commit to user
BAB IV PEMBAHASAN
Surat mempunyai peranan yang sangat penting dalam menjembatani hubungan komunikasi antara organisasi satu dengan yang lainnya, meskipun alat
komunikasi sudah sangat berkembang dan canggih namun surat masih tetap bertahan. Surat merupakan komunikasi yang dibuat dan atau diterima oleh suatu
instansi berkenaan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi instansi yang bersangkutan.
Pengurusan surat mempunyai tiga fungsi atau kegunaan antara lain : 1.
Sebagai sarana untuk mempermudah penelusuran arsip. 2.
Sebagai bukti tanda terima barang atau catatan kantor. 3.
Sebagai sarana untuk mempermudah pengambilan keputusan oleh pihak berwenang.
A. Prosedur Pengurusan Surat Masuk
Surat masuk harus dikelola dengan tepat untuk itu surat sebaiknya dicatat dalam buku agenda atau kartu kendali. Surat masuk merupakan surat
yang masuk ke dalam suatu instansi atau perusahaan atau bagian dalam suatu perusahaan, baik yang berasal dari instansi lain atau dari bagian lain pada
instansi yang sama. Peralatan yang menunjang kegiatan surat menyurat, antara lain :
1. Buku Agenda
Buku agenda adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat yang masuk atau diterima oleh suatu organisasi. Ada tiga macam buku
agenda, yaitu : a.
Buku agenda tunggal, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomor yang
berurutan campuran pada setiap halaman, dan hanya untuk satu tahun.
46
commit to user b.
Buku agenda kembar, yaitu buku agenda yang mencatat surat masuk dan surat keluar secara masing-masing buku tersendiri.
c. Buku agenda berpasangan berganda, yaitu buku agenda yang
dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu buku.
2. Baju surat lembar disposisi
Dipergunakan sebagai alat untuk menyampaikan instruksi kepada staf yang diatur berdasarkan tanggal penyelesaian surat.
3. Ordner
Adalah semacam map dari karton tebal dan dapat menampung banyak arsip serta di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah di
perforator atau dilubangi pada bagian pinggir arsip tersebut. 4.
Lemari arsip Adalah lemari yang terbuat dari kayu yang berfungsi untuk menyimpan
berbagai macam bentuk arsip, seperti ordner dan sebagainya. 5.
Map Sebagai tempat untuk menyertakan surat beserta lembar disposisi yang
akan diserahkan kepada pimpinan.
Disini penulis menekankan bahwa laporan penulisan ini hanya dibatasi pada pengurusan surat dinas dan surat pribadi. Berdasarkan pengamatan dan
pengumpulan data maka prosedur pengurusan surat menyurat di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Penerimaan Surat
Setiap surat yang diterima baik melalui kantor pos, caraka maupun faksimili yang dialamatkan ke kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta
diterima oleh petugas unit kerja yang diberi tanggung jawab untuk menerima surat masuk. Setelah itu,memeriksa kebenaran alamatnya, apabila salah alamat
surat segera dikembalikan pada pengirim. Penerimaan semua surat masuk ditangani oleh satu unit saja atau melalui satu pintu biasa disebut sentralisasi.
47
commit to user Semua surat masuk yang diterima harus segera diproses dan tidak boleh
membiarkan surat sampai menumpuk di atas meja. Demikian pula surat-surat yang sifatnya segera, karena surat penting dan harus segera mendapat
pengarahan sehingga informasi yang diberikan dapat langsung ditangani. 2.
Penyortiran Surat Penyortiran
surat masuk
adalah kegiatan
memisahkan dan
mengelompokkan surat-surat menurut jenis golongannya dan klasifikasi surat. Penyortiran surat masuk dapat dikelompokkan menjadi 2, yaitu :
a. Surat pribadi,
Surat pribadi oleh petugas penerima surat langsung disampaikan kepada yang bersangkutan tanpa harus dibuka.
“ Surat yang atas nama BapakIbu jangan langsung dibuka, langsung diberikan kepada yang bersangkutan karena itu merupakan surat
pribadi. Namun surat yang diatasnamakan kepada kepala bagian Kasub atau wakil kepala subbagian Wakasub boleh dibuka.
Setelah itu dilihat tanggal dan nomor surat. Apabila dalam buku
agenda sudah ada tidak perlu dicatat lagi.” Sumber data : Bapak Surendro, 07 Februari 2011
b. Surat dinas
Untuk surat dinas langsung dibuka dan diagendakan dan diberi lembar disposisi baju surat . Pembukaan surat merupakan kegiatan yang
dilakukan oleh seorang petugas dalam membuka dan mengeluarkan surat dari dalam sampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan
lebih lanjut. “ Pembukaan surat harus hati-hati jangan sampai memotong atau
sampai sobek, dan apabila terdapat lampiran-lampirannya dijadikan satu. Kemudian dibukukan dalam buku agenda surat masuk dengan
menyertaka
n baju surat”. Sumber data : Bapak Ngadino, 09 Februari 2011 .
