Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:38 pengadaan bahan pustaka dilaksanakan melalui:
1. Pembelian dan pelangganan `
2. Hadiah 3. Pertukaran
4. Wajib simpan terbitan perguruan tinggi 5. Titipan
2.4.1. Pembelian dan Pemesanan
Untuk Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara yang paling ideal dalam pembinaan koleksi, sebab ada kebebasan untuk menentukan pilihan bahan
pustaka yang dikehendaki. Pengadaan bahan pustaka hendaknya berorientasi kepada pengguna sehingga sesuai dengan tujuan dan fungsi perpustakaan,
Dalam hal pembelian bahan pustaka, dibutuhkan anggaran yang cukup. mengingat mahalnya harga buku. Hal inilah yang menyebabkan pustakwan dan pihak
yang berwenang dalam pemilihan bahan pustaka harus selektif dalam memilih bahan pustaka agar tidak terjadi kekecewaan. Pembelian bahan pustaka dapat dilakukan dengan
jalan : -
Membeli langsung ke toko buku -
Memesan melalui toko buku -
Memesan langsung kepada penerbit -
Mengimpor buku dari luar negeri Menurut Bafadal 2001 : 37 untuk membeli bahan pustaka dapat ditempuh
dengan berbagai cara yaitu : 1.
Membeli ke penerbit Yang dimaksud disini adalah untuk memperoleh bahan pustaka, pustakawan
membeli ke penerbit. Pembelian kepenerbit ini relatif lebih murah bila dibandingkan dengan membeli ke toko buku. Hal ini disebabkan pemilik toko
mencari keuntungan walaupun sedikit.
2. Membeli di toko buku
Tidak semua perpustakaan dekat dengan penerbit sehingga apabila membeli langsung kepada penerbit akan memakan biaya banyak untuk ongkos
perjalananya. Apabila hal yang demikian terjadi sebaiknya pustakawan membeli buku yang dekat dengan perpustakaannya.
3. Memesan
Sering kali terjadi seorang pustakawan ingin membeli bahan pustaka ke penerbit, tetapi bahan pustaka yang akan dibeli sudah habis. Apabila hal yang demikian ini
Universitas Sumatera Utara
terjadi maka pustakawan bisa memesan bahan pustaka tersebut. Pemesanan ini bisa ke toko buku atau penyalur. Atau juga bisa langsung kepada penerbit.
Dalam melakukan kegiatan pembelian bahan pustaka diperlukan langkah yang sistematis agar pelaksanaan pembelian dapat terlaksana dengan benar sehingga tidak
terjadi pemborosan dana. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004: 54 menyatakan langkah-langkah pembelian bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi pustaka yang diusulkan. 2. Mencocokkan usul dengan pustaka yang dimiliki melalui katalog.
perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan. 3. Memeriksa atau menolak usulan.
4. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan. 5. Mengirim daftar pesanan.
6. Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan. 7. Membayar pesanan atau langganan.
8. Menyusun laporan penelitian pelangganan.
Apabila perpustakaan membeli atau memesan bahan pustaka perlu dicantumkan bahan pustaka yang hendak dibeli atau dipesan, agar tidak terjadi kekeliruan dalam
pembayaran. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004: 54 langkah-langkah pemesanan bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi bahan perpustakaan yang diusulkan. 2. Mencocokkan usulan dengan bahan perpustakaan yang dimiliki melalui katalog
perpustakaan atau menolak usulan. 3. Menerima atau menolak usulan.
4. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan. 5. Mengirimkan daftar pesanan.
6. Mengarsipkan daftar pesanan satu rangkap. 7. Membayar pesanan.
8. Menyusun laporan pemesanan.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004: 54, prosedur penerimaan bahan pustaka yang dibeli atau dipesan adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat
pengantarnya. 2.
Mencocokan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip pesanan. 3.
Menyisihkan dan mengembalikan bahan pustaka yang tidak sesuai dengan pesanan, cacat, disertai dengan permintaan penggantian.
4. Menandai tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepada pengirim.
5. Menandai kepemilikan bahan pustaka dan mebubuhkan cap perpustakaan.
6. Membuat berita acara penerimaan.
Universitas Sumatera Utara
Pembelian dan pemesanan bahan pustaka sangat diperlukan dalam pengadaan bahan pustaka, karena petugas dapat memilih bahan pustaka yang dibutuhkan bagi para
penggunanya sesuai dengan anggaran yang tersedia.
2.4.2. Sumbangan atau Hadiah
