Tahap Pengumpulan Dan Pengolahan Data

3.2.2 Tahap Pengumpulan Dan Pengolahan Data

1. Pengumpulan Data

Pengumpulan data yang dilakukan meliputi pengumpulan data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh melalui pengamatan dan wawancara sedangkan data sekunder diperoleh dari dokumentasi perusahaan. Data primer yang dikumpulkan adalah data komponen ordering cost, holding cost, dan shortage cost . Sedangkan data sekunder yang dikumpulkan adalah:

· Data historis permintaan dan pengadaan serta biaya pengadaan spare part tahun 2008 · Data lead time pemesanan tiap spare part. · Data jenis spare part yang berada dalam gudang. · Data inventaris gudang.

2. Pengolahan Data

Pada tahap ini dilakukan pengolahan data dari data-data yang telah dikumpulkan. Adapun pengolahan data tersebut meliputi langkah-langkah sebagai berikut:

a. Uji Distribusi Kenormalan Data Permintaan Spare part

Untuk uji distribusi kenormalan data permintaan spare part, akan digunakan uji Kolmogorov-Smirnov. Uji Kolmogorov-Smirnov disini akan menguji dua buah hipotesis, yaitu

H 0 : Data permintaan spare part yang diuji berdistribusi normal

H 1 : Data permintaan spare part yang diuji tidak berdistribusi normal Untuk kriteria pengambilan keputusannya yaitu jika Signifikansi > 0,05 maka terima H 0 dan disimpulkan data tersebut berdistribusi normal. Sedangkan jika Signifikansi < 0,05 maka tolak H 0 dan terima H 1 serta disimpulkan data tersebut tidak normal. Dalam pengujian kenormalan data permintaan spare part disini akan digunakan bantuan software SPSS Statistic 17.0.

b. Perhitungan Holding Cost, Ordering Cost, Shortage Cost

Biaya-biaya yang digunakan untuk penentuan total biaya persediaan spare part adalah holding cost, ordering cost, shortage cost. Berikut ini adalah uraian dari masing-masing komponen biaya-biaya tersebut:

- Holding Cost

Holding cost adalah biaya yang digunakan untuk merawat persediaan spare part selama dalam gudang. Dalam menentukan holding cost, terdapat 2 komponen yaitu interest rate dan biaya operasional gudang. Biaya operasional gudang terdiri gaji pegawai gudang dan biaya listrik. Berikut adalah uraian perhitungan holding cost:

h b = I + B…………………………………………………………..(3.1) Dimana:

I = Interest rate B= Biaya operasional gudang Keteranagan :

I = bunga pinjam bank x harga spare part per item………………..(3.2) B= { ( gaji _ pegawai _ tiap _ bulan ´ 12 ) + Biaya _ listrik _ satu _ tahun ……….(3.3)

Jumlah _ spare _ part _ yang _ distock

- Ordering Cost Ordering cost merupakan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk

memperoleh item persediaan. Ordering cost dapat diperoleh dari:

…………………………………………………………(3.4) j

Dimana:

A = Ordering cost A = Ordering cost

b t = Biaya telepon selama selama satu tahun j = Jumlah seluruh order dalam satu tahun - Shortage Cost

Shortage cost merupakan biaya yang dikeluarkan perusahaan karena terjadi kekurangan stock. Shotage cost terdiri dari biaya transportasi extra (travel) yang sudah ditetapkan oleh perusahaan untuk masing-masing spare part .

c. Pengelompokan Spare part Berdasarkan Metode ABC

Pengelompokan spare part ini dilakukan untuk mengetahui tingkat kepentingan dari masing-masing item spare part. Secara umum dapat dikatakan bahwa pengelompokkan persediaan ABC didasar pada pemahaman bahwa, dalam perusahaan ada item persediaan yang meskipun jumlahnya tidak banyak, namun nilainya tinggi (A), dan sebalinya ada item persediaan yang jumlahnya sangat banyak namun nilainya tidak besar (C), dan diantara itu dikelompokkan dalam kelompok B. Tahap-tahap yang dilakukan dalam pengklasifikasian persediaan berdasarkan konsep ABC adalah:

1. Membuat daftar semua item yang akan diklasifikasikan dan harga beli masing-masing item spare part.

2. Menentukan jumlah pemakaian rata-rata per tahun untuk setiap item spare part tersebut.

3. Menentukan nilai pemakaian per tahun setiap item spare part dengan cara mengalikan jumlah pemakaian rata-rata per tahun dengan harga beli masing-masing item spare part.

4. Menjumlahkan nilai pemakaian tahunan semua item spare part untuk memperoleh nilai pemakaian total.

5. Menghitung persentase pemakaian setiap item spare part dari hasil bagi antara nilai pemakaian per tahun setiap item spare part dengan total nilai pemakaian per tahun.

6. Mengurutkan sedemikian rupa nilai pemakaian tahunan semua persediaan yang memiliki nilai uang yang palingbesar sampai yang terkecil agar mempermudah pembagian persediaan atas kelas A, B, atau C sesuai dengan aturan pengklasifikasian yang dipakai, yaitu kelompok A memiliki persentase jumlah barang 10% dan persentase nilai barang 70%, kelompok B memiliki persentase jumlah barang 20% dan persentase nilai barang 20%, dan kelompok C memiliki persentase jumlah barang 70% dan persentase nilai barang 10%.

d. Peramalan Jumlah Permintaan

Permintaan spare part umumnya bersifat intermitten. Oleh karena itu pengelolaannya perlu mempertimbangkan sifat intermitten tersebut. Strijbosch et al (1998) menyarankan untuk menggunakan metode peramalan Croston dalam meramalkan tingkat permintaan suatu spare part. Integrasi model peramalan yang sesuai dengan sifat intermitten ke dalam manajemen persediaan akan memudahkan pihak manajemen dalam mengambil keputusan yang tepat.

Metode Croston pada dasarnya memisahkan permintaan suatu item yang intermitten menjadi 2 bagian, yaitu ukuran permintaan ( * D

z ) dan waktu antar kedatangan permintaan ( A z ). Dengan mengacu pada persamaan 2.34 dan 2.35, maka akan di dapatkan nilai * D

z dan A z . Sehingga hasil forecast permintaan pada suatu periode dapat dihitung dengan menggunakan persamaan 2.36.

Dalam penentuan reorder point dan jumlah pemesanan disini akan menggunakan model persediaan continuos review dengan kebijakan backorder. Model Continous Review merupakan model pengendalian persediaan yang dapat mengakomodasi distribusi probabilistik dari sistem persediaan. Di dalam model

Continous Review , tingkat persediaan selalu diawasi dan jumlah order Q = ROP-I (dimana ROP=reorder point dan I= tingkat persediaan pada akhir periode) selalu dilakukan ketika tingkat persediaan I mencapai tingkat persediaan kembali ROP atau dibawahnya. Kemudian dengan adanya kebijakan backorder ini memungkinkan permintaan yang tidak dipenuhi pada periode tertentu akan dipenuhi pada periode berikutnya.

Sebelum menentukan reorder point dan jumlah pemesanan, terlebih dahulu mencari nilai lot pemesanan (q) dan safety factor (k) yang dapat diperoleh dari persamaan 2.9. Berikut adalah uraian dari langkah-langkah penentuan nilai lot pemesanan (q) dan safety factor (k).

1. Penentuan Lot Pemesanan (q)

Lot pemesanan merupakan jumlah item yang dipesan oleh perusahaan agar persediaan spare part digudang tetap aman dengan biaya total persediaan yang minimal. Lot pemesanan juga mampu meminimasi jumlah backorder . Lot pemesanan dapat dicari dengan melakukan turunan parsial pertama persamaan 2.9 terhadap q sama dengan nol. Sehingga nilai q optimal akan diperoleh dengan menggunakan persamaan 2.10.

2. Penentuan Safety Factor ( k )

Safety factor merupakan suatu variable keputsan yang digunakan untuk meminimasi jumlah backorder dengan meningkatkan jumlah safety stock. Dengan safety factor dapat diketahui nilai safety stock untuk masing- masing spare part. Safety factor dapat dicari dengan melakukan turunan parsial pertama terhadap persamaan 2.9 terhadap k sama dengan nol. Sehingga nilai k akan diperoleh dengan menggunakan persamaan 2.11

3. Penentuan Nilai Jumlah Pemesanan (Q)

Untuk menentukan nilai jumlah pemesanan (Q) atau jumlah order spare part yang optimal, maka terlebih dahulu menghitung nilai safety factor ( k ) dan lot pemesanan ( q ). Jumlah permintaan (Q) adalah sama dengan

nilai lot pemesanan ( q ). Untuk penghitungan nilai k dan q dapat dilakukan dengan menggunakan suatu algoritma. Algoritma yang dipakai

adalah algoritma yang telah dikembangkan oleh Hariga et al (2004). Adapun algoritma tersebut adalah sebagai berikut:

6. Langkah 1 :Mulai dengan q =

7. Langkah 2 :Gunakan nilai q untuk mendapatkan nilai k dengan persamaan 2.11

8. Langkah 3 :Hitung q dengan persamaan 2.10.

9. Langkah 4 :Ulangi langkah 2 sampai 3 hingga nilai q dan k tidak berubah.

10. Langkah 5 :Tetapkan bahwa * q= q dan k = k Jumlah pemesanan ditentukan dari nilai lot pemesanan ( * q ) optimal.

Untuk memudahkan perhitungan algoritma, disini digunakan software MATLAB agar dapat diperoleh perhitungan yang lebih sederhana dan mampu menghemat waktu pengerjaan laporan.

4. Penentuan Reorder Point (ROP)

Reorder point (ROP) atau pemesanan kembali merupakan suatu saat dimana harus diadakan pemesanan kembali untuk mencegah terjadinya kekurangan stock. ROP dapat diperoleh dari: ROP=DxL+SS…………………………………………….……….…(3.6) Dimana: SS= * k ´ s

thn ´ L …………………………………………..…....….(3.7) Keterangan:

SS= Safety stock

f. Penentuan Total Biaya Persediaan Spare part Berdasarkan Kebijakan Usulan

Dalam menentukan total biaya persediaan spare part sebagai langkah awal adalah melakukan simulasi montecarlo untuk mengetahui persediaan rata-rata spare part selama satu tahun, jumlah order, dan banyaknya stockout. Simulasi montecarlo merupakan simulasi dengan model probabilistic, dimana data degenerate dari bilangan random yang kemudian disusun suatu distribusi probabilitas. Langkah-langkah dalam Simulasi Montecarlo:

- Menentukan parameter yang diamati dalam sistem - Membuat distribusi frekuensi dan frekuensi kumulatifnya.

- Membuat distribusi probabilitas kumulatif. - Mengkaitkan nilai parameter dengan bilangan random. - Menggenerate sebuah stream dari bilangan bilangan random. - Dapatkan nilai parameter dari setiap bilangan random.

Untuk nilai jumlah pemesanan (Q) dan reorder point (ROP) yang digunakan adalah hasil dari perhitungan algoritma. Setelah dilakukan simulasi maka akan diketahui persediaan rata-rata spare part selama satu tahun, jumlah order, dan banyaknya stockout sehingga total biaya persedian spare part dapat dihitung dengan menggunakan persamaan sebagai berikut:

TC Total = ( r p ´ h b ) + ( j p ´ A ) + ( j s ´ s ) ………………………….…...(3.15) Dimana: r p = Rata-rata persediaan

j p = Jumlah order j s = Jumlah stockout

g. Penentuan Total Biaya Persediaan Spare part Berdasarkan Kebijakan Perusahaan

h. Penataan Ulang Tata Letak Spare part Pada Gudang

Penataan ulang tata letak spare part pada gudang dilakukan karena selama ini tata letak spare part pada gudang kurang teratur. Hal ini menyebabkan pihak gudang mengalami kesulitan dalam mencari lokasi tempat spare part yang akan digunakan. Pihak gudang juga tidak mengetahui apakah spare part yang diminta masih ada stocknya atau tidak karena lokasi spare part yang kurang teratur dan kadang tertutup oleh spare part yang lain.

Dalam penataan ulang tata letak spare part ini akan menerapkan metode 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke). Metode 5S ini digunakan karena disamping mampu menata tata letak spare part dengan lebih efektif dan efisien juga mampu membuat gudang spare part lebih bersih dari barang-barang yang tidak bermanfaat, rapi, dan memberikan kebiasaan kepada pihak gudang untuk melakukan perawatan guudang dan isinya. Adapun langkah-langkah penataan ulang tata letak spare part pada gudang dengan menerapkan metode 5S sebagai berikut. - Identifikasi Penyebab Searching Time Spare part Yag Lama

Untuk mengidentifikasi faktor-faktor penyebab searching time spare part yang lama di gudang, maka menggunakan digunakan diagram tulang ikan (fishbone diagram). Tujuan dari fishbone diagram adalah untuk mengetahui penyebab searching time spare part yang lama di gudang sehingga dapat segera diatasi. Pengidentifikasian faktor-faktor ini dilihat dari lima segi, yaitu Untuk mengidentifikasi faktor-faktor penyebab searching time spare part yang lama di gudang, maka menggunakan digunakan diagram tulang ikan (fishbone diagram). Tujuan dari fishbone diagram adalah untuk mengetahui penyebab searching time spare part yang lama di gudang sehingga dapat segera diatasi. Pengidentifikasian faktor-faktor ini dilihat dari lima segi, yaitu

- Penerapan 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) Dalam Penataan

Ulang Tata Letak Spare part Pada Gudang

Pada tahapan ini akan dilakukan penerapan metode 5S dalam penataan ulang tata letak spare part pada gudang. Metode ini tidak hanya menata tata letak spare part saja, tetapi juga bisa memberikan standarisasi terhadap sistem- sistem yang ada pada gudang. Dengan diterapkannya metode ini, diharapkan gudang spare part menjadi rapi, bersih, teratur dan mampu meningkatkan kedisplinan dan kesadaran pegawai gudang dalam memelihara gudang dalam jangka waktu yang lama. Adapun penjelasan metode 5S adalah sebagai berikut

1. Seiri

Pada tahap ini akan dilakukan proses penyortiran atau pemilahan spare part , apakah spare part di gudang diperlukan lagi atau tidak. Langkah awal yang dilakukan adalah pembersihan lantai gudang spare part. Jadi spare part yang ada di lantai gudang dibersihkan. Setelah itu dilakukan pendataan fasilitas-fasilitas apa saja yang ada di gudang. Langkah terkahir dalam tahap ini adalah mengelompokkan dan mengurutkan spare part dalam kategori masing-masing jenis spare part. Semua spare part yang sejenis dikelompokkan menjadi satu untuk memudahkan penempatan spare part pada tempat penyimpanan spare part.

2. Seiton

Pada tahap ini, dilakukan penempatan spare part pada tempat penyimpanan spare part yang tersedia di gudang. Menempatkannya secara berurutan semua spare part yang telah dikelompokkan pada tempat penyimpanan spare part. Kemudian dimasukkan ke dalam wadah bila perlu dan dilengkapi dengan label yang berisi informasi mengenai spare part yang berada di lokasi tersebut. Untuk itu diperlukan penghitungan jumlah lokasi, diperlukan penghitungan jumlah spare part , sehingga akan diketahui apakah jumlah lokasi dengan jumlah spare part seimbang, jika tidak maka dicari solusinya.

Dalam penempatan spare part disini dikelompokkan berdasarkan kesamaan jenis, sifat, dan karakteristik dari spare part tersebut. Misalnya spare part jenis baut dikelompokkan menjadi satu dalam beberapa tempat yang berdekatan, spare part jenis bulb dan switch di tempatkan berdekatan karenan memiliki kesamaan sifat. Sebelum dilakukan penempatan spare part pada tempat yang telah tersedia di gudang, maka terlebih dahulu dilakukan penamaan atau memberi kode terhadap tempat-tempat untuk spare part seperti rak, meja, ember, dan gantungan agar letak spare part di gudang menjadi lebih jelas. Sehingga mempermudah dalam pencarian spare part dan meminimalkan searching time.

3. Seiso

Setelah seiri dan seiton dilaksanakan, maka seiso atau kebersihan merupakan tahap selanjutnya. Pada tahap ini akan dilakukan pembuatan prosedur kebersihan atau jadwal piket pegawai gudang untuk membersihkan gudang. Langkah-langkah yang dilakukan dalam pembuatan prosedur adalah menentukan hal-hal apa saja yang akan dilakukan dalam pembersihan Setelah seiri dan seiton dilaksanakan, maka seiso atau kebersihan merupakan tahap selanjutnya. Pada tahap ini akan dilakukan pembuatan prosedur kebersihan atau jadwal piket pegawai gudang untuk membersihkan gudang. Langkah-langkah yang dilakukan dalam pembuatan prosedur adalah menentukan hal-hal apa saja yang akan dilakukan dalam pembersihan

4. Seiketsu

Pembuatan standarisasi sangat diperlukan agar apa yang telah dirancang dapat terlaksana dengan baik. Untuk itu maka diperlukan alur prosedur untuk perbaikan sistem yang ada, yakni administrasi dan dokumentasi dengan penggunaan laporan T/L (Transaksi dan Lokasi), kartu stok, dan penggunaan data berbasis komputer. Perlu dibakukan juga format atas pembukuan, penginputan dan komputasi, stok dan sebagainya. Oleh karena itu diperlukan sebuah standar atas prosedur yang dilakukan di gudang spare part PO. Safari Eka Kapti, yaitu dengan pembuatan Standard Operational Procedure (SOP) sehingga setiap langkah yang dilakukan mempunyai aturan yan jelas yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Standarisasi lokasi penempatan material sangat diperlukan, yaitu dengan melakukan pelabelan atas lokasi material yang ada. Selain itu, guna mempermudah dan mempercepat pencarian spare part maka diperlukan suatu program komputer (software). Software ini bisa digunakan dalam proses pencariaan lokasi spare part, sehingga mampu mempermudah dan mempercepat proses pencarian spare part.

5. Shitsuke

Shitsuke meruapakan tahap akhir dari penerapan sistem 5S yang dilakukan. Disiplin merupakan kunci yang harus dijalankan atas sistem dan penataan yang telah dilakukan sebelumnya. Pada tahap ini dibuat 5S Audition Checklist sebagai panduan melakukan audit, kemudian ditentukan jadwal audit berkala yang dapat dilakukan oleh officer maupun manajemen.

i. Pembuatan Aplikasi Software Pemantauan Posisi Persediaan Spare part

Selama ini perusahaan merasa kesulitan dalam memantau posisi persediaan spare part . oleh karena itu maka diperlukan alat bantu yang bisa digunakan untuk memantau posisi persediaan spare part. Alat bantu tersebut berupa program pada komputer (software). Software tersebut memiliki fungsi untuk memantau posisi persedian dan mengetahui letak spare part yang berada dalam gudang. Dengan adanya software ini, pegawai gudang bisa memantau posisi persedian semua spare part yang disimpan setiap saat dan mengetahui semua letak spare part di gudang sehingga mampu meminimalkan searching time. Software ini dibuat dengan menggunakan program VIBI 06 yang di integrasikan dengan Microsoft Acces 2007 untuk databasenya. Adapun langkah-langkah dalam pembuatan aplikasi manajemen persediaan ini dapat dilihat pada Gambar 3.2.

Gambar 3.2 Flowchart pembuatan program aplikasi manajemen persediaan

Sumber: Pengolahan data, 2010

Keterangan:

1. Observasi Lapangan

Observasi lapangan dilakukan untuk mendapatkan data-data yang diperlukan dalam penyusunan program aplikasi ini. Dari observasi didapatkan data spare part yang ada di gudang, data montir, dan data armada yang dimiliki oleh PO. Safari Eka Kapti. Hasil dari observasi lapangan akan digunakan dalam penyusunan database software.

2. Perancangan Database

Setelah dilakukan pengumpulan data dengan observasi lapangan, maka selanjutnya adalah perancangan database untuk program aplikasi ini dengan menggunakan Microsoft accses 2007. Untuk perancangan database, akan dilakukan perancangan fisik (tabel)., yaitu dengan merancang tabel database yang meliputi komponen tabel beserta ukuran dan tipe datanya.

3. Perancangan Program Aplikasi Manajemen Persediaan Yang dimaksud dengan perancangan program aplikasi manajemen

persediaan adalah perancangan form yang dibutuhkan dan penulisan bahasa program sesuai dengan sistem yang telah dirancang. Pada tahap ini dilakukan perancanagan program apliksi berdasarkan pada database yang telah di buat. Untuk pembuatan program aplikasi ini akan digunakan software Microsoft Visual Basic 6.0 Enterprise Edition .

4. Pengaplikasian program aplikasi manajemen persediaan

Setelah program aplikasi manajemen selesai dibuat, maka selanjutnya adalah pengaplikasian program aplikasi tersebut ke perusahaan.

