bidang arsip adalah melaksanakan pengelolaan dan pembinaan arsip daerah. Untuk melaksanakan tugas tersebut kepala bidang arsip melaksanakan fungsi yaitu :
a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pengelolaan arsip in aktif,
arsip statis dan pembinaan kearsipan serta standar pelaksanaan tugas-tugas badan.
b. Perencanaan program tahunan dan program jangka menengah dalam bidang
pembinaan arsip daerah sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan. c.
Pelaksanaan, pengkoordinasian dan pengendalian pengelolaan arsip in aktif, arsip statis dan pembinaan kearsipan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang, sesuai bidang tugas
dan fungsinya
Universitas Sumatera Utara
93
1.6 Personalia Jabatan-jabatan pegawai
