commit to user
F. Surat Menyurat
1. Pengertian Surat
Berikut adalah beberapa definisi surat yang diambil dalam bukunya Ida Nuraida 2008 : 42 yang dikemukakan oleh Moekijat, yaitu:
J. Wajong Surat adalah pernyataan atau ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa
orang yang tidak hadir. S. Hidayat
Surat adalah sehelai kertas atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan
pada orang lain. Prajudi Atmosudirdjo
Surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan pada alamat
tertentu dan memuat bahan komunikasi. Sedangkan sesuai Keputusan Direksi Perum Bulog nomor : Kep-
123DIR042004, dikemukan bahwa “ Surat merupakan tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dengan tujuan menyampaikan informasi
kepada pihak lain berupa pemberitahuan, pertanyaan, permintaan, pelaporan, pemikiran, pengesahan, dan sebagainya”.
2. Pengertian Surat Menyurat
Surat menyurat sama artinya dengan istilah korespondensi yang berarti suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus menerus
antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat. Korespondensi dalam suatu kantor atau organisasi dibagi menjadi
dua, yaitu : a
Korespondensi Eksteren Yaitu hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh kantor atau
bagian-bagiannya dengan pihak luar. 8
commit to user b
Korespondensi Intern Yaitu hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh orang-orang
dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.
sumber:http:veronikacloset.files.wordpress.com201007korespond ensi-bahasa-indonesia.pdf
3. Fungsi Surat
Secara umum fungsi surat telah tercantum di dalam pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau
informasi. Akan tetapi, secara khusus fungsi surat antara lain : a.
Duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. b.
Alat pengingat atau berpikir karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi bila diperlukan.
c. Pedoman untuk bertindak, seperti surat keputusan atau surat
instruksi. d.
Bukti tertulis yang otentik terutama surat-surat perjanjian. e.
Dokumen historis sejarah misalnya surat-surat perubahan dan perkembangan suatu instansi, yuridis dan administratife.
f. Alat untuk menjamin keamanan, misalnya surat keterangan jalan.
4. Macam Surat
Surat ada berbagai macam atau jenis surat, menurut : a.
Fungsinya, surat dibagi menjadi 2 macam, yaitu : 1
Surat penting yaitu merupakan dokumen yang isinya mengandung :
− Kepentingan yang mengikat − Pemrosesan lebih lanjut
− Informasi yang diperlukan dalam jangka waktu lama atau
bersifat permanen atau tetap. 9
commit to user − Kemungkinan kerugian tertanggungnya kelancaran atau
terganggunya keberhasilan tugas pekerjaan apabila surat tersebut hilang.
− Sifat kedinasan. 2
Surat tidak penting, isinya bersifat : − Tidak mengikat
− Tidak memerlukan tindak lanjut atau proses lebih lanjut − Bersifat informasi umum
b. Isinya, surat dibagi menjadi 3 macam, yaitu :
1 Surat resmi
Misal dari surat-surat resmi : Peraturan
Keputusan Instruksi
Surat Edaran Pengumuman
Surat memo dan nota
2 Surat bisnis, misal dari surat bisnis :
Surat perintah kerja Surat tagihan
Surat penawaran Surat pembelian
Surat izin Cek cheque
Kuitansi Surat pemintaan
10
commit to user 3
Surat pribadi, misal dari surat pribadi : Surat lamaran pekerjaan
Surat permohonan yang bersifat pribadi
c. Maksud dan tujuannya surat dibagi menjadi 12 macam yaitu :
1 Surat pemberitahuan
2 Surat perjanjian
3 Surat perintah
4 Surat peringatan
5 Surat keterangan
6 Surat kuasa
7 Surat pengantar
8 Catatan
9 Laporan
10 Risalah
11 Berita acara
12 Naskah serah terima
d. Wujudnya surat dibagi menjadi 4, yaitu :
1 Kartu pos
Kartu pos adalah surat yang dibuat di atas kartu kertas karton, umumya berukuran 1,5x10 cm. Kartu pos digunakan untuk
mengirim berita yang isinya singkat dan tidak bersifat rahasia atau dapat dibaca orang lain.
2 Warkat pos
Warkat pos merupakan surat terbuka dan tidak beramplop, Wujud warkat pos berupa lipatan-lipatan kertas. Bagian yang
tertutup merupakan isi surat dimana pada bagian luar tercantum alamat surat dan alamat pengirimnya. Jenis surat ini cukup
terjamin kerahasiaannya dan pengirim tidak perlu menyediakan amplop serta biaya pengiriman yang relative lebih murah.
11
commit to user 3
E-mail E-mail atau Electronic mail merupakan wahana untuk mengakses
informasi yang memungkinkan seorang individu mengirimkan pesannya langsung ke individu lain dalam waktu yang cepat.
Fasilitas ini digunakan untuk berkirim surat atau berita dengan orang lain, tanpa mengenal batas, waktu, ruang, bahkan birokrasi.
