Tahap Pendahuluan

3.2.1 Tahap Pendahuluan

Tahap ini dilakukan sebagai studi awal sebelum melakukan penelitian yang terdiri dari:

1. Studi Lapangan

Studi Lapangan dilakukan sebagai observasi awal untuk mengetahui lebih jelas permasalahan yang diangkat dalam penelitian. Observasi awal dalam penelitian ini yaitu melakukan pengamatan langsung terhadap manajemen persediaan spare part dan penataan letak spare part pada gudang di PO. Safari Eka Kapti. Pengamatan tersebut dilakukan untuk mengetahui permasalahan tentang manajemen persediaan spare part dan penataan spare part pada gudang. Permasalahan yang muncul adalah kurang terealisasinya manajemen persediaan spare part yang baik karena sering terjadinya kekurangan dan kelebihan stock spare part serta kurang tertatanya letak spare part.

Selain pengamatan secara langsung, dalam studi lapangan ini juga dilakukan wawancara dengan pihak gudang dan para montir. Dari wawancara tersebut didapat informasi tentang masalah yang sering timbul dalam manajemen persediaan spare part yaitu kurang termonitoringnya stock spare part yang keluar dari gudang. Sehingga kurang teraturnya pihak gudang untuk melakukan pengadaan spare part. Dari wawancara tersebut juga diperoleh informasi sering mengeluhnya pihak gudang dalam pencarian spare part yang diminta montir karena kurang teraturnya letak spare part di gudang yang berakibat pada lamanya searching time .

2. Studi Kepustakaan

Tahap ini merupakan tahap pemahaman dan pencarian teori-teori yang mendasari penelitian ini. Studi literatur dilakukan untuk mencari ide-ide, rumusan-rumusan, dan konsep-konsep teoritis. Selain itu dari studi literatur dapat diketahui langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan dalam penelitian.

3. Perumusan Masalah

Perumusan masalah digunakan untuk mengidentifikasi dan merumuskan permasalahan yang akan diteliti. Perumusan masalah dilakukan dengan menetapkan sasaran-sasaran yang akan dibahas untuk kemudian dicari solusi pemecahan masalahnya. Perumusan masalah juga dilakukan agar dapat fokus dalam membahas permasalahan yang dihadapi. Perumusan masalah pada penelitian ini disusun berdasarkan permasalahan-permasalahan yang ada di perusahaan, yaitu masalah manajemen persediaan spare part dan kondisi gudang.

4. Tujuan Penelitian

Setelah perumusan masalah, langkah selanjutnya adalah penetapan tujuan. Tujuan penelitian ditetapkan agar penelitian yang dilakukan dapat menjawab dan menyelesaikan rumusan masalah yang dihadapi. Tujuan dari dilakukannya penelitian ini adalah melakukan perbaikan terhadap manajemen persediaan spare part sehingga mampu menimalkan biaya total persediaan spare part dan melakukan penataan terhadap gudang spare part yang meliputi: penataan ulang tata letak spare part, pembersihan giudang, dan standarisasi tetrhadap sistem yang ada di gudang.

5. Pembatasan Masalah

Agar masalah yang dibahas tidak menyimpang dari pokok permasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan maka dilakukan pembatasan masalah. Pada bagian ini akan dijelaskan hal-hal yang melatarbelakangi penetapan batasan masalah dalam penelitian ini.

Perusahaan memiliki tiga jenis armada bus, yaitu Marcedez-benz (OF/OH), Mitsubishi fuso (FM/FR) dan Hino Ranger (AK). Dalam penelitian ini, spare part yang dihitung adalah spare part Marcedez-benz (OF/OH) dan Mitsubishi fuso (FM/FR). Hal ini dikarenakan jenis armada yang dimiliki perusahaan kebanyakan Marcedez-benz (OF/OH) dan Mitsubishi fuso (FM/FR). Sebagian besar spare part yang di stock pada gudang merupakan spare part untuk jenis armada ini. Spare part tersebut dipesan dari satu supplier saja dengan waktu pengiriman (lead time) yang berbeda-beda, karena spare part tersebut di datangkan dari kota yang berbeda.

Pada gudang banyak sekali jenis spare part yang disimpan, akan tetapi ada beberapa spare part yang jarang disimpan (semi stock item). Oleh karena itu, data spare part yang diambil merupakan data spare part yang sering disimpan dan mempunyai frekuensi permintaan tinggi. Data spare part yang diambil adalah data pengadaan dan permintaan spare part pada bulan Januari hingga Desember 2008. Hal ini dikarenakan penelitian dilakukan pada bulan September 2009 dan penelitian ini memerlukan data dalam periode tahunan. Harga spare part yang dipakai juga harga spare part bulan Desember 2008, karena harga pada bulan ini paling mendekati dengan harga spare part pada tahun 2009.

Banyaknya spare part yang disimpan menyebabkan letak spare part pada gudang tidak teratur. Oleh sebab itu diperlukan penataaan ulang letak spare part tanpa mengubah tata letak tempat spare part. hal ini dikarenakan perusahaan tidak menghendaki adanya perubahan tata letak tempat penyimpanan spare part.