commit to user 106
akuntansi. f.
Penggunaan dokumen bernomor urut tercetak. g.
Secara periodik bagian akuntansi mengirimkan surat tagihan saldo kepada pelanggan.
4.2.12 Sistem Informasi Akuntansi Piutang
a. Kebijakan
1. Account Receivable Clerk secara rutin menerima dan meminta
data yang diperlukan untuk pembuatan invoicenota. Data yang dibutuhkan dapat diperoleh dari Sales TO,
Finished Product Area
, departemen penjualan atau dari sumber lain. Seluruh data tersebut surat pesanan, surat jalan dan sebagainya harus
ditandatangani diotorisasi oleh petugas departemen sumber sebagai tanda keabsahan.
2. Kebenaran dan keabsahan atas data yang diterima bukan
merupakan tanggungjawab dari
Account Receivable Clerk
, tetapi tetap menjadi tanggungjawab departemen sumber
Related Officer
.
Surat Tagihan dan nota memiliki perbedaan pengertian, yaitu Surat Tagihan adalah tagihan yang dikeluarkan atas
transaksi jasa yang berhubungan dengan pihak ketiga.
commit to user 107
Nota adalah tagihan yang dikeluarkan atas transaksi
serah terima barang-barang produksi. 3.
Surat Tagihan memerlukan tandatangan atau stempel, Manajer keuangan dan akuntansi membubuhkan tanda tangan pada surat
tagihan sebagai tanda persetujuan atas penerbitan surat tagihan tersebut.
4. Surat Tagihan yang batal tidak boleh dibuang atau disobek, tetapi
tetap harus disimpan dalam file oleh
Account Receivable Clerk
, begitu pula dengan
copy
surat tagihan. 5.
Nota memerlukan tandatangan atau stempel, Kabag. Finace membubuhkan tanda tangan pada Nota sebagai tanda persetujuan
atas penerbitan nota tersebut. 6.
Account Receivable Clerk
harus melakukan pengecekan untuk mendapatkan kepastian bahwa surat tagihannota yang dikirim
telah diterima oleh pihak yang dituju. 7.
Pembuatan nota dimulai sekitar 1 hari setelah pengiriman barang, dan akan dilakukan penagihan oleh Sales Canvass.
8.
Account Receivable Clerk
secara teratur melakukan monitoring atas seluruh invoice nota yang telah dikeluarkan dan mencetak
list of Outstanding
Surat Tagihan nota.
commit to user 108
9. Perlakuan terhadap surat tagihannota yang belum diterima
pelunasannya hingga tanggal jatuh tempo umumnya dilakukan dengan melalui tindakan sebagai berikut: Tergantung kesepakatan
dalam kerjasama Outlet.
b. Form – form yang digunakan.
