Prosedur Penggunaan SIM LITABM AS untuk M anajemen Perguruan Tinggi dan Kopertis

141 Kumpulan Panduan Penggunan SIM LITABM AS Tabel Ket erangan Ikon No Ikon Penjelasan 1 M enampilkan grafik t otal usulan baru dan lanjut an Penelit ian Desent ralisasi 2 M enampilkan grafik t otal usulan baru dan lanjut an Penelit ian Kompet it if Nasional 3 M enampilkan grafik t ot al usulan baru dan lanjutan Pengabdian Kepada M asyarakat 4 M enam pilkan grafik t ot al usulan PKM 5 Filt er t ampilan dat a berdasar t ahun usulan 6 Filt er t ampilan dat a berdasar t ahun pelaksanaan 7 M engembalikan t ampilan aw al 8 Unduh dan membaca file rekap PDF usulan lanjut an dan usulan baru untuk seluruh skema hibah p enelit ian desent ralisasi dan kompet it if nasional, pengabdian kegiat an kepada masyarakat , dan PKM 9 Pilihan menampilkan grafik dengan t ambahan ket erangan nilai dari t otal usulan baru dan lanjutan Sebagai cont oh untuk dapat menampilkan dan melihat dat a yang lebih det il dari hibah desent ralisasi yait u dengan cara memilih d an mengklik t ulisan “ ” . Jika Pro ses pemilihan melalui klik berhasil maka akan dit andai dengan berubahnya warna tulisan t ersebut menjadi merah sepert i yang t erlihat pada gambar berikut . Sebagai contoh, dat a at au inf ormasi yang akan diperoleh dalam Penelitian Desent ralisasi adalah sepert i gambar berikut . Pilih dan klik “ Penelit ian Desentralisasi” 142 Berikut adalah tot al daft ar pengusul yang t elah diklik dari angka dalam kolom “ Usulan” . M elalui pilihan klik angka dalam kolom “ Didanai” maka akan dit ampilkan daft ar pengusul yang didanai saja. Klik angka dalam kolom “ Usulan” untuk melihat total daftar pengusul Klik angka dalam kolom “ Didanai” unt uk melihat detail total daft ar pengusul yang didanai Klik “ ” untuk menampilkan data dalam bent uk grafik Pilih skema penelitian yang akan ditampilkan Daft ar judul penelit ian Tampilan berdasarkan filt er tahun usulan at au pelaksanaan Pilihan status usulan yang akan ditampilkan baru, lanjutan, didanai dan t idak lolos Unduh proposal dan stat us usulan baru, lanjutan, danai, at au t idak lolos Daft ar ket ua peneliti Unduh dan simpan dafatr pengusul 143 Kumpulan Panduan Penggunan SIM LITABM AS Proses penampilan juga dapat dilakukan dalam grafik dengan memilih filt er berdasarkan data atau informasi yang diinginkan. Berikut adalah contoh t ampilan graf ik unt uk dengan filter penelit ian desent ralisasi, t ahun usulan 2013, t ahun pelaksanaan 2014 dan juga dit ampilkan jumlah usulannya baru, lanjut an, baru didanai, dan lanjut an didanai. Secara umum, fitur akses dan tampilan pada beranda “ M anajemen Kopert is” adalah sama, namun yang membedakan hanyalah t ingkat akses Pimpinan Kopert is dapat melihat dat a at au profil informasi lebih luas yait u mencakup seluruh PT Swast a yan g berada di wilayah Kopert is t ersebut . 