xxxi Diantara pendapat-pendapat diatas, Cutlip and Center memiliki pendapat
lebih lengkap, yakni seperti yang dikutip oleh Frida Kusumastuti 2002, sebagai berikut:
1. Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi.
2. Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik, dengan
menyebarkan informasi dari perusahaan kepada publik dan menyalurkan opini publik pada perusahaan.
3. Melayani publik dan memberikan nasehat kepada pimpinan organisasi
untuk kepentingan umum. 4.
Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dan publik baik internal maupun eksternal. Frida Kusumastuti, 2002: 23-24
Cutlip dan Center menambahkan bahwa fungsi
Public Relations
juga sebagai penasehat kepada pimpinan, tidak hanya sekedar menyampaikan
informasi dari publik, atau sebaliknya. Agar organisasi yang dipimpinnya tetap memiliki hubungan yang harmonis dengan publik.
Demikian antara lain fungsi-fungsi utama menurut beberapa para tokoh
Public Relations.
Dimana dari sekian pendapat tersebut dapat ditarik kesimpulan bawa fungsi manajemen
Public Relations
yaitu sebagai: 1.
Peneliti dan penilai selera dan sikap masyarakat atau publik. 2.
Penyelaras kebijakan organisasi dengan kepentingan umum. 3.
Media sirkulasi informasi ke luar dan ke dalam bagi pimpinan organisasi dan masyarakat.
4. Pembina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publik intern
dan ekstern.
a. Tugas dan Kewajiban
Public Relations
1. Menyampaikan pesan atau informasi dari perusahaan secara lisan,
tertulis atau visual kepada publik. Sehingga masyarakat atau publik
xxxii memperoleh pengertian yang benar dan tepat mengenai kondisi
organisasi, instansi atau perusahaan. 2.
Melakukan studi dan analisis atas reaksi serta tanggapan publik terhadap kebijakan dan langkah-langkah tindakan organisasi, termasuk
segala macam pendapat publik yang mempengaruhi organisasi. 3.
Menyampaikan fakta-fakta dan pendapat kepada para pelaksana tugas, guna membantu mereka dalam memberikan pelayanan yang
mengesankan dan memuaskan publik.
b. Tugas
Public Relations
di Instansi Pemerintah
Public Relations
di instansi pemerintah lebih dikenal dengan nama humas. Menurut F. Rachmadi 1994: 82-83, humas pemerintah pada
dasarnya melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut: 1.
Membina pengertian khalayak atas kebijakan instansinya, dalam hal ini, khalayak yang menjadi sasaran terdiri dari khalayak intern dan
ekstern.
2. Menyelenggarakan dokumentasi mengenai kegiatan-kegiatan yang
dilakukan instansinya. 3.
Memonitor dan mengevaluasi tanggapan dan pendapat umum masyarakat. Dalam rangka ini, humas harus melakukan komunikasi
dan membina hubungan baik dengan masyarakat. Dari dialog yang dilakukan oleh humas dengan masyarakat itu akan lahir tanggapan-
tanggapan dan pendapat masyarakat yang merupakan input yang amat berharga bagi instansi.
4. Mengumpulkan data dan informasi. Data dan informasi dapat
diperoleh secara aktif, yaitu dengan mengumpulkan dan menghubungi pihaksumber yang kompeten, dan dapat juga dilakukan secara pasif,
yakni menerima dari pelbagai sumber. Hasil pengumpulan data kemudian diolah, dianalisis, dan dibuat kesimpulannya. Pengolahan
data dan informasi yang diperoleh dari pelbagai sumber dalam masyarakat terutama untuk masukan kepada pejabat pengambil
keputusan. Dalam memproduksi informasi perlu diperhatikan: 1
Sifat informasi, yang bersifat: ∙
Rahasia ∙
Tinggi rendahnya nilai kualitas bagi khalayak
xxxiii ∙
Jangkauan kepentingan masyarakat 2
Golongan sasaran yang dituju 3
Media yang dimiliki 4
Media yang digunakan atau dimanfaatkan 5.
Mengkoordinasikan lalu-lintas informasi di dalam lingkungan instansi. 6.
Mengatur penyelenggaraan konferensi pers,
press tour, press interview
dengan pimpinan. F. Rachmadi juga menjelaskan, di Departemen Kesehatan, humas
menjadi salah satu bagian dari Biro Hukum dan Hubungan Masyarakat. Tugas-tugas humas tersebut adalah:
1. Memberikan penerangan kepada, dan menerima informasi dari instansi
di luar lingkungan departemen. 2.
Melakukan kerjasama dengan instansi lain dalam rangka memberikan penerangan kepada masyarakat.
3. Memberikan penerangan kepada, dan menerima informasi dari
masyarakat umum. F, Rachmadi, 1994: 81
C. Pengertian Mengelola Kotak Saran