Anggi Oktavia Pane : Peranan Sekretaris Dalam Menangani Administrasi Perkantoran Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, 2008.
USU Repository © 2009
Disini sekretaris bertugas untuk mengatur jadwal kegiatan pimpinan, serta mengingatkan pimpinan jika mempunyai janji dengan pihak lain.
- Menata Ruangan Pimpinan. Kegiatan ini biasanya dilakukan sekretaris pada pagi hari sebelum pimpinan
datang, sehingga ruangan menjadi rapi dan pada saat bekerja pimpinan akan merasa nyaman bekerja dengan ruangan yang bersih dan rapi.
- Menyipakan rapat dan membuat notulen rapat. Pada saat akan dilaksanakan rapat, seorang sekretaris melakukan persiapan rapat
mulai dari menyiapkan agenda rapat, menemani pimpinan pada saat rapat berlangsung hingga rapat selesai. Kemudian membuat ringkasan hasil rapat
dalam bentuk laporan yang biasa disebut notulen. - Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan
Dalam menyiapkan perjalanan dinas, sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan bertugas menyiapkan transport hingga tempat
tinggal bagi pimpinannya.
C. Syarat-syarat Seorang Sekretaris
Apabila kita mencermati perkembangan ilmu pengetahuan maupun perkembangan kegiatan organisasi dan perusahaan swasta dewasa ini maka
menjadi seorang sekretaris yang profesional merupakan suatu tantangan dan sekaligus juga peluang baik bagi tenaga-tenaga sekretaris karena menjadi seorang
sekretaris bukanlah suatu hal yang mudah akan tetapi harus dicapai dengan kemampuan kapabilitas yang tinggi dan baik. Hal tersebut juga tidak terlepas dari
Anggi Oktavia Pane : Peranan Sekretaris Dalam Menangani Administrasi Perkantoran Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, 2008.
USU Repository © 2009
sifat kompetitif yang tinggi di masyarakat sehingga tuntutan pekerjaan seorang sekretaris menjadi lebih.
Syarat-syarat seorang sekretaris menurut Saiman 2002:26 adalah sebagai berikut :
a. Syarat kepribadian. b. Syarat pengetahuan umum.
c. Syarat pengetahuan khusus. d. Syarat skill dan teknik kesekretariatan.
e. Syarat praktek. Adapun rincian syarat-syarat seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
1. Syarat Kepribadian Yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seorang yang menjadi sekretaris seperti
sifat penyabar, bijaksana penampilan yang baik, ramah dan dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia dan lain-lain.
2. Syarat pengetahuan umum Yaitu memiliki pengetahuan mengenai perkembangan yang berkaitan
langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti dibidang kesekretarisannya sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan
hukum secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksana tugasnya. 3. Syarat pengetahuan khusus
Yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai tempat dimana ia bekerja seperti di kantor
pemerintah ataupun dikantor perusahaan swasta. 4. Syarat skill dan teknik kesekretariatan
Anggi Oktavia Pane : Peranan Sekretaris Dalam Menangani Administrasi Perkantoran Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, 2008.
USU Repository © 2009
Yaitu kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas
seperti kemampuan mengetik, korespondensi, stenografi dan kearsipan.
5. Syarat praktek Yaitu kemampuan dalam rangka melaksankan tugas sehari-hari seperti
menerima tamu, telepon dan membuat agenda pertemuan pimpinan atau kepala kantor atau
perusahaan. Dari semua syarat yang telah ada dalam teori, juga dipakai pada Kantor
Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan. Setelah penulis mengadakan penelitian di perusahaan tersebut, ada syarat lain yang harus dipenuhi oleh calon
sekretaris tersebut. Adapun syarat menjadi seorang sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan adalah :
1. Pendidikan.
Pada Kantor Regional Badan Kepegawaian Negara Medan, seorang sekretaris harus atau minimal berpendidikan D-III, tetapi lebih diutamakan
yang berpendidikan S-1.
2. Dapat dipercaya dan dapat memegang rahasia perusahaan. Seorang sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara
Medan harus dapat dipercaya oleh pimpinan dan dapat memegang rahasia perusahaan, karena seorang sekretarislah yang mengetahui segala yang
berhubungan dengan perusahaan dan pimpinan, baik secara internal maupun eksternal.
3. Sekretris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan dituntut mempunyai penampilan yang menarik. Hal ini dapat terlihat dari
Anggi Oktavia Pane : Peranan Sekretaris Dalam Menangani Administrasi Perkantoran Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, 2008.
USU Repository © 2009
bagaimana sekretaris tersebut berpakaian, kerapian, kebersihan diri dan
lain-lain. 4. Dapat berkomunikasi dengan baik kepada orang lain.
Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara medan, sekretaris dituntut memiliki kemempuan berbicara yang baik dengan orang lain
karena sangat mempengaruhi respon dan pemahaman dari lawn bicara.
Selain itu, sebagai seorang sekretaris ia juga harus memperhatikan apa
yang harus dia ucapkan sehingga pendengar mengerti apa yang dibicarakan dan maksud dari pembicaraan
tersebut. 5. Sikap
Hal yang menjadi perhatian dalam syarat ini adalah : - Sikap dalam perbuatan.
Dalam sikap ini, seorang sekretaris pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian
Negara Medan dituntut untuk memiliki ketelitian yang tinggi, kesetiaan terhadap perusahaan, pertimbangan yang baik dalam
menyelesaikan tugas secara sempurna, panjang akal dan penuh inisiatif.
- Sikap dalam berhubungan dengan orang lain. Sikap yang termasuk di dalam berhubungan dengan orang lain adalah
kebaikan hati, bijaksana dan objektif. 6. Dapat bekerja dengan baik sesuai dengan keahliannya sebagai seorang
sekretaris. Sekretaris pada Kantor Regional VI Medan harus dapat bekerja dengan
baik. Disamping memiliki kemampuan yang bersifat formal, ada
beberapa faktor yang harus menjadi perhatiaan seorang sekretaris agar
Anggi Oktavia Pane : Peranan Sekretaris Dalam Menangani Administrasi Perkantoran Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, 2008.
USU Repository © 2009
dapat bekerja dengan baik antara lain daya ingat yang kuat, kerapian kerja, kemampuan mengorganisir pekerjaan
dengan baik, berkosentrasi terhadap pekerjaan dan memiliki kemampuan bekerja
sama dengan orang lain secara baik
D. Jenis jabatan sekretaris