3.2.3 Tahap Analisis Dan Kesimpulan

a. Analisis

Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap hasil pengumpulan dan pengolahan data.

b. Kesimpulan Dan Saran

Tahap akhir dari penelitian ini adalah menarik kesimpulan dari hasil analisis yang telah dilakukan sesuai dengan tujuan penelitian dengan diikuti penyampaian saran-saran yang dapat ditindaklanjuti oleh pembaca ataupun peneliti sesudahnya.

BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

4.1 PENGUMPULAN DATA

Pada sub bab ini disajikan data-data yang dibutuhkan untuk pengolahan data yang berasal dari perusahaan. Data yang di sajikan meliputi data historis permintaan dan pengadaan spare part tahun 2008, data lead time tiap spare part, data komponen holding cost, ordering cost, dan shortage cost.

4.1.1 Data Historis Permintaan Dan Pengadaan Spare part Tahun 2008 Data histories permintaan dan pengadaan spare part tahun 2008

merupakan data permintaan dan pembelian atau pengadaan dari tiap-tiap spare part . Data permintaan didapat dari hasil pencatatan harian spare part yang diminta oleh para montir. Sedangkan data pengadaan spare part diperoleh dari hasil rekap nota pembelian spare part harian oleh pihak gudang selama satu tahun. Data ini berisi jumlah dan waktu permintaan dan pengadaan spare part selama satu tahun. Data ini juga menyajikan harga dari tiap item spare part yang. Dari data ini dapat dilihat rata-rata persediaan tiap-tiap item spare part. dari data ini juga dapat diketahui spare part mana saja yang bermasalah baik kekurangan maupun kelebihan stock. Data ini digunakan untuk melakukan peramalan jumlah permintaan spare part tahunan. Data ini juga bisa digunakan untuk mengelompokkan biaya berdasarkan tingkat kepentingan penggunaannya dengan metode ABC. Adapun data permintaan dan pengadaan spare part tahun 2008 selengkapnya dapat di lihat pada lampiran 1.

4.1.2 Data Lead Time Pemesanan Tiap Spare part

Data lead time pemesanan tiap spare part digunakan untuk penentuan jumlah pemesanan optimal (Q) ,penetuan titik pemesanan kembali (ROP) dan penghitungan biaya total persediaan spare part. untuk lead time pemesanan tiap spare part diasumsikan dua hari untuk semua spare part

4.1.3 Komponen Holding Cost, Ordering Cost Dan Shortage Cost

1. Holding Cost

Dalam menentukan besarnya holding cost terdapat 2 komponen, yaitu interest rate dan biaya operasional gudang. Untuk menentukan interest rate diperlukan bunga pinjam bank dan harga masing-masing spare part. Bunga pinjam bank pada saat itu sebesar 12%.

2. Harga Spare part

Harga masing-masing spare part yang diambil adalah harga spare part bulan Desember 2008. Harga masing-masing spare part ini digunakan untuk menghitung biaya simpan spare part (holding cost). Adapun daftar harga masing- masing spare part dapat dilihat pada Tabel 4.1

Tabel 4.1 Tabel harga spare part

Nama Sparepart

Harga Spare part (Rp)

1 Karet stabil depan bawah bulat 1521 "Rel" Rp22.005,00

2 Karet stabil depan atas belah Rp25.020,00

3 Packing as roda belakang Rp5.890,00

4 Baut kopel + mur (gigi long) Rp6.735,00

5 Baut roda belakang assy LH/RH 917 Rp30.015,00

6 Baut roda depan assy LH/RH Rp22.005,00

7 Bulp 24V (double besar) chiyoda Rp1.944,00

8 Bulb 24 V (engkel besar) stanley Rp1.835,00

9 Bulb 24 V (engkel kecil) stanley Rp1.674,00

10 RK M/Kopling atas 14" 917 Rp68.535,00

11 packing timing tipis 911/917/OH "elring" Rp25.740,00

12 baut turbo kecil (8mm) 917 OH "Genuin" Rp5.175,00

13 Rivet kampas rem (8x17) OH.P "aluminium" Rp200.70

14 Oring kepala babi FM/FR 517 "japan part" Rp18.000,00

15 Seal Versn belakang L911/Of "sabo" Rp10.035,00

16 Seal versneling depan 917P super "sabo" Rp8,505,00

17 Baut kopel + mur 917/OH/1521 "OHP" Rp5.040,00

18 Kampas rem depan BM.116/117/FN 257 "IBK" Rp18.500,00

19 Kampas rem belakang BM.116/117/FN 257 "IBK" Rp39.500,00

20 Filter solar atas kig FR517 "sakura" Rp15.250,00

21 Mur Roda Depan Only LH/RH Rp3.550,00

22 Mur Roda Belakang Only LH/RH Rp3.510,00

23 karet kopel LA/AK/AK3HR "WSP" Rp21.450,00

24 seal versneling Belakang 917P super "sabo" Rp10.035,00

25 Filter Udara OH Rp177,795.00

26 Per Kampas Rem Depan Belakang 917/OK "febi Rp13.185,00

27 Tali Kipas 12.5 x 1350 (continental) 1521 "continental" Rp23.535,00

Tabel 4.1 Tabel harga spare part (lanjutan)

28 Bushing Per Depan 917/OF "BTDK" Rp7.800,00

29 Bushing Per Belakang "India" Rp7.000,00

30 Seal Roda Belakan OH/OK/1521 "Sabo" Rp26.505,00

Sumber : PO. Safari Eka Kapti, 2008

Biaya operasional gudang terdiri dari gaji pegawai yaitu Rp 2.900.000,- untuk 3 orang pegawai tiap bulan, biaya pemakaian listrik sebesar Rp 150.000,- /bulan, dan jumlah total seluruh spare part yang di gudang selama tahun 2008 adalah 41.481 pcs.

3. Ordering Cost

Ordering cost dihitung dari biaya telepon yang digunakan oleh pihak gudang dalam pemesanan seluruh spare part, yaitu Rp 700.000/bulan. Penggunaan fasilitas tersebut untuk pemesanan spare part yang di stock sebesar

45 % dan sisanya untuk memesan spare part yang tidak di stock. Sedangkan jumlah spare part yang di stock adalah 80 item. perusahaan melakukan order untuk spare part yang disimpan sebanyak 500 order pada tahun 2008.

4. Shortage Cost

Shortage cost ditentukan perusahaan berdasarkan biaya transportasi extra (travel) paket kilat. Untuk biaya masing-masing item berbeda-beda berdasarkan berat dan jarak tempuh. Adapun shortage cost untuk masing-masing item dapat dilihat pada Tabel 4.2

Tabel 4.2 Tabel shortage cost

Biaya NO

Nama Sparepart

Pengiriman

1 Karet stabil depan bawah bulat 1521 "Rel" Rp 6.000

2 Karet stabil depan atas belah Rp 6.000

3 Packing as roda belakang Rp 5.500

4 Baut kopel + mur (gigi long) Rp 7.000

5 Baut roda belakang assy LH/RH 917 Rp 6.500

6 Baut roda depan assy LH/RH Rp 7.500

7 Bulp 24V (double besar) chiyoda Rp 5.500

8 Bulb 24 V (engkel besar) stanley Rp 5.500

9 Bulb 24 V (engkel kecil) stanley Rp 5.500

10 RK M/Kopling atas 14" 917 Rp 8.500

11 packing timing tipis 911/917/OH "elring" Rp 7.200

12 baut turbo kecil (8mm) 917 OH "Genuin" Rp 4.000

13 Rivet kampas rem (8x17) OH.P "aluminium" Rp 3.000

14 oring kepala babi FM/FR 517 "japan part" Rp 6.700

Tabel 4.2 Tabel shortage cost (lanjutan)

Biaya NO

Nama Sparepart

Pengiriman

15 seal Versn belakang L911/Of "sabo" Rp 5.000

16 seal versneling depan 917P super "sabo" Rp 5.000

17 Baut kopel + mur 917/OH/1521 "OHP" Rp 7.000

18 kampas rem depan BM.116/117/FN 257 "IBK" Rp 7.300

19 kampas rem belakang BM.116/117/FN 257 "IBK" Rp 7.500

20 filter solar atas kig FR517 "sakura" Rp 8.000

21 Mur Roda Depan Only LH/RH Rp 5.800

22 Mur Roda Belakang Only LH/RH Rp 5.800

23 karet kopel LA/AK/AK3HR "WSP" Rp 6.500

24 seal versneling Belakang 917P super "sabo" Rp 5.000

25 Filter Udara OH Rp 18.000

26 Per Kampas Rem Depan Belakang 917/OK "febi Rp 6.500

27 Tali Kipas 12.5 x 1350 (continental) 1521 "continental" Rp 6.200

28 Bushing Per Depan 917/OF "BTDK" Rp 5.400

29 Bushing Per Belakang "India" Rp 5.400

30 Seal Roda Belakan OH/OK/1521 "Sabo" Rp 7.200

Sumber : PO. Safari Eka Kapti, 2008

4.1.4 Data Jenis Spare part Yang Berada Pada Gudang

Data jenis spare part yang berada di gudang merupakan data nama-nama spare part yang sering berada dalam gudang. Di dalam gudang terdapat 263 jenis Data jenis spare part yang berada di gudang merupakan data nama-nama spare part yang sering berada dalam gudang. Di dalam gudang terdapat 263 jenis

4.1.5 Data Barang Inventaris Gudang

Data barang inventaris gudang merupakan semua barang-barang milik gudang selain spare part, baik yang digunakan sebagai tempat spare part maupun tidak. Adapun barang inventaris gudang selengkapnya dapat dilihat pada Tabel

4.3 dibawah ini.

Tabel 4.3 Daftar barang inventaris gudang

Nama Barang

Jumlah

1 Rak Besar 6 susun (300 x 60 cm) besi

2 Rak Besar 5 susun (300 x 50 cm) besi

3 Rak Kecil 5 susun (100 x 50 cm) kayu

4 Kotak kayu kecil 6 kolom

5 Meja 3 kolom (150 x 100 cm) kayu

Tabel 4.3 Daftar barang inventaris gudang

Nama Barang

Jumlah

6 Meja 27 kolom (150 x 100 cm) kayu

7 Meja 15 kolom (100 x 100 cm) kayu

8 Meja 150 x 100 cm kayu

9 Ember plastic

10 Gantungan 2 palang besi

11 Sapu

12 Kemoceng

Sumber : PO. Safari Eka Kapti, 2008

4.1.6 Tata Letak Awal Spare part Di Gudang

Adapun tata letak awal spare part di gudang dapat di lihat selengkapnya pada Tabel 4.4.

Tabel 4.4 Tata letak awal spare part di gudang Nama Tempat

Sebelum penataan Rak Besar A

Tali kipas, Ball socket, Klip dreglaker, Bushing, oring, Baut, Selang, Packing, Sekring, Kabel, dll

Rak Besar B Filter oli, Filter solar, Pen, Sikat kaca, Switch, Nepel, Per gas, dll

Rak Kecil C

Baut dan Mur

Meja 1 Packing, Baut, Karet stabil, Bulb Meja 2

Rivet, Kampas rem, Piston

Meja 3 Baut, Mur, Switch, Filter Oli, Bulb Ember

Oli

Kotak Kayu Kecil

Baut dan Mur

Gantungan Besi dan

Selang panjang, Kabel

Tembok

Sumber : PO. Safari Eka Kapti, 2009

4.2 PENGOLAHAN DATA

Pada sub bab pengolahan data dilakukan penghitungan dan pengolahan data sesuai dengan langkah-langkah yang telah dijelaskan dalam metodologi penelitian. Pengolahan data yang dilakukan meliputi: perhitungan biaya (holding cost, ordering cost, shortage cost ), pengelompokan spare part berdasarkan metode ABC, peramalan jumlah permintaan, penentuan reorder point (ROP) dan jumlah pemesanan (Q), penentuan total biaya persediaan spare part.

4.2.1 Uji Distribusi Kenormalan Data Permintaan Spare part

Untuk uji distribusi kenormalan data permintaan spare part, akan digunakan uji Kolmogorov-Smirnov. Uji Kolmogorov-Smirnov disini akan menguji dua buah hipotesis, yaitu

H 0 : Data permintaan spare part yang diuji berdistribusi normal

Tabel 4.5 Uji distribusi kenormalan data permintaan spare part

Kolmogorov-Smirnov a Shapiro-Wilk

Statistic df Sig. Kampas Rem Belakang

Statistic

df Sig.

366 .000 Kampas Rem Depan

366 .000 Baut Roda Belakang

366 .000 Baut Roda Depan

366 .000 Seal Roda Belakang

366 .000 Per Kampas Rem

366 .000 Filter Udara

366 .000 RK M/Kopling Atas

366 .000 Packing Timing Tipis

366 .000 Karet Stabil Depan

366 .000 Karet Kopel

Tabel 4.5 Uji distribusi kenormalan data permintaan spare part (lanjutan)

366 .000 Oring Kepala Babi

Baut Kopel + Mur (gigi long) .477

Karet Stabil Depan Bawah

366 .000 Tali Kipas

366 .000 Baut Kopel + Mur

366 .000 Filter Solar Atas

366 .000 Mur Roda Belakang

366 .000 Mur Roda Depan

366 .000 Bulb 24 V (Engkel Besar)

366 .000 Bul 24 V (Engkel Kecil)

366 .000 Bulb 24 V (Double Besar)

366 .000 Seal Versneling Depan

366 .000 Seal Versneling Belakang

366 .000 Baut Turbo Kecil

366 .000 Packing as Roda Belakang

366 .000 Seal Versneling Depan Super .511

366 .000 Bushing Per Depan

366 .000 Bushing Per Belakang

366 .000 Rivet Kampas Rem

Sumber : Pengolahan data, 2010 Dari hasil diatas dapat diketahui bahwa untuk data permintaan 30 spare part yang diuji memiliki nilai signifikansi yang sama yaitu 0,000 dan nilai signifikansi <

0,05. Sehingga dapat diambil keputusan tolak H 0 dan disimpulkan bahwa data permintaan spare part tidak berdistribusi normal.

4.2.2 Perhitungan Holding Cost, Ordering Cost, Shortage Cost

Biaya-biaya yang digunakan untuk penentuan total biaya persediaan spare part adalah holding cost, ordering cost, shortage cost. Berikut ini adalah uraian perhitungan dari masing-masing komponen biaya-biaya tersebut:

1. Holding Cost

Holding cost adalah biaya yang digunakan untuk merawat persediaan spare part selama dalam gudang. Untuk perhitungan holding cost menggunakan persamaan 3.1, 3.2 dan 3.3. Untuk hasil perhitungan holding cost selengkapanya dapat di lihat pada Tabel 4.6. Berikut adalah contoh perhitungan holding cost untuk spare part jenis packing timing tipis 911/917/OH sebagai berikut:

I = bunga pinjam bank x harga spare part per item 12% x Rp 25.740.- = Rp 3089,-

B = { ( gaji _ pegawai _ tiap _ bulan ´ 12 ) + Biaya _ listrik _ satu _ tahun

Jumlah _ spare _ part _ yang _ distock

= Rp. 882,-/item

h b =I+B = Rp 3089.- + Rp 882.-

= Rp 3971.- Tabel 4.6 Tabel holding cost setiap item spare part

Holding No

Nama Spare part

Cost (Rp/tahun)

1 Kampas Rem Belakang BM.116/117/FN 257 5622

2 kampas Rem Depan BM.116/117/FN 257 3102

3 baut Roda Belakang Assy LH/RH 917 4484

4 baut Roda Depan Assy LH/RH 917 3522

5 Seal roda Belakang OH/OK 1521 "sabo" 4063

6 Per kampas Rem depan Belakang 917/OK "febi" 2464

7 Filter Udara OH Prima "Donaldson" 22217

8 RK M/Kopling Atas 14" 917 9106

9 Packing Timing Tipis 911/917/OH "elring" 3971

10 Karet stabil depan atas belah 3884

11 karet kopel LA/AK/AK3HR "WSP" 3456

12 Baut kopel + mur (gigi long) 1690

13 oring kepala babi FM/FR 517 "japan part" 3042

Tabel 4.6 Tabel holding cost setiap item spare part (lanjutan)

Holding No

Nama Spare part

Cost (Rp/tahun)

14 Karet stabil depan bawah bulat 1521 "Rel" 3582

15 Tali Kipas 12.5 x 1350 (continental) 1521 "continental" 3706

16 Baut kopel + mur 917/OH/1521 "OHP" 1486

17 filter solar atas kig FR517 "sakura" 2712

18 Mur Roda Belakang Only LH/RH 1308

19 Mur Roda Depan Only LH/RH 1303

20 Bulb 24 V (engkel besar) stanley 1102

21 Bulb 24 V (engkel kecil) stanley 1082

22 Bulp 24V (double besar) chiyoda 1115

23 seal versneling depan 917P super "sabo" 1903

24 seal Versn belakang L911/Of "sabo" 2086

25 baut turbo kecil (8mm) 917 OH "Genuin" 1503

26 Packing as roda belakang 1588

27 seal versneling Belakang 917P super "sabo" 2086

28 Bushing Per Depan 917/OF "BTDK" 1818

29 Bushing Per Belakang "India" 1722

30 Rivet kampas rem (8x17) OH.P "aluminium" 906

Sumber : Pengolahan data, 200

2. Ordering Cost

Ordering cost merupakan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk memperoleh item persediaan. Ordering cost untuk semua jenis spare part adalah sama. Perhitungan ordering cost menggunakan persamaan 3.4 Berikut adalah perhitungan ordering cost untuk tiap-tiap spare part:

= Rp 2.835,-/order

3. Shortage Cost

Shortage cost merupakan biaya yang dikeluarkan perusahaan karena terjadi kekurangan stock. Shortage cost terdiri dari biaya transportasi extra (travel) yang sudah ditetapkan oleh perusahaan untuk masing-masing spare part. Adapun penentuan shortage cost untuk masing-masing spare part dapat dilihat pada Tabel 4.2 sub bab pengumpulan data.

4.2.3 Pengelompokan Spare part Berdasarkan Metode ABC

Pengelompokan spare part ini dilakukan untuk mengetahui tingkat kepentingan dari masing-masing item spare part. Tahap-tahap yang dilakukan dalam pengklasifikasian persediaan berdasarkan konsep ABC adalah:

1. Membuat daftar semua item yang akan diklasifikasikan dan harga beli masing- masing item spare part. Adapun daftar semua item yang akan diklasifikasikan dan harga beli masing-masing item spare part dapat dilihat pada Tabel 4.6.

2. Menentukan jumlah pemakaian rata-rata per tahun untuk setiap item spare part tersebut. Adapun daftar jumlah pemakaian rata-rata per tahun untuk setiap item spare part dapat dilihat pada Tabel 4.6.

3. Menentukan nilai pemakaian per tahun setiap item spare part dengan cara mengalikan jumlah pemakaian rata-rata per tahun dengan harga beli masing- masing item spare part. Berikut adalah contoh perhitungan nilai pemakaian per tahun untuk spare part jenis packing timing tipis 911/917/OH.

Annual Investment = Annual Usage x Item Investment Cost = 94 x Rp 25.740.- = Rp 2.419.560.-

Adapun hasil selengkapnya dapat dilihat pada Tabel 4.6.

4. Menjumlahkan nilai pemakaian tahunan semua item spare part untuk memperoleh nilai pemakaian total. Adapun hasil selengkapnya dapat dilihat pada Tabel 4.6.

5. Menghitung persentase pemakaian setiap item spare part dari hasil bagi antara nilai pemakaian per tahun setiap item spare part dengan total nilai pemakaian per tahun. Berikut adalah contoh perhitungan nilai pemakaian per tahun untuk spare part jenis packing timing tipis 911/917/OH.

% Investement= ´ 100 %

Annual _ Investment

Total _ Annual _ Investment

Adapun hasil selengkapnya dapat dilihat pada Tabel 4.7.

