commit to user
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Dalam penulisan ini masalah dimulai dari prosedur yang tepat dan cepat dalam proses pengurusan surat menyurat di bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub
Divre III Surakarta. Prosedur kerja ini dibuat untuk memperlancar setiap pekerjaan yang dilaksanakan oleh perusahaan tersebut.
E. Pengertian Prosedur
Pengertian prosedur dalam Ensiklopedia Administrasi adalah sebagai berikut:
“Suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebutuhan. Misalnya prosedur
pembuatan surat pada suatu perusahaan. Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara menyusun konsep suratnya,
cara mengetiknya pada kertas surat, atau cara menakliknya yang kesemuanya telah pasti. Rangkaian prosedur ini, pada akhirnya akan
menja
di suatu sistem.” Pariata Westra, S.H. dan Drs. Ibnu Syamsi, 1989 : 352.
Sedangkan dalam bukunya Ig. Wursanto 1991 : 20 , pengertian prosedur
adalah : “Suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan
suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur penyimpanan arsip. Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian
ketentuan-ketentuan mengenai penyimpanan arsip yang antara lain meliputi : memisahkan segregating, meneliti examining, memadukan
assembling, mengklasifikasikan classification, mengindeks indexing, mempersiapkan tunjuk silang cross reference, menyusun dan mem-
file”. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia edisi Ketiga 2007 : 899
menyatakan prosedur adalah : 1.
Tahap-tahap kegiatan untuk menyelesaikan aktivitas. 2.
Metode langkah demi langkah secara eksak dalam memecahkan suatu problem.
commit to user Sedangkan menurut Moekijat dalam bukunya Ida Nuraida 2008 : 35
menyatakan prosedur perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah- langkah atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan , dimana pekerjaan
tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, dimana melakukannya dan siapa yang
melakukannya. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan :
1. Metode-metode yang dibutuhkan untk menangani aktivitas-aktivitas
yang akan datang. 2.
Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu. 3.
Pedoman untuk bertindak. Menurut Moekijat 1995: 106, metode menunjukkan cara pelaksanaan
pekerjaan dari suatu tugas yang terdiri atas satu atau lebih kegiatan yang bersifat tulis-menulis oleh seorang pegawai. Dengan demikian serangkaian metode yang
disatukan akan membentuk suatu prosedur. Moekijat juga berpendapat dalam Kamus Manajemen 1984 : 475,
Prosedur a dalah “ Serangkaian daripada tugas-tugas yang saling berhubungan
yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan”. Urutan kronologis waktu daripada tugas-
tugas ini merupakan cirri daripada setiap prosedur, biasanya suatu prosedur meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa masing-masing tugas harus
diselesaikan. Proses-proses menggambarkan cara atau metode dengan mana pekerjaan yang diselesaikan.
Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan suatu arah tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah
ditentukan. Prosedur-prosedur memberikan urutan menurut waktu kepada tugas- tugas dan menentukan jalan dari serangkaian tugas-tugas demikian dalam
kebijaksanaan-kebijaksanaan dan ke arah tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.
6
commit to user Pendapat lain dikemukakan oleh Norman H. Barish dalam buku yang telah
diterjemahkan oleh Prof. Drs. S. Pamudji, MPA. 1981 : 5 , menurutnya prosedur adalah “Instruksi-instruksi tertulis dan lisan yang memberi sangsi legal
pada suatu system. Prosedur merupakan naskah resmi lazimnya tertulis dan dibagankan, yang menentukan dan mengambarkan keseluruhan pekerjaan yang
merupakan suatu si stem.”
Secara terperinci beberapa manfaat yang diperoleh dari analisa sistem dan prosedur ialah :
1. Memperpendek jangka waktu pekerjaan yang dapat mempercepat saat
penyerahan; 2.
Menekan barang-barang inventaris; 3.
Mengurangi kesalahan-kesalahan dalam memperhitungkan beaya-beaya dan saat penyerahan.
4. Menghilangkan fungsi-fungsi dan aktivitas-aktivitas yang tidak perlu.
5. Mempercepat perputaran modal kerja dan mengurangi kebutuhan akan modal
kerja tersebut. 6.
Memperbesar keluwesan kerja mempercepat pelaksanaan keputusan- keputusan pucuk pimpinan top management;
7. Menghilangkan ketidak-cocokan sistem dan pekerjaan yang bertemu pada
maksud-maksud yang bersilang. 8.
Meningkatkan efektivitas pengawasan dengan mengurangi waktu yang diperlukan untuk membetulkan kesalahan-kesalahan, menggarap keluhan-
keluhan dan mengambil tindakan-tindakan disiplin. Waktu untuk membaca laporan-laporan keterangan-keterangan yang tidak perlu dapat dihilangkan
waktu yang disediakan untuk memperoleh keterangan-keterangan yang diperlukan dapat dipersingkat.
9. Memperkuat struktur organisasi perusahaan dengan menyingkapkan dan
menyingkirkan praktek-praktek yang melanggar prinsip-prinsip organisasi yang sehat.
10. Mengurangi beaya tata usaha penyelenggaraan koordinasi, kontrol dan
fungsi-fungsi pelayanan yang diperlukan dalam perusahaan. 7
commit to user
F. Surat Menyurat
Kategori