Parameter AI6 Mengelola Perubahan

Tabel 6.2. Peningkatan Level Maturity Untuk Parameter Mengelola Perubahan lanjutan Atribut Maturity Usulan Perbaikan Responsibilities and accountabilities a. Tugas-tugas pemeliharaan diperinci hingga pada tingkat yang mengijinkan pengendalian tindakan-tindakan yang dilakukan oleh personel pemeliharaan. b. Tindakan-tindakan personel pemeliharaan dicatat, dan catatan tersebut direview untuk memastikan tugas tersebut sesuai dengan prosedur. Awareness and communication a. Adanya suatu proses perencanaan, persetujuan, dan inisiasi yang cepat dan efisien dalam pengidentifikasian, pengelompokkan, pengukuran dampak dan prioritisasi perubahan. b. Adanya perhatian akan dampak perubahan terhadap kebutuhan kapasitas dan performa proses-proses TI. Tools and automation Terdapat proses yang dilakukan dan didefinisikan dengan jelas serta tool terkait yang menyimpan status permintaan requestor. Berikut ini upaya yang dapat dilakukan untuk mempersiapkan perubahan sistem yang akan diterapkan, serta terdapat key indikator yang berfungsi sebagai alat kontrol pencapaian tujuan. Sasaran Aktivitas - Kebijakan perubahan diketahui oleh seluruh kalangan terkait TI, dan diterapkan secara sistematis. - Terdapat perangkat proses terotomasi untuk mendukung aliran kerja, rencana kerja, pengujian, konfigurasi, dan distribusi manajemen perubahan. KPI - Jumlah versi software berbeda yang terinstal. -Jumlah perbaikan darurat yang tidak mungkin dilakukan saat pengelolaan normal. Sasaran Proses - Dilakukannya suatu prosedur acceptance test yang menyeluruh sebelum melakukan perubahan. - Adanya perhatian akan dampak perubahan terhadap kebutuhan kapasitas dan performa proses-proses TI. KGI Proses - Rentang waktu antara tersedianya update dan pelaksanaan update-nya. -Rasio persetujuan dan penolakan permintaan penerapan perubahan. Sasaran TI - Adanya suatu sistematika penelusuran dan pengawasan perubahan yang menjadikannya sebagai parameter proses perubahan. - Proses formal serah terima dari proses pengembangan dan operasional telah didefinisikan dengan baik. KGI TI - Menurunnya jumlah layanan yang terhenti yang diakibatkan perubahan - Jumlah perbaikan yang bersifat darurat. - Menurunnya jumlah kesalahan yang terjadi dalam sistem yang diakibatkan oleh perubahan. Diukur dengan Diukur dengan Diukur dengan Gambar 6.4. Rekomendasi Upaya Peningkatan Parameter Mengelola Perubahan Berdasarkan KPI dan KGI

6.3. Level Maturity Untuk Domain Delivery and Support DS

Domain pelayanan memiliki nilai maturity dengan rata-rata 3, jika dilihat dari beberapa aspek, kondisi ini menandakan : Proses pelayanan dilaksanakan setelah dilakukannya perencanaan, pemilihan teknologi dan implementasi. Permasalahan pada proses perencanaan dan pemilihan teknologi dan implementasi juga mempengaruhi proses pelayanan. Dalam proses pelayanan, terdapat perbedaan pelayanan antara satu karyawan dengan karyawan lainnya. Hal ini disebabkan ada karyawan yang mengikuti prosedur yang ditetapkan dan ada juga karyawan yang menyimpang dari prosedur tersebut. Semua ini disebabkan oleh pihak manajer maupun pihak terkait tidak melakukan kontrol di lapangan mengenai bagaimana proses pelayanan standar yang seharusnya diterapkan. Salah satu cara mengatasi keadaan ini adalah dengan meningkatkan nilai maturity parameter dengan nilai paling rendah pada domain pelayanan yaitu parameter DS11 mengelola data. Peningkatan ini diharapkan dapat meningkatkan nilai maturity untuk domain pelayanan.

6.3.1. Parameter DS11 Mengelola Data

Tingkat kematangan yang diperoleh pada parameter mengelola data adalah 2, dimana untuk memperoleh kondisi yang lebih optimal, maka posisi ini harus ditingkatkan minimal posisi 4. Tidak Ada Dioptimalisasi 5 Diatur 4 Ditetapkan 3 Dapat Diulang 2 Inisialisasi 1 Gambar 6.5. Level Maturity Untuk Parameter Mengelola Data Aspek yang terdapat pada parameter ini adalah aspek informasi. Proses pengelolaan data belum memiliki prosedur baku, serta belum terdapat komunikasi atau pelatihan formal atas prosedur standar, dan tanggungjawab diserahkan pada individu. Terdapatnya kepercayaan yang tinggi pada kemampuan individu, mengakibatkan hanya karyawan tertentu yang dapat mengelola data. Upaya peningkatkan level maturity untuk parameter mengelola data dari tingkat kematangan 2 menjadi 4 dapat dilihat pada Tabel 6.3 dan Tabel 6.4. Tabel 6.3. Peningkatan Level Maturity Untuk Parameter Mengelola Data Mencapai Level 3 Atribut Maturity Usulan Perbaikan Skill and expertise a. Melakukan identifikasi kebutuhan skill dalam mengelola data dan mendokumentasikan secara lengkap b. Mulai melaksanakan pelatihan formal bagi staf pengelolaan data dalam hal: a. Pemahaman pada hal-hal yang berkaitan dengan pengelolaan data termasuk backup dan restore. b. Penerapan prosedur c. Penggunaan tools Policies standards and procedure Melakukan pendefinisian dan pendokemuntasian prosedur sebagai acuan dalam melakukan aktivitas penting dalam mengelola data, seperti: 1. Prosedur backuprestorasi dan 2. Prosedur penghapusan peralatanmedia.