Tabel 4.7 Tabel persentase pemakaian setiap item spare part

% No

Annual Usage Item Investment Cost Annual

Item Identification % Item

Investement kampas rem belakang BM.116/117/FN 257

2 Filter Udara OH

3 RK M/Kopling atas 14" 917

10,81% 2,03% kampas rem depan BM.116/117/FN 257

5 Baut roda belakang assy LH/RH 917

3,25% 1,39% Per Kampas Rem Depan Belakang 917/OK

7 packing timing tipis 911/917/OH "elring"

8 Seal Roda Belakan OH/OK/1521 "Sabo"

9 Baut roda depan assy LH/RH

10 Karet stabil depan atas belah

11 karet kopel LA/AK/AK3HR "WSP"

12 Baut kopel + mur (gigi long)

13 oring kepala babi FM/FR 517 "japan part"

14 Karet stabil depan bawah bulat 1521 "Rel"

2,04% 1,19% Tali Kipas 12.5 x 1350 (continental) 1521

16 Baut kopel + mur 917/OH/1521 "OHP"

17 filter solar atas kig FR517 "sakura"

18 Mur Roda Belakang Only LH/RH

19 Mur Roda Depan Only LH/RH

Rp3.550,00

Rp1.167.950,00

Tabel 4.7 Tabel persentase pemakaian setiap item spare part (lanjutan)

% No

Annual Usage Item Investment Cost Annual

Item Identification % Item

20 Bulb 24 V (engkel besar) Stanley

21 Bulb 24 V (engkel kecil) Stanley

22 Bulp 24V (double besar) chiyoda

23 seal versneling depan 917P super "sabo"

24 seal Versn belakang L911/Of "sabo"

25 baut turbo kecil (8mm) 917 OH "Genuin"

26 Packing as roda belakang

27 seal versneling Belakang 917P super "sabo"

28 Bushing Per Depan 917/OF "BTDK"

29 Bushing Per Belakang "India"

0,72% 1,32% Rivet kampas rem (8x17) OH.P

Sumber : Pengolahan data, 2009

6. Langkah selanjutnya adalah mengurutkan sedemikian rupa nilai pemakaian tahunan semua persediaan yang memiliki nilai uang yang paling besar sampai yang terkecil agar mempermudah pembagian persediaan atas kelas A, B, atau

C sesuai dengan aturan pengklasifikasian yang dipakai, yaitu kelompok A memiliki persentase jumlah barang 10% dan persentase nilai barang 70%, kelompok B memiliki persentase jumlah barang 20% dan persentase nilai barang 20%, dan kelompok C memiliki persentase jumlah barang 70% dan persentase nilai barang 10%. Untuk kelompok A terdiri dari Sembilan spare part dengan jumlah persentase nilai barang 71,90% dan persentase jumlah barang 24,33%. Kelompok B dengan jumlah persentase nilai barang 20,58% dan persentase jumlah barang 39,97%. Kelompok C dengan jumlah persentase nilai barang 7,53% dan persentase jumlah barang 35,70%. Untuk hasil selengkapnya dapat dilihat pada Tabel 4.8.

Tabel 4.8 Tabel pengelompokan spare part dengan metode ABC Percentage Percentage

Class Annual

Class

Item

Of Total Of Total

Investment

Items Investment

kampas rem belakang BM.116/117/FN 257 "IBK"

Filter Udara OH RK M/Kopling atas 14" 917 kampas rem depan

BM.116/117/FN 257 "IBK" Baut roda belakang assy LH/RH

Per Kampas Rem Depan Belakang 917/OK "febi packing timing tipis 911/917/OH "elring" Seal Roda Belakan OH/OK/1521 "Sabo" Baut roda depan assy LH/RH Karet stabil depan atas belah

Karet Kopel Long Asis OF 916 Baut kopel + mur (gigi long)

Class

B oring kepala babi FM/FR 517 "japan part"

Rp20.882.167,00

Karet stabil depan bawah bulat 1521 "Rel"

Tabel 4.8 Tabel pengelompokan spare part dengan metode ABC (lanjuatan) Percentage Percentage

Class Annual

Class

Item

Of Total Of Total

Investment

Items Investment

Tali Kipas 12.5 x 1350 (continental) 1521 "continental" Baut kopel + mur 917/OH/1521 "OHP"

Class filter solar atas kig FR517

B "sakura" Mur Roda Belakang Only LH/RH Mur Roda Depan Only LH/RH Bulb 24 V (engkel besar) stanley Bulb 24 V (engkel kecil) stanley Bulp 24V (double besar) chiyoda seal versneling depan 917P super "sabo" seal Versn belakang L911/Of "sabo" baut turbo kecil (8mm) 917 OH "Genuin"

Class C Rp7.636.866,50

Packing as roda belakang seal versneling Belakang 917P super "sabo" Bushing Per Depan 917/OF "BTDK" Bushing Per Belakang "India" Rivet kampas rem (8x17) OH.P "aluminium"

Sumber : Pengolahan data, 2009

4.2.4 Peramalan Jumlah Permintaan

Peramalan jumlah permintaan digunakan untuk meramalkan jumlah permintaan spare part satu tahun yang akan datang. Peramalan jumlah permintaan spare part ini nantinya dijadikan sebagai demand tahunan yang digunakan untuk menetukan jumlah pemesanan optimal (Q) dan reorder point (ROP). Untuk meramalkan permintaan spare part yang umumnya bersifat intermitten, oleh karena itu digunakanlah metode peramalan Croston dengan menggunakan prosedur single exponential smoothing. Metode ini memisahkan permintaan suatu item menjadi dua bagian, yaitu ukuran permintaan dan waktu antar kedatangan permintaan. Dalam meramalkan permintaan menggunakan bantuan software WIN QS .

Sebagai contoh untuk perhitungan peramalan diambil spare part jenis packing timing tipis 911/917/OH. Dari hasil peramalan tersebut dapat diketahui hasil peramalan waktu antar permintaan spare part jenis packing timing tipis 911/917/OH untuk periode ke-37 adalah 10,80847 hari. Hasil peramalan waktu

37 = b A 36 + ( 1 - b ) A 37 - 1 = 0 , 1 ´ 8 + ( 1 - 0 , 1 ) 11 , 12052

= 0 . 8 + 10 , 00847 = 10 , 80847 hari

Sedangkan untuk peramalan ukuran permintaan spare part jenis packing timing tipis 911/917/OH untuk periode ke-37 adalah 3,4817 pcs. Hasil peramalan ukuran permintaan dengan WIN QS selengkapnya dapat dilihat pada Lampiran

3.2. Untuk perhitungan peramalan ukuran permintaan spare part menggunakan persamaan 3.6. Berikut ini adalah contoh perhitungan peramalan ukuran permintaan spare part jenis packing timing tipis 911/917/OH untuk periode ke-37 :

= 0 , 4 ´ 4 + ( 1 - 0 , 4 ) 3 , 1362 = 1+ , 6 1 , 8817

= 3 , 4817 pcs Setelah dilakukan forecast terhadap waktu antar kedatangan ( A z ) dan

ukuran permintaan ( * D z ), maka selanjutnya adalah menentukan nilai jumlah demand spare part dengan menggunakan persamaan 3.7. Adapun contoh perhitungan nilai demand spare part jenis packing timing tipis 911/917/OH

sebagai berikut:

10 , 8085 = 0,3221 pcs/hari

Hasil peramalan jumlah permintaan untuk tiap-tiap spare part selengkapnya dapat dilihat pada Tabel 4.9.

Tabel 4.9 Tabel peramalan jumlah permintaan tiap item spare part

Forecast Forecast Nama Spare part

Forecast

Interarrival

Demand Demand

Size Kampas Rem Belakang BM.116/117/FN 257

Time

2.9084 0.8814 kampas Rem Depan BM.116/117/FN 257

2.4732 1.132 baut Roda Belakang Assy LH/RH 917

1.8781 0.1574 baut Roda Depan Assy LH/RH 917

1.3583 0.1064 Seal roda Belakang OH/OK 1521 "sabo"

2.2779 1.1621 Per kampas Rem depan Belakang 917/OK "febi"

Filter Udara OH Prima "Donaldson"

1.3584 0.162 RK M/Kopling Atas 14" 917

2.2785 0.7448 Packing Timing Tipis 911/917/OH "elring"

3.4871 0.3221 Karet stabil depan atas belah

3.2454 0.2938 karet kopel LA/AK/AK3HR "WSP"

1.3583 0.1064 Baut kopel + mur (gigi long)

5.9154 0.6798 oring kepala babi FM/FR 517 "japan part"

1.3686 0.2107 Karet stabil depan bawah bulat 1521 "Rel"

3.4817 0.3338 Tali Kipas 12.5 x 1350 (continental) 1521

Baut kopel + mur 917/OH/1521 "OHP"

5.9165 0.6801 filter solar atas kig FR517 "sakura"

1.4070 0.2227 Mur Roda Belakang Only LH/RH

5.9154 0.6798 Mur Roda Depan Only LH/RH

5.9154 0.6798 Bulb 24 V (engkel besar) stanley

3.2391 0.8702 Bulb 24 V (engkel kecil) stanley

2.3612 0.8675 Bulp 24V (double besar) chiyoda

2.6213 0.7476 seal versneling depan 917P super "sabo"

2.5086 0.3582 seal Versn belakang L911/Of "sabo"

3.4817 0.2921 baut turbo kecil (8mm) 917 OH "Genuin"

1.8488 0.2409 Packing as roda belakang

Tabel 4.9 Tabel peramalan jumlah permintaan tiap item spare part (lanjutan)

Forecast Forecast Nama Spare part

Forecast

Interarrival

Demand Demand

Size seal versneling Belakang 917P super "sabo"

Time

3.4817 0.3204 Bushing Per Depan 917/OF "BTDK"

2.6748 0.2533 Bushing Per Belakang "India"

1.9521 0.2591 Rivet kampas rem (8x17) OH.P "aluminium"

Sumber : Pengolahan data, 2009

4.2.5 Penentuan Jumlah Pemesanan (Q) Dan Reorder Point (ROP)

Untuk menentukan nilai reorder point dan jumlah pemesanan memerlukan beberapa komponen yang harus ditentukan terlebih dahulu. Berikut adalah uraian dari masing-masing komponen tersebut:

1. Demand Tahunan

Demand tahunan merupakan jumlah permintaan spare part selama satu tahun ke depan. Di bawah ini merupakan contoh perhitungan demand tahunan untuk spare part jenis packing timing tipis 911/917/OH. Sedangkan untuk demand tahunan spare part yang lain selengkapnya dapat dilihat pada Tabel 4.10.

D = D t ( t ) * 366 = 0 , 3221 * 366 = 117,8994 pcs/tahun

Tabel 4.10 Tabel demand tahunan tiap spare part

Nama Spare part

Demand tahunan

1 Kampas Rem Belakang BM.116/117/FN 257 322.5960

2 kampas Rem Depan BM.116/117/FN 257 414.2940

3 baut Roda Belakang Assy LH/RH 917 57.6190

4 baut Roda Depan Assy LH/RH 917 38.9370

5 Seal roda Belakang OH/OK 1521 "sabo" 405.1800

6 Per kampas Rem depan Belakang 917/OK "febi" 143.5213

7 Filter Udara OH Prima "Donaldson" 59.3022

8 RK M/Kopling Atas 14" 917 272.5854

9 Packing Timing Tipis 911/917/OH "elring" 117.8994

10 Karet stabil depan atas belah 107.5455

11 karet kopel LA/AK/AK3HR "WSP" 38.9371

12 Baut kopel + mur (gigi long) 248.7986

13 oring kepala babi FM/FR 517 "japan part" 77.1244

Tabel 4.10 Tabel demand tahunan tiap spare part (lanjutan)

Demand No

Nama Spare part

tahunan

14 Karet stabil depan bawah bulat 1521 "Rel" 122.1567

15 Tali Kipas 12.5 x 1350 (continental) 1521 "continental" 45.9252

16 Baut kopel + mur 917/OH/1521 "OHP" 248.9039

17 filter solar atas kig FR517 "sakura" 81.5252

18 Mur Roda Belakang Only LH/RH 248.7986

19 Mur Roda Depan Only LH/RH 248.7986

20 Bulb 24 V (engkel besar) stanley 318.5097

21 Bulb 24 V (engkel kecil) stanley 317.5051

22 Bulp 24V (double besar) chiyoda 273.6178

23 seal versneling depan 917P super "sabo" 131.1152

24 seal Versn belakang L911/Of "sabo" 106.9198

25 baut turbo kecil (8mm) 917 OH "Genuin" 88.1792

26 Packing as roda belakang 63.5249

27 seal versneling Belakang 917P super "sabo" 117.2597

28 Bushing Per Depan 917/OF "BTDK" 92.6994

29 Bushing Per Belakang "India" 94.8341

30 Rivet kampas rem (8x17) OH.P "aluminium" 1608.7832

Sumber : Pengolahan data, 2009

2. Standard Deviasi Tahunan ( s) thn

Standard deviasi tahunan digunakan untuk mengetahui sebaran jumlah permintaan spare part selama satu tahun. Di bawah ini merupakan contoh perhitungan standard deviasi tahunan untuk spare part jenis packing timing tipis 911/917/OH. Sedangkan untuk standard deviasi spare part yang lain selengkapnya dapat dilihat pada Tabel 4.11.

Tabel 4.11 Tabel standard deviasi tahunan tiap spare part

Standar Standar No

Nama Spare part

Deviasi Deviasi bulanan

tahunan

1 Kampas Rem Belakang BM.116/117/FN 257 19.486 5.625

2 kampas Rem Depan BM.116/117/FN 257 18.917 5.416

3 baut Roda Belakang Assy LH/RH 917 5.734 1.655

Tabel 4.10 Tabel standard deviasi tahunan tiap spare part (lanjutan)

Standar Standar No

Nama Spare part

Deviasi Deviasi bulanan

tahunan

4 baut Roda Depan Assy LH/RH 917 4.896 1.413

5 Seal roda Belakang OH/OK 1521 "sabo" 4.288 1.238

6 Per kampas Rem depan Belakang 917/OK "febi" 8.764 2.530

7 Filter Udara OH Prima "Donaldson" 4.896 1.413

8 RK M/Kopling Atas 14" 917 4.812 1.389

9 Packing Timing Tipis 911/917/OH "elring" 4.196 1.211

10 Karet stabil depan atas belah 2.934 0.847

11 karet kopel LA/AK/AK3HR "WSP" 4.896 1.413

12 Baut kopel + mur (gigi long) 12.243 3.534

13 oring kepala babi FM/FR 517 "japan part" 4.862 1.403

14 Karet stabil depan bawah bulat 1521 "Rel" 4.877 1.408

15 Tali Kipas 12.5 x 1350 (continental) 1521 "continental" 6.177 1.783

16 Baut kopel + mur 917/OH/1521 "OHP" 12.609 3.640

17 filter solar atas kig FR517 "sakura" 4.944 1.427

18 Mur Roda Belakang Only LH/RH 11.325 3.269

19 Mur Roda Depan Only LH/RH 11.325 3.269

20 Bulb 24 V (engkel besar) stanley 19.212 5.546

21 Bulb 24 V (engkel kecil) stanley 20.286 5.856

22 Bulp 24V (double besar) chiyoda 20.820 6.010

23 seal versneling depan 917P super "sabo" 6.816 1.968

24 seal Versn belakang L911/Of "sabo" 4.185 1.208

25 baut turbo kecil (8mm) 917 OH "Genuin" 9.539 2.754

26 Packing as roda belakang 10.942 3.159

27 seal versneling Belakang 917P super "sabo" 3.618 1.044

28 Bushing Per Depan 917/OF "BTDK" 7.240 2.090

29 Bushing Per Belakang "India" 5.399 1.559

30 Rivet kampas rem (8x17) OH.P "aluminium" 19.655 5.577

Sumber : Pengolahan data, 2009

3. Penentuan Jumlah Pemesanan (Q)

Untuk menetukan nilai jumlah pemesanan (Q) atau jumlah pemesanan spare part yang optimal, maka terlebih dahulu menghitung nilai safety factor ( k ) dan lot pemesanan ( q ). Jumlah pemesanan (Q) adalah sama dengan nilai lot

pemesanan ( q ). Untuk perhitungan nilai k dan q dapat dilakukan dengan menggunakan algoritma dari Hariga et al (2004) dengan melibatkan persamaan

3.9, 3.10, dan 3.11. Untuk memudahkan dalam penghitungan, maka digunakan software MATLAB 2008. Perhitungan nilai k , q , Q dengan software MATLAB

2008 selengkapnya dapat dilihat pada Lampiran 4. Di bawah ini adalah contoh perhitungan nilai k , q , Q secara matematis untuk spare part jenis packing timing

tipis 911/917/OH. Sedangkan untuk perhitungan nilai k , q , Q spare part yang lain selengkapnya dapat dilihat pada Tabel 4.12.

2 D 2´ 117 . 8994

Langkah 1: q =

h b 3971

Langkah 2: F s ( k ) =1 -

( k ) = NORMSINV (k ) = NORMSINV ( 0 . 9991 ) =

3.1007 Langkah 3: Hitung terlebih dahulu nilai y (k ) dengan persamaan sbb

y ( k ) = { f s ( k ) - k [ 1 - F s ( k ) ] } , dengan f s berdistribusi

normal, mean = 0 dan s =1

= { NORMDIST ( 3 , 1007 , 0 , 1 , 0 ) - 3 . 1007 [ 1 - NORMSDIST ( 3 . 1007 ) ] }

Langkah 4: F s ( k ) =1 -

p D 8 , 500 ´ 117 . 8994

( k ) = NORMSINV (k ) = NORMSINV ( 0 . 9486 )

= 0.631294 = 0.6313 Ternyata nilai q dan k masih berubah, maka ulangi langkah 2 dan 3.

Langkah 2: F s ( k ) =1 -

p D 8 , 500 ´ 117 . 8994

( k ) = NORMSINV (k ) = NORMSINV ( 0 . 9486 )

Langkah 3: y ( k ) = { f s ( k ) - k [ 1 - F s ( k ) ] }

= { NORMDIST ( 0 . 6313 , 0 , 1 , 0 ) - 0 . 6313 [ 1 - NORMSDIST ( 0 . 6313 ) ] }

Langkah 4: F s ( k ) =1 -

p D 8 , 500 ´ 117 . 8994

( k ) = NORMSINV (k ) = NORMSINV ( 0 . 9485 )

= 1.629899 = 1.6299 Ternyata nilai q dan k masih berubah, maka ulangi

langkah 2 dan 3.

Langkah 2: F s ( k ) =1 -

p D 8 , 500 ´ 117 . 8994

( k ) = NORMSINV (k ) = NORMSINV ( 0 . 9485 )

Langkah 3: y ( k ) = { f s ( k ) - k [ 1 - F s ( k ) ] }

= { NORMDIST ( 1 . 6299 , 0 , 1 , 0 ) - 1 . 6299 [ 1 - NORMSDIST ( 1 . 6299 ) ] }

Langkah 4: F s ( k ) =1 -

p D 8 , 500 ´ 117 . 8994

( k ) = NORMSINV (k ) = NORMSINV ( 0 . 9485 )

= 1.629899 = 1.6299 Ternyata nilai q dan k sudah tidak berubah pada

q =13.0125 dan k = 1.6299.

Langkah 5: nilai q =13.0125 dan k = 1.6299 Karena nilai q dan k sudah tidak berubah, maka jumlah pemesanan optimal (Q) untuk spare part jenis packing timing tipis 911/917/OH bisa

ditetapkan sebasar nilai q yaitu 13.0125 pcs.

Tabel 4.12 Tabel nilai safety factor ( k ) dan lot pemesanan ( q ) tiap spare part

Safety Lot No

Nama Spare part

Faktor Pemesanan (k)

(q)

1 Kampas Rem Belakang BM.116/117/FN 257 1,7244 18,2081

2 kampas Rem Depan BM.116/117/FN 257 1,9050 27,6734

3 baut Roda Belakang Assy LH/RH 917 1,3814 8,5920

4 baut Roda Depan Assy LH/RH 917 1,3403 7,9661

5 Seal roda Belakang OH/OK 1521 "sabo" 1,8361 23,8150

6 Per kampas Rem depan Belakang 917/OK "febi" 1,6979 18,2503

7 Filter Udara OH Prima "Donaldson" 1,3919 3,9383

8 RK M/Kopling Atas 14" 917 1,6316 13,0713

9 Packing Timing Tipis 911/917/OH "elring" 1,6298 13,0125

10 Karet stabil depan atas belah 1,4349 12,5105

11 karet kopel LA/AK/AK3HR "WSP" 1,2274 8,0433

12 Baut kopel + mur (gigi long) 1,9089 28,9924

13 oring kepala babi FM/FR 517 "japan part" 1,4694 12,0359

14 Karet stabil depan bawah bulat 1521 "Rel" 1,4894 13,9516

15 Tali Kipas 12.5 x 1350 (continental) 1521 "continental" 1,2269 8,4464

16 Baut kopel + mur 917/OH/1521 "OHP" 1,9368 30,9140

17 filter solar atas kig FR517 "sakura" 1,6029 13,1004

18 Mur Roda Belakang Only LH/RH 1,8829 32,9346

19 Mur Roda Depan Only LH/RH 1,8829 32,9346

20 Bulb 24 V (engkel besar) stanley 1,9503 40,6382

21 Bulb 24 V (engkel kecil) stanley 1,9535 40,9547

22 Bulp 24V (double besar) chiyoda 1,9146 37,4727

23 seal versneling depan 917P super "sabo" 1,5756 19,8276

24 seal Versn belakang L911/Of "sabo" 1,5010 17,0869

25 baut turbo kecil (8mm) 917 OH "Genuin" 1,4179 18,3311

26 Packing as roda belakang 1,4838 15,1641

27 seal versneling Belakang 917P super "sabo" 1,5249 17,8866

28 Bushing Per Depan 917/OF "BTDK" 1,5382 17,0706

29 Bushing Per Belakang "India" 1,5582 17,0726

30 Rivet kampas rem (8x17) OH.P "aluminium" 1,9432 31,2341

Sumber : Pengolahan data, 2009

4. Penentuan Reorder Point (ROP)

Reorder point (ROP) atau pemesanan kembali merupakan suatu saat dimana harus diadakan pemesanan kembali untuk mencegah terjadinya kekurangan stock. Untuk penentuan ROP menggunakan persamaan 3.13 dan 3.14. dibawah ini adalah contoh penetuan ROP untuk spare part jenis packing timing tipis 911/917/OH. Sedangkan untuk penentuan nilai ROP spare part yang lain selengkapnya dapat dilihat pada Tabel 4.13.

