Anggi Oktavia Pane : Peranan Sekretaris Dalam Menangani Administrasi Perkantoran Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, 2008.
USU Repository © 2009
Peran sekretaris dalam menangani administrasi perkantoran pada dasarnya sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan
memegang peran penting dalam menentukan atau mempengaruhi berhasilnya tujuan kantor atau perusahaan. Peranan sekretaris juga tidak terlepas dari
fungsi-fungsi yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris. Adapun peranan sekretaris dalam menangani administrasi perkantoran
pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan dapat diketahui sebagai berikut :
1. Mengendalikan Surat Masuk.
Sekretaris Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan akan menangani surat masuk dengan cara :
- Surat diterima oleh sekretaris, kemudian sekretaris mendatangani buku penerimaan surat
- Kemudian surat di setempel dan dicatat kedalam buku agenda surat masuk dan kemudian dilakukan pencatatan seperti tanggal hari, nomor surat, asal surat,
perihal, keterangan dan paraf. - Kemudian surat disortir dan dipisahkan menjadi tiga bagian yaitu surat
penting, surat rahasia,dan surat biasa. - Kemudian surat-surat tersebut disampaikan kepada pimpinan untuk diperiksa
agar diperoleh tanggapan dari pimpinan. - Setelah diperiksa dan ditanggapi oleh pimpinan, lalu dikembalikan lagi kepada
sekretaris untuk ditindaklanjuti.
2. Mengendalikan surat keluar.
Anggi Oktavia Pane : Peranan Sekretaris Dalam Menangani Administrasi Perkantoran Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, 2008.
USU Repository © 2009
Langkah-langkah yang dilakukan sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan dalam membuat surat kabar adalah sebagai
berikut : - Mula-mula yang dilakukan dalam pembuatan surat keluar adalah mengkonsep
surat yang akan dikirim, kepada siapa surat akan dikirim. - Setelah selesai mengkonsep surat, maka konsep yang sudah jadi tersebut
diketik menurut standar pengetikan yang berlaku. - Setelah surat selesai diketik, maka sekretaris memberikan surat tersebut
kepada pimpinan untuk diperiksa, apakah isinya sudah benar atau belum. - Setelah diperiksa pimpinan surat, surat tersebut dikembalikan lagi kepada
sekretaris untuk diberi nomor surat keluar, kemudian dicatat kedalam buku agenda surat keluar, lalu ditandatangani pimpinan dan diberi stempel atau cap
perusahaan. - Kemudian surat tersebut dikirimkan melalui kurir dari perusahan
3. Sebagai Rencana Pencatatan. Sekretaris Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan
berperan dalam mencatat segala sesuatu yang perlu diketahui oleh perusahaan, baik dari instansi terkait, dari rekan kerja maupun dari kantor pusat.
4. Membuat jadwal kegiatan pimpinan. 5. Menjaga tata hubungan atau komunikasi yang baik, didalam maupun diluar
perusahaan.
F. Kedudukan dan Tingkat Tanggung jawab Sekretaris
