Anggi Oktavia Pane : Peranan Sekretaris Dalam Menangani Administrasi Perkantoran Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, 2008.
USU Repository © 2009
Langkah-langkah yang dilakukan sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan dalam membuat surat kabar adalah sebagai
berikut : - Mula-mula yang dilakukan dalam pembuatan surat keluar adalah mengkonsep
surat yang akan dikirim, kepada siapa surat akan dikirim. - Setelah selesai mengkonsep surat, maka konsep yang sudah jadi tersebut
diketik menurut standar pengetikan yang berlaku. - Setelah surat selesai diketik, maka sekretaris memberikan surat tersebut
kepada pimpinan untuk diperiksa, apakah isinya sudah benar atau belum. - Setelah diperiksa pimpinan surat, surat tersebut dikembalikan lagi kepada
sekretaris untuk diberi nomor surat keluar, kemudian dicatat kedalam buku agenda surat keluar, lalu ditandatangani pimpinan dan diberi stempel atau cap
perusahaan. - Kemudian surat tersebut dikirimkan melalui kurir dari perusahan
3. Sebagai Rencana Pencatatan. Sekretaris Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan
berperan dalam mencatat segala sesuatu yang perlu diketahui oleh perusahaan, baik dari instansi terkait, dari rekan kerja maupun dari kantor pusat.
4. Membuat jadwal kegiatan pimpinan. 5. Menjaga tata hubungan atau komunikasi yang baik, didalam maupun diluar
perusahaan.
F. Kedudukan dan Tingkat Tanggung jawab Sekretaris
Anggi Oktavia Pane : Peranan Sekretaris Dalam Menangani Administrasi Perkantoran Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, 2008.
USU Repository © 2009
Tidak semua pekerjaan seorang sekretaris mengakibatkan tanggung jawab yang sama besarnya, dari jenis pekerjaan sekretaris dapat ditentukan berbagai
tingkatan kedudukan sekretaris. Sekretaris dapat diberikan tugas untuk mengawasi pegawai-pegawai tata
usaha disamping pekerjaan sebagai sekretaris. Sekretaris mengetahui dan menguasai pekerjaan tata usaha sehingga ia dapat mengawasi dengan baik dan
mempunyai tanggung jawab mengenai penyelenggaraan pekerjaan tata usaha dari pada pegawai-pegawai tata usaha bersangkutan dan sebagai seorang pembantu
dan membebani kepercayaan dan tanggung jawab atas segala tugas yang harus diselesaikan sehingga pimpinan mencurahkan segala perhatian untuk pelaksanaan
fungsi-fungsi manjemen. Sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan
memiliki tanggung jawab pribadi yang terlihat dari performance diri sendiri. Sekretaris di Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan dapat
mengelolah diri sendiri supaya tampil performance yang prima dalam melaksanakan tugas-tugas pokok sehari-hari, serta memiliki tanggung jawab
internal perusahaan yang terwujud melalui aktivitas mengelolah sumber daya kantor, dan menciptakan suasana yang mendukung kelancaran kerja sehingga
meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dikantor. Tanggung jawab sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegwaian Negara
1. Bertanggung jawab dalam mengagendakan surat-surat.
2. Menyimpan dan memelihara arsip
Anggi Oktavia Pane : Peranan Sekretaris Dalam Menangani Administrasi Perkantoran Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, 2008.
USU Repository © 2009
Penyimpanan arsip dilakukan setelah mensortir surat yang masuk tujuannya untuk mengetahui jenis surat itu setelah surat arsip maka arsip
tersebut disimpann didalam file.
3. Menyiapkan data kunjungan sekretaris Kantor Regional VI Badan Kepegawaian
Negara mempersiapkan data-data kunjungan yang akan dikunjungi oleh pimpinan
bila pimpinan berpergian. Selain itu tanggung jawab sekretaris Kantor Regional VI Badan
Kepegawaian Negara Medan adalah menjadi tata hubungankomunikasi dengan pihak luar, oleh karena itu sekretaris pada Kantor Regional VI Badan
Kepegawaian Negara Medan dituntut harus mengetahui pengetahuan yang luas mengenai informasi yang penting sehingga kerjasama dengan pihak luar
dapat berjalan dengan baik.
G. Sekretaris dan Disiplin Kantor
