Prosedur Penggunaan M enu Pesan A.
153
Kumpulan Panduan Penggunan SIM LITABM AS
Hal-hal yang perlu diperhat ikan dalam menulis pesan adalah; 1 Bagian yang akan dituju, 2 Kat egori pesan, dan 3 Subyek pesan, dan 4 Isi pesan. Apabila diperlukan, penulisan
pesan dapat dilengkapi dengan dokumen lampiran at tachment . Lampiran yang akan disert akan dapat berupa file w ord, excel, pow erpoint , pdf at au gambar bentuk jpg dengan
ukuran maksimal file 1M B. Pelampiran f ile t ersebut dapat dilakukan dengan cara meng- klik “
” sehingga muncul menu fasilit as unggah berkas sebagai berikut .
Pilih Sub Bagian Ditlitabmas yang akan dituju
Pilih kategori
Isi subyek pesan Isi dengan pesan
Unggah lampiran
Kirim pesan
Klik “ ” untuk mencari file yang akan diunggah
dan dilampirkan
Klik “ Unggah” untuk mengunggah file
154 B.
Penggunaan M enu Pesan untuk Pengguna di Ditlitabmas
Sepert i yang sudah dijelaskan sebelumnya, set iap pesan yang t elah dikirim oleh pengguna PT akan dit erima oleh pet ugas di Dit lit abmas untuk segera dit indaklanjut i. Pesan t ersebut
akan langsung terpilah kedalam bagian-bagian yang ada di Dit lit abmas, yaitu 1 HKI dan Publikasi, 2 IT, 3 Penelit ian, 4 Pengbadian, dan 5 Program dan Evaluasi, sehingga akan
dit erima oleh pet ugas. Pengguna di Dit lit abmas dapat mengakses dan melihat pesan t erkirim t ersebut dengan t erlebih dahulu login kedalam SIM LITAM AS dan memilih menu
“ Pesan” sehingga akan t erlihat t ampilan sebagai berikut .
Beberapa ikon tool fit ur pesan untuk pengguna di Dit lit abmas dit unjukkan dalam t abel
berikut . Tabel 15.2. Ikon Tool pada Fitur Pesan untuk Pengguna Dit lit abmas.
Ikon Penjelasan
M enampilkan pesan yang masuk perperiode bulan dan t ahun yang dikehendaki
M enampilkan pesan baru berdasar periode bulan dan t ahun yang t elah dit et apkan
M enampilkan pesan yang belum dibalas berdasar periode bulan dan t ahun yang t elah dit et apkan
Pencarian berdasar kat a kunci pada isi pesan perperiode bulan dan tahun yang t elah dit et apkan
M enghapus kat a kunci pencarian M engembalikan ke mode awal sebelum pencarian
Klik “ ” untuk melihat pesan masuk
155
Kumpulan Panduan Penggunan SIM LITABM AS
I. M elihat dan M enjawab Pesan
Isi pesan yang dit erima oleh pet ugas di Dit lit abmas dapat dilihat dengan cara meng-klik subjek pada kolom “ Judul” .
Set elah klik subjek pada kolom “ Judul” berhasil, selanjutnya akan t ampak t ampilan sebagai berikut .
Pengiriman pesan yang sudah berhasil t erkirim dit andai dengan adanya ikon st atus “ ” .
Klik berdasar “ Judul” untuk melihat dan menjawab pesan
Klik “ ” untuk
membalas menjawab pesan
156
II. Fungsi Eskalasi
Fungsi eskalasi hanya ada di fitur pesan unt uk pet ugas di Dit lit abmas. Fungsi eskalasi dimaksudkan untuk melanjut kan
forwarding pesan apabila pet ugas t ersebut t idak dapat menjaw ab pert anyaan dari pesan yang dit erima. Fungsi eskalasi akan berjalan dari rendah
ke t ingkat yang lebih t inggi, misalnya dari t ingkat operat or ke Kasi, t ingkat Kasi ke Kasubdit , at au Kasubdit ke t ingkat Direkt ur. Dengan adanya fungsi eskalasi ini diharapkan
pert anyaan dalam pesan yang belum dapat t erjaw ab pada pet ugas Dit lit abmas di t ingkat t ert ent u akan dapat didistribusikan ke t ingkat yang yang lebih t inggi dengan cepat dan
dijaw ab dengan t epat . Fungsi eskalasi dapat dilakukan dengan cara meng-klik “ ”
sepert i dalam gambar berikut .
Tampilan eskalasi dari Operat or Penelit ian Dit lit abmas kepada Kasi Penelit ian Dit lit abm as akan t ampak sebagai berikut .
Ikon status ” ” menandakan jaw aban
pesan berhasil t erkirim
Unt uk melakukan eskalasi klik “ ” .