4 Faksimili
e. Jaminan dan keamanan isinya dibagi menjadi 4, yaitu :
1 Surat sangat rahasia SR
Hanya dipergunakan untuk surat-surat atau dokumen-dokumen yang erat hubungannya dengan keamanan Negara. Surat ini
ditandai dengan kata SANGAT RAHASIA. 2
Surat rahasia R Hanya dipergunakan untuk surat-surat atau dokumen-dokumen
yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain kecuali orang yang dimaksud dalam surat itu. Surat ini biasanya ditandai
dengan kata RAHASIA atau R. 3
Surat Konfidensial terbatas T Dokumen data yang dianggap perlu untuk diketahui oleh
Pengurus-pengurus tertentu saja dan bila pelaksanaannya sudah berjalan maka nilai keterbatasan kerahasiaannya sudah tidak
berlaku lagi. 4
Surat Biasa Surat biasa adalah surat bukan rahasia dimana jika isi surat
tersebut terbaca oleh organisasi atau pejabat yang bersangkutan, misalnya surat undangan dan surat edaran.
Sebagai media komunikasi tertulis, surat memiliki beberapa keunggulan dibandingkan dengan media komunikasi lainnya, antara lain :
Dapat merekam informasi secara panjang lebar;
Praktis mudah;
Dapat menyimpan rahasia;
12
commit to user
Efektif informasi dapat langsung sampai ke tujuan;
Ekonomis. Namun, dalam surat juga terdapat beberapa hal yang bisa menjadi
kelemahan dan mengganggu proses komunikasi, yaitu : 1.
Susunan surat yang ruwet; 2.
Kalimat yang tidak lengkap, berbelit-belit dan bertele-tele; 3.
Kata-kata dalam kalimat tidak jelas dan terpotong-potong. 4.
Pemakaian istilah-istilah yang tidak tepat; 5.
Tata bahasa yang tidak tepat; 6.
Pengungkapan gagasan yang tidak sopan atau terlalu memuji, kasar atau terlalu merendah;
7. Pengetikan yang ceroboh, huruf bertumpuk dan kotor.
Sehingga kelemahan-kelemahan tersebut menimbulkan akibat diantaranya : a
Berita yang dikomunikasikan tidak sampai atau terlambat sampai tujuan. b
Berita yang dikomunikasikan tidak dipahami oleh penerima surat. c
Penerima salah menafsirkan sehingga salah mengambil keputusan. d
Berita tidak ditanggapi sebagaimana mestinya atau bahkan tidak ditanggapi sama sekali.
Surat juga mempunyai beragam model atau bentuk. Bentuk-bentuk surat dapat dibedakan menjadi beberapa surat yaitu antara lain :
Surat biasa Surat keputusan
Surat Edaran
Adalah penjabaran dari peraturan perusahaan Surat Keputusan Instruksi yang bersifat petunjuk pelaksanaan teknis dan mengikat
banyak orang pegawai. Surat Perjanjian
Adalah surat kesepakatan mengenai hak dan kewajiban masing- masing pihak yang saling mengikatkan diri dengan membuat
perjanjian diatas kertas bermeterai cukup. 13
commit to user Berita acara
Merupakan catatan yang memuat tentang suatu kegiatan. Kegiatan tersebut berupa serah terima barang, serah terima jabatan pekerjaan
dan lain-lain. Macam-macam berita acara : 1.
Berita acara penyerahan barang, merupakan bukti sah pengalihan hak atas suatu barang dari pihak pertama kepada
pihak kedua. 2.
Berita acara pelantikan sumpah jabatan, merupakan berita acara pengukuhan seseorang untuk sesuatu jabatan yang akan
dipangkunya dengan kesaksian orang lain. Surat perintah
Surat keterangan
Merupakan pernyataan dan keterangan dari pejabat tentang keterangan sesuatu hal yang dinyatakan secara tertulis dan dapat
dipertanggungjawabkan. Surat keterangan ada 2 macam yaitu : a.
Surat Pernyataan merupakan pernyataan dari seseorang atau pejabat tentang kebenaran sesuatu hal yang dinyatakan secara
tertulis dan dapat dipertanggungjawabkan. b.
Surat Izin merupakan keterangan dari pejabat kepada seseorang bawahan yang berisikan izin untuk melakukan atau menjalankan
sesuatu kegiatan dalam batas waktu tertentu. Pengumuman
Merupakan pemberitahuan secara tertulis dari unit kerja atau organisasi mengenai sesuatu hal yang perlu diketahui oleh banyak
orang penyampaiannya dapat dilakukan secara tertulis maupun lisan. Memorandum dan Nota Intern
Surat singkat yang berisi pokok-pokok masalah untuk pelaksanaan aktivitas rutin kantor. Surat singkat umumnya dibuat oleh atasan
kepada bawahan. 14
commit to user
G. Pengertian Tata Usaha
Kategori