Dokumen-dokumen ini harus berisi tentang keterangan mengenai barang, cara pengiriman, klausul yang telah disepakati serta dokumen pengiriman dan asuransi
terhadap barang. Dokumen ini harus mewakili barang yang diperjual belikan tersebut sehingga barang yang dibeli oleh pihak pembeli harus sesuai dengan yang
ada di dokumen. Baik barangnya, jumlahnya, berat, wujud, dan lain sebagainya. Bila hal ini terpenuhi barulah dikatakan dokumen tersebut asli.
Sedangkan yang dikatakan dokumen palsu adalah dokumen yang isinya tidak sesuai dengan yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. Artinya, isi dari
dokumen tersebut tidak sesuai dengan barang yang diperjualbelikan. Walaupun berbentuk suatu dokumen yang nyata, namun tidak mewakili dari barang yang
dimaksud. Dokumen yang ada tidak sesuai dengan kenyataan yang ada. Sehingga barang yang ada di dokumen bukan merupakan barang yang sebelumnya telah
disepakati untuk di beli oleh pihak pembeli baik wujudnya, jumlahnya, beratnya, dan lain sebagainya. Sehingga dapat dikatakan bahwa dokumen tersebut
merupakan dokumen yang telah dipalsukan.
B. Pengaturan Dokumen LC Dalam UCP 500
UCP 500 memuat pengaturan dokumen-dokumen dalam LC mulai dari artikel 20 sampai dengan 38. artikel 20, 21, dan 22 memuat ketentuan umum yang
harus diperhatikan bank dalam rangka menerbitkan dokumen-dokumen. Artikel 23 sampai dengan 33 mengatur dokumen transportasi. Artikel 34, 35, dan 36
mengatur dokumen asuransi. Artikel 37 mengenai faktur. Terakhir, artikel 38 mengatur dokumen lainnya selain dokumen transportasi, dokumen asuransi, dan
faktur.
Universitas Sumatera Utara
Dengan demikian, berarti dokumen-dokumen yang mewakili barang objek perjanjian jual-beli antara eksportir dan importir, mempunyai peranan penting
dalam pelaksanaan LC. Bagi eksportir, dokumen tersebut merupakan dasar untuk dapat memperoleh pembayaran, sedangkan bagi importir, dokumen itu sangat
membantu sekali untuk memperoleh data-data yang lebih lengkap dan menjamin kebenaran barang-barang yang dibelinya.
Dokumen-dokumen yang diajukan oleh penerima selain wesel bervariasi tergantung pada keinginan para pihak yang diuraikan dalam LC. Namun pada
umumnya LC mensyaratkan untuk diajukan kepada bank dokumen-dokumen yang terdiri dari faktur dagang commercial invoice, konosemen bill of lading,
dan dokumen asuransi insurance document. Dalam hal diperlukan para pihak dapat mempersyaratkan dalam LC dokumen tambahan seperti faktur konsulat
consular invoice, surat keterangan asal certificate of origin, surat keterangan mutu certificate of quality, tanda terima penggudangan warehaouse receipt,
sertifikat fumigasi certificate of fumigation khusus untuk produk-produk pertanian dan dokumen-dokumen lainnya.
C. Dokumen Yang Dipersyaratkan Dalam LC
Seperti yang di atas, bahwa UCP 500 telah mengatur mengenai dokumen- dokumen dalam LC. UCP 500 mengatur jenis-jenis dokumen yang diperlukan
dalam pelaksanaan LC. UCP 500 mengatur persyaratan yang harus dipenuhi oleh masing-masing jenis dokumen. Tetapi, persyaratan tersebut hanya berlaku
sepanjang LC tidak menentukan sebaliknya. Artinya, persyaratan dokumen yang diatur dalam UCP 500 sifatnya kontraktual. Jika para pihak menghendaki lain,
maka persyaratan demikian harus dinyatakan secara tegas dalam LC. Berikut ini
Universitas Sumatera Utara
akan diuraikan satu persatu tentang dokumen-dokumen yang diperlukan dalam pelaksanaan LC, antara lain sebagai berikut :