157
Kumpulan Panduan Penggunan SIM LITABM AS
Dalam melakukan eskalasi, pet ugas dapat menuliskan pesan berupa jaw aban sement ara unt uk dapat dipert imbangkan oleh at asannya. Apabila jawaban t ersebut sudah benar,
maka at asan langsung dapat mengirimkan sebagai jaw aban. Apabila jaw aban t ersebut kurang benar, maka at asan t ersebut dapat melakukan perbaikan dan langsung
mengirimkannya. Pesan dieskalasi akan t erlihat pada list pesan dengan ikon “ ” sepert i berikut .
St at us eskalasi yang t elah dijawab akan t erlihat pada list pesan dengan ikon “ ” sepert i
berikut .
Draft jawaban yang akan di eskalasi
Klik “ ” unt uk proses eskalasi
Ikon stat us ” ” menandakan jaw aban pesan berhasil dieskalasi
Ikon status “ ” menandakan jaw aban pesan berhasil
dieskalasi dan sudah dijaw ab
158
Alur skema eskalasi lengkap dapat dilihat dalam gambar berikut .
Gambar 15.2 Alur Lengkap Eskalasi III.
Penggunaan Broadcast Pesan
Broadcast pesan adalah tool yang dapat digunakan untuk mengirimkan pesan secara masal ke pengguna PT Kopert is dengan bat asan t ert ent u. Oleh karena itu, target
penerima pesan di PT Kopert is dapat diatur at au dibat asi. Penggunaan broadcast pesan
hanya dapat dilakukan oleh manajemen set ingkat Kasubdit dan Direkt ur Ditlit abmas. Dengan adanya fasilit as broadcast ini maka diharapkan pengumuman at au
pemberit ahuan yang bersifat yang bersif at priorit as at aupun kebijakan akan dapat secara cepat dit erima oleh seluruh pengguna at au kalangan pengguna t ert ent u baik di PT
maupun Kopert is. Pengat uran penerima pesan dapat dilihat pada Tabel 3 berikut . Tabel 15.3 M at rik Penerima
Broadcast Pesan Penerima Pesan
Hanya satu 1 PT Kopert is
PT Kopert is Tert ent u
Seluruh PT Kopert is
Semua pengguna Dosen review er
Operat or Pimpinan LP LPPM PT Kopertis
Tampilan dan cara penggunaan broadcast dapat dilihat sepert i gambar berikut .
159
Kumpulan Panduan Penggunan SIM LITABM AS
Klik “ ” untuk
mengaktifkan broadcast pesan
Klik “ “ untuk
melakukan
broadcast
pesan. Ketik pesan yang akan di kirim
secara
broadcast
.
Unggah dokumen sebagai lampiran jika diperlukan
160
161
Kumpulan Panduan Penggunan SIM LITABM AS
16.1 Pendahuluan Sesuai ket ent uan yang t ercantum pada Buku Pedoman Panduan Bantuan Seminar Luar Negeri
BSLN Tahun 2013, seluruh pengusulan harus diakukan secara online melalui ht tp: bsln.simlit abmas.dikt i.go.id Untuk mengaw ali pengusulan hibah secara online ini, hal-
hal yang perlu diperhat ikan oleh p e n g u s u l adalah sebagai berikut .
1. Dit lit abmas mengumumkan surat penerimaan hibah BSLN di laman http: dikti.go.id.
2. Pe n g u s u l m engirim kan alamat e-m ail resmi melalui bslndikt i.go.id, dengan
disert akan surat pengant ar dari pimpinan Perguruan Tinggi. 3.
Dit lit abmas mengirimkan user dan password untuk pengusul melalui alamat e-mail resmi
t ersebut . 4.
Username dan password pengusul digunakan untuk keperluan pengisian dat a ident it as serta proses mengunggah proposal yang dilakukan secara mandiri oleh pengusul.
Beberapa ket ent uan umum yang harus diperhat ikan oleh pengusul dalam mengusulkan hibah BSLN adalah sebagai berikut .
1. M ekanisme dan t ahapan proses dalam pengusulan proposal harus sesuai dengan Buku
Panduan Ba n t u a n Se m i n a r Lu a r N e ge r i Tahun 2013 .
2. Soft File dalam format PDF dengan maksimum besar file 1 M B diunggah oleh
pengusul. 3.
Soft File dalam format PDF merupakan f ile hasil konversi berbasis file-to-file, bukan dari hasil
scan dokumen, kecuali surat permohonan dari pimpinan Perguruan Tinggi, Surat kesanggupan publikasi.
4. Seluruh t ahapan pengusulan pengisian ident it as dan pengunggahan proposal harus
dilakukan p a l i n g l a m b a t 30 hari sebelum tanggal mulai pelaksanaan seminar.
PANDUAN PENGUSULAN BANTUAN SEM INAR LUAR NEGERI
BAB 16
162
Proses dan mekanisme usulan penelit ian secara ringkas diilust rasikan pada Gambar 1.
Gambar 16.1. Prosedur Pengusulan Proposal BSLN
163
Kumpulan Panduan Penggunan SIM LITABM AS