commit to user
I. Prosedur Pengurusan Surat
1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk
Gambar 2.1. Bagan Pengurusan Surat Masuk
Sumber : Pengantar Manajemen Perkantoran Drs. Aries Susilo
Keterangan : 1
Penerimaan surat pada loket penerima surat masuk. 2
Penyortiran dan pemberian disposisi oleh Kepala Bagian Tata Usaha. 3
Pencatatan pada buku agenda oleh agendaris. 4
Pencarian pencocokan referensi surat lain pada kontrol agenda. 5
Penyampaian kepada unit yang bersangkutan untuk mendapatkan tanggapan. 6
Selesai ditanggapi, dikembalikan ke loket penerimaan surat. 7
Surat diteruskan kepada Kepala Bagian Tata Usaha. 8
Dikembalikan kepada kontrol agenda. 9
Penyimpanan oleh juru kontrol agenda ke file arsip pusat.
Loket penerimaan surat masuk Kepala bagian TU
agendaris Unit-unit bagian-bagian
Kepala bagian TU Loket penerimaan surat masuk
Arsip surat
22
commit to user 2.
Prosedur Pengurusan Surat Keluar
Gambar 2. 2. Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar
Sumber : Pengantar Manajemen Perkantoran Drs. Aries Susilo Konsep Surat
Kepala bagian TU
verbalis
pengetikan
Ekspedisi Pihak berwenang
Arsip surat 23
commit to user Keterangan :
1. Konsep surat diserahkan kepada penerima surat keluar.
2. Penyortiran dan pemberian disposisi oleh Kepala Bagian Tata Usaha.
3. Penyerahan kepada verbalis.
4. Penyerahan kepada unit pusat pengetikan.
5. Selesai diketik, diberikan kepada unit pembuat konsep.
6. Setelah cocok materinya, dibubuhi paraf, lalu diteruskan kepada pejabat yang
berwenang menandatanganinya, kemudian mengembalikan lagi ke pusat pengetikan.
7. Penerusan ke unit ekspedisi untuk pencatatan dalam buku ekspedisi dan lain-
lain hal yang berhubungan dengan surat keluar. 8.
Pengiriman surat keluar dengan kurir atau lewat pos, dan satu tembusan ke pembuat konsep.
9. Pengiriman tembusan ke unit pembuat konsep yang berkepentingan dengan
surat pengantar sebagai pengecekan bahwa surat tersebut sudah dikirim kepada alamat surat.
10. Pengiriman kembali tembusan tersebut kepada bagian Tata Usaha.
24
commit to user
J. Metode Pengamatan
Kategori