1. Dokumen-Dokumen Penting
A. Dokumen Pengakutan
1 Bill Of Lading BL ;
2 Air Way Bill AWB ;
3 Railway Consignment Note.
B. Invoice Faktur
1 Proforma Invoice Faktur Proforma
2 Commercial Invoice Faktur Dagang
3 Consular Invoice Faktur Konsuler
C. Dokumen Asuransi
D. Bill Of Exchange Wesel
2. Dokumen-Dokumen Tambahan
a. Packing List Daftar Pengepakan
b. Certificate Of Origin Surat Keterangan Asal
c. Certificate Of Inspection Sertifikat Pemeriksaan
d. Certificate Of Quality Sertifikat Mutu
e. Manufacture’s Quality Certificate Sertifikat Mutu Pembuatan Barang
f. Certificate Of Analysis Sertifikat Analisa
g. Weight CertificateWeight NoteList Surat KeteranganDaftar Timbangan
h. Measurement List Daftar Ukuran
i. Sanitary, Health And Veterinary Certificate Sertifikat KesehatanSanitari
j. Dokumen-Dokumen Lainnya
Universitas Sumatera Utara
1. Dokumen-Dokumen Penting
A. Dokumen Pengakutan
1 Bill Of Lading BL
Bill Of Lading BL disebut juga dengan istilah ”konosemen” atau Surat Muatan Kapal Laut. BL ini sangat penting karena hanya dengan BL tersebut
seseorang atau orang lain yang ditunjuk dapat menerima barang-barang sebagaimana disebutkan di dalamnya. Dalam Pasal 506 KUH Dagang, disebutkan
pengertian mengenai Bill Of Lading ini yaitu sebagai berikut : ”Konosemen adalah suatu surat yang tertanggal, dalam mana si
pengangkut menerangkan bahwa ia telah menerima barang-barang tertentu dan menyerahkannya kepada orang yang ditunjuk, begitu pula menerangkan syarat-
syarat apakah barang-barang tersebut akan diserahkannya.” Dari ketentuan Pasal 506 ayat 1 KUH Dagang tersebut dapat dilihat
beberapa fungsi BL, antara lain : a
Sebagai surat bukti perjanjian pengangkutan, yaitu perjanjian antara pihak pengangkut dengan pengiriman shipper ;
b Sebagai tanda bukti penerimaan barang, yaitu barang-barang yang diterima
oleh pengangkut carrier dari pihak shipper untuk diangkut ke suatu tempat tujuan dan seterusnya menyerahkan kepada pihak penerima
consignee ; c
Sebagai bukti pemilikan barang document of title, berarti bahwa orang yang memegang BL sebagai pemiliki dari barang-barang sebagaimana
tercantum di dalamnya.
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan ketentuan Pasal 506 ayat 2 KUH Dagang, maka bill of lading itu dapat diterbitkan sebagai atas nama, atas pengganti maupun atas tunjuk.
Klausula-klausula atas nama op-naam, atas pengganti ann order dan klausula atas tunjuk ann tonder bergungsi untuk menunjukkan bagaimana bill of lading
tersebut harus diperalihkan. Seperti ditentukan dalam Pasal 508 KUH Dagang, bahwa sepucuk konosemen atas pengganti diperalihkan dengan endosemen dan
penyerahan suratnya, sedangkan bill of lading atas nama dan bill of lading atas tunjuk, maka atas dasar ketentuan dari Pasal 613 KUH Perdata, peralihan bill of
lading atas nama diperalihkan dengan akte van cessie, dan bill of lading atas tunjuk dengan peralian dari tangan ke tangan.
Bill of lading yang berkaitan dengan pengangkutan barang-barang dengan kapal laut disebut juga ”Marine Bill Of Lading”, atau ”Ocean Bill Of Lading”. Bill
of lading merupakan dokumen pengapalan yang paling penting karena mempunyai sifat jaminan dan pengamanan. Asli BL menunjukkan hak pemilikan
atas barang-barang dan tanpa BL tersebut seseorang atau orang lain yang ditunjuk tidak dapat menerima barang-barang yang disebutkan di dalam BL yang
bersangkutan dari maskapai pelayaran. Pihak-pihak yang tercantum dalam BL adalah :
a Shipper : Dalam banyak hal adalah beneficiary dari LC eksportir dan
importir b
Consignee : Kepada siapa barang ditujukan, atau didiberitahukan tentang tibanya barang
c Notify Party atau ”address of arrival notice to” : siapa saja yang ditetapkan
dalam LC
Universitas Sumatera Utara
d Carrier : Pengangkutanperusahaan pelayaran.