SS= * k ´ s

thn ´ L

= 1,6298 x 1,211 x 0 . 05

= 0.1464 ROP=D x L + SS

= 117,8994 x 0,0055 + 0,1464 = 0,7948 = 1 pcs

Tabel 4.13 Tabel nilai ROP tiap spare part

Reorder No

Nama Spare part

Point (ROP)

1 Kampas Rem Belakang BM.116/117/FN 257 1,8425

2 kampas Rem Depan BM.116/117/FN 257 2,5024

3 baut Roda Belakang Assy LH/RH 917 0,3192

4 baut Roda Depan Assy LH/RH 917 0,2278

5 Seal roda Belakang OH/OK 1521 "sabo" 2,3115

6 Per kampas Rem depan Belakang 917/OK "febi" 0,8987

7 Filter Udara OH Prima "Donaldson" 0,3305

8 RK M/Kopling Atas 14" 917 1,5465

9 Packing Timing Tipis 911/917/OH "elring" 1,2821

10 Karet stabil depan atas belah 0,6200

11 karet kopel LA/AK/AK3HR "WSP" 0,3428

12 Baut kopel + mur (gigi long) 1,8687

13 oring kepala babi FM/FR 517 "japan part" 0,5771

14 Karet stabil depan bawah bulat 1521 "Rel" 0,8274

15 Tali Kipas 12.5 x 1350 (continental) 1521 "continental" 0,4148

16 Baut kopel + mur 917/OH/1521 "OHP" 1,8912

17 filter solar atas kig FR517 "sakura" 0,6180

18 Mur Roda Belakang Only LH/RH 1,8254

19 Mur Roda Depan Only LH/RH 1,8254

20 Bulb 24 V (engkel besar) stanley 2,5540

21 Bulb 24 V (engkel kecil) stanley 2,5947

Tabel 4.13 Tabel nilai ROP tiap spare part (lanjutan)

Reorder No

Nama Spare part

Point (ROP)

22 Bulp 24V (double besar) chiyoda 2,3583

23 seal versneling depan 917P super "sabo" 0,9510

24 seal Versn belakang L911/Of "sabo" 0,7225

25 baut turbo kecil (8mm) 917 OH "Genuin" 0,7745

26 Packing as roda belakang 0,6970

27 seal versneling Belakang 917P super "sabo" 0,7631

28 Bushing Per Depan 917/OF "BTDK" 0,7483

29 Bushing Per Belakang "India" 0,7017

30 Rivet kampas rem (8x17) OH.P "aluminium" 2,5436

Sumber : Pengolahan data, 2009

4.2.6 Penentuan Total Biaya Persediaan Spare part Berdasarkan Kebijakan Usulan

- Menentukan parameter yang diamati dalam sistem. Untuk parameter yang akan diamati disini adalah jumlah permintaan spare part jenis packing timing tipis 911/917/OH selama satu tahun. Jumlah permintaan spare part jenis packing timing tipis 911/917/OH dan spare part yang lain selama satu tahun dapat dilihat pada Lampiran 5.1

- Membuat distribusi frekuensi dan frekuensi kumulatif untuk spare part jenis packing timing tipis 911/917/OH. Untuk selengkapnya dapat dilihat pada Tabel 4.14

- Membuat distribusi probabilitas kumulatif untuk spare part jenis packing timing tipis 911/917/OH. Untuk selengkapnya dapat dilihat pada Tabel

4.14. Sedangkan distribusi probabilitas kumulatif untuk spare part yang lain selengkapnya dapat dilihat pada Lampiran 5.2.

Tabel 4.14 Probabilitas kumulatif spare part packing timing tipis 911/917/OH

% Frekuensi

Permintaan Frekuensi Bil Random

Sumber : Pengolahan data, 2009

- Mengkaitkan nilai parameter dengan bilangan random. Menggenerate sebuah stream dari bilangan bilangan random. - Dapatkan nilai parameter dari setiap bilangan random. Untuk nilai jumlah pemesanan (Q) dan reorder point (ROP) yang

digunakan adalah hasil dari perhitungan algoritma. Untuk posisi persediaan awal diasumsikan sebanyak 10 pcs. Adapun proses simulasi montecarlo untuk spare part jenis packing timing tipis 911/917/OH dan spare part yang lain berdasarkan kebijakan usulan selengkapnya dapat dilihat pada lampiran 6.1.

Dari proses simulasi montecarlo dapat diketahui rata-rata persediaan spare part jenis packing timing tipis 911/917/OH adalah 8,281 pcs, jumlah order 6 kali

TC Total = ( r p ´ h b ) + ( j p ´ A ) + ( j s ´ s ) TC Total = ( 8 . 281 ´ 3971 ) + ( 6 ´ 2835 ) + ( 1 ´ 8500 )

= 32884 + 17010 + 8500 = Rp 52.354,-

Tabel 4.15 Tabel biaya total persediaan tiap spare part (usulan)

Total Biaya No

Nama Spare part

Persediaan (Rp)

1 Kampas Rem Belakang BM.116/117/FN 257 144981

2 kampas Rem Depan BM.116/117/FN 257 151483

3 baut Roda Belakang Assy LH/RH 917 98147

4 baut Roda Depan Assy LH/RH 917 120789

5 Seal roda Belakang OH/OK 1521 "sabo" 70813

6 Per kampas Rem depan Belakang 917/OK "febi" 149928

7 Filter Udara OH Prima "Donaldson" 218939

8 RK M/Kopling Atas 14" 917 113567

9 Packing Timing Tipis 911/917/OH "elring" 58392

10 Karet stabil depan atas belah 51417

11 karet kopel LA/AK/AK3HR "WSP" 126899

12 Baut kopel + mur (gigi long) 298137

13 oring kepala babi FM/FR 517 "japan part" 89289

14 Karet stabil depan bawah bulat 1521 "Rel" 105951

15 Tali Kipas 12.5 x 1350 (continental) 1521 "continental" 105143

16 Baut kopel + mur 917/OH/1521 "OHP" 126331

17 filter solar atas kig FR517 "sakura" 48430

18 Mur Roda Belakang Only LH/RH 116634

19 Mur Roda Depan Only LH/RH 130250

20 Bulb 24 V (engkel besar) stanley 280731

21 Bulb 24 V (engkel kecil) stanley 259855

22 Bulp 24V (double besar) chiyoda 282925

23 seal versneling depan 917P super "sabo" 70260

24 seal Versn belakang L911/Of "sabo" 56831

25 baut turbo kecil (8mm) 917 OH "Genuin" 138342

26 Packing as roda belakang 164420

27 seal versneling Belakang 917P super "sabo" 43370

28 Bushing Per Depan 917/OF "BTDK" 61380

29 Bushing Per Belakang "India" 31029

30 Rivet kampas rem (8x17) OH.P "aluminium" 298567

Sumber : Pengolahan data, 2009

4.2.7 Penentuan Total Biaya Persediaan Spare part Berdasarkan Kebijakan Perusahaan

Untuk penentuan total biaya persediaan spare part berdasarkan kebijakan perusahaan sama dengan penentuan total biaya persediaan spare part berdasarkan usulan. Hanya untuk nilai ROP dan Q berdasarkan dari nilai ROP dan Q yang sering muncul pada perusahaan. Langkah awal adalah melakukan simulasi montecarlo untuk mengetahui persediaan rata-rata spare part selama satu tahun, jumlah order, dan banyaknya stockout. Untuk posisi persediaan awal diasumsikan sebanyak 10 pcs. Adapun proses simulasi montecarlo untuk spare part jenis packing timing tipis 911/917/OH dan spare part yang lain berdasarkan kebijakan perusahaan selengkapnya dapat dilihat pada Lampiran 6.2

Dari proses simulasi montecarlo dapat diketahui rata-rata persediaan spare part jenis packing timing tipis 911/917/OH adalah 5.343 pcs, jumlah order 8 kali order dan jumlah stockout adalah empat pcs. Selanjutnya untuk penentuan total biaya persediaan spare part menggunakan persamaan 3.15. Di bawah ini akan dipaparkan contoh penentuan biaya total persediaan untuk spare part jenis packing timing tipis 911/917/OH. Sedangkan biaya total persediaan untuk spare part yang lain berdasarkan kebijakan usulan dapat dilihat pada tabel 4.16.

TC Total = ( r p ´ h b ) + ( j p ´ A ) + ( j s ´ s ) TC Total = ( 5 . 343 ´ 3971 ) + ( 8 ´ 2835 ) + ( 4 ´ 8500 )

= 21217 + 22680 + 34000 = Rp 77,897.-

Tabel 4.16 Tabel biaya total persediaan tiap spare part (perusahaan)

Total Biaya No

Nama Spare part

Persediaan (Rp)

1 Kampas Rem Belakang BM.116/117/FN 257 190539

2 kampas Rem Depan BM.116/117/FN 257 177486

3 baut Roda Belakang Assy LH/RH 917 228217

4 baut Roda Depan Assy LH/RH 917 182891

5 Seal roda Belakang OH/OK 1521 "sabo" 131067

6 Per kampas Rem depan Belakang 917/OK "febi" 415802

7 Filter Udara OH Prima "Donaldson" 278318

8 RK M/Kopling Atas 14" 917 591990

9 Packing Timing Tipis 911/917/OH "elring" 77898

10 Karet stabil depan atas belah 83593

11 karet kopel LA/AK/AK3HR "WSP" 169307

12 Baut kopel + mur (gigi long) 1038320

13 oring kepala babi FM/FR 517 "japan part" 179829

14 Karet stabil depan bawah bulat 1521 "Rel" 222646

15 Tali Kipas 12.5 x 1350 (continental) 1521 "continental" 118319

16 Baut kopel + mur 917/OH/1521 "OHP" 993879

Tabel 4.16 Tabel biaya total persediaan tiap spare part (Perusahaan) (lanjutan)

Total Biaya No

Nama Spare part

Persediaan (Rp)

17 filter solar atas kig FR517 "sakura" 250522

18 Mur Roda Belakang Only LH/RH 532006

19 Mur Roda Depan Only LH/RH 673965

20 Bulb 24 V (engkel besar) stanley 341217

21 Bulb 24 V (engkel kecil) stanley 300678

22 Bulp 24V (double besar) chiyoda 397692

23 seal versneling depan 917P super "sabo" 97499

24 seal Versn belakang L911/Of "sabo" 67132

25 baut turbo kecil (8mm) 917 OH "Genuin" 255494

26 Packing as roda belakang 190239

27 seal versneling Belakang 917P super "sabo" 110564

28 Bushing Per Depan 917/OF "BTDK" 148431

29 Bushing Per Belakang "India" 115341

30 Rivet kampas rem (8x17) OH.P "aluminium" 332176

Sumber : Pengolahan data, 2009

4.2.8 Penataan Ulang Tata Letak Spare part Pada Gudang.

Penataan ulang tata letak spare part pada divisi gudang dilakuklan karena selama ini tata letak spare part pada gudang kurang teratur. Hal ini menyebabkan pihak gudang mengalami kesulitan dalam mencari lokasi tempat spare part yang akan digunakan. Pihak gudang juga tidak mengetahui apakah spare part yang diminta masih ada stocknya atau tidak karena lokasi spare part yang kurang teratur dan kadang tertutup oleh spare part yang lain.

1. Identifikasi Faktor Penyebab Searching Time Spare part Yang Lama

Identifikasi faktor-faktor penyebab searching time spare part yang lama di gudang menggunakan diagram tulang ikan (fishbone diagram). Tujuan dari fishbone diagram adalah untuk mengetahui penyebab searching time spare part yang lama di gudang sehingga dapat segera diatasi. Dari pengamatan dan pengumpulan data dapat dijelaskan bahwa penyebab searching time lama di gudang yaitu:

a. Seiri

Dilihat dari segi keringkasannya, searching time yang lama di gudang dapat dikarenakan spare part yang ada belum dikelompokkan dengan baik. Hal ini dapat disebabkan beberapa hal, yaitu spare part belum dipisahkan antara yang masih dipakai dengan yang tidak dipakai sehingga masih tercampur, dan spare part yang ada belum tersortir berdasarkan kategori masing-masing (bercampur).

b. Seiton

Seiton merupakan kerapian dari tempat tersebut. Kurang rapinya gudang dapat menyebabkan searching time yang lama, sehingga harus diantisipasi. Kurang rapinya gudang dapat disebabkan oleh:

· Tempat penyimpanan spare part tidak jelas, terdapat spare part sama yang berada pada lokasi berbeda, sehingga teknisi kebingungan mencarinya karena tempat tidak pasti dan tidak tetap.

· Pada rak tidak terdapat pembatas, jadi spare part bisa jatuh atau tercampur dengan spare part yang lain. · Satu lokasi terdapat lebih dari satu jenis spare part dan peletakannya sembarangan, sehingga sangat berantakan dan bahkan ada spare part yang tertutup oleh spare part yang lain.

c. Seiso

Kebersihan yang tidak terjaga dapat menyebabkan spare part yang ada di gudang menjadi tidak terawat, kotor dan akhirnya berkarat sehingga fungsi keandalannya berkurang. Belum adanya prosedur kebersihan di gudang merupakan penyebab utama gudang menjadi tidak terjaga kebersihannya. Hal ini merupakan bukti kurangnya kepedulian pihak pengelola gudang terhadap kebersihan gudang.

d. Seiketsu

Standarisasi yang kurang baik di gudang dikarenakan belum adanya sistem yang berfungsi memantau arus spare part yang masuk, disimpan, dan keluar dari gudang. Selama ini pihak gudang tidak punya data stok spare part. Sehingga tidak diketahui secara pasti berapa jumlah stok pare part yang ada di gudang. Proses penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran spare part juga belum jelas prosedurnya. Sehingga sering terjadi kesalahan dalam perhitungan jumlah spare part.

e. Shitsuke

Shitsuke merupakan inti dari 5S, tanpa shitsuke maka 4S sebelumnya tidak akan berjalan. Gudang spare part belum tertata dengan baik dikarenakan belum dimilikinya jiwa disiplin oleh para pegawai gudang dan juga para montir. Para pegawai gudang dan montir masih belum bisa menetapkan sistem yang tepat dalam mengatur gudang sehingga keadaan gudang masih kacau. Penyebab searching time yang lama dapat dilihat pada diagram tulang ikan pada Gambar 4.1.

Gambar 4.1 Diagram tulang ikan penyebab searching time yang lama

Sumber: Pengolahan data, 2009

2. Penerapan 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) Dalam Penataan Ulang Tata Letak Spare part Pada Gudang

Setelah dilakukan penataan ulang layout gudang dan pengidentifikasian faktor-faktor penyebab searching time spare part yang lama di gudang maka selanjutnya akan dilakukan penerapan metode 5S pada gudang untuk penataan ulang tata letak spare part. berikut adalah penjelasan dari masing-masing faktor 5S tersebut.

a. Seiri

Pada tahap ini dilakukan proses penyortiran atau pemilahan spare part, apakah spare part di gudang diperlukan lagi atau tidak. Untuk penempatan spare part ke dalam lokasi masing-masing akan didapatkan pada tahap kedua dari sistem 5S, yaitu Seiton. Tindakan-tindakan yang harus dilakukan pada tahap ini di gudang, yaitu: · Membersihkan lantai gudang dari spare part. Semua spare part yang ada

di lantai gudang dibersihkan dari lantai. Hal ini untuk menghindari adanya spare part yang masih diperlukan ternyata tercecer di lantai.

· Mendata fasilitas apa saja yang ada di gudang. Dengan melakukan inventarisasi, maka akan didapatkan pengkondisian peralatan dan berkas- berkas sesuai dengan fungsi dari masing-masing barang inventaris. Fasilitas yang dimasukkan ke dalam daftar inventaris merupakan barang dan perlengkapan milik perusahaan yang ada di gudang yang masih diperlukan. Sehingga dari situ diketahui mana yang seharusnya ada di gudang dan yang seharusnya dibuang atau dipindahkan.

· Mengelompokkan dan mengurutkan spare part dalam kategori masing- masing jenis spare part. Pengurutan spare part berdasarkan jenis spare part merupakan cara pengelompokan yang sederhana dan umum dipakai. Pengelompokan ini berusaha mengelompokkan dan menentukan letak spare part yang memiliki jenis, fungsi dan karakteristik yang sama. Hal ini akan memudahkan pegawai gudang dalam pencarian spare part, sehingga bisa mengurangi searching time yang lama.

b. Seiton

Adapun tindakan yang harus dilakukan pada tahap ini adalah: · Menghitung jumlah lokasi

Jumlah lokasi = (6*7*2) + (5*7) + (3+27+15+2 +6+15+4+16)

= 207 lokasi

· Menghitung jumlah spare part

Jumlah total spare part = 262 jenis spare part

· Penempatan spare part ke dalam lokasi-lokasi penyimpanan - Menghitung jumlah kekurangan atau kelebihan lokasi penyimpanan. Dari perhitungan jumlah total lokasi penyimpanan dan jumlah total spare part diketahui bahwa jumlah lokasi penyimpanan spare part lebih sedikit dibanding jumlah total spare part. Jumlah kekurangan lokasi = 207-262

= 55 lokasi

- Cara penempatan Karena terdapat kekurangan lokasi, yaitu 56 lokasi, maka penempatan

harus efektif dan efisien dengan tetap memperhatikan jenis, sifat, dan karakteristik dari spare part. Penataan dapat dilakukan dengan cara menempatkan 1 spare part atau lebih pada 1 lokasi. Untuk spare part yang berpasangan, misalnya mur dan baut dapat diletakkan pada satu lokasi saja. Disini bukan berarti bisa sembarangan menempatkan, karena terdapat spare part dengan dimensi besar yang tidak cukup ditempatkan dalam 1 lokasi sehingga memerlukan beberapa lokasi.

Sebelum melakukan penataan spare part, terlebih dahulu diberikan gambaran layout gudang spare part, agar kita lebih mudah dalam menata spare part di gudang. Layout gudang memuat gambar barang yang ada di dalam gudang. Dalam layout gudang ini terdapat beberapa gambar, yaitu: rak besar, rak kecil, meja, gantungan, dan kotak kayu kecil. Adapun layout gudang spare part selengkapnya dapat dilihat pada gambar 4.2.

Gambar 4.2 Layout gudang spare part

Sumber: PO. Safari Eka Kapti, 2009

Setelah mengetahui gambaran tentang layout gudang, maka selanjutnya adalah memulai penataan spare part tersebut pada gudang. Berikut adalah penjabaran masing-masing letak spare part.

Ø Rak Besar A Rak besar A digunakan untuk meletakkan spare part dengan

dimensi kecil maupun. Rak ini berukuran 300 cm x 60 cm x 265 cm dan terdiri dari enam tingkat dengan jarak antar tingkat 40 cm. Rak ini dibagi menjadi 84 bagian dengan ukuran tiap bagian 42 cm x 29,5 cm. Tiap bagian diberi pembatas untuk keempat sisinya dengan ketebalan pembatas

1 cm dan tinggi 10 cm. Pembatas ini digunakan untuk membatasi tiap bagian spare part agar sesuai dengan tempatnya dan tidak berserakan kebagian spare part yang lain. Pembatas bisa di lepas dan dipasang kembali jika ada spare part yang mempunyai dimensi cukup panjang.