144 Pilihan Desent ralisasi Warna-w arna legenda menunjukkan stat us usulan Usulan Lanjutan Pilihan Tahun Usulan Pilihan Tahun Pelaksanaan M enampilkan jumlah di setiap Usulan Baru Usulan Lanjutan didanai Usulan Baru didanai Tampilan grafik t otal usulan di dalam satu wilayah Kopertis Total usulan dalam angka 145 Kumpulan Panduan Penggunan SIM LITABM AS Dalam M anajemen Kopert is, difasilit asi dengan ikon pencarian “ ” yan g difungsikan untuk melakukan proses pecarian PT dengan cara menget ikkan kat a kunci yang diyakini sebagai ident it as dari PT t ersebut misal: kode PT, Nama PT, dan Lokasi PT. Unt uk mengkat ifkannya dilakukan dengan mencent ang pada kot ak ikon pencarian sehingga st at us berubah menjadi “ ” . Sehingga proses pencarian dilakukan dengan menget ik pada kolom yang sudah t ersedia sepert i gambar berikut . Tampilan tabel total usulan di dalam sat u wilayah Kopert is Klik “ ” unt uk mengakt ifkan tabel Isi dengan mengetikkan kat a kunci pencarian PT Sorot PT yang dicari dan klik ikon “ ” unt uk menet apkan pilihan Ikon “ ” unt uk menetapkan dan ikon “ ” untuk membatalkan pilihan 146 Gambar berikut adalah t ampilan perguruan yang t elah dit emukan. M anajemen PT dan Kopert is di dalam SIM LITABM AS dilengkapi dengan manajemen monitoring. Sehingga Pimpinan di PT dan Kopert is dapat memant au proses-proses pengelolaan hibah t ersebut dalam pelaksanaan seleksi, pelaksanaan t ahapan dan alokasi dana hibah yang meliput i kegiat an penelit ian Desent ralisasi dan Kompet itif Nasional, Pengabdian Kegiat an Kepada M asyarakat , dan PKM . Semacam dengan fasilit as yang ada di beranda, dat a dan informasi dapat disajikan dalam bentuk angka, t abel at au bentuk grafik yang dilengkapi dengan angka. Unt uk mengakses fit ur t ersebut dapat dilakukan dengan memilih menu “ ” seperti pada gambar berikut . Untuk melakukan monitoring, Pimpinan PT dan Kopert is dapat memilih salah satu tahapan monit oring yaitu Pelaksanaan Seleksi, Pelaksanaan Tah apan Hibah atau Alokasi. M onit oring Pelaksanaan Seleksi m eliputi tahapan Desk Evaluasi, Pembahasan Proposal, serta Kelayakan dan M onev Terpusat yang dapat dilihat pada t ampilan berikut . M enu “ ” 147 Kumpulan Panduan Penggunan SIM LITABM AS Untuk mengakt ifkan Pelaksanaan Seleksi dapat dilakukan dengan memilih salah satu t ahapan yang dimaksud. Gambar dibaw ah adalah menampilkan t ahapan Desk Evaluasi. Contoh rekap dat a usulan dalam tahapan Desk Evaluasi sebagai berikut . M onitoring Pelaksanaan Seleksi Klik “ ” unt uk melihat detil jumlah usulan di tiap skema usulan Klik skema yang dimaksud unt uk memperol eh rekap dat a usulan di tiap skema usulan 148 Gambar dibaw ah adalah cont oh t ampilan pengusul yang lolos dalam t ahapan seleksi. Untuk melakukan monitoring Pelaksanaan Seleksi dalam t ahapan Pembahasan Proposal, Kelayakan dan M onev Terpusat dapat dilakukan sepert i pada t ahap Desk Evaluasi. Dan secara umum, proses monit oring pada tahapan Pelaksanaan Hibah dan Alokasi Dana dilakukan dengan cara yang sama pada dengan cara memilih fitur-fit ur unt uk menampilkan dat a at au informasi yang akan dilihat sesuai dengan rangkuman penjelasan yang ada di t abel Fit ur M anajemen Siblitamas dan Penjelasan Akses. Unduh Rekap usulan pada tahap Desk Evaluasi Klik “ angka” dalam kolom “ Lolos” unt uk menampilkan dat a pengusul yang lolos Klik “ angka” dalam kolom “ Tdk Lolos” unt uk menampilkan dat a pengusul yang tidak lolos Klik “ angka” dalam kolom “ Blm Proses” untuk menampilkan dat a pengusul yang belum diproses 149 Kumpulan Panduan Penggunan SIM LITABM AS

