24 spesifikasi khusus dari pihak Universitas Sumatera Utara, contohnya adalah pengadaan
barang. Barang-barang yang akan dibeli untuk memperlancar aktivitas operasional pekerjaan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dimana
barang-barang yang akan dipergunakan sebelumnya sudah terjamin dan teruji coba oleh pihak Universitas Sumatera Utara. Aturan berbentuk spesifikasi barang mengikuti
spesifikasi Universitas Sumatera Utara. Kemudian Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memakai terhadap barang-barang yang diperlukan
sesuai dengan standart aturan spesifikasi Universitas Sumatera Utara.
B. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Organisasi
Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas organisasi adalah sebagai berikut: 1.
Adanya tujuan yang jelas. 2.
Struktur organisasi. 3.
Adanya dukungan dan partisispasi masyarakat. 4.
Adanya sistem nilai yang dianut. Berikut ini penjelasan dari faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas organisasi :
1. Adanya tujuan yang jelas
Tujuan yang jelas adalah sesuatu apa yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu satu sampai lima tahun. Tujuan ditetapkan dengan mengacu kepada pernyataan
visi dan misi serta didasarkan pada isu-isu analisis strategis. 2.
Struktur organisasi Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen unit-unit kerja dalam
organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda
tersebut diintegrasikan koordinasi. Selain daripada itu struktur organisasi juga
Universitas Sumatera Utara
25 menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaa n, saluran perintah dan penyampaian
laporan.
3. Adanya dukungan atau partisipasi masyrakat.
Ikut sertanya seluruh anggota masyarakat dan membantu memecahkan permasalahan- permasalahan masyarakat tersebut. Di dalam hal ini, masyarakat sendirilah yang aktif
memikirkan, memecahkan, melaksanakan serta mengevaluasikan program-program masyarakat tersebut secara sukarela yang didasari oleh determinan kesadaran
masyarakat itu sendiri dalam program pembangunan. 4.
Adanya sistem nilai yang dianut Artinya secara moral diterima kalau dengan nilai-nilai yang disepakati dan dijunjung
tinggi oleh masyarakat tersebut dilakukan. Organisasi akan berjalan terarah jika memiliki tujuan yang jelas. Adanya tujuan
akan memberikan motivasi untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Selanjutnya tujuan organisasi mencakup beberapa fungsi diantaranya yaitu memberikan pengarahan
dengan cara menggambarkan keadaan yang akan datang yang senantiasa dikejar dan diwujudkan oleh organisasi.
Faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi harus mendapat perhatian yang serius apabila ingin mewujudkan suatu efektivitas.
Di bawah ini penulis menguraikan empat faktor yang mempengaruhi efektivitas, yaitu :
1. Karakteristik Organisasi adalah hubungan yang sifatnya relatif tetap seperti susunan
sumber daya manusia yang terdapat dalam organisasi. Struktur merupakan cara yang unik menempatkan manusia dalam rangka menciptakan sebuah organisasi. Dalam
struktur, manusia ditempatkan sebagai bagian dari suatu hubungan yang relatif tetap yang akan menentukan pola interaksi dan tingkah laku yang berorientasi pada tugas.
Universitas Sumatera Utara
26 2.
Karakteristik Lingkungan, mencakup dua aspek. Aspek pertama adalah lingkungan ekstern yaitu lingkungan yang berada di luar batas organisasi dan sangat berpengaruh
terhadap organisasi, terutama dalam pembuatan keputusan dan pengambilan tindakan. Aspek kedua adalah lingkungan intern yang dikenal sebagai iklim organisasi yaitu
lingkungan yang secara keseluruhan dalam lingkungan organisasi. 3.
Karakteristik Pekerja merupakan faktor yang paling berpengaruh terhadap efektivitas. Di dalam diri setiap individu akan ditemukan banyak perbedaan, akan tetapi kesadaran
individu akan perbedaan itu sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Jadi apabila suatu rganisasi menginginkan keberhasilan, organisasi tersebut harus dapat
mengintegrasikan tujuan individu dengan tujuan organisasi. 4.
Karakteristik Manajemen adalah strategi dan mekanisme kerja yang dirancang untuk mengkondisikan semua hal yang di dalam organisasi sehingga efektivitas tercapai.
Kebijakan dan praktek manajemen merupakan alat bagi pimpinan untuk mengarahkan setiap kegiatan guna mencapai tujuan organisasi. Dalam melaksanakan kebijakan dan
praktek manajemen harus memperhatikan manusia, tidak hanya mementingkan strategi dan mekanisme kerja saja. Mekanisme ini meliputi penyusunan tujuan strategis,
pencarian dan pemanfaatan atas sumber daya, penciptaan lingkungan prestasi, proses komunikasi, kepemimpinan dan pengambilan keputusan, serta adaptasi terhadap
perubahan lingkungan inovasi organisasi. Pengorganisasian organizing merupakan proses penyusunan struktur organisasi
yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah
departementalitasi dan pembagian kerja. Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling
berhubungan dapat dikerjakan bersama. Pembagian kerja adalah pemerincian tugas
Universitas Sumatera Utara
27 pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan
melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Kedua aspek ini merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan secara efisien dan efektif.
Proses pengorganisasi dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur berikut ini : 1.
Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logika dapat
dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur, tidak
efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu. 3.
Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme
pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisasi menjaga perhatiannya pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidak-efisienan dan konflik-konflik yang merusak
C. Misi dan Tujuan Organisasi