Rak ini dilengkapi dengan tiga buah tangga yang dilas melekat pada sisi kanan sebanyak dua dan kiri satu buah. Tangga ini digunakan untuk mengambil spare part yang letaknya pada rak bagian atas dan tidak terjangkau. Tangga ini berukuran tinggi 265 cm, lebar 46 cm dengan anak tangga berukuran 30 x 1 x 4 cm dan ibu tangga berukuran 8 x 1 x 265 cm serta jarak antar anak tangga 27 cm. Penamaan bagian pada rak besar A mengunakan kode AX dan AY dengan diikuti oleh susun ke berapa pada rak dan bagian ke berapa dari tingkat. Misalnya AX32, berarti spare part tersebut berada pada rak besar A sebelah kanan pada susun ke 3 dan Rak ini dilengkapi dengan tiga buah tangga yang dilas melekat pada sisi kanan sebanyak dua dan kiri satu buah. Tangga ini digunakan untuk mengambil spare part yang letaknya pada rak bagian atas dan tidak terjangkau. Tangga ini berukuran tinggi 265 cm, lebar 46 cm dengan anak tangga berukuran 30 x 1 x 4 cm dan ibu tangga berukuran 8 x 1 x 265 cm serta jarak antar anak tangga 27 cm. Penamaan bagian pada rak besar A mengunakan kode AX dan AY dengan diikuti oleh susun ke berapa pada rak dan bagian ke berapa dari tingkat. Misalnya AX32, berarti spare part tersebut berada pada rak besar A sebelah kanan pada susun ke 3 dan

Dalam rak besar A ini akan ditempatkan spare part yang berdimensi kecil maupun sedang dan biasanya di stock dalam jumlah yang banyak serta cenderung sering digunakan. Misalnya: bulb, bushing, mur, bearing, dll. Pertimbangan lain penempatan spare part pada rak ini adalah kesamaan jenis dan fungsi dari spare part. Hal ini akan lebih memudahkan pegawai gudang dalam pencarian spare part dan memperpendek searching time .

Rak besar A ini dibagi menjadi 84 bagian agar mampu menampung spare part yang lebih banyak. Tiap bagian rak diberi pembatas samping agar mencegah tidak tercecernya spare part. Tiap bagian rak tidak diperlukan kotak atau keranjang untuk tempat spare part, karena spare part sudah ada kemasannya sendiri dari supplier. Sehingga tinggal menempatkan spare part pada rak saja sesuai dengan lokasinya. Apabila terdapat spare part yang berdimensi besar, maka pembatas samping pada bagian rak bisa dicopot sehingga bisa menggunakan lebih dari satu lokasi. Adapun spare part yang ditempatkan pada rak besar A dan lokasi spare part selengkapnya dapat dilihat Lampiran 7.1.

Gambar 4.3 Rak besar A

Sumber: PO. Safari Eka Kapti, 2009

Gambar 4.4 Penamaan bagian rak besar A

Sumber: Pengolahan Data, 2009

Ø Rak Besar B Rak besar B digunakan untuk meletakkan spare part dengan

dimensi besar. Rak ini berukuran 300 cm x 50 cm x 225 cm dan terdiri dari lima tingkat dengan jarak antar tingkat 50 cm. Rak ini dibagi menjadi

35 bagian dengan ukuran tiap bagian 42 cm x 49,5 cm. Tiap bagian diberi pembatas untuk keempat sisinya dengan ketebalan pembatas 1 cm dan tinggi 10 cm. sama halnya dengan rak besar A, pembatas digunakan untuk membatasi tiap bagian spare part agar sesuai dengan tempatnya dan tidak berserakan kebagian spare part yang lain. Pembatas bisa di lepas dan dipasang kembali jika ada spare part yang mempunyai dimensi cukup panjang.

Rak ini dilengkapi dengan dua buah tangga yang dilas melekat pada sisi kanan saja sebanyak dua buah. Tangga ini digunakan untuk mengambil spare part yang letaknya pada rak bagian atas dan tidak terjangkau. Tangga yang digunakan pada rak ini mempunyai dimensi yang sama dengan tangga yang digunakan pada rak besar A. Penamaan bagian pada rak besar B mengunakan kode B dengan diikuti oleh susun ke berapa pada rak dan bagian ke berapa dari tingkat. Misalnya B42, berarti spare part tersebut berada pada rak besar B pada susun ke 4 dan bagian ke 2 pada susun ke 4. Penamaan bagian rak besar B dimulai dari B11-B57. Adapun gambar rak besar B dan penamaan tiap bagian rak selengkapnya dapat dilihat pada gambar 4.5 dan gambar 4.6.

Dalam rak besar B ini akan ditempatkan spare part yang berdimensi besar, berat dan biasanya di stock. Misalnya: bulb, bushing, mur, bearing, dll. Disamping kesamaan jenis dan fungsi, dimensi juga menjadi pertimbangan penempatan spare part pada rak ini. Karena rak ini mempunyai ukuran yang lebih lebar dibandingkan rak besar A, sehingga Dalam rak besar B ini akan ditempatkan spare part yang berdimensi besar, berat dan biasanya di stock. Misalnya: bulb, bushing, mur, bearing, dll. Disamping kesamaan jenis dan fungsi, dimensi juga menjadi pertimbangan penempatan spare part pada rak ini. Karena rak ini mempunyai ukuran yang lebih lebar dibandingkan rak besar A, sehingga

Rak besar B ini dibagi menjadi 35 bagian agar mampu menampung spare part berdimensi besar. Tiap bagian rak diberi pembatas samping agar mencegah tidak tercecernya spare part. Tiap bagian rak tidak diperlukan kotak atau keranjang untuk tempat spare part, karena spare part sudah ada kemasannya sendiri dari supplier. Sehingga tinggal menempatkan spare part pada rak saja sesuai dengan lokasinya. Apabila terdapat spare part yang berdimensi panjang dan besar, maka pembatas samping pada bagian rak bisa dicopot sehingga bisa menggunakan lebih dari satu lokasi. Adapun spare part yang ditempatkan pada rak besar B dan lokasi spare part selengkapnya dapat dilihat Lampiran 7.2.

Gambar 4.5 Rak besar B

Sumber: PO. Safari Eka Kapti, 2009

Gambar 4.6 Penamaan bagian rak besar B

Sumber: PO. Safari Eka Kapti, 2009

Ø Rak Kecil C Rak kecil C digunakan untuk meletakkan spare part dengan

dimensi sedang, misalnya baut kopel dan mur. Rak ini berukuran 100 cm x 50 cm x 150 cm dan terdiri dari lima tingkat dengan jarak antar tingkat

50 cm. Rak ini dibagi menjadi 15 bagian dengan ukuran bagian 1-6 berukuran 50 x 50 x 30 cm, bagian 7 berukuran 100 cm x 50 x 30 cm dan bagian 8-15 berupa kotak kolom dengan ukuran tiap kolom 25 x 25 x 30 cm . Penamaan bagian pada rak kecil C mengunakan kode C dengan diikuti oleh susun ke berapa pada rak dan bagian ke berapa dari susun. Misalnya C54, berarti spare part tersebut berada pada rak kecil C pada susun ke 5 dan bagian ke 4 pada susun ke 5. Penamaan bagian rak kecil C dimulai dari C11-C58. Adapun gambar rak besar B dan penamaan tiap bagian rak selengkapnya dapat dilihat pada gambar 4.7 dan gambar 4.8.

Dalam rak kecil C ini akan ditempatkan spare part jenis mur dan baut karena hanya memiliki 15 bagian saja. Penempatan spare part yang hanya dua jenis saja dan berpasangan pada rak ini bertujuan untuk lebih memudahkan pegawai gudang dalam pencarian spare part jenis ini, karena jumlahnya yang banyak dan agar tidak tercampur dengan spare part yang lain.. Tiap bagian rak tidak diperlukan kotak atau keranjang untuk tempat spare part , karena spare part sudah ada kemasannya sendiri dari supplier. Sehingga tinggal menempatkan spare part pada rak saja sesuai dengan lokasinya. Adapun spare part yang ditempatkan pada rak kecil C dan lokasi spare part selengkapnya dapat dilihat Lampiran 7.3.

Gambar 4.7 Rak kecil C

Sumber: PO. Safari Eka Kapti, 2009

Gambar 4.8 Penamaan bagian rak kecil C

Sumber: Pengolahan Data, 2009

Ø Meja 1

Meja 1 merupakan meja yang digunakan untuk melatakkan spare part berdimensi besar maupun kecil. Meja ini terbuat dari kayu dan berukuran 150 cm x 100 cm x 100 cm dengan dilengkapi tiga buah kolom. Untuk kolom pertama berukuran 100 cm x 50 cm x 25 cm, kolom dua berukuran 75 cm x 50 cm x 25 cm, kolom ketiga berukuran sama dengan kolom kedua. Ketiga kolom tersebut mempunyai ketebalan bawah sebesar

5 cm.

Penamaan kolom pada meja 1 mengunakan kode KM1 dengan diikuti letak kolom ke berapa. Misalnya KM13, berarti spare part tersebut berada pada meja 1 pada kolom 3. Penamaan kolom pada meja 1 dimulai dari KM11-KM13. Adapun gambar meja 1 dan penamaan tiap bagian kolom pada meja selengkapnya dapat dilihat pada gambar 4.9 dan gambar

Gambar 4.9 Meja 1

Sumber : PO. Safari Eka Kapti, 2009

Gambar 4.10 Penamaan bagian meja 1

Sumber: Pengolahan Data, 2009

Dalam meja 1 ini akan ditempatkan spare part jenis packing saja. Karena spare part ini terbuat dari bahan yang lunak dan lentur seperti kertas yang mudah rusak dan tidak boleh tertindih atau terlipat karena akan mengurangi fungsi keandalannya. Meja ini terdiri dari tiga bagian. Untuk bagian yang besar digunakan untuk lokasi packing yang berukuran panjang. Sedangkan untuk bagian yang kecil digunakan untuk packing yang berukuran kecil atau sedang.

Biasanya perusahaan membeli packing dalam bentuk satu set, dalam satu set terdapat beberapa packing. Akan tetapi satu set packing tersebut tidak terpakai semuanya, hanya beberapa bagian saja. Sehingga diperlukan tempat tersendiri yang terpisah dari spare part yang lain untuk spare part jenis packing ini, agar tidak tercecer dan rusak. Adapun pembagian lokasi spare part jenis packing yang ditempatkan pada meja 1 selengkapnya dapat dilihat Lampiran 7.4. Ø Meja 2

Meja 2 merupakan meja yang digunakan untuk melatakkan spare part berdimensi besar maupun kecil. Meja ini terbuat dari kayu dan berukuran 150 cm x 100 cm x 100 cm dengan dilengkapi 27 buah kolom. Untuk kolom 1-7 dan 11-20 berukuran 30 cm x 20 cm x 25 cm, kolom 21-

24 berukuran 37,5 cm x 20 cm x 25 cm, sedangkan untuk kolom 8-10 dibagi menjadi dua bagian untuk tiap kolomnya dengan ukuran 15 cm x 20 cm x 25 cm. Ke-27 kolom tersebut mempunyai ketebalan bawah sebesar 5 cm.

Penamaan kolom pada meja 2 mengunakan kode KM2 dengan diikuti letak kolom ke berapa. Misalnya KM216, berarti spare part tersebut berada pada meja 2 pada kolom 16. Penamaan kolom pada meja 2 dimulai dari KM21-KM24. Adapun gambar meja 2 dan penamaan tiap bagian kolom pada meja selengkapnya dapat dilihat pada gambar 4.11 dan gambar 4.12.

Gambar 4.11 Meja 2

Sumber : PO. Safari Eka Kapti, 2009

Gambar 4.12 Penamaan bagian meja 2

Sumber: Pengolahan Data, 2009

Dalam meja 2 ini akan ditempatkan spare part yang berdimensi kecil maupun sedang. Misalnya: seal, turn baut, selang radiator, tali kipas ukuran pendek dll. Pertimbangan lain penempatan spare part pada meja 2 adalah kesamaan jenis dan fungsi. Sebagian spare part pada meja 2 merupakan spare part pelengkap dari spare part rak besar A dan rak besar

B. Sebagai contoh RK oring filter oli fuso dengan filter oli susun dan switch lampu depan dengan relay lampu depan 24V. Akan tetapi spare part pelengkap pada meja 2 bukan menjadi satu-satunya spare part pelengkap spare part pada rak besar A dan B sehingga penempatannya harus dipisah. Karena ukuran yang terlalu kecil dan jumlahnya yang sedikit, maka spare part pelengkap tersebut tetap harus diletakkan pada meja 2. Apabila diletakkan pada rak besar A atau B kurang efektif karena masih banyak ruangan yang akan tersisa. Disamping itu juga pertimbangan kesamaan jenis spare part. meja 2 ini dibagi menjadi 27 bagian, dimana untuk 23 bagian yang berukuran kecil dipakai untuk tempat spare part berukuran kecil dan 4 bagian yang berukuran besar digunakan untuk tempat spare part jenis selang radiator dan selang solar. Adapun spare part yang ditempatkan pada meja 2 dan lokasi spare part selengkapnya dapat dilihat Lampiran 7.5. Ø Meja 3

Meja 3 merupakan meja yang digunakan untuk melatakkan spare part berdimensi besar maupun kecil. Meja ini terbuat dari kayu dan berukuran 100 cm x 100 cm x 100 cm dengan dilengkapi 15 buah kolom. Untuk kolom 1-10 berukuran 30 cm x 20 cm x 25 cm, kolom 11-15 berukuran 40 cm x 20 cm x 25 cm,. Ke-15 kolom tersebut mempunyai ketebalan bawah sebesar 5 cm. Penamaan kolom pada meja 3 mengunakan kode KM3 dengan diikuti letak kolom ke berapa. Misalnya KM38, berarti spare part tersebut berada pada meja 3 pada kolom 8. Penamaan kolom pada meja 3 dimulai dari KM31-KM215. Adapun gambar meja 3 dan penamaan tiap bagian kolom pada meja selengkapnya dapat dilihat pada Gambar 4.13 dan Gambar 4.14.

Gambar 4.13 Meja 3

Sumber : PO. Safari Eka Kapti, 2009

Gambar 4.14 Penamaan bagian meja 3

Sumber: Pengolahan Data, 2009

Meja 3 merupakan meja yang dikhususkan untuk tempat spare part jenis ring, baik ring dengan diameter kecil ataupun besar. Meja 3 terbagi menjadi 15 bagian. Pada saat penelitian ternyata ada bagian dari meja yang di pakai untuk tempat spare part jenis lain. bahkan bagian tersebut terdiri dari beberapa jenis spare part yang saling bertumpukan. Oleh sebab itu, disini akan dilakukan penataan kembali terhadap spare part yang berada pada meja 3.

Langkah pertama adalah memindahkan semua jenis spare part selain spare part ring dari meja 3 ke lokasi masing-masing spare part tersebut. Setelah spare part tersebut dipindahkan, maka akan ada bagian yang kosong dari meja 3. Langkah kedua adalah mengisi bagian yang kosong tersebut dengan spare part. disini dipilih spare part jenis rivet kampas rem dan RK. Rivet kampas rem merupakan spare part pelengkap untuk jenis spare part kampas rem. Lokasi rivet kampas rem dirasa lebih tepat pada meja 3 karena dekat dengan lokasi kampas rem yang terletak pada rak besar B. walaupun sebagai spare part pelengkap, tapi rivet kampas rem harus dipisahkan dengan kampas rem karena jumlah rivet kampas rem yang banyak sekali.

Untuk spare part jenis RK digunakan pertimbangan kesamaan jenis. Lokasi spare part jenis RK pada awalnya terletak pada dua lokasi, yaitu pada meja 2 dan pada meja adminstrasi. Untuk yang dimeja administrasi akan dipindahkan ke meja 3 dengan pertimbangan bahwa meja 3 dekat dengan meja 2. Lagipula lokasi jenis spare part RK yang lain berada pada meja 2. Adapun lokasi masing-masing spare part pada meja 2 selengkapnya dapat dilihat lampiran 7.6. Ø Kotak kayu kecil

Kotak kayu kecil merupakan kotak yang digunakan untuk melatakkan spare part berdimensi kecil. Meja ini terbuat dari kayu dan berukuran 60 cm x 60 cm x 30 cm dengan dilengkapi 6 buah kotak dengan ukuran masing-masing kotak 20 cm x 20 cm x 30 cm. Ke-6 kotak tersebut mempunyai ketebalan sebesar 1 cm. Penamaan kolom pada kotak kayu kecil mengunakan kode CN untuk kotak sebelah kanan dan CM untuk kotak sebelah kiri dengan diikuti letak kolom ke berapa. Misalnya CM1, berarti spare part tersebut berada pada kotak kayu kecil sebelah kanan dan pada kolom 1. Penamaan kolom pada kotak kayu kecil dimulai dari CN1- CN3 dan CM1-CM3. Adapun gambar kotak kayu kecil dan penamaan tiap bagian kotak selengkapnya dapat dilihat pada gambar 4.15 dan gambar

4.16. Dalam kotak kayu kecil ini akan ditempatkan spare part jenis mur dan baut seperti rak kecil C. Kotak kayu kecil letaknya dekat dengan rak kecil C dan memiliki 6 bagian. Penempatan spare part yang hanya dua jenis saja dan berpasangan pada rak ini bertujuan untuk lebih memudahkan pegawai gudang dalam pencarian spare part jenis ini, karena jumlahnya yang banyak dan agar tidak tercampur dengan spare part yang lain.. Tiap bagian rak tidak diperlukan kotak atau keranjang untuk tempat spare part, karena spare part sudah ada kemasannya sendiri dari supplier. Sehingga tinggal menempatkan spare part pada rak saja sesuai dengan lokasinya.

Adapun lokasi spare part pada kotak kayu kecil selengkapnya dapat dilihat Lampiran 7.7.

Gambar 4.15 Kotak kayu kecil

Sumber : PO. Safari Eka Kapti, 2009

Gambar 4.16 Penamaan Bagian Kotak Kayu Kecil

Sumber: Pengolahan Data, 2009

Ø Ember Ember disini digunakan untuk penempatan spare part jenis cair

seperti oli. Ember ini bermaterial plastik dengan diameter 50 cm dan tinggi

80 cm. Ember yang berada di gudang sebanyak 4 buah. Penamaan ember mengunakan kode E dengan diikuti letak ember ke berapa. Misalnya E3, berarti spare part tersebut berada pada ember 3. Penamaan ember dimulai dari E1-E4. Adapun gambar ember dan penamaan tiap bagian ember selengkapnya dapat dilihat pada Gambar 4.17 dan Gambar 4.18.

Gambar 4.17 Ember

Sumber: Pengolahan Data, 2009

Gambar 4.18 Penamaan bagian ember

Sumber: Pengolahan Data, 2009

Ember digunakan untuk lokasi spare part jenis oli yang mempunyai karakteristik cair. Disini ada 4 buah ember yang digunakan untuk tempat oli-oli tersebut. Adapun lokasi spare part pada ember selengkapnya dapat dilihat Lampiran 7.7. Ø Gantungan

Gantungan digunakan untuk jenis spare part yang berukuran panjang dan tidak bisa ditaruh pada rak maupun meja seperti selang, kabel, tali kipas, dan lain-lain. Penamaan gantungan mengunakan kode TTKR dan TTKP untuk gantungan pada tembok dan GD untuk gantungan besi dengan diikuti letak susun ke berapa kemudian gantungan ke berapa. TTKR merupakan gantungan pada tembok sebelah kiri dan TTKP merupakan gantungan tembok sebelah belakang. Contoh TTKP 1, berarti spare part tersebut berada pada gantungan tembok belakang pada gantungan ke 1. Penamaan gantungan tembok samping kiri dimulai dari TTKR1-TTKR3, tembok belakang TTKP1-TTKP4. Sedangkan untuk gantungan besi dimulai dari GD11-GB25 Adapun gambar gantungan besi dan gantungan tembok serta penamaan tiap bagian gantungan selengkapnya dapat dilihat pada Gambar 4.19 dan Gambar 4.20.

Gambar 4.19 Gantungan besi dan penamaan bagiannya

Sumber : PO. Safari Eka Kapti, 2009

Gambar 4.20 Gantungan tembok dan penamaan bagiannya

Sumber : PO. Safari Eka Kapti, 2009

Untuk gantungan besi terdapat 20 buah gantungan sedangkan gantungan pada tembok terdap 7 buah gantunagan. Gantungan ini digunakan untuk jenis spare part yang berdimensi panjang, seperti selang, Untuk gantungan besi terdapat 20 buah gantungan sedangkan gantungan pada tembok terdap 7 buah gantunagan. Gantungan ini digunakan untuk jenis spare part yang berdimensi panjang, seperti selang,

Tempat lain disini maksudnya adalah tempat selain tempat-tempat diatas yang masih bisa digunakan untuk menaruh spare part. tempat lain ini misalnya seperti pada bawah meja 1 dan 2, laci meja adminstrasi gudang. Spare part yang ditaruh pada lokasi ini adalah spare part yang berukuran besar dan berat, serta bersifat membahayakan orang. Adapun spare part yang ditempatkan pada tempat ini selengkapanya dapat dilihat pada Tabel 4.17.