15.1 Pendahuluan

Pemanfaat an SIM LITABM AS berbasis TIK t elah berjalan selama dua 2 t ahun lebih dan pengembangannyapun selalu dilakukan secara int ensif dalam rangka penyempurnaan sist em menuju kearah pemenuhan kebutuhan mulai dari sisi pengguna t ingkat manajemen, administ rasi dan end user yaitu dosen. SIM LITABM AS t elah mewadahi hampir seluruh pengelolaan program dan akt ivit as di lingkungan Ditlit abmas. Berbagai fitur yang ada di SIM LITABM AS t elah dilengkapi dengan panduan-panduan dan juga t elah disosialisasikan semenjak pert engahan t ahun 2012 sampai dengan 2014 ini. M eskipun demikian, dalam implement asinya masih dit emui kendala at au kesulit an dari sisi t eknis penggunaan dan operasionalisasinya. Selanjutnya, beberapa kebijakan at au at uran Dit lit abmas yang melekat dalam SIM LITABM AS juga masih dit emui kendala pemahaman oleh pengguna user Perguruan Tinggi di t ingkat manajemen, administ rasi dan end user.. Dalam mengantisipasi kendala-kendala tersebut, SIM LITABM AS t elah menyediakan jalur komunikasi layanan penanganan kendala dengan menggunakan sarana t elepon, facsimile at au email simblit abm asdikt i.go.id. Hal ini dilakukan sebagai upaya unt uk mengat asi kendala-kendala yang ditemui oleh pengguna di Perguruan Tinggi dapat t erselesaikan dengan baik. M eskipun demikian, dari sisi w akt u, jalur komunikasi t ersebut memerlukan penyelesain relatif lama. Selain itu, dengan banyaknya program-program baru Ditlit abmas yang t elah diluncurkan melalui SIM LITABM AS t elah menambah banyaknya kendala yang dit emui. Oleh karena it u, di wakt u mendat ang dikhawat irkan kendala t ersebut t idak dapat t erselesaikan dengan baik mengingat t idak adanya sarana komunikasi yang lebih komunikat if dan lebih cepat . Dalam rangka meningkat kan sarana yang lebih komunikat if t ersebut , SIM LITABM AS t elah melengkapi sebuah fit ur baru yang dinamakan fit ur “Pesan Pengaduan” selanjutnya disebut “fitur pesan” yang dapat membantu pengguna t ingkat manajemen, administrasi dan dosen mengirim kan pesan permasalahan kendala pert anyaan dan langsung akan t erkirim pada penanggungjawab kegiat an di t ingkat Dit litabmas sesuai dengan jenis permasahannya. Sejalan dengan hal t ersebut , penanggungjawab kegiat an di t ingkat Dit lit abmas akan dapat langsung membaca dan membalas pesan t ersebut ke penanya. Fit ur pesan dapat digunakan oleh semua pengguna user di semua t ingkat an di PT maupun di Dit lit abmas, mulai dari t ingkat operator sampai dengan t ingkat manajemen yang paling tinggi. Dengan demikian, t ujuan yang hendak dit ingkat kan dengan adanya f itur ini adalah: PETUNJUK PENGGUNAAN FITUR PESAN PANGADUAN SIM LITABM AS BAB 15 150 a. memudahkan komunikasi dalam mengat asi kendala t eknis maupun kebijakan dalam pelaksanaan program kegiat an di lingkungan Dit lit abmas; b. membant u meningkat kan kesesuaian kat egori permasalahan t erhadap pemberi solusi karena permasalahan akan dijaw ab oleh orang at au pet ugas yang tepat ; dan c. memudahkan dokument asi t erhadap kendala yang muncul sert a solusi yang digunakannya. Secara umum fitur pesan dapat dijelaskan sebagaimana pada gambar sebagai berikut. Gambar 15.1 Gambaran fitur pesan secara umum Sepert i yang dit unjukkan dalam Gambar 15.1, set iap pengguna dapat memanfaat kan fitur pesan apabila menemui kesulit an dan ket idakpahaman mengenai operasionalisasi dari SIM LITABM AS, persoalan administ rasi, dan hal-hal yang menyangkut kebijakan. Dalam SIM LITABM AS, fit ur pesan yang dimaksud akan t erlihat set elah pengguna melakukan login sepert i t ampilan berikut . Gambar 15.2 Tampilan menu login dan fit ur “ Pesan” Fitur “ Pesan” 151 Kumpulan Panduan Penggunan SIM LITABM AS Dalam penerapannya, sist em pengiriman dan penerimaan pesan ini secara default akan mengikut i t abel sepert i berikut . Tabel 15.1. Pengirim dan penerima pesan No Pengirim Pesan dari PT Pet ugas Penerima Pesan di Dit lit abmas 1 Operat or PT Operat or 1. Bidang Penelit ian 2. Bidang Pengabdian Kepada M asyarakat dan PKM 3. Bidang Program dan Evaluasi 4. Bidang HKI dan Publikasi 2 Dosen 3 Pimpinan LP LPPM PT Kopert is Kasubdit Kasi : eskalasi pesan dapat dilakukan ke tingkat yang lebih t inggi apabila penerima pesan di Dit lit abm as t idak dapat menjawab pesan dari pengirim.

15.2 Prosedur Penggunaan M enu Pesan A.

Penggunan M enu Pesan untuk Pengguna di PT I. M enu Pesan Secara Umum Set elah meng-klik “ Pesan” , akan t ampil menu sebagai berikut . II. M embaca dan M enghapus Pesan M asuk Set iap pesan yang masuk akan selalu t ersimpan dalam list “ ” sepert i berikut . M elihat pesan masuk M elihat pesan keluar terkirim Lampiran dan tanggal jam masuk pesan M enulis dan mengirim pesan baru