Anggi Oktavia Pane : Peranan Sekretaris Dalam Menangani Administrasi Perkantoran Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, 2008.
USU Repository © 2009
Penyimpanan arsip dilakukan setelah mensortir surat yang masuk tujuannya untuk mengetahui jenis surat itu setelah surat arsip maka arsip
tersebut disimpann didalam file.
3. Menyiapkan data kunjungan sekretaris Kantor Regional VI Badan Kepegawaian
Negara mempersiapkan data-data kunjungan yang akan dikunjungi oleh pimpinan
bila pimpinan berpergian. Selain itu tanggung jawab sekretaris Kantor Regional VI Badan
Kepegawaian Negara Medan adalah menjadi tata hubungankomunikasi dengan pihak luar, oleh karena itu sekretaris pada Kantor Regional VI Badan
Kepegawaian Negara Medan dituntut harus mengetahui pengetahuan yang luas mengenai informasi yang penting sehingga kerjasama dengan pihak luar
dapat berjalan dengan baik.
G. Sekretaris dan Disiplin Kantor
Disiplin kantor mempunyai arti bahwa kantor merupakan suatu kemanunggalan dengan ketunggalan arah dan tujuan dimana tiap-tiap unsur dalam
kantor terikat untuk menjalankan fungsi masing-masing sesuai dengan sasaran dan tujuan. Segala fungsi dilakukan menurut dan tata karma yang berlaku bagi
manajemen perkantoran pada setiap saat. Sekretaris dan kantor merupakan sutu kesatuan yang utuh dan bahkan sekretaris adalah kunci kedua setelah manajer atau
pimpinan. Segala urusan perkantoran mulai dari surat menyurat sampai masalah keputusan pimpinan sangat mempunyai pengaruh terhadap sekretaris. Segala
penyelesaiaan urusan dan proses administrasi perkantoran terletak pada kepintaran sekretaris.
Anggi Oktavia Pane : Peranan Sekretaris Dalam Menangani Administrasi Perkantoran Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, 2008.
USU Repository © 2009
Menurut Saiman 2002:53 hubungan sekretaris dan disiplin kantor adalah sebagai berikut :
1. Kewajiban sekretaris karena jabatan.
2. Sekretaris harus dapat bekerja dengan atasannya.
3. Memelihara konsistensi kerja.
4. Mekanisme dan tata kerja.
Adapun uraian dari hubungan sekretaris dan disiplin kantor adalah sebagai berikut :
1. Kewajiban sekretaris karena jabatannya. Berdasarkan jabatan seorang sekretaris harus mampu melaksanakan
tugasnya sebagai sekretaris dan mampu mengembangkan kemampuan kepribadian diri sebagai seorang sekretaris.
Pada dasarnya agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik sekretaris harus
mengetahui benar tentang : a. Tugas sekretaris sebagai pembantu manajer atau pimpinan.
b. Tugas sekretaris sebagai manajer atau pimpinan bawahannya. c. Hal-hal yang bersifat umum dan punya hubungan dengan manajer atau
pimpinan perkantoran. d. Mengetahui tentang tujuan organisasi
Untuk dapat melakukan fungsi jabatan dan kewajiban sebagai seorang sekretaris maka seorang sekretaris harus dan kewajiban sebagai seorang
sekretaris maka seorang sekretaris harus dapat memenuhi keterampilan dasar mengenai:
a. Surat menyurat korespondensi.
Anggi Oktavia Pane : Peranan Sekretaris Dalam Menangani Administrasi Perkantoran Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, 2008.
USU Repository © 2009
b. Mengetik dan stenografi. c. Pembukuan accounting.
d. Penggunaan peralatan kantor. e. Pengarsipan filing.
f. Humas relation. 2. Sekretaris harus dapat bekerja dengan atasannya.
Agar tugas atasan dapat berjalan dengan baik dan sempurna maka seorang sekretaris harus mengetahui hal-hal sebagai berikut :
a. Sekretaris harus mengetahui sikap dan pribadi pimpinan. b. Sekretaris dan pimpinan mempunyai hubungan kerja yang harmonis.
c. Sekretaris harus mampu memelihara wibawa atasannya. d. Sekretaris harus mampu mencerminkan sikap dan kebijakan atasannya
dalam suatu sistem organisasi.
e. Sekretaris harus mampu menciptakan lingkungan kerja yang kondusif antara
pimpinan dan bawahannya. f. Sekretaris harus mampu memberikan pemikiran positif terhadap
penyelesaian masalah maupun pada perencanaan pengembangan
organisasi dan lembaga 3. Memelihara konsistensi kerja.
memelihara konsistensi kerja seorang sekretaris terhadap tugas dan fungsinnya
memanglah sangat penting karena sebagian besar tanggung jawab organisasi maupun lembaga terletak pda sekretaris dan fungsinya
haruslah berpegang pada ketentuan dan peraturan tata cara kerja yang berlaku.
Anggi Oktavia Pane : Peranan Sekretaris Dalam Menangani Administrasi Perkantoran Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, 2008.
USU Repository © 2009
4. Mekanisme dan tata kerja Berhasilnya pekerjaan kantor terletak pada kecerdasan dan keterampilan
pegawai saja akan tetapi juga dipengaruhi oleh perilaku dan kondisi perkantoran oleh karena itu maka bukan peraturan yang bersifat terlalu ketat
yang mengatur terlaksananya fungsi-fungsi tiap-tiap unsur manajemen atas
dasar kesadaran tugas dan peranannya.
Pemahaman seorang sekretaris terhadap fungsi dan jabatan sangatlah penting hal
ini untuk : a. Memahami fungsi struktur organisasi.
b. Melakukan koordinasi dengan seluruh jenjang manajemen organisasi. c. memelihara kehidupan pelaksanaan manajemen organisasi.
Pada Kantor Regional VI adan Kepegawaian Negara Medan, sekretaris menjalankan disiplin kantor dengan terlebih dahulu membuat rencana kegiatan
dengan teliti. Terlebih dahulu sekretaris melakukan perencanaan dan pengontrolan kegiatan melalui :
- Rencana kegiatan - Buku catatan kegiatan
- Sistem kearsipan - Jadwal kerja
- Agenda kerja - Pengontrolan pengiriman surat-menyurat
Kedisplinan kantor yang tinggi juga ditunjukan dengan terlaksananya seluruh tugas dan kewajiban dengan baik.
Anggi Oktavia Pane : Peranan Sekretaris Dalam Menangani Administrasi Perkantoran Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, 2008.
USU Repository © 2009
H. Sekretaris dan Kepribadiannya