Sedang pemilikan atas suatu BL ditentukan oleh petunjuk kepada siapa BL tersebut diterbitkan. Ada tiga cara penerbitan BL yang umum membedakan
pemilikan BL tersebut, yakni : a
Bearer BL BL atas pemegang Jenis BL ini jarang digunakan. Yang dimaksud dengan ”bearer” adalah
pemegang BL dan karena itu setiap orang yang memegangmemiliki BL tersebut dapat menagih barang-barang yang tersebut dalam BL. Jenis BL ini
mencantumkan kata ”bearer” di bawah alamat ”consignee”. b
Straight BL BL atas nama Bila sebuah BL diterbitkan dengan mencantumkan nama si penerima
barang, maka BL tersebut disebut BL atas nama. Straight BL ini menggunakan kata-kata :”consigned to” atau ”to” di atas alamat dari consignee BL tersebut. BL
tersebut tidak boleh mencantumkan tulisan ”to order”, karena itu hanya ”consignee” yang disebut namanya dalam BL itulah yang dapat menagih atau
memiliki barang-barang tersebut. Apabila diinginkan pemindahan hak milik barang-barang tersebut, maka haruslah dengan cara membuat pernyataan
pemindahan hak milik yang disebut ”Declaration Of Assigment”, dan bilamana diadakan dengan ”Endorsement”, maka pemindahan pemilikan tersebut tidak
dianggap berlaku. c
BL made out to order BL yang dibuat atas order BL ini akan mencantumkan kata-kata :”consigned to order of” atau ”to the
order of” atau ”to order” di depan atau di belakang nama consignee atau kepada
Universitas Sumatera Utara
”notify address”. Biasanya syarat BL demikian ini dapat ditandai dengan pencantuman kata ”order” pada kotak ”consignee” pada BL yang bersangkutan.
Pemilikan BL ini dapat dipindahkan oleh consignee kepada orang lain dengan endorsement, yakni menandatangani bagian belakang BL tersebut. Cara
endorsement semacam ini disebut ”general endorsement” atau ”blank endorsement” endorsement blanko – endorsement tanpa menyebut nama.
Dengan demikian bilamana endorsement dilakukan dengan menyebut nama orang atau badan usaha lain, kemudian ditandatangani oleh shipper yang bersangkutan,
maka endorsement ini disebut ”restrictive endorsement” atau ”special endorsement atas nama dan kepada order”. Cara ini lazim pada BL di Indonesia
dimana harus dibuat ”made out to order” dari bank devisa yang mengadviskanmenegosiasikan LC, dan bank tersebut akan meng-endorse BL
kepada bank koresponden. Cara ini dimaksudkan agar importir tidak dapat menguasai pemilikan BL atau barang-barang sebelum kewajiban kepada bank
diselesaikan. Dalam sebuah BL dapat tercantum beberapa tanggal. Tanggal- tanggal yang paling penting adalah :
a Tanggal penerbitanpengeluaran BL ;
b Tanggal barang-barang dimuat di atas kapal.
Tanggal barang-barang dimuat di atas kapal dan pada BL dicap ”on board the ship”. Tanggal dari pengeluaran suatu BL sangat diperlukan antara lain untuk:
a Menunjukkan apakah barang-barang telah dikapalkan pada waktunya
bilamana dalam LC ditetapkan satu tanggal terakhir pengapalan barang- barang last shipment date ;
Universitas Sumatera Utara
b Memenuhi syarat bahwa dokumen-dokumen harus diajukan untuk
memperoleh pembayaran, akseptasi atau negosiasi sebagaimana syarat- syarat LC, yakni dalam batas waktu berlakunya 21 hari dari tanggal
penerbitan BL, kecuali LC menetapkan jangka waktu lain. c
Menentukan penerimaan dari dokumen asuransi yang kecuali dinyatakan lain dalam LC atau kecuali dengan jelas dinyatakan bahwa cover
penutupan asuransi tersebut berlaku selambat-lambatnya sejak tanggal pengapalan, harus diberi tanggal tidak lewat dari tanggal penerbitan BL
Selain hal-hal di atas, juga penting mengenai pernyataan BL dalam pemuatan barang. Jenis-jenis pernyataan ini adalah sebagai berikut :
a Received for shipment
BL yang menyatakan ”received for shipment” menunjukkan barang- barang telah diterima oleh perusahaan pelayaran untuk dikapalkan, tetapi belum
benar-benar telah dimuat atau dikapalkan pada batas waktu yang ditetapkan dalam LC yang bersangkutan. Bilamana BL memuat kata-kata ”received for shipment”,
maka biasanya bank akan menolaknya, sebab mungkin barang-barang masih belum dimuat dan terletak di pelabuhan dan akan menimbulkan resiko
antara lain : -
kemungkinan barang akan dimuat dengan kapal lain ; -
bila terjadi pemogokan, barang-barang tersebut terbengkalai dan rusak -
kemungkinan penambahan ongkos-ongkos lain seperti sewa gudang dan sebagainya
b On boardshiped on board received on board
Universitas Sumatera Utara
Sebuah BL menyebutkan kata-kata ”shiped on board” atau ”on board” atau ”received on board” apabila perusahaan perkapalan yang bersangkutan
mengakui bahwa barang-barang yang akan dikirim benar-benar telah berada atau dimuat dalam kapal. Pernyataan dalam BL yang demikian inilah yang umumnya
disyaratkan dalam LC dan diingingkan oleh pihak importir dan bank c
On deck Barang-barang yang dimuat di dek kapal untuk ”loaded on deck” atau ”on
deck” pada umumnya tidak boleh diterima karena bahaya ”jettison” dan ”washing overboard” kecuali secara khusus diizinkan dalam LC yang bersangkutan.