Tabel 4.17 Tabel letak spare part yang berada di bawah meja 1 dan 2

No Kode

Nama

Jumlah Lokasi Penempatan

1 S006

Bateray 150 z all "inoe"

3 MBI1 Kardus

2 S007

Batery 120Z all "incoe"

3 MBI2 Kardus

Sumber: Pengolahan data, 2009

c. Seiso

Adapun tindakan yang harus dilakukan pada tahap ini adalah: · Penentuan prosedur kebersihan

Prosedur ini diperlukan sebagai dasar ketertiban dan kebersihan di wilayah kerja, khususnya di gudang spare part. Prosedur ini akan membuat gudang spare part dibersihkan secara rutin, bukan sekehendak hati ataupun saling mengandalkan.

· Penggunaan alat-alat kebersihan Alat-alat kebersihan diperlukan untuk menunjang pelaksanaan prosedur

kebersihan yang telah dibuat. Alat-alat kebersihan yang digunakan berupa alat-alat kebersihan secara umum, seperti sapu dan kemoceng.

· Penentuan jadwal piket kebersihan di technical store Pada saat dilakukan observasi di lapangan, belum terdapat susunan jadwal

piket. Gudang spare part hanya dibersihkan sesekali saja jika diperlukan. Untuk itu, penentuan jadwal piket kebersihan sangat diperlukan digudang. Penentuan jadwal piket didasarkan pada ketentuan berikut: - Petugas piket diambil dari pegawai gudang, hal ini dikarenakan tidak

adanya petugas cleaning service dan jumlah pegawai gudang spare part sebanyak 3 orang. .

- Petugas gudang melakukan piket di gudang spare part. - Petugas piket berjumlah 1 orang / hari. Hal ini berdasarkan pada

ruangan technical store yang hanya terdiri satu ruangan saja. - Petugas piket memiliki tugas sebagai berikut: Þ Bertanggung jawab pada kebersihan technical store menurut area kerja masing-masing

Þ Bertanggung jawab pada penataan dan kerapian technical store menurut area kerja masing-masing Þ Berkewajiban membantu dalam menata dan menyimpan spare part dalam lokasi rak sesuai area kerja masing-masing Þ Berkewajiban membantu dalam pengecekan kondisi spare part yang datang Þ Petugas piket yang sudah selesai bertugas pada areanya wajib membantu petugas piket area lain - Petugas piket bertugas setiap hari sesuai jam kerja yang berlaku di PO Safari Eka kapti, yaitu senin-minggu mulai dari jam 08.00-16.00. Adapun prosedur kebersihan dan alokasi waktunya selengkapnya dapat dilihat

pada Tabel 4.18.

Tabel 4.18 Prosedur kebersihan

WAKTU NO

PROSEDUR

PELAKSANAAN 1 Membersihkan gudang secara

Jam 08.15

menyeluruh

- Membersihkan lantai - Membuang sampah - Membersihkan rak-rak spare part

2 Membersihkan masing-masing area

Jam 08.30

kerja pada gudang spare part

- Membersihkan area kerja - Menata sesuai dengan ketetapan penataan

3 Membuang setiap sampah ke tempat

Saat jam kerja

sampah

Tabel 4.18 Prosedur kebersihan (lanjutan)

WAKTU NO

PELAKSANAAN 4 Menata, menyimpan dan merapikan

PROSEDUR

Saat jam kerja

spare part yang diterima pada rak/meja sesuai dengan kategori masing-masing

5 Menata kembali spare part dalam

Saat jam kerja

rak/meja pada saat pengambilan spare part

6 Merapikan gudang spare part secara

Jam 13.15

menyeluruh

- Menata spare part yang sudah dicek - Menyimpan dokumen-dokumen

7 Membersihkan masing-masing area

Jam 15.40 (20

kerja pada gudang spare part

menit sebelum pulang kerja) - Membersihkan area kerja

- Menata sesuai dengan ketetapan penataan

8 Membersihkan gudang spare part

Jam 15.50 (10

secara menyeluruh

menit sebelum pulang kerja) - Membersihkan lantai - Membuang sampah - Membersihkan rak-rak/meja spare

part Sumber : Pengolahan data, 2009

d. Seiketsu

Secara garis besar, sistem yang ada di gudang dapat dibagi menjadi dua, yaitu penerimaan dan pengambilan. Sistem tersebut selama ini sudah berjalan dengan baik. Proses penerimaan dan permintaan spare part sudah berjalan dengan baik. Namun, yang menjadi masalah adalah proses pencatatan data jenis dan jumlah spare part yang diterima dan diminta. Selama ini proses pencatatan jenis dan jumlah spare part yang diterima dan diminta hanya dicatat pada buku secara terpisah. Sehingga dikhawatirkan data tersebut bisa rusak atau hilang. Pihak gudang juga merasa kesulitan untuk mengetahui posisi persediaan semua spare part pada gudang. Hal ini disebabkan karena proses pencatatan data spare part yang diterima dan diminta oleh pihak gudang kurang tepat. Alur proses penerimaan dan pengambilan spare part dapat dilihat pada Gambar 4.21.

Penerimaan spare part Pengambilan spare part

Mulai

Montir menemui penanggung

Spare part datang

jawab gudang

Montir memberi tahu nama dan

Pencataan jenis dan jumlah spare

jumlah spare part yang diminta

part pada buku

Penanggung jawab gudang

Menempatkan spare part pada

mencari lokasi spare part

tempat penyimpanan

tidak Mencacat dan memberikan form

permintaan spare part pada Selesai

Ada atau tidak?

bagian pemesanan

Ada

Penanggung jawab gudang mengambilkan spare part

Penanggung jawab gudang mencatat nama dan jumlah spare part yang diminta

Selesai

Gambar 4.21 Flowchart penerimaan dan pengambilan spare part

Sumber: PO. Safari Eka Kapti, 2009

Dalam pencatatan data spare part yang diterima, pihak gudang mencatat berdasarkan semua jenis spare part yang diterima dalam frekuensi harian bukan berdasarkan tiap jenis spare part. Begitu juga dengan pencatatan data spare part yang diminta, pihak gudang mencatat berdasarkan semua jenis spare part yang diminta dalam frekuensi harian bukan berdasarkan tiap jenis spare part. Hal ini menyebabkan pihak gudang kesulitan untuk mengetahui persediaan spare part di gudang. Karena spare part yang diterima pada hari itu belum tentu diminta pada hari itu juga. Pihak gudang harus merekap kembali jumlah spare part yang diterima dan diminta untuk tiap jenis spare part agar dapat diketahui posisi persediaannya. Hal ini memerlukan waktu yang lama dan penambahan biaya lagi. Belum lagi kalau data tersebut hilang atau rusak, maka pihak gudang akan kesulitan lagi dalam menentukan posisi persediaan spare part. Oleh karena itu Dalam pencatatan data spare part yang diterima, pihak gudang mencatat berdasarkan semua jenis spare part yang diterima dalam frekuensi harian bukan berdasarkan tiap jenis spare part. Begitu juga dengan pencatatan data spare part yang diminta, pihak gudang mencatat berdasarkan semua jenis spare part yang diminta dalam frekuensi harian bukan berdasarkan tiap jenis spare part. Hal ini menyebabkan pihak gudang kesulitan untuk mengetahui persediaan spare part di gudang. Karena spare part yang diterima pada hari itu belum tentu diminta pada hari itu juga. Pihak gudang harus merekap kembali jumlah spare part yang diterima dan diminta untuk tiap jenis spare part agar dapat diketahui posisi persediaannya. Hal ini memerlukan waktu yang lama dan penambahan biaya lagi. Belum lagi kalau data tersebut hilang atau rusak, maka pihak gudang akan kesulitan lagi dalam menentukan posisi persediaan spare part. Oleh karena itu

Software ini digunakan untuk mencatat jumlah dan jenis tiap spare part yang diterima atau diminta sehingga posisi persediaan tiap spare part dapat diketahui. Software ini juga digunakan untuk mengetahui lokasi spare part pada gudang sehingga pihak gudang tidak kesulitan dalam pencarian lokasi spare part. Karena selama ini gudang belum menerapkan penggunaan data berbasis komputer, maka akan dilakukan perbaikan terhadap sistem penerimaan dan permintaan spare part yang telah ada.

· Perbaikan sistem penerimaan spare part

Adapun perbaikan langkah-langkah sistem penerimaan spare part selengkpanya dapat dilihat pada Gambar 4.22

Mulai

Spare part datang

Pengecekan kualitas dan

kuantitas spare part dan

Arsip nota

kecocokan nota pembelian

pembelian

Sesuai atau

Pengecekan spare part tersebut di

komputer

Sudah ada atau

belum Updating data spare part baru di

Menempatkan spare part tersebut Updating jumlah spare part di

pada lokasi baru sesuai dengan

komputer

kategori

Mengecek lokasi spare part pada

komputer

Menempatkan dan menata spare

part pada lokasi

Selesai

Gambar 4.22 Flowchart perbaikan penerimaan spare part

Sumber: Pengolahan data, 2009

Keterangan: - Spare part yang dipesan datang, kemudian dilakukan pengecekan.

Pengecekan ini terdiri dari pengecekan kualitas, yang berupa pengecekan kecacatan dan pengecekan kuantitas yang berupa penghitungan jumlah spare part dari keseluruhan jenis. Jika kualitas Pengecekan ini terdiri dari pengecekan kualitas, yang berupa pengecekan kecacatan dan pengecekan kuantitas yang berupa penghitungan jumlah spare part dari keseluruhan jenis. Jika kualitas

- Kemudian, dilakukan pengecekan pada komputer, apakah spare part tersebut sudah dimiliki oleh gudang atau merupakan spare part baru. Jika sudah ada, maka dilakukan updating jumlah spare part, yaitu jumlah spare part yang ada di gudang ditambahkan dengan spare part yang baru saja diterima. Namun jika belum dimiliki spare part

tersebut, maka dilakukan updating yang berbeda, yaitu pendokumentasian data spare part baru dan kemudian ditentukan lokasi penempatan pada lokasi yang masih kosong tetapi masih dalam satu kategori.

- Setelah lokasi sudah diketahui (untuk spare part yang sudah ada) atau sudah ditentukan (untuk spare part baru) maka spare part ditempatkan dan ditata sesuai dengan lokasi masing-masing.

· Perbaikan sistem permintaan spare part Adapun perbaikan langkah-langkah sistem permintaan spare part

selenkpanya dapat dilihat pada Gambar 4.23

Gambar 4.23 Flowchart perbaikan pengambilan spare part

Sumber: Pengolahan data, 2009

Keterangan: - Montir menemui penanggung jawab gudang.

- Montir mencatat spare part apa saja yang diminta kepada penanggung jawab gudang pada form pengambialan spare part. Adapun form pengambilan spare part selengkapnya adapat dilahat pada Gambar

FORM PENGAMBILAN SPARE PART

No Keluar: No Pol:

Tgl: Armada: No Nama Montir

Nama Spare part

Jumlah TTD

Penanggung jawab gudang TTD

(Nama)

Gambar 4.24 Form pengambilan spare part

Sumber: Pengolahan data, 2009

- Penanggung jawab gudang mengecek ada atau tidaknya spare part

tersebut. Jika ada, maka penanggung jawab gudang sekaligus mengecek lokasi keberadaan spare part tersebut dan mengambilkannya kemudian diberikan kepada montir dan ditanda tangani oleh pengambil (montir yang membutuhkannya). Namun, jika spare part yang dicari tidak ada maka penanggung jawab gudang langsung membuat form permintaan spare part dan diberikan pada penanggung jawab pemesanan.

- Setelah memberikan spare part yang diminta kepada montir, maka

penanggung jawab gudang melakukan updating data spare part pada komputer.

- Komputer harus selalu dalam keaadan menyala dan selalu

menampilkan software persediaan. Di samping komputer dapat disediakan buku petunjuk pencarian spare part termasuk cara pencarian lewat komputer dan denah lokasi. Hal tersebut untuk memudahkan.

e. Shitsuke

Tindakan yang dilakukan pada tahap ini adalah: · Membuat 5S Audition Checklist

Audit merupakan bentuk pengawasan apakah sistem pada tahap sebelumnya sudah berjalan atau belum. Audit dilakukan dengan menggunakan 5S Audition Checklist untuk mengetahui seberapa baik penerapan 5S. Inspeksi yang dilakukan adalah: - Apakah prosedur kerja sudah dilakukan dengan baik.

- Apakah kebersihan gudang spare part terjaga. - Apakah penataan spare part di gudang spare part sudah tepat. Adapun contoh 5S Audition Checklist selengkapnya dapat dilihat pada

Tabel 4.19.

Tabel 4.19 Contoh 5S audition checklist

Observer : Area : Date :

Problems Level

5 or more than Level-0 03-Apr

5S Audition Checklist Level-1

2 Level-2 1 Level-3 0 Level-4

1 2 3 4 5 1 Terdapat barang atau sesuatu yang tidak dibutuhkan Seiri

Distingusih Between Which is Needed and Not

dalam technical store 2 Terdapat spare part di gang, sudut, tangga dll 3 Spare part dari kategori berbeda bercampur 4 Terdapat penyimpanan stok yang tidak jelas

1 2 3 4 5 Seiton

A place for everything and everything in it's place

5 Spare part tidak pada tempatnya 6 Lokasi spare part tidak sesuai dengan yang tertulis di komputer

1 2 3 4 5 7 Petugas piket tidak berjalan Seiso

Cleaning and looking for ways to keep it clean

and organized

8 Jadwal piket tidak dilaksanakan 9 Prosedur kebersihan tidak berjalan

10 Alat kebersihan sulit untuk didapatkan 11 Terdapat banyak spare part yang kotor 12 Terdapat masalah kebersihan lainnya

1 2 3 4 5 13 Informasi penting tidak terlihat Buku petunjuk pencarian sparepart tidak berada di

Maintain and Monitor the First 3S

Seiketsu 14 tempat 15 Form pengambilan tidak sesuai

16 Form pengambilan tidak berada di tempat 17 Alur kerja tidak diterapkan

1 2 3 4 5 Shitsuke

Stick to the rule

18 Berapa pegawai yang belum ditraining 5S? 19 Berapa kali, minggu lalu, 5S tidak diterapkan

Total Score :

Average Level :

Sumber: Pengolahan data, 2009

Score diisi dengan sebuah tanda silang (x) yang menunjukkan nilai dari faktor/item yang diaudit. Semakin besar total score yang dihasilkan, maka penerapan 5S dalam gudang masih belum baik dan membutuhkan perhatian lebih untuk penerapannya. Average Level menunjukkan level hasil audit gudang, sebaliknya dari total score, semakin besar average level maka semakin baik level penerapan 5S di gudang. - Membuat jadwal audit, prosedur audit adalah melakukan inspeksi

mendadak pada jadwal-jadwal tertentu. Petugas audit ditentukan oleh mendadak pada jadwal-jadwal tertentu. Petugas audit ditentukan oleh

pada bulan Juni, minggu pertama audit dilakukan pada hari Senin. Pada minggu kedua dilakukan pada hari Kamis. Pada minggu ketiga dilakukan pada hari Rabu. Dan pada minggu keempat dilakukan pada hari Jumat. Begitu seterusnya. Jadwal audit ini perusahaan yang membuat, sebaiknya dibuat untuk setiap 3 bulan sekali, jadi 3 bulan berikutnya dibuat pada saat 3 bulan sebelumnya hampir habis.

- Melakukan training, khususnya untuk pegawai gudang dan montir. Training ini dimaksudkan untuk pembelajaran mengenai penerapan 5S pada gudang, mulai dari urutan spare part, penempatan, prosedur pengambilan sampai ke prosedur kebersihan dan untuk menanamkan jiwa disiplin pada pegawai. Untuk pemberian training atau latihan merupakan kewenangan perusahaan.

4.2.9 Pembuatan Aplikasi Software Pemantauan Posisi Persediaan Spare part

Software ini merupakan alat bantu bagi pihak gudang untuk menentukan posisi persedian spare part di gudang. Dengan adanya software ini di harapkan dapat membantu perusahaan dalam mentukan posisi persediaan. Software ini dibuat dengan menggunakan program VIBI 6 dan Microsoft accses 2007 sebagai databasenya. Adapun langkah-langkah dalam pembuatan program aplikasi manajen persediaan adalah sebagai berikut:

1. Perancangan database

Untuk perancangan database, maka akan dilakukan perancangan fisik (tabel), yaitu dengan merancang tabel database yang meliputi komponen tabel beserta ukuran dan tipe datanya. Adapun tabel database dapat dilihat selengkapnya pada table-tabel berikut

Tabel 4.20 Tabel pendataan spare part Nama Field

Tipe Data

Ukuran

kd_sparepart

Long Integer Letak

stok_min

Sumber: Pengolahan data, 2009

Tabel 4.21 Tabel pendataan montir Nama Field

Tipe Data

Ukuran

Kd_montir

Text

Nama

Text

Alamat

Text

Sumber: Pengolahan data, 2009

Tabel 4.22 Tabel pendataan armada Nama Field

Tipe Data

Ukuran

kd_armada

Text

nama_armada

Text

Sumber: Pengolahan data, 2009

Tabel 4.23 tabel pendataan spare part masuk gudang

Nama Field

Tipe Data

Ukuran

no_msk

Text

Tgl

dd/mm/yy kd_sparepart

Date/Time

Long Integer Harga

Number

Currency

Sumber: Pengolahan data, 2009

Tabel 4.24 Tabel pendataan spare part keluar gudang

Nama Field

Tipe Data

Ukuran

no_keluar

Text

Tgl

dd/mm/yy kd_sparepart

Date/Time

Text

Long Integer no_pol

jns_armada

Text

Kd_montir

Text

Sumber: Pengolahan data, 2009

2. Perancangan Program Aplikasi Manajemen Persediaan Perancangan program aplikasi manajemen persediaan meliputi

perancangan form yang dibutuhkan, perancangan bahasa pemrograman, dan perancangan report. Perancangan bahasa pemrograman tidak bisa disajikan dalam laporan ini karena untuk menghindari terjadinya plagiat. untuk perancangan form dan report akan dijelaskan sebagai berikut:

a. Form pendataan jenis spare part Dalam pembuatan form pendataan spare part, terlebih dahulu dibuat alur

logika proses pendataan spare part. Pembuatan alur logika ini diperlukan untuk mempermudah pembuatan form. Adapun alur logika pembuatan form pendataan jenis spare part tersebut dapat dilihat pada Gambar 4.25

Data spare part

Input data, hapus data dan editing

data spare part

Rekapitulasi data spare part di gudang

Gambar 4.25 Alur logika pembuatan form pendataan jenis spare part

Sumber: Pengolahan data, 2009

Pembuatan form pendataan jenis spare part memerlukan data spare part yang ada di gudang yang didapat dari observasi awal. Setelah di dapat data spare part, selanjutnya adalah melakukan proses pendataan jenis spare part. Proses yang diperlukan dalam form ini adalah proses pengimputan data, penghapusan, dan pengeditan data jenis spare part. Sehingga form pendataan jenis spare part harus mengakomodasi ketiga proses tersebut dan mampu memberikan informasi kepada pihak gudang tentang semua jenis spare part yang ada di gudang. Adapun form pendataan jenis spare part dapat dilihat pada Gambar 4.26

Gambar 4.26 Form pendataan spare part

Sumber: Pengolahan data, 2010

Form pendataan spare part membantu perusahaan dalam mendata setiap spare part yang masuk ke gudang. agar semua spare part yang masuk ke gudang dapat dicatat dan disimpan dengan lebih aman. Sehingga pihak gudang dapat mengontrol setiap saat spare part apa saja yang berada di gudang. Berikut adalah penjelasan masing-masing bagian dari form pendataan spare part:

· Form penambahan jenis spare part

Untuk menambahkan data jenis spare part baru, maka harus mengisikan Nama Spare part, Stock Minimal, dan Letak Spare part pada kolom yang telah tersedia. Untuk Kode Spare part akan muncul secara otomatis dan tidak bisa dirubah bila form ini dibuka. Stock Minimal merupakan jumlah stock minimal spare part yang harus ada di gudang. Setelah selesai mengisi semuanya lalu dipilih tombol Tambah. Data spare part yang baru ditambahkan akan muncul ditabel. Bila ingin menyimpan data ini, maka dipilih tombol Simpan dan tekan tombol Batal jika tidak ingin menyimpannya. Untuk keluar dari form ini langsung saja pilih tombol Keluar . · Penghapusan dan Pengeditan Jenis Spare part

Untuk menghapus atau mengedit jenis spare part yang telah telah tersimpan, maka terlebih dahulu pilih jenis spare part yang akan dihapus atau diedit pada tabel. Kemudian pilih tombol Hapus untuk menghapusnya dari database dan pilih tombol Edit untuk mengedit data spare part yang telah Untuk menghapus atau mengedit jenis spare part yang telah telah tersimpan, maka terlebih dahulu pilih jenis spare part yang akan dihapus atau diedit pada tabel. Kemudian pilih tombol Hapus untuk menghapusnya dari database dan pilih tombol Edit untuk mengedit data spare part yang telah

Bila terdapat spare part jenis baru yang belum ada di database dan telah datang ke gudang, maka pihak gudang terlebih dahulu harus membuka form pendataan jenis spare part untuk menambahkan spare part jenis baru tersebut ke database. Setelah selesai penambahan, maka pihak gudang harus membuka form spare part masuk untuk mencatat jumlah dan total harga spare part yang masuk tersebut. Hal ini ternyata membutuhkan waktu yang cukup lama.

