Parameter DS11 Mengelola Data

Tabel 6.3. Peningkatan Level Maturity Untuk Parameter Mengelola Data Mencapai Level 3 lanjutan Atribut Maturity Usulan Perbaikan Goal setting and measurement a. Menetapkan tujuan dan pengukuran dalam pengelolaan data yang dikaitkan dengan tujuan bisnis. b. Melakukan pengawasan terkait dengan pelaksanaan pengelolaan data, pada sasaran aktivitas berikut: Goal setting and measurement 1. Melaksanakan backup dan pengujian restorasi 2. Mengelola penyimpanan data baik onsite maupun offsite 3. Melakukan penghapusan data dan perangkatnya secara aman. c. Melakukan pengukuran kinerja mengelola data yang mencakup : Frekuensi pengujian backup dan rata-rata waktu untuk restorasi data. Responsibilities and accountabilities 1. Menetapkan pelaksana yang bertanggunjawab dalam menjalankan: 1. Backuprestore 2. Penghapusan data 3. Penyimpanan dan kearsipan data 2. Menetapkan kepemilikan data, permasalahan integritas dan Tabel 6.3. Peningkatan Level Maturity Untuk Parameter Mengelola Data Mencapai Level 3 lanjutan Responsibilities and accountabilities 3. keamanan data dikendalikan oleh pihak yang bertangungjawab 4. Melakukan pendefinisian dan penetapan tanggungjawab terhadap perencanaan dan pengujian kinerja perusahaan secara berkelanjutan. Penetapan tujuan dan pengukuran layanan yang baik sesuai dengan tujuan perusahaan Tabel 6.4. Peningkatan Level Maturity Untuk Parameter Mengelola Data Mencapai Level 4 Atribut Maturity Usulan Perbaikan Skill and expertise a. Melakukan update secara rutin kebutuhan kompetensi dalam pengelolaan data untuk mendapatkan keahlian dan sertifikasi. b. Menjalankan pelatihan formal dan knowledge sharing bagi staf pengelolan data yang dilakukan sesuai dengan rencana dalam hal: 1. Pemahaman pada hal-hal yang berkaitan dengan pengelolaan data 2. Penerapan prosedur 3. Penggunaan tools c. Melakukan evaluasi terhadap efektivitas rencana pelatihan. Tabel 6.4. Peningkatan Level Maturity Untuk Parameter Mengelola Data Mencapai Level 4 lanjutan Atribut Maturity Usulan Perbaikan Policies standards and procedure i. Melaksanakan prosedur-prosedur secara lengkap untuk pengelolaan data, yang mengacu pada standar, menerapkan internal best-practice, telah diformalkan dan disosialisasikan secara luas pada semua lingkup organisasi, yang meliputi: 1. Prosedur penyimpanan dan kearsipan data. 2. Prosedur mengelola media library 3. Prosedur pengamanan pada penghapusan media 4. Prosedur backup dan restore b. Melakukan sharing knowledge berkaitan dengan pelaksanaan prosedur pengelolaan data tersebut. Goal setting and measurement 1. Melakukan kesepakatan dengan pengguna layanan TI atas indikator pencapaian sasaran dan kinerja yang berkaitan dengan kebutuhan bisnis. 2. Menjalankan pengawasan dengan menggunakan proses yang terdefinisi 3. Melakukan perbaikan secara berkelanjutan pada proses pengelolaan data. Tabel 6.4. Peningkatan Level Maturity Untuk Parameter Mengelola Data Mencapai Level 4 lanjutan Atribut Maturity Usulan Perbaikan Responsibilities and accountabilities 1. Mendefinisikan tanggungjawab dan kepemilikan dalam pengelolaan data secara jelas. 2. Mengkomunikasikan dalam organisasi atas tanggungjawab kepemilikan dan pengelolaan data yang sudah didefinisikan dan ditetapkan secara jelas. 3. Menumbuhkan budaya memberikan penghargaan bagi pengemban peran yang berprestasi sebagai upaya memotivasi. Awareness and communication a. Memahami kebutuhan manajemen data secara utuh b. Melakukan sosialisasi mengenai berbagai hal yang berkaitan dengan kebutuhan pengelolaan data. c. Melakukan komunikasi berkaitan dengan pengelolaan data, untuk dapat mencari solusi permasalahan. Tools and automation a. Pemanfaatan tools yang terkini dalam mendukung prosedur pengelolaan data, sesuai dengan rencana standardisasi penggunaan tools, yang meliputi: 1. BackupRestore, dengan menggunakan utility program yang terdapat dalam DBMS, atau aplikasi khusus yang ditujukan untuk backup dan restore. b. Inventory Media Library dengan aplikasi tertentu. Berikut ini upaya yang dapat dilakukan untuk mengelola data, serta terdapat key indikator yang berfungsi sebagai alat kontrol pencapaian tujuan. Sasaran Aktivitas - melakukan back up data dan menguji restorasi. - mengelola penyimpanan data onsite dan offsite. - melakukan penghapusan data secara aman. KPI - frekuensi pengujian back up. - rata-rata waktu untuk restorasi data. Sasaran Proses - memelihara kelangkapan, akurasi, validitas, aksentabilitas data yang disimpan. - mengamankan data selama penghapusan. - mengelola media penyimpanan secara efektif. KGI Proses - persentase kesuksesan restorasi data. - banyaknya insiden, dimana data masih bisa diambil setelah dilakukan penghapusan. Sasaran TI - mengoptimalkan penggunaan informasi. - memastikan informasi yang kritikal dan konfidensial dari pihak yang tidak berhak. - memastikan kepatuhan IT pada regulasi yang berlaku. KGI TI - kepuasaan karyawan terhadap keresediaan data. - indisen ketidakpatuhan terhadap peraturan disebabkan permasalahan dalam manajemen penyimpanan. Diukur dengan Diukur dengan Diukur dengan Gambar 6.6. Rekomendasi Upaya Peningkatan Parameter Mengelola Data Berdasarkan KPI dan KGI

