19
II.4 Metode Perencanaan Sistem Informasi Strategis SIS
Sistem teknologi informasi dikenal dengan nama senjata strategis strategic weapon karena dapat digunakan untuk menerapkan strategi untuk
mendapatkan keunggulan kompetitif. Banyak perusahaan menerapkan sistem teknologi informasi untuk bersaing, tetapi banyak dari mereka yang gagal
mendapatkan keunggulan kompetitif. Secanggih apapun teknologi informasi tidak akan menghasilkan
keuntungan kompetitif berkelanjutan jika tidak direncanakan dengan baik. Sistem teknologi informasi yang tidak direncanakan dengan baik hanya akan mendukung
sasaran unit tertentu di organisasi bukan sasaran korporasi secara keseluruhan atau bahkan tidak jelas mendukung sasaran yang mana. Keuntungan kompetitif hanya
diperoleh jika organisasi mampu mengeksploitasi kemampuan teknologi informasi ini konsisten dengan tujuan organisasi secara terus menerus.
Faktor penting dalam proses perencanaan SIS adalah penggunaan metodologi, dengan tujuan meminimalkan resiko kegagalan, memastikan
keterlibatan semua
pihak yang
berkepentingan serta
meminimalkan ketergantungan terhadap individu, dan lebih menekankan kepada proses dan
sasaran yang ditentukan.
II.4.1 Metode Perencanaan Strategis SI menurut Jhon Ward dan Joe Peppard
Konsep pemikiran Perencanaan Strategis SITI dari John Ward berangkat dari adanya kondisi investasi SI dan TI di masa lalu yang kurang dapat
memberikan manfaat bagi tujuan bisnis organisasi, menangkap peluang bisnis, dan adanya fenomena semakin meningkatnya keunggulan kompetitif organisasi
20 karena mampu memanfaatkan potensi SI dan TI. Keadaan tersebut dapat terjadi
karena rencana strategis SI dan TI yang kurang fokus pada bisnis, dilakukan oleh bagian yang kurang mengerti peluang bisnis, dan hanya membuat strategi karena
kebutuhan teknologi semata. Oleh karena itu John Ward membuat kerangka Perencanaan Strategis SITI yang didasarkan pada kebutuhan bisnis. Tahapan-
tahapan Perencanaan Strategis SITI tersebut dibagi dalam 2 tahapan yaitu tahapan masukan dan tahapan keluaran.
A. Tahapan Masukan
Tahapan masukan ini berisi identifikasi dan analisis kondisi bisnis internal dan eksternal dan kondisi SITI internal dan eksternal organisasi. Identifikasi dan
analisis tersebut akan menjadi pertimbangan dan bahan dalam menentukan renstra SI. Tahapan masukan ini terdiri dari:
A.1 Menentukan situasi lingkungan eksternal organisasi
Situasi lingkungan eksternal dalam organisasi diidentifikasi melalui: 1.
Rencana Bisnis Business Plan, Parameter lingkungan eksternal dalam business plan tersebut adalah:
a. Pengaruh ekonomi, politik, ekologi, teknologi, social, dan hukum terhadap
bisnis pada industri dan organisasi. Parameter tersebut akan menghasilkan value bagi perusahaan
b. Pengaruh Stakeholder bagi bisnis dan organisasi. Parameter tersebut akan
menghasilkan objective bagi perusahaan c.
Pengaruh Pressure Groups bagi perusahaan, yang menghasilkan threat dan opportunity bagi organisasi dan bisnis.
21 2.
Diagram Five Forces Porter dengan parameter berupa pesaing, pendatang baru, produk pengganti, konsumen dan pemasok
3. SWOT Strength, Weakness, Opportunity, and Threat
A.2 Menentukan situasi lingkungan internal organisasi
Berdasarkan hasil analisis Five Forces Porter dan SWOT internal yang dilakukan ke dalam organisasi maka manajer mengetahui:
1. Strategi yang digunakan sekarang, tujuan, sumber daya perusahaan, aktifitas,
budaya, dan nilai-nilai perusahaan. 2.
Alur proses dan informasi yang dibutuhkan. Selain itu, melalui rencana bisnis yang ada diperoleh pula visi, misi, strategi
yang sedang dilakukan, CSF, dan key value organisasi.
A.3 Menentukan situasi lingkungan internal SITI
Situasi lingkungan internal SI dan TI yang diperoleh melalui: 1.
Portfolio aplikasi mutakhir yang diperoleh melalui Strategic Grid McFarlan. Portfolio aplikasi tersebut dapat memberikan gambaran mengenai sebaran dan
pemanfaatan seluruh aplikasi yang telah, sedang, dan akan dibangun. 2.
Grafik Remenyl dan Welleck. Grafik tersebut dapat memberikan keadaan mutakhir system, komponen SITI dan pemroyeksiannya ke depan.