Untuk mengatisipasi hal diatas, maka form ini telah dihubungkan dengan form lain agar leih menyederhanakan dalam proses pemasukan data. Form lain tersebut adalah form Spare part Masuk. Penghubungan ini dilakukan untuk mempermudah proses pemasukan data spare part yang masuk gudang. bila terdapat spare part jenis baru yang belum ada di database dan telah datang ke gudang, maka pihak gudang tinggal membuka form Penambahan Jenis Spare part untuk menambahkan spare part tersebuk ke database dan menyimmpannya. Setelah selesai, klik double pada spare part baru tersebut. Maka akan muncul form Spare part Masuk secara otomatis dan pihak gudang bisa melakukan input jumlah dan harga spare part kemudian menyimpannya. Untuk form Spare part Masuk akan dibahas pada bagian berikutnya.

b. Form pendataan montir Dalam pembuatan form pendataan montir, terlebih dahulu dibuat alur logika

proses pendataan montir. Pembuatan alur logika ini diperlukan untuk mempermudah pembuatan form. Adapun alur logika pembuatan form pendataan montir tersebut dapat dilihat pada Gambar 4.27

Data Montir

Input data, hapus data dan editing

data montir

Rekapitulasi data montir yang ada

Gambar 4.27 Alur logika pembuatan form pendataan montir

Sumber: Pengolahan data, 2009

Pembuatan form pendataan montir memerlukan data montir yang dimiliki oleh perusahaan yang didapat dari observasi awal. Setelah di dapat data montir, selanjutnya adalah melakukan proses pendataan montir. Proses yang diperlukan dalam form ini adalah proses penginputan data dan pengeditan data montir. Sehingga form pendataan montir harus mengakomodasi kedua proses tersebut dan mampu memberikan informasi kepada pihak gudang tentang data montir yang bekerja di perusahaan. Adapun form pendataan montir dapat dilihat pada Gambar

Gambar 4.28 Form fungsi pendataan montir

Sumber: Pengolahan data, 2010

Form ini digunakan untuk mendata semua montir yang bekerja di PO. Safari Eka Kapti. Pendataan terhadap montir ini digunakan agar bila terjadi kerusakan bus maka pihak gudang bisa cepat menghubungi pihak montir. Pendataan terhadap montir juga digunakan untuk langkah pengantisipasian bila terjadi kesalahan dalam pengambilan spare part dari gudang.

Untuk menambahkan data montir baru, maka harus mengisikan Nama Montir, Alamat, dan No. Telp pada kolom yang telah tersedia. Untuk Kode

Montir akan muncul secara otomatis dan tidak bisa dirubah bila form ini dibuka. Setelah selesai mengisi semuanya lalu dipilih tombol Tambah. Data montir yang baru ditambahkan akan muncul ditabel. Bila ingin menyimpan data ini, maka dipilih tombol Simpan dan tekan tombol Batal jika tidak ingin menyimpannya. Untuk keluar dari form ini langsung saja pilih tombol Keluar .

Untuk menghapus atau mengedit data montir yang telah tersimpan, maka terlebih dahulu pilih data montir yang akan dihapus atau diedit pada tabel. Kemudian pilih tombol Hapus untuk menghapusnya dari database dan pilih tombol Edit untuk mengedit data spare part yang telah disimpan. Setelah itu pilih lagi tombol Simpan untuk menyelesaikan operasi. Fungsi penegditan dimunculkan untuk mengantisipasi jika pihak gudang salah dalam pemasukan data montir. Sedangkan fungsi penghapusan digunakan jika montir yang bersangkutan tidak lagi bekerja di perusahaan atau meninggal dunia.

c. Form pencarian spare part Dalam pembuatan form pencariaan spare part, terlebih dahulu dibuat alur

logika proses pencarian spare part. Pembuatan alur logika ini diperlukan untuk mempermudah pembuatan form. Adapun alur logika dan form pencarian spare part tersebut dapat dilihat pada Gambar 29.

Gambar 4.29 Alur logika pembuatan form pencarian spare part

Sumber: Pengolahan data, 2009

Pembuatan form pencarian spare part memerlukan data spare part yang ada di gudang yang didapat dari observasi awal. Setelah di dapat data spare part selanjutnya adalah melakukan proses pencariaan spare part. Proses yang diperlukan dalam form ini adalah proses pencariaan spare part berdasarkan nama spare part . Sehingga form pencarian spare part harus mengakomodasi proses Pembuatan form pencarian spare part memerlukan data spare part yang ada di gudang yang didapat dari observasi awal. Setelah di dapat data spare part selanjutnya adalah melakukan proses pencariaan spare part. Proses yang diperlukan dalam form ini adalah proses pencariaan spare part berdasarkan nama spare part . Sehingga form pencarian spare part harus mengakomodasi proses

Gambar 4.30 Form Fungsi Pencarian Spare part

Sumber: Pengolahan data, 2010

Untuk mempermudah dalam mengetahui semua jenis spare part yang berada di gudang, maka dalam software ini juga terdapat form pencarian spare part. Diharapkan dengan form ini pihak perusahaan dapat mencari jenis-jenis spare part yang dibutuhkan dengan cepat dan mudah.

· Pencarian Spare part Untuk proses operasi pencarian spare part, maka harus mengisikan

Nama Spare part pada kolom yang telah tersedia. Untuk Nama Spare part dapat diisi dengan nama spare part secara lengkap maupun hanya kata kuncinya saja.. Setelah selesai mengisi semuanya lalu dipilih tombol Cari. Data spare part yang baru ditambahkan akan muncul ditabel. Bila ingin menyimpan data ini, maka dipilih tombol Simpan dan tekan tombol Batal jika tidak ingin menyimpannya. Untuk keluar dari form ini langsung saja pilih tombol Keluar . Fungsi pencariaan ini memberikan informasi kepada pihak gudang tentang stock minimal, posisi persediaan, letak dari spare part yang akan dicari. · Penambahan Data Spare part Yang Keluar Gudang.

Bila ada montir meminta spare part terhadap pihak gudang, maka pihak gudang terlebih dahulu harus mencari jumlah stock dan letak spare part yang diminta tersebut dengan menggunakan form ini. Setelah selesai pencarian, pihak gudang harus memasukkan jumlah spare part yang diminta Bila ada montir meminta spare part terhadap pihak gudang, maka pihak gudang terlebih dahulu harus mencari jumlah stock dan letak spare part yang diminta tersebut dengan menggunakan form ini. Setelah selesai pencarian, pihak gudang harus memasukkan jumlah spare part yang diminta

Untuk mengatisipasi hal diatas, maka form ini telah dihubungkan dengan form lain agar leih menyederhanakan dalam proses pemasukan data. Form lain tersebut adalah form Spare part Keluar. Penghubungan ini dilakukan untuk mempermudah proses pemasukan data spare part yang keluar gudang. bila terdapat permintaan spare part oleh montir, maka pihak gudang tinggal membuka form Pencarian Spare part untuk mencari letak dan jumlah stock spare part yang diminta. Setelah selesai, klik double pada spare part yang diminta tersebut. Maka akan muncul form Spare part Keluar secara otomatis dan pihak gudang bisa melakukan input jumlah spare part yang diminta kemudian menyimpannya. Untuk form Spare part Keluar akan dibahas pada bagian berikutnya.

d. Form pendataan spare part masuk gudang Dalam pembuatan form pendataan spare part masuk gudang, terlebih dahulu

dibuat alur logika proses pendataan spare part masuk gudang. Pembuatan alur logika ini diperlukan untuk mempermudah pembuatan form. Adapun alur logika pembuatan form pendataan spare part masuk gudang tersebut dapat dilihat pada Gambar 31.

Gambar 4.31 Alur logika pembuatan form pendataan spare part masuk gudang

Sumber: Pengolahan data, 2009

Pembuatan form pendataan spare part masuk gudang memerlukan data pengadaan spare part yang didapat dari observasi awal. Setelah di dapat data pengadaan spare part selanjutnya adalah melakukan proses pendataan spare part yang masuk. Proses yang diperlukan dalam form ini adalah proses penginputan data spare part yang masuk gudang dan perhitungan harga spare part. Sehingga form pendataan spare part masuk gudang harus mengakomodasi kedua proses tersebut dan mampu memberikan informasi kepada pihak gudang tentang laporan pembelian spare part. Adapun form pendataan spare part masuk gudang dapat dilihat pada Gambar 32

Gambar 4.32 Form fungsi spare part masuk

Sumber: Pengolahan data, 2010

Form ini digunakan untuk mendata spare part yang dipesan oleh pihak gudang dan telah sampai di gudang. Dengan adanya form ini, maka perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan pendataan terhadap semua jenis spare part yang masuk. Sehingga pihak gudang bisa memantau setiap saat semua jenis spare part yang masuk di gudang. Untuk proses pemasukan data spare part yang Form ini digunakan untuk mendata spare part yang dipesan oleh pihak gudang dan telah sampai di gudang. Dengan adanya form ini, maka perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan pendataan terhadap semua jenis spare part yang masuk. Sehingga pihak gudang bisa memantau setiap saat semua jenis spare part yang masuk di gudang. Untuk proses pemasukan data spare part yang

Jika jenis spare part tersebut belum ada di daftar spare part maka terlebih dahulu memasukkan data jenis spare part baru tersebut melalui form Penambahan Jenis Spare partmengisikan . Setelah selesai menambahkan jenis spare, klik double pada spare part baru tersebut. Maka akan muncul form Spare part Masuk secara otomatis dan langkah pengimputan data sama dengan langkah pengimputan data spare masuk diatas.

e. form pendataan spare part keluar gudang Dalam pembuatan form pendataan spare part masuk gudang, terlebih dahulu

Data sparepart, Data Montir dan

Data Armada

Input data sparepart keluar

Report (laporan pengeluaran sparepart)

Gambar 4.33 Alur logika pembuatan form pendataan spare part keluar gudang

Sumber: Pengolahan data, 2009

Pembuatan form pendataan spare part keluar gudang memerlukan data spare part, data montir, dan data armada. Setelah di dapat data-data tersebut, maka selanjutnya adalah melakukan proses pendataan spare part yang keluar. Proses yang diperlukan dalam form ini adalah proses penginputan data spare part yang keluar gudang. Sehingga form pendataan spare part keluar harus mengakomodasi proses tersebut dan mampu memberikan informasi kepada pihak gudang tentang laporan pengeluaran spare part. Adapun form pendataan spare part keluar gudang dapat dilihat pada Gambar 34.

Gambar 4.34 Form fungsi spare part keluar

Sumber: Pengolahan data, 2010

Form ini digunakan untuk mendata spare part yang diminta oleh pihak montir untuk perbaikan bus yang rusak. Dengan adanya form ini, maka perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan pendataan terhadap semua jenis spare part yang diminta oleh montir. Sehingga pihak gudang bisa memantau setiap saat semua jenis spare part yang diminta oleh montir.

Untuk proses pemasukan data spare part yang keluar gudang, maka isi terlebih dahulu No Pol, Jenis Armada, Nama Montir. Kemudian isi Nama Spare part dengan memilih daftar spare part yang telah tersimpan di database dan Jumlah . Tekan tombol Input maka data yang dimasukkan tadi akan muncul pada tabel bawah dan tombol Batal untuk membatalkan operasi. Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data tersebut dan Keluar untuk keluar dari form ini.

Bila pihak montir meminta spare part yang jumlahnya melebihi stock yang ada, maka form ini akan memberikan peringatan kepada pihak gudang dan akan memunculkan jumlah stock spare part yang diminta saat ini. Misalnya pihak montir meinta spare part jenis kampas rem depan sebanyak 4 buah. Padahal stock untuk spare part ini di gudang hanya 2 buah, maka akan muncul peringatan seperti terlihat pada Gambar 4.35.

Gambar 4.35 Peringatan stock spare part kurang

Sumber: Pengolahan data, 2010

Jika pihak gudang ingin mengetahui jumlah stock spare part yang diminta saat ini, maka pilih tombol Yes. Maka akan ditampilkan jumlah stock spare part tersebut, seperti terlihat pada Gambar 4.36. Jika tidak ingin mengetahui jumlah stock spare part tersebut pilih tombol No.

Gambar 4.36 Tampilan cek stock

Sumber: Pengolahan data, 2010

Form ini juga mencoba memberikan peringatan kepada pihak gudang bila stock spare part yang ada di gudang berada dibawah atau tepat pada titik stock minimal (titik ROP). Misalnya bila montir meminta spare part jenis baut roda belakang sebanyak 5 pcs, maka akan muncul peringatan seperti terlihat pada Gambar 4.37. Karena stock untuk spare part jenis tersebut sudah mencapai pada titik stock minimal yaitu 1 pcs dan pihak gudang harus melakukan pemesanan ulang terhadap spare part tersebut.

Gambar 4.37 Peringatan stock spare part dibawah stock minimal

Sumber: Pengolahan data, 2010 Bila ingin melihat daftar jenis spare part apa saja yang berada di bawah atau pada titik stock minimal, maka pilih tombol Yes untuk menampilkan daftar tersebut. Adapun tampilannya dapat dilihat pada Gambar 4.38. Jika tidak ingin menampilkan daftar tersebut pilih tombil No.

Gambar 4.38 Daftar stock spare part dibawah stock minimal

Sumber: Pengolahan data, 2010

Tampilan daftar stock spare part yang berada di bawah atau pada titik stock minimal tersebut akan selalu muncul pada saat software ini dibuka. Tampilan ini Tampilan daftar stock spare part yang berada di bawah atau pada titik stock minimal tersebut akan selalu muncul pada saat software ini dibuka. Tampilan ini

f. Form laporan-laporan transaksi Laporan-laporan transaksi merupkan output dari software ini. Laporan-

laporan ini biasanya dicetak dan disimpan sebagai arsip perusahaan. Laporan transaksi terdiri dari laporan stock spare part, laporan pembelian spare part, laporan permintaan spare part. Penjabaran dari masing-masing laporan-laporan transaksi adalah sebagai berikut.

· Form laporan stock spare part Laporan stock spare part berisi tentang semua data jumlah spare part

yang masuk, keluar dan jumlah stock spare part. Pihak gudang dapat memantau setiap saat posisi persediaan semua jenis spare part yang ada di gudang. Untuk menampilakan fiitur laporan stock spare part, pilih tombol Cetak Laporan Stock pada menu utama. Setelah itu akan muncul tampilan laporan stock spare part seperti pada Gambar 4.39 dibawah ini.

Gambar 4.39 Laporan stock spare part

Sumber: Pengolahan data, 2010

· Form laporan pembelian spare part Laporan pembelian spare part berisi tentang semua data pembelian

spare part . Dengan adanya laporan pembelian spare part ini pihak gudang dapat mengetahui spare part apa saja yang telah di pesan oleh perusahaan kepada supplier. Dengan laporan ini juga perusahaan bisa mengetahui biaya yang digunkan untuk pembelian spare part. Untuk menampilakan fiitur laporan pembelian spare part, pilih tombol Cetak Laporan Masuk pada menu utama. Setelah itu akan muncul tampilan laporan pembelian spare part seperti pada Gambar 4.40. · Form laporan pengeluaran spare part

Laporan pengeluaran spare part berisi tentang semua data permintaan spare part . Dengan adanya laporan permintaan spare part ini pihak gudang dapat mengetahui spare part apa saja yang telah di minta oleh montir. Untuk menampilakan fiitur laporan pembelian spare part, pilih tombol Cetak Spare part Keluar pada menu utama. Setelah itu akan muncul tampilan laporan pengeluaran spare part seperti pada Gambar 4.41.

Gambar 4.40 Laporan pembelian spare part

Sumber: Pengolahan data, 2010

Gambar 4.41 Laporan pengeluaran spare part

Sumber: Pengolahan data, 2010

BAB V ANALISIS

5.1 Analisis Hasil Pengelompokan Spare part Berdasarkan Metode ABC

Pengelompokan spare part berdasarkan metode ABC dilakukan untuk mengetahui tingkat kepentingan dari masing-masing item spare part. Aturan pengelompokan yang dipakai, yaitu kelompok A memiliki persentase jumlah barang 10% dan persentase nilai barang 70%, kelompok B memiliki persentase jumlah barang 20% dan persentase nilai barang 20%, dan kelompok C memiliki persentase jumlah barang 70% dan persentase nilai barang 10%. Pengelompokan ini didasarkan pada besarnya persentase nilai barang bukan jumlah barang. Jadi bila ada spare part yang mempunyai jumlah permintaan tinggi namun nilai barang (harga) rendah, maka spare part tersebut bukan dalam kategori kelas A (kritis) tetapi termasuk ke dalam kelas C.

Dari hasil pengolahan data diketahui sembilan spare part masuk dalam kategori kelas A dengan jumlah persentase nilai barang 71,90%, sebelas spare part masuk dalam kategori kelas B dengan jumlah persentase nilai barang 20,58%, dan sepuluh spare part masuk dalam kategori kelas C dengan jumlah persentase nilai barang 7,53%. Dari hasil di atas ternyata jumlah spare part yang berada pada kelas A, B, dan C ternyata hampir seimbang. Spare part yang masuk dalam kategori kelas A merupakan spare part yang penting dalam hal pengaruhnya terhadap biaya persediaan. Oleh sebab itu perusahaan harus lebih berhati-hati dalam membuat keputusan tentang kuantitas pesanan dan stock pengaman terhadap material-material kelas A dibandingkan terhadap material- material kelas B dan C. Perusahaan harus melakukan pemantauan posisi persediaan spare part pada kelas A, B, dan C, karene spare part yang termasuk dalam kelas A, B, dan C merupakan spare part yang kritis yang penting dalam perbaikan bus.

5.2 Analisis perbandingan biaya total persediaan berdasarkan kebijakan usulan dengan biaya total persediaan berdasarkan kebijakan perusahaan

Biaya total persediaan terdiri dari tiga komponen yaitu: biaya pemesanan (ordering cost), biaya perawatan (holding cost), biaya shortage (shortage cost).. Perbedaan besar-kecilnya biaya total persediaan usulan dan perusahaan disebabkan karena perbedaan besarnya jumlah pemesanan (Q) dan besarnya reorder point (ROP).

Pada biaya total persediaan berdasarkan kebijakan usulan, besarnya jumlah pemesanan (Q) dan reorder point (ROP) cenderung mengikuti jumlah permintaan. Semakin tinggi jumlah permintaan maka semakin tinggi pula jumlah pemesanan (Q) dan reorder point (ROP). Misalnya pada spare part jenis Kampas Rem Belakang BM.116/117/FN 257 dan kampas Rem Depan BM.116/117/FN 257. Untuk spare part jenis kampas rem belakang memiliki permintaan sebesar 322 pcs dan Q sebesar 18 pcs serta ROP sebesar 2 pcs. Sedangkan untuk spare part jenis kampas rem depan memiliki permintaan sebesar 414 pcs dan Q sebesar 28 pcs serta ROP sebesar 3 pcs. Begitu juga sebaliknya jika semakin kecil jumlah permintaan maka semakin kecil pula jumlah pemesanan (Q) dan reorder point (ROP).