6.4. Level Maturity Untuk Domain Monitor and Evaluate ME

Domain pengawasan dan evaluasi memiliki nilai maturity dengan rata-rata 3, jika dilihat dari beberapa aspek, kondisi ini menandakan : Pengawasan dan evaluasi yang dilaksanakan PLN masih jauh dari standar yang ditentukan. Pengawasan ini hanya dilakukan sebagai formalitas semata, sehingga permasalahan yang terjadi dalam proses kerja tidak diketahui secara utuh. Padahal untuk pengawasan dan evaluasi telah disediakan inftrastruktur maupun aplikasi yang dapat digunakan, seperti untuk pengukuran kinerja, menggunakan balance scorecard, pada pelaksanaannya metode ini hanya digunakan jika telah terjadi masalah, tidak berdasarkan periode yang ditetapkan. Salah satu cara mengatasi keadaan ini adalah dengan meningkatkan nilai maturity parameter dengan nilai paling rendah pada domain pengawasan dan evaluasi yaitu parameter ME1 mengawasi dan mengevaluasi performasi TI. Peningkatan ini diharapkan dapat meningkatkan nilai maturity untuk domain pengawasan dan evaluasi.

6.4.1. Parameter ME1 Mengawasi dan Mengevaluasi Performasi TI

Tingkat kematangan yang diperoleh pada parameter mengawasi dan mengevaluasi performasi TI adalah 3, dimana untuk memperoleh kondisi yang lebih optimal, maka posisi ini harus ditingkatkan minimal posisi 4. Tidak Ada Dioptimalisasi 5 Diatur 4 Ditetapkan 3 Dapat Diulang 2 Inisialisasi 1 Gambar 6.7. Level Maturity Untuk Parameter Mengawasi Dan Mengevaluasi Performasi TI Aspek yang terdapat pada parameter ini adalah aspek aplikasi, infrastruktur, informasi dan manusia. Pengawasan dan evaluasi yang dilakukan oleh bagian terkait perlu diperketat, maksudnya pengawasan yang dilakukan seharusnya berkesinambungan. Dengan menggunakan metode baru, seperti performance prism, PLN dapat meningkatkan kinerja, karena makin sesuai metode pengukuran kinerja dengan perkembangan teknologi, maka kinerja perusahaan akan semakin maksimal. Upaya peningkatkan level maturity untuk parameter mengawasi dan mengevaluasi performasi TI dari tingkat kematangan 3 menjadi 4 dapat dilihat pada Tabel 6.5. berikut : Tabel 6.5. Peningkatan Level Maturity Untuk Parameter Mengawasi Dan Mengevaluasi Performasi TI Atribut Maturity Usulan Perbaikan SE a. Pelaksanaan sosialisasi mengenai pentingnya menjaga mutu kerja yang berhubungann dengan kinerja serta perkembangan perusahaan. b. Perencanaan dan pelaksanaan pelatihan formal dalam proses operasi knowledge management PSP Jadwal dan tugas operasi didokumentasikan dan dikomunikasikan pada bagian yang bersangkutan. TA Pengukuran kinerja menggunakan Performance prism, balance scorecard GSM a. Peningkatan kualitas dan efektifitas SDM b. Pengawasan yang ketat terhadap aktifitas harian terhadap tingkat layanan dan peningkatan kinerja yang telah ditentukan