xxxix ∙
Perusahaan mendapatkan ide-ide, saran, dan kritik yang berguna bagi perkembangan perusahaan juga terhadap
hubungannya dengan para karyawan dan pelanggan. §
Fungsi kotak saran bagi publik intern ∙
Karyawan merasa terpacu untuk selalu berfikir inovatif untuk kemajuan
perusahaan karena
terdapat sarana
untuk menyampaikan gagasan.
∙ Karyawan merasa lebih dihargai sehingga memiliki loyalitas
terhadap perusahaan. §
Fungsi kotak saran bagi publik ekstern ∙
Sebagai media komunikasi mayarakat untuk menyampaikan tanggapannya terhadap perusahaan atau instansi.
∙ Harapan mendapatkan pelayanan yang memuaskan
e. Pengertian Mengelola Kotak Saran
“Mengelola kotak saran” adalah kalimat dari gabungan kata mengelola dan kotak saran. Dimana dua kata tersebut telah dijelaskan di
muka. Sedangkan pengertian lebih lengkapnya adalah sebagai berikut: 1.
Arti Mengelola Kotak Saran Terjemahan bebas dari kalimat mengelola kotak saran menurut
gabungan dari kata mengelola dan kotak saran adalah: Menyelenggarakan suatu program kerja pelayanan terencana
terhadap publik tertentu, dalam bidang penampungan segala bentuk saran, ide, kritik maupun keluhan tentang lembaga, organisasi atau
xl program kerja tertentu, dengan sarana berupa kotak penampungan
saran atau media-media yang telah disepakati. Dimana program kerja pelayanan tersebut dilaksanakan secara terus-menerus, terkendali dan
berkesinambungan hingga sampai waktu yang telah ditentukan. 2.
Pengertian Mengelola Kotak Saran Dalam menarik pengertian mengelola kotak saran tidak dapat
dipisahkan dari peran
Public Relations
, karena pengelolaan kotak saran termasuk
dalam program
kehumasan. Untuk
mempermudah pembahasan mengenai pengertian mengelola kotak saran, dibawah ini
penulis jabarkan tentang tata cara praktisi
Public Relations
dalam melaksanakan tugas-tugas kehumasan, dimana metode-metode tersebut
lebih dikenal dengan nama proses
Public Relations
. Menurut Onong Uchjana Effendy 1993, proses
Public Relations
meliputi: 1
Penelitian
research
Tahap ini merupakan kegiatan mendapatkan data dan fakta
fact finding
yang erat sangkut-pautnya dengan pekerjaan yang akan digarap. Segala keterangan harus diperoleh selengkap mungkin,
jangan sampai di kemudian hari ternyata ada sesuatu yang tertinggal, yang untuk mendapatkannya diperlukan lagi waktu,
tenaga, dan biaya. Sehubungan dengan itu, imajinasi memegang peranan penting. Dengan imajinasi yang mendalam akan dapat
diperoleh gambaran yang luas mengenai segala sesuatu yang akan digarap. Dengan imajinasi
yang mendalam akan dapat dikumpulkan keterangan-keterangan mengenai hal-hal yang
mungkin akan menyebabkan kegagalan dalam pelaksanaan kelak. 2
Perencanaan
planning Public Relations Officer
melakukan penyusunan daftar masalah. Dengan adanya daftar tersebut akan dapat dilakukan pemikiran
dengan cepat untuk mengatasinya dan sekaligus menentukan orang-orangnya yang akan melaksanakan. Semua masalah yang
mungkin dihadapi kelak ditulis dan disusun dengan rapi dan jelas. Demikian pula pemikiran-pemikiran yang akan digunakan dalam
pemecahan masalah.
xli 3
Kegiatan
action
Disebut juga
dengan tahap
komunikasi. karena
dalam pelaksanaannya melibatkan banyak komunikan. Komunikasi antar
persona, komunikasi antar kelompok, komunikasi melalui media, dsb.
4 Evaluasi
evaluation
Tujuan utama dari evaluasi ialah untuk mengetahui apakah kegiatan
Public Relations
benar-benar dilaksanakan menurut rencana berdasarkan hasil penelitian atau tidak. Onong Uchjana
Effendy, 1993:124-131
Selain yang tersebutkan diatas, H.A. Saefudin 2003, juga menyebutkan
Public Relations
perlu memperhatikan beberapa hal dalam menjalankan programnya, yaitu sebagai berikut:
Bahwa dalam penyusunan program kehumasan, tidak terlepas dari
fungsi manajemen
yang mengintegrasikan
kepentingan masyarakat dengan kepentingan organisasi melalui suatu program yang
terpadu dan terencana yang dapat memenuhi kebutuhan kedua belah pihak. Terpadu dimaksudkan adalah bahwa disatu sisi setiap program
kehumasan harus disusun secara terpadu dalam mendukung setiap program satuan kerja lembaga pemerintah dimana humas itu berada.
Disisi lain agar keterpaduan lebih sempurna, maka setiap program masing-masing institusi kehumasan pemerintah perlu pula dipadukan
dalam suatu program yang terkoordinasi dan bersinergi sehingga menciptakan hasil guna yang maksimal bagi publik eksternal dan
publik internal. H.A. Saefudin, 2003: 58
Dengan berdasarkan uraian tentang tata laksana
Public Relations Officer
dalam menjalankan tugas-tugas kehumasan dan arti dari mengelola kotak saran, maka pengertian dari mengelola kotak saran
dapat disimpulkan sebagai berikut: Menyelenggarakan suatu program kerja pelayanan sebagai
penampung saran, ide, gagasan, kritik, dan keluhan dari publik tertentu yang berhubungan dengan instansi penyelenggara melalui media
berupa kotak atau sejenisnya, atau media-media komunikasi yang telah
xlii disepakati. Penyelenggara adalah praktisi
Public Relations
dimana dalam menyelenggarakan program kerja tersebut menggunakan
metode kehumasan dan mengutamakan kepentingan publik intern dan ekstern demi tercapainya tujuan-tujuan instansi.
f. Pengelolaan Kotak Saran di Rumah Sakit