Untuk melengkapi hasil identifikasi lingkungan internal SI dan TI tersebut diperlukan pula informasi berupa:
1. Organisasi SI: ukuran, struktur, dan keterkaitannya dengan bisnis
2. Proses pengambilan keputusan.
3. Aset fisik organisasi, struktur, dan sumber daya manusia.
22 4.
Pengeluaran dan investasi bidang SI dan TI di organisasi tersebut. 5.
Metodologi yang
digunakan untuk
system bisnis,
analisis dan
pengembangannya. 6.
Aktifitas pengguna. 7.
Metode pelatihan bagi keseluruhan pegawai, dan 8.
Budaya perusahaan dan SITI Berdasarkan hasil identifikasi internal tersebut, dapat dilakukan analisis SI
dan TI ke depan dengan menggunakan: 1.
Analisis portfolio bisnis: McFarlan’s Grid 2.
Competitive Strategy Analysis, Five Forces Porter, dan 3.
Porter’s Value Chain Analysis
A.4 Menentukan situasi lingkungan eksternal SITI
Situasi lingkungan eksternal SI dan TI yang diperoleh berupa: 1.
Model perkembangan TI didunia. 2.
Perbandingan strategi yang digunakan pesaing dalam segi bisnis dan TI. 3.
TI yang dapat dimanfaatkan untuk mendukung proses bisnis.
B. Tahapan Keluaran
Tahapan Keluaran merupakan kegiatan guna menghasilkan suatu dokumen. Dokumen tersebut dihasilkan berdasarkan masukan dari proses renstra
SI. Dokumen yang dihasilkan berupa:
B.1 Strategi Manajemen SITI
Strategi manajemen SITI dibuat guna memastikan kebijakan yang tepat untuk mengatur SITI dan bisnis agar sesuai dengan tujuan organisasi dan
23 mengatur strategi unit subsistem bisnis agar didukung oleh rencana SITI. Strategi
manajemen SITI berisi:
1. Bentuk organisasi, berupa sumber daya, alokasi, kebijakan, dan
wewenangtanggung jawab terhadap keputusan SITI.
2. Kebijakan investasi, berupa aturan yang ditaati guna implementasi dalam
berinvestasi SITI. 3.
Kebijakan bagi vendor, berupa parameter yang digunakan untuk memilih vendor berdasarkan finansial dan kebutuhan teknologi.
4. Kebijakan yang berhubungan dengan SDM dan pelatihan, berupa kumpulan
kebijakan dan panduan untuk mengelola SDM. 5.
Kebijakan akuntansi, berupa kebijakan intensif mengenai akuntansi dan tarif sumber daya SITI.
B.2 Strategi Bisnis SITI
Strategi bisnis SITI memuat pernyataan mengenai kebutuhan bisnis yang akan
memanfaatkan SITI
dalam meraih
tujuannya sehingga
dapat menghubungkan antara strategi bisnis dengan SITI. Strategi SITI yang lengkap
berisi: 1.
Perspektif bisnis, yang didalamnya memuat strategi bisnis dalam konteks lingkungan internal dan eksternal, dan angka yang berhubungan dengan
lingkungan eksternal seperti konsumen, pemasok, dan pesaing. 2.
Informasi dan system informasi yang dibutuhkan. 3.
Penggunaan SITI di area bisnis yang tepat, meliputi area, aset, kekuatan, kelemahan, dan metodenya.
24 4.
Portfolio Aplikasi, yaitu jenis dan cara pengembangan aplikasi dalam bentuk matriks dan table. Matriks dan table tersebut digunakan sebagai dasar untuk
membuat dan memanipulasi aplikasi,seperti relasi entitas ERD, DFD, matriks dan diagram dekomposisi.
5. Strategi TI, yaitu cara sumber daya dan teknologi untuk mengatur dan
membangun strategi bisnis SI agar sesuai dengan manajemen. Hal yang dicakup di dalamnya adalah:
a. Information Resource Management IRM.
b. Communication System Network, berupa kebijakan kapasitas, perangkat
keras, perangkat lunak, operasi, manajemen aplikasi, organisasi dan sumber daya.
B.3 Mengevaluasi Strategi Bisnis dan Manajemen SITI
Evaluasi strategi bisnis dilakukan sebelum memanfaatkan sumber daya SITI, mengembangkan atau membuat aplikasi baru, membuat jaringan
komunikasi, mengubah struktur organisasi dan kegiatan lainnya. Evaluasi tersebut mencakup penilaian value investasi yang dilakukan organisasi baik pada sistem
atau teknologi dan melakukan prioritas terhadap strategi yang ada. Hasil evaluasi tersebut merupakan suatu keluaran yang dapat menjadi patokan bagi finansial
organisasi dan memberikan kepastian implementasi strategi.
II.5 Penyelarasan Sistem Informasi dengan Strategi Bisnis
Kategori