Anggi Oktavia Pane : Peranan Sekretaris Dalam Menangani Administrasi Perkantoran Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, 2008.
USU Repository © 2009
administrasi perkantoran. Hal ini dapat terlihat dari pekerjaan yang dilakukan oleh sekretaris dalam penghimpunan, pencatatan, pengolahan, pengadaan,
penyimpanan, dan pemeliharaan.
2. Ruang Lingkup Tugas Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu seorang pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan yang teknis tetapi cukup penting artinya bagi
pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti menerima tamu, menerima
telepon, mengambil dikte dan melatinkan, mengurus surat menyurat, menyimpan surat dan sebagainya.
Tugas-tugas bantuan yang akan diberikan oleh sekretaris akan berbeda, tergantung dari bidang usaha yang dilakukan oleh pimpinan. Dalam melaksanakan
tugasnya, seorang sekretaris adalah seorang yang berdiri sendiri. Kemungkinan sekali seorang sekretaris tidak mempunyai seorang yang mengawasi
pekerjaannya. Sekretaris menerima perintah-perintah tetapi setelah itu seorang sekretaris harus menyelesaikan perintah itu secara sempurna seorang diri.
Menurut Kadarmo 2001:17 pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris dikelompokan kedalam 4 empat sifat yaitu :
1. Tugas-tugas rutin.
2. Tugas-tugas khusus.
3. Tugas-tugas yang bersifat kreatif.
4. Tugas untuk melakukan kerjasama.
Anggi Oktavia Pane : Peranan Sekretaris Dalam Menangani Administrasi Perkantoran Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, 2008.
USU Repository © 2009
Adapun rincian dari ke 4 empat pekerjaan-pekerjaan sekretaris tersebut adalah sebagai berikut :
1. Tugas rutin
Tugas rutin adalah tugas-tugas yang tidak memerlukan perintah khusus maupun pengawasan khusus. Tugas-tugas yang dimaksud meliputi :
a. Membuka surat. b. Menerima tamu.
c. Filingarsip. d. Membuat jadwal tamu dan sebaginya.
Selama tugas-tugas tersebut menjadi tanggung jawab sekretaris maka sekretaris harus melaksanakan dan menyelesaikan dimana waktu yang
memungkinkan untuk mengerjakan, tanpa menunggu perintah atau menunggu waktu.
2. Tugas-tugas khusus Ada kalanya seorang pimpinan memantau sekretaris untuk melakukan
tugas-tugas yang khusus. Dalam memberikan tugas-tugas khusus ini akan memberikan perintah secara lengkap tetapi mungkin sekali pimpinan
mengharapkan sekretarisnya mempergunakan pertimbangan dan pengalaman- pengalaman sekretaris untuk menyelesaikannya.
Tugas-tugas ini meliputi : a. Membuat konsep telegram sampai dengan mengirimkannya.
b. Membuat deposito bank. c. Mencari informasi tentang transportasi untuk kegiatan dinas.
d. Membuat perjanjian dengan mitra kerja maupun organisasi lainnya.
Anggi Oktavia Pane : Peranan Sekretaris Dalam Menangani Administrasi Perkantoran Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, 2008.
USU Repository © 2009
Pimpinan akan memberikan tugas-tugas khusus ini setiap hari oleh karena itu sekretaris harus dapat mengatur waktunya agar tugas-tugas khusus ini
dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
3. Tugas-tugas bersifat kreatif Dalam bidang tugas ini sekretaris melakukan pekerjaan tanpa
diminta oleh pimpinan dan ini semua dilakukan dengan maksud agar
tugas yang diberikan oleh pimpinan dapat terlaksana dengan lebih
berhasil dan berdaya guna. Jenis tugas yang kreatif ini misalnya :
a. Mengumpulkan keterangan yang sekiranya diperlukan oleh pimpinan dan apabila
keterangan itu telah tersedia maka sewaktu-waktu jika diperlukan, sekretaris dapat menyerahkannya.
b. Apabila sekretaris menemukan suatu artikel seperti inilah sekretaris memperoleh
banyak manfaat bagi keberhasilan pimpinan maka sekretaris menggaris bawahi
dan memberikan komentar atau bahkan mengguntingnya.
Biasanya tugas-tugas yang bersifat kereatif seperti inilah sekretaris memperoleh penghargaan dari pimpinan. Semakin efisien seorang sekretaris
melaksanakan tugas-tugas rutin dan tugas-tugas khusus maka baginya lebih banyak waktu untuk dapat melaksanakan tugas-tugas yang bersifat kreatif.
4. Tugas untuk melakukan hubungan kerjasama Meskipun seorang sekretaris harus dapat melaksanakan tanpa
bantuan orang lain dia tidak akan terlepas dari kemungkinan untuk
berhubungan dan kerjasama dengan orang lain. Oleh karena itu seorang
Anggi Oktavia Pane : Peranan Sekretaris Dalam Menangani Administrasi Perkantoran Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, 2008.
USU Repository © 2009
sekretaris harus dapat bekerjasama dengan orang lain untuk disukai dan menghindari hal-hal yang akan menyebabkan seorang sekretaris tidak disukai
orang lain. Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, seorang
sekretaris harus dapat bekerja sesuai dengan bagaimana cara pimpinannya bekerja. Karena seorang sekretaris merupakan pembantu utama pimpinan
perusahaan dalam melakukan pekerjaan Pimpinannya, ruang lingkup tugas seorang sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara
Medan adalah : - Menerima dikte dari pimpinan
Yaitu menulis apa yang dikatakan pimpinan kepada sekretaris yang dianggap penting untuk dikerjakan.
- Menyusun adan membuat surat-surat yang berhubungan dengan kedinasan Disini sekretaris bertugas membantu pimpinannya dalam mengkonsep surat dan
membantu pimpinan dalam membuat surat yang ingin disampaian kepada pihak lain yang berhubungan dengan perusahaan.
- Mengetik surat-surat yang dibutuhkan pimpinan, yang bersifat kedinasan. - Mengendalikan surat masuk dan surat keluar
Fungsi sekretaris disini adalah bagaimana seorang sekretaris dapat mengatur aliran surat masuk dan surat keluar dengan baik. Disini sekretaris memilah mana
surat yang harus segera diselesaikan dengan surat yang tidak harus segera diselesaikan.
- Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan perusahaan
Anggi Oktavia Pane : Peranan Sekretaris Dalam Menangani Administrasi Perkantoran Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, 2008.
USU Repository © 2009
Disini sekretaris bertugas untuk mengatur jadwal kegiatan pimpinan, serta mengingatkan pimpinan jika mempunyai janji dengan pihak lain.
- Menata Ruangan Pimpinan. Kegiatan ini biasanya dilakukan sekretaris pada pagi hari sebelum pimpinan
datang, sehingga ruangan menjadi rapi dan pada saat bekerja pimpinan akan merasa nyaman bekerja dengan ruangan yang bersih dan rapi.
- Menyipakan rapat dan membuat notulen rapat. Pada saat akan dilaksanakan rapat, seorang sekretaris melakukan persiapan rapat
mulai dari menyiapkan agenda rapat, menemani pimpinan pada saat rapat berlangsung hingga rapat selesai. Kemudian membuat ringkasan hasil rapat
dalam bentuk laporan yang biasa disebut notulen. - Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan
Dalam menyiapkan perjalanan dinas, sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan bertugas menyiapkan transport hingga tempat
tinggal bagi pimpinannya.
C. Syarat-syarat Seorang Sekretaris