Untuk biaya total persediaan berdasarkan kebijakan perusahaan, besarnya jumlah pemesanan (Q) dan reorder point (ROP) tidak pasti mengikuti jumlah permintaan. Karena besarnya jumlah jumlah pemesanan (Q) dan reorder point (ROP) ditentukan oleh nilai Q dan ROP yang sering digunakan oleh perusahaan. Sehingga, terkadang jumlah permintaan yang tinggi tidak diikuti oleh nilai Q dan ROP yang tinggi. Misalnya pada spare part jenis Karet stabil depan bawah bulat 1521 "Rel" dan Baut kopel + mur 917/OH/1521 "OHP". Spare part jenis karet stabil depan bawah bulat memiliki permintaan sebesar 122 pcs dan Q sebesar 10 pcs serta ROP sebesar 0. Sedangkan pada spare part jenis baut kopel + mur memiliki permintaan sebesar 249 pcs dan memiliki nilai Q dan ROP sama dengan spare part karet stabil yaitu sebesar 10 dan 0. Perbedaan penentuan nilai Q dan ROP ini yang menyebabkan perbedaan besarnya biaya total persediaan usulan dan Untuk biaya total persediaan berdasarkan kebijakan perusahaan, besarnya jumlah pemesanan (Q) dan reorder point (ROP) tidak pasti mengikuti jumlah permintaan. Karena besarnya jumlah jumlah pemesanan (Q) dan reorder point (ROP) ditentukan oleh nilai Q dan ROP yang sering digunakan oleh perusahaan. Sehingga, terkadang jumlah permintaan yang tinggi tidak diikuti oleh nilai Q dan ROP yang tinggi. Misalnya pada spare part jenis Karet stabil depan bawah bulat 1521 "Rel" dan Baut kopel + mur 917/OH/1521 "OHP". Spare part jenis karet stabil depan bawah bulat memiliki permintaan sebesar 122 pcs dan Q sebesar 10 pcs serta ROP sebesar 0. Sedangkan pada spare part jenis baut kopel + mur memiliki permintaan sebesar 249 pcs dan memiliki nilai Q dan ROP sama dengan spare part karet stabil yaitu sebesar 10 dan 0. Perbedaan penentuan nilai Q dan ROP ini yang menyebabkan perbedaan besarnya biaya total persediaan usulan dan

Tabel 5.1 Besarnya biaya total persediaan usulan dan perusahaan

Biaya Total (Usulan) Kelas

Biaya Total (Perusahaan)

Nama Spare part

Order Holding

Biaya

Order Holding

Biaya

Penghe

Shortage Total matan RK M/Kopling Atas 14" 917

0 113567 80,82% Per kampas Rem depan Belakang

91000 149929 63,94% 917/OK "febi"

0 70813 45,97% baut Roda Depan Assy LH/RH 917

Seal roda Belakang OH/OK 1521 "sabo" 36855 15012

72000 120789 33,96% Packing Timing Tipis 911/917/OH

A "elring" Kampas Rem Belakang BM.116/117/FN

Filter Udara OH Prima "Donaldson"

72000 218939 21,34% kampas Rem Depan BM.116/117/FN

baut Roda Belakang Assy LH/RH 917

168000 208372 8,70% Baut kopel + mur 917/OH/1521 "OHP"

63000 126331 87,29% Mur Roda Depan Only LH/RH

81200 130251 80,67% filter solar atas kig FR517 "sakura"

0 48430 80,67% Mur Roda Belakang Only LH/RH

B Baut kopel + mur (gigi long)

238000 298137 71,29% Karet stabil depan bawah bulat 1521

oring kepala babi FM/FR 517 "japan

Tabel 5.1 Besarnya biaya total persediaan usulan dan perusahaan (lanjutan)

Biaya Total (Usulan) Kelas

Biaya Total (Perusahaan)

Nama Spare part

Order Holding

Biaya

Order Holding

Biaya

Penghe

Shortage Total matan Karet stabil depan atas belah

51417 38,49% karet kopel LA/AK/AK3HR "WSP"

B Bulb 24 V (engkel besar) stanley

208800 280731 17,73% Tali Kipas 12.5 x 1350 (continental)

0 31029 73,10% seal versneling Belakang 917P super

Bushing Per Belakang "India"

Bushing Per Depan 917/OF "BTDK"

61380 58,65% baut turbo kecil (8mm) 917 OH

70261 27,94% seal Versn belakang L911/Of "sabo"

C seal versneling depan 917P super "sabo"

56831 15,34% Bulb 24 V (engkel kecil) stanley

185600 259855 13,58% Packing as roda belakang

126500 164420 13,57% Rivet kampas rem (8x17) OH.P

Bulp 24V (double besar) chiyoda

Sumber : Pengolahan data, 2009

137

138

Dari tabel diatas dapat diketahui bahwa secara keseluruhan biaya total persediaan usulan lebih kecil dibandingkan dengan biaya total persediaan perusahaan dan memberikan penghematan yang besar. Spare part kelas A mempunyai rata-rata penghematan sebesar 35,37% dengan penghematan terbesar terdapat pada spare part jenis RK M/Kopling Atas 14" 917 sebesar 80,82%. Hal ini terjadi karena spare part jenis RK M/Kopling Atas 14" 917 memiliki biaya total persediaan usulan yang lebih kecil yaitu sebesar Rp.113.567,- daripada biaya total persediaan perusahaan sebesar Rp.591.990,-. Perbedaan yang cukup besar ini terjadi karena biaya pemesanan, biaya simpan, dan biaya shortage usulan lebih kecil daripada biaya perusahaan. Bahkan untuk usulan tidak terjadi shortage, artinya biaya shortage juga tidak ada. Penghematan terkecil pada kelas A terjadi pada spare part jenis Baut Roda Belakang Assy LH/RH 917 sebesar 8,70%. Hal ini terjadi karena pada spare part jenis ini hanya terdapat perbedaan pada biaya pemesanan usulan sebesar Rp. 28.350,- dan biaya pemesanan perusahaan sebesar Rp 48.195,-. Perbedaan yang kecil inilah yang menyebabkan penghematan spare part jenis ini kecil.

Untuk spare part kelas B mempunyai rata-rata penghematan sebesar 53,92% dengan penghematan terbesar terdapat pada spare part jenis Baut kopel + mur 917/OH/1521 "OHP" sebesar 87,29%. Penghematan yang besar ini terjadi karena pengaruh biaya shortage usulan jauh lebih kecil sebesar Rp 63.000,- dibandingkan dengan biaya shortage perusahaan yang besarnya Rp 882.000,-. Besarnya biaya shortage perusahaan dikarenakan jumlah shortage yang tinggi. Jumlah shortage yang tinggi disebabkan nilai Q dan ROP spare part ini rendah yaitu 10 dan 0. Padahal jumlah permintaan spare part ini tinggi. Penghematan terkecil pada kelas B terjadi pada spare part jenis Tali Kipas 12.5 x 1350 (continental) 1521 "continental" sebesar 11,14%. Hal ini disebabkan karena biaya pemesanan usulan spare part ini lebih besar yaitu Rp13.733,- dibandingkan dengan biaya pemesanan perusahaan yang besarnya Rp 12.734,-. Sedangkan untuk biaya perawatan dan shortage usulan lebih kecil daripada biaya perawatan dan shortage perusahaan.

Spare part kelas C mempunyai rata-rata penghematan sebesar 32,65% penghematan terbesar terdapat pada spare part jenis Bushing Per Belakang

"India" sebesar 73,10%. Hal ini disebabkan karena biaya shortage usulan adalah Rp 0,- atau tidak terjadi shortage, sedangkan biaya shortage perusahaan sangat besar yaitu Rp 81.000,-. Walaupun untuk biaya perawatan usulan lebih besar dibandingkan dengan biaya perawatan perusahaan. Penghematan terkecil pada spare part kelas C terjadi pada spare part jenis Bulp 24V (double besar) chiyoda sebesar 7,62%. Penghematan yang kecil ini terjadi karena biaya pemesanan ususlan spare part ini lebih besar Rp 53.865,- daripada biaya pemesanan perusahaan yang besarnya Rp 48.195,-. Sedangkan untuk biaya perawatan besarnya sama antara usulan dan perusahaan yaitu Rp 26.060,-. Nilai penghematan spare part jenis ini didapat dari biaya shortage saja. Biaya shortage usulan lebih kecil Rp 203.000,- daripada biaya shortage perusahaan yang besarnya Rp 232.000,-

5.3 Analisis Penataan Gudang Spare part

Dalam penataan gudang spare part di perusahaan, dilakukan dengan beberapa hal yaitu: perbaikan terhadap tata letak spare part, kebersihan gudang, dan standarisasi terhadap sistem yang ada di gudang. Penataan ulang tata letak spare part dilakukan agar memudahkan pihak gudang dalam pencarian spare part sehingga mampu meminimalkan searching time yang lama. Selama ini penataan spare part yang ada digudang kurang baik. Banyak spare part tertentu tertumpuk dan bercampur dengan spare part yang lain. Spare part diletakkan sembarangan tanpa memperhatikan dimensi, jenis, sifat, dan karakteristiknya. Hal ini menyebabkan pihak gudang lama dalam mencari spare part (searching time). Dampak lain dari penataan spare part yang buruk ini adalah kesulitan dalam mengontrol posisi persediaan spare part. Adapun letak masing-masing spare part pada waktu sebelum dan sesudah dilakukan penataan dapat dilihat pada Tabel 5.2.

Tabel 5.2 Letak spare part sebelum dan sesudah dilakukan penataan

Sesudah penataan Rak Besar A

Nama Tempat

Sebelum penataan

Tali kipas, Ball socket, Klip Ball socket, Bearing, Bulb, dreglaker, Bushing, oring,

Karet stabil, Bushing, Mur,

Baut, Selang, Packing,

Pen, Per, Klip dreglaker,

Sekring, Kabel, dll

Metal, Oring, dll

Tabel 5.2 Letak spare part sebelum dan sesudah dilakukan penataan (lanjutan)

Nama Tempat

Sesudah penataan Rak Besar B

Sebelum penataan

Filter oli, Filter solar, Pen,

Filter oli, Filter solar,

Sikat kaca, Switch, Nepel,

Kampas rem, Piston, dan

Per gas, dll

Plate

Rak Kecil C

Baut dan Mur Meja 1

Baut dan Mur

Packing, Baut, Karet stabil, Packing Bulb

Meja 2

Rivet, Kampas rem, Piston

Rk M/kopling, Seal, Sekring, Socket, Switch, Turn baut, dll

Meja 3

Baut, Mur, Switch, Filter

Ring berdimensi besar, Rivet,

Oli, Bulb

Kotak Kayu Kecil Baut dan Mur Baut dan Mur Gantungan Besi

Selang panjang, Sikat kaca, dan Tembok

Selang panjang, Kabel

Kabel, Tali kipas

Sumber : Pengolahan data, 2009

Dalam penataan ulang tata letak spare part di gudang yang dilakukan terlebih dahulu adalah pendataan semua spare part yang ada di gudang dan pendataan tempat penyimpanan spare part. Setelah itu dilakukan pembagian tempat dan penamaan lokasi tempat penyimpanan spare part. Kemudian dilakukan penataan spare part berdasarkan dimensi, jenis, sifat, dan karakter dari spare part . Hal ini dilakukan untuk mempermudah dalam pencarian letak spare part sehingga mampu meminimalkan searching time yang lama. Sebagai contoh dengan menempatkan semua jenis spare part baut dan mur pada rak kecil C, spare part yang berkarakteristik cair yaitu oli ditempatkan pada wadah khusus seperti ember, spare part yang memiliki sifat sama seperti switch dan bulb ditempatkan pada tempat yang berdekatan yaitu pada rak besar A. Pada spare part dilakukan pemberian kode untuk membedakan jenis spare part, sehingga pihak gudang tidak keliru dalam pengambilan spare part.

Selain pemberian kode pada spare part, tempat penyimpanan spare part juga diberikan kode. Hal ini dilakukan untuk memperjelas letak spare part dan memudahkan pegawai gudang dalam mengambil dan meletakkan spare part. Sebagai contoh, jika pegawai gudang ingin mengambil spare part jenis Bulb 24 (engkel besar) “Stanley” dengan kode S044 terletak pada lokasi AX35 (rak besar

A, bagian X pada lantai 3 dan urutan ke-5). Sebelumnya spare part bulb 24 V ini terletak di rak besar A dan tercampur dengan spare part yang lain yaitu jenis bulb dan socket. Hal ini membuat pihak gudang terkadang salah dalam mengambil spare part dan banyak spare part jenis ini tercecer ke bagian lain. Sehingga membuat lama waktu pencarian yaitu sekitar lebih dari 5 menit. Padahal setelah dilakukan penataan, waktu yang di perlukan untuk pencarian spare part ini kurang dari 2 menit saja. Untuk mendukung kelancaran pengaplikasian perbaikan tata letak spare part yang telah dibuat di perusahaan, maka perlu adanya sosialisasi tata letak penempatan spare part yang baru terhadap semua pegawai gudang. Hal ini bertujuaan agar mengetahui semua letak spare part yang baru, sehingga tidak membingungkan pihak gudang dalam pencarian spare part.

Setelah dilakukan perbaikan terhadap tata letak spare part, maka selanjutnya dilakukan pembuatan prosedur kebersihan gudang. Hal ini dilakukan untuk merawat semua spare part yang ada di gudang. Karena kondisi gudang yang kotor akan menyebabkan beberapa spare part rusak atau berkurang keandalannya. Selain itu, pembuatan prosedur kebersihan dimaksudkan untuk lebih mengoptimalkan lagi perbaikan manajemen persediaan spare part di PO. Safari Eka Kapti. Sebab tingkat persediaan spare part juga dipengaruhi oleh spare part yang rusak saat disimpan. Prosedur kebersihan ini berisi tentang tata cara dan jadwal kebersihan gudang. Jadi prosedur ini merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan pihak gudang untuk membersihkan gudang, mulai dari membersihkan gudang secara menyeluruh sampai pengecekan terhadap spare part , yang meliputi kualitas, kuantitas, dan ketepatan letak spare part.

Standarisasi terhadap sistem di gudang yaitu sistem penerimaan dan pengambilan spare part juga perlu dilakukan. Karena selama ini sistem yang ada di gudang memiliki banyak kekurangan. Sebagai contoh pada sistem penerimaan spare part belum ada pengecekan kualitas dan kuantitas terhadap spare part yang Standarisasi terhadap sistem di gudang yaitu sistem penerimaan dan pengambilan spare part juga perlu dilakukan. Karena selama ini sistem yang ada di gudang memiliki banyak kekurangan. Sebagai contoh pada sistem penerimaan spare part belum ada pengecekan kualitas dan kuantitas terhadap spare part yang

Standarisasi terhadap sistem di gudang dilakukan dengan pembuatan prosedur operasional (SOP). SOP ini berisi langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan pihak gudang, baik dalam penerimaan atau pengambilan spare part. SOP ini harus dilakukan secara serius oleh pihak gudang agar sistem di gudang dapat berjalan dengan baik. Untuk mendukung kelancaran sistem di gudang, maka dibuat alat bantu berupa program aplikasi manajemen persediaan. Program aplikasi ini akan sangat membantu dalam proses pendataan spare part yang masuk dan keluar gudang, pencarian letak spare part, dan pemberian informasi tentang posisi persediaan. Jadi, bila ada spare part yang diterima gudang, maka langkah pertama adalah melakukan pengecekan kualitas dan kuantitas spare part yang diterima. Jika tidak kualitas dan kuantitas tidak sesuai dengan nota, maka pihak gudang harus segera melakukan retur. Selanjutnya dilakukan input data pada komputer meliputi jenis, jumlah, dan lokasi penempatan spare part. Jika jenis spare part telah ada di database komputer, maka hanya tinggal melakukan updating saja. Langkah selanjutnya, pihak gudang meletakkan spare part pada tempat penyimpanan sesuai dengan lokasi yang tertera pada komputer. Sedangkan bila ada permintaan spare part, maka langkah pertama adalah montir mengisi form pengambilan spare part. Montir harus menulis nama dan jumlah spare part yang diminta pada form pengambilan. Kemudian pihak gudang mengecek jumlah stock dan lokasi spare part pada komputer. Jika spare part yang diminta sudah habis, maka pihak gudang segera meminta bagian pemesanan untuk melakukan pemesanan spare part yang habis. Jika masih ada, maka pihak gudang mengambil spare part yang diminta berdasarkan letak spare part yang tertera di komputer. Setelah memberikan spare part yang diminta kepada montir, maka penanggung jawab gudang melakukan updating data spare part pada komputer.

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini menjelaskan kesimpulan mengenai hasil dari pembahasan tentang perbaikan manajemen persediaan spare part dan penataan gudang di PO. Safari Eka Kapti. Sedangkan saran berisi tentang hal-hal yang harus dipertimbangkan untuk penelitian selanjutnya.

6.1 KESIMPULAN

Kesimpulan yang dapat ditarik berdasarkan hasil penelitian di PO. Safari Eka Kapti yang telah dilakukan dan sesuai dengan tujuan penelitian di adalah sebagai berikut:

1. Penlitian ini telah melakukan perbaikan terhadap manajemen persediaan dan penataan gudang spare part di PO.Safari Eka Kapti.

2. Hasil dari perbaikan manajemen persediaan spare part adalah didapatkannya jumlah pemesanan optimal (Q) dan titik pemesanan ulang (ROP) spare part pada kelas A, B maupun C serta telah dibuat alat bantu berupa program aplikasi manajemen persediaan.

3. Hasil dari penataan gudang adalah penataan terhadap tata letak spare part yang mampu meminimalkan searching time, prosedur kebersihan gudang, dan standarisasi sistem di gudang dengan pembuatan SOP yang baru.

6.2 Saran

Saran untuk penelitian selanjutnya berdasarkan penelitian ini adalah:

1. Untuk penelitian selanjutnya disarankan untuk menggunakan model persediaan yang sesuai dengan karakteristik distribusi permintaan spare part .

2. Perlu dilakukan penelitiaan lanjutan yang mengakomodasi adanya lead time variabel dalm model persediaan yang digunakan. sehingga sesuai dengan karakteristik lead time yang sesungguhnya di perusahaan.

3. Perlu dilakukan penelitiaan lanjutan mengenai penataan gudang dalam hal simulasi, prototyping, hingga modifikasi tata letak.

Tahap Pengumpulan Dan Pengolahan Data

Parts

Dokumen yang terkait

TERPAAN IKLAN DAN SIKAP MEMBELI (Studi Korelasi Terpaan Iklan AXIS di Trans TV dan Sikap Membeli Siswa Kelas XI SMA Negeri 7 Surakarta Yang Menggunakan AXIS Angkatan 2008 - 2009)

Beton ringan dengan bahan tambah serat plastik dan serat nylon sebagai lapis perkuatan beton bertulang dengan frp plate

Proses penyelenggaraan kegiatan penyuluhan pertanian di desa Jati Kecamatan Jaten Kabupaten Karanganyar

Hubungan merokok dengan angka kejadian tuberkulosis paru di RSUD DR. Moewardi Surakarta

ANALISIS FAKTOR YANG MEMPENGARUHI AUDIT DELAY DAN TIMELINEES (Study empiris pada perusahaan manufaktur yang terdaftar di BEI periode 2006-2008)

ANALISIS PENGARUH MANAJEMEN LABA TERHADAP KINERJA KEUANGAN pada PERUSAHAAN yang MELAKUKAN SEO (Studi pada Perusahaan Manufaktur di BEJ 2000-2006)

Analisis marjin pemasaran ubi kayu (Manihot utilissim ) (studi kasus di Kecamatan Slogohimo Kabupaten Wonogiri)

Kajian kandungan senyawa fungsional dan karakteristik sensoris es goyang buah naga super merah (Hylocereus costaricensis) Jurusan Program Studi Teknologi Hasil Pertanian

1 Pengembangan pariwisata di keraton kasunanan surakarta dan pengaruhnya bagi masyarakat sekitar

Kajian tingkat kemasakan biji dan lama perendaman larutan auksin terhadap pertumbuhan bibit anthurium hookeri JurusanProgram Studi Agronomi

Dukungan

Links

Tahap Pengumpulan Dan Pengolahan Data

Parts

Dokumen yang terkait

TERPAAN IKLAN DAN SIKAP MEMBELI (Studi Korelasi Terpaan Iklan AXIS di Trans TV dan Sikap Membeli Siswa Kelas XI SMA Negeri 7 Surakarta Yang Menggunakan AXIS Angkatan 2008 - 2009)

Beton ringan dengan bahan tambah serat plastik dan serat nylon sebagai lapis perkuatan beton bertulang dengan frp plate

Proses penyelenggaraan kegiatan penyuluhan pertanian di desa Jati Kecamatan Jaten Kabupaten Karanganyar

Hubungan merokok dengan angka kejadian tuberkulosis paru di RSUD DR. Moewardi Surakarta

ANALISIS FAKTOR YANG MEMPENGARUHI AUDIT DELAY DAN TIMELINEES (Study empiris pada perusahaan manufaktur yang terdaftar di BEI periode 2006-2008)

ANALISIS PENGARUH MANAJEMEN LABA TERHADAP KINERJA KEUANGAN pada PERUSAHAAN yang MELAKUKAN SEO (Studi pada Perusahaan Manufaktur di BEJ 2000-2006)

Analisis marjin pemasaran ubi kayu (Manihot utilissim ) (studi kasus di Kecamatan Slogohimo Kabupaten Wonogiri)

Kajian kandungan senyawa fungsional dan karakteristik sensoris es goyang buah naga super merah (Hylocereus costaricensis) Jurusan Program Studi Teknologi Hasil Pertanian

1 Pengembangan pariwisata di keraton kasunanan surakarta dan pengaruhnya bagi masyarakat sekitar

Kajian tingkat kemasakan biji dan lama perendaman larutan auksin terhadap pertumbuhan bibit anthurium hookeri JurusanProgram Studi Agronomi

Dokumen yang Anda mencari sudah siap untuk unduhkan