48
commit to user Pada saat surat masuk dibaca oleh petugas, kemudian petugas
menentukan pokok masalah surat, yaitu penting ataukah biasa. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam pembacaan surat, diantaranya :
i. Membaca surat secara seksama dan teliti, mulai dari pengirim,
tanggal, isi lengkapnya, lampiran dan sebagainya. ii.
Mencatat surat pada buku agenda. Penyampaian surat masuk di kantor Perum Bulog Sub Divre III
Surakarta menggunakan lembar yang disebut baju surat karena di kantor Perum Bulog ini masih menggunakan sistem buku agenda.
3. Pencatatan Surat
Setelah surat-surat diadakan penyortiran diadakan pencatatan seperlunya. Pencatatan surat masuk di kantor Peum Bulog menggunakan buku agenda.
Agenda berfungsi sebagai pencatat surat, sedangkan pencatatan kartu berarti mencatat surat sesuai dengan jenis surat yang masuk.
“ Sebelum mengagendakan surat kedalam buku agenda surat masuk, dilihat dahulu tanggal, nama terang, alamat, tanda tangan dan nama
terang. Setelah benar- benar sesuai baru kemudian diagendakan.”
Sumber data : Bapak Surendro, 18 Februari 2011
Table 4. 1. Contoh Buku Agenda Surat Masuk
No. Agenda
No. Surat Masuk
Tanggal Surat
Masuk Asal
Surat Perihal
Keterangan
Sumber : Perum Bulog Sub Divre Surakarta 49
commit to user 4.
Pengarahan Surat Setelah surat dicatat dalam buku agenda surat diberi lembar disposisi atau
baju surat yang dijadikan satu dengan surat di stepler untuk disampaikan kepada Kepala Subbagian. Lembar disposisi atau baju surat berguna sebagai
tempat kepala memberikan tanggapan atas isi surat dengan menegaskan berupa instruksi atau informasi. Instruksi diberikan terutama kepada bawahan
atau staf pimpinan, sedangkan informasi diberikan kepada para pimpinan yang sederajat.
Dengan mempergunakan baju surat dapat diperoleh dua keuntungan yaitu : a.
Kepala Subbagian dapat mengadakan kontrol kepada bawahan, sampai dimana penanganan suatu masalah oleh pimpinan unit
satuan kerja. b.
Dengan menggunakan baju surat , surat tetap bersih, tidak penuh dengan berbagai catatan. Dengan kata lain, disposisi tidak boleh
dilakukan di atas surat, yang dapat mengakibatkan surat menjadi kotor.
5. Pendistribusian Surat
Setelah surat turun dari pimpinan atau surat telah mendapatkan disposisi dari pimpinan, surat dikembalikan kepada petugas untuk dilakukan
pendistribusian surat masuk kepada masing-masing unit kerja dengan menggunakan buku intern ekspedisi. Sebelum diadakan pendistribusian
harus diperbanyak sesuai kebutuhan atau sesuai dengan instruksi dari kepala yang terdapat dalam lembar disposisi.
“ Dalam lembar disposisi yang dicatat ke dalam buku intern hanya yang dilingkari saja atau yang ditandai oleh Kepala Subbagian. Dan
dalam buku intern surat asli diberi tanda centang, itu menunjukkan bahwa surat yang asli diberikan kepada bagian yang telah
diinstruksikan”. Sumber data : Bapak Ngadino, 18 Februari 2011
50
commit to user Table 4. 2. Buku Intern Ekspedisi
Sumber : Perum Bulog Sub Divre Surakarta
6. Penyimpanan Surat
Surat-surat yang telah selesai diproses atau didistribusikan kepada pihak- pihak yang berkepentingan, selanjutnya disimpan. Penyimpanan surat ini
penting karena bila sewaktu-waktu dibutuhkan, surat tersebut dapat dibaca dan diketemukan kembali dengan waktu yang singkat. Penyimpanan yang
digunakan di kantor Perum Bulog menggunakan sistem penomoran. Tanggal
No. Agenda Sub Sie
Perihal Paraf
51
commit to user Kesimpulan dari pembahasan prosedur pengurusan surat masuk di Kantor
Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dapat dilihat pada bagan sebagai berikut :
Gambar 4. 1. Bagan Prosedur Surat Masuk
Sumber : Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta Penerimaan Surat
Pengagendaan Surat Masuk
Kepala Subbagian Pimpinan
Agendaris
Arsiparis Unit-unit
52
commit to user
B. Prosedur Pengurusan Surat Keluar
Kategori