85
VI.2.3 Tahap 3 : Menentukan Target Bagi SITI
Setelah dilakukan beberapa analisis pada tahapan sebelumnya, maka kegiatan pada tahap ini adalah :
1. Identifikasi masalah dan solusi internal
a Sistem pengolahan data yang tidak terintegrasi
GSD tidak memiliki sistem pengolahan data yang terintegrasi secara nasional, padahal cakupan wilayah GSD sangat luas. Data yang dimaksud adalah
data marketing, data logistik. Berikut penjelasan lebih rinci tentang pengolahan data yang dimaksud.
a.1 Data marketing Yang termasuk dalam data pada aktifitas marketing adalah data potensi
bisnis, data survey peluang bisnis, data proposal penawaran, data pelanggan. Data potensi bisnis adalah data yang memuat objek yang potensial untuk peluang
bisnis pengelolaan gedung. Data survey peluang bisnis adalah data hasil kajian terhadap suatu objek yang
mungkin dijadikan sebagai data potensial pengelolaan bangunan. Data proposal penawaran adalah data yang memuat semua penawaran GSD
terhadap calon pelanggan baik melalui proses tender ataupun tidak. Data pelanggan adalah data yang memuat semua pelanggan yang saat ini menjalin
kerja sama dengan GSD. Saat ini, data tersebut di atas, disimpan oleh masing-masing daerah operasi
dan jika dibutuhkan dikirimkan melalui surel ke area dan diteruskan ke pusat. Adapun aliran data dapat dilihat pada Gambar 6.4.
86 Gambar 6.4 Aliran Data GSD
Sistem aliran data yang seperti ini tidak efisien dan efektif mengingat organisasi tidak bisa mendapatkan data terkini dengan cepat.
Solusi :
GSD membangun sistem data yang terintegrasi secara nasional sehingga tidak ada hambatan dalam mengakses data.
a.2 Data Logistik dan Inventori Masalah utama yang dihadapi oleh logistik adalah informasi tentang
pemasok barang dan jasa di daerah. Dalam proses pengadaan barang dan jasa, GSD daerah melakukan permintaan kepada GSD Area untuk disetujui. Masalah
yang kemudian dihadapi oleh GSD Area adalah kurangnya informasi akan pemasok di daerah tersebut sehingga harus dilakukan survey terlebih dahulu
terhadap pemasok yang memenuhi persyaratan perusahaan. Akibatnya, proses pengadaan barang atau jasa memakan waktu dan biaya yang lebih banyak dari
seharusnya.
Solusi :
GSD bisa membangun sistem informasi terintegrasi yang memuat nama vendor, spesifikasi pekerjaan vendor, alamat dan nomor telepon vendor.
Dimana, setiap daerah wajib melakukan up-date terhadap data vendor ini setiap 3 bulan sekali.
GSD Daerah
GSD Area
GSD Pusat
87 GSD membangun sistem informasi daftar inventaris . Dimana dalam SI ini
memuat daftar inventaris berisi suku cadang, staf pembelian, sejarah, daftar peralatan yang digunakan, pesanan pembelian, dan lain-lain sesuai kebijakan
tim pengelola gedung. Dimana SI ini mengintegrasikan perintah kerja pemeliharaan bangunan, jadwal perintah kerja, inventory control, dan pesanan
pembelian manajemen. Jadi, program secara langsung dapat mengotomasi manajemen pemeliharaan bangunan beserta infrastrukturnya.
b Kegiatan Operasional
Kegiatan operasional GSD tidak berjalan secara terintegrasi, sehingga menyulitkan manajer pengelola gedung dalam hal merencanakan operasional
pengelolaan gedung. Terlebih lagi untuk pengelolaan gedung dimana untuk beberapa daerah dirangkap oleh satu orang manajer saja.
Solusi :
GSD menyusun SOP pengelolaan gedung sesuai dengan konsep Kegiatan
Pemeliharaan yang Terencana preventive maintenance
Mengadopsi sistem operasional yang terintegrasi sehingga memudahkan
perencanaan dan pelaksanaan pemeliharaan bangunan.
c Ketergantungan eksekutif terhadap admin dan bawahan dalam mendapatkan
informasi terbaru. Hal ini menyebabkan lambatnya eksekutif dalam memperoleh data terkini.
Solusi :
GSD membangun basis data yang terintegrasi dan dapat diakses oleh eksekutif kapan saja dan dimana saja.
88 d
GSD saat ini sedang dalam tahap ekspansi bisnis yaitu memasarkan jasanya di luar Telkom Grup. Namun yang terjadi adalah GSD masih fokus hanya pada
projek pengelolaan gedung Telkom Grup saja. Dalam hal ini aktifitas pemasaran adalah aktifitas yang sangat penting. GSD perlu merumuskan
strategi pemasaran yang lebih rinci agar kegiatan pemasaran dapat menambah pasar di luar Telkom Grup.
Solusi :
GSD mengadopsi Sistem Informasi Eksekutif, yang mampu membantu eksekutif dalam menyediakan informasi untuk merumuskan strategi yang
harus dijalankan perusahaan. GSD mengadopsi Sistem Informasi Pemasaran yang membantu tenaga
pemasar di level bisnis dalam merumuskan kegiatan pemasaran dan menjalankannya.
2. Identifikasi peluang bisnis dari eksternal organisasi
Dengan memperbaiki sistem yang ada saat ini, peluang bisnis dari
eksternal organisasi dapat ditingkatkan.
Optimalisasi situs GSD. Situs ini direkonstruksi sehingga menjadi lebih informatif dan mempersepsikan kepada pengunjung situs bahwa GSD adalah
facility management seperti yang saat ini sedang diusahakan oleh GSD. Mengadopsi teknologi terkini yang sesuai dengan strategi perusahaan untuk
membangun halangan-halangan bagi pendatang baru dan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif.
89
3. Analisis Kesenjangan GAP
Dari hasil analisis terhadap kebutuhan akan SITI dan SITI yang tersedia maka didapat poin pengembangan SITI yang belum ada dan perbaikan terhadap
SITI saat ini. Cakupan wilayah operasional GSD yang sangat luas, namun GSD tidak
memiliki sistem yang memudahkan perusahaan dalam mengakses dan memperoleh data terkini dari tiap wilayah operasi.
Banyaknya gedung yang dikelola oleh GSD dan tersebar di seluruh Indonesia, namun tidak disertai dengan akses informasi cepat dan terkini terhadap
gedung tersebut. GSD memiliki situs resmi, namun penggunaannya perlu dioptimalisasi
sehingga bisa memberikan persepsi bahwa GSD adalah perusahaan yang bergerak di bidang facility management.
4. Membuat Dasar Kebijakan SITI
Diperlukan dasar kebijakan yang jelas dalam mengadopsi SITI guna mengatasi permasalahan organisasi. Dalam hal ini organisasi perlu mengeluarkan
suatu kebijakan yang resmi, sehingga penggunaan SITI ini memilki dasar yang kuat. Kebijakan tersebut dapat berupa Keputusan Direksi yang memuat tentang
segala kekuatan hukum bagi SITI agar dapat dijalankan oleh pihak-pihak terkait dalam organisasi.
VI.3 Integrasi Sistem Informasi dan Strategi Bisnis
Kategori