Selanjutnya bila barang-barang tersebut BL-nya tidak secara khusus menyatakan barang-barang dikapalkan on deck, maka barang-barang tersebut akan dikapalkan
di bawah deck. Bilamana BL on deck maka dokumen asuransi yang menyertainya harus menutup ”on deck risk”. Biasanya barang-barang muatan yang
membahayakan dan ternak-ternak diangkut on deck. Dalam LC juga dikenal mengenai ”full set BL”. Full set BL
seperangkat lengkap BL berarti semua lembaran-lembaran asli BL harus ditandatangani dan lembaran-lembaran ini harus diserahkan kepada pembuka LC.
Lembaran-lembaran inilah yang disebut ”negotiable copies”, sedangkan lembaran-lembaran lain yang tidak ditndatangani disebut ”non negotiable copies”.
Dan tidak dapat dinegisier atau tidak dapat diperdagangkan. Biasanya asli BL tersebut digunakan 1 lembar untuk eksportir shipper dan 2 lembar untuk
penerima barang. Oleh karena asli BL tersebut adalah negotiable copies dan dapat diperdagangkandipindahtangankan, maka pengiriman lembar-lembar asli
dokumen BL tersebut diatur selang satu hari, sehingga bilamana terjadi sesuatu
Universitas Sumatera Utara
dalam pengirimannya salah satu akan diterima dengan baik. Dalam dokumen BL harus mencantumkan keterangan-keterangan sebagai berikut :
a Persyaratan mengenai nama pengangkut dan telah ditandatangani atau disahkan
oleh pengangkut atau agen yang bertindak dan untuk atas nama pengangkut atau nahkoda ;
b Persyaratan bahwa barang telah dimuat di atas kapal atau sudah dikirim dalam
kapal yang ditentukan ; c
Persyaratan bahwa pelabuhan muat dan pelabuhan bongkar telah sesuai dengan yang dipersyaratkan LC ;
d Bill of lading terdiri dari satu asli atau jika diterbitkan lebih dari satu asli,
seperangkat lengkap yang asli harus diterbitkan ; e
Bill of lading memuat semua syarat dan kondisi pengangkutan atau sebagian syarat dan kondisi pengangkutan dengan merujuk pada suatu sumber atau
dokumen selain daripada bill of lading ; f
Persyaratan tidak adanya indikasi bahwa BL tunduk pada charter party dan atau tidak adanya indikasi bahwa kapal pengangkut hanya digerakkan oleh
layar ; g
BL memenuhi persyaratan alih kapal.
2 Air Way Bill AWB
Apabila LC mensyaratkan barang-barang untuk diangkut dengan pengangkutan udara, maka digunakan ”Air Way Bill”. Air Way Bill merupakan
tanda terima barang yang dikirim per udara untuk orang dan alanat tertentu. Berbeda dengan BL biasa, Air Way Bill bukan merupakan dokumen pemilikan,
Universitas Sumatera Utara
oleh karena itu untuk mengawasi barang-barang tersebut, BL akan ditinjuk kepada penerima tertentu atau kepada ”order” dari bank koresponden yang telah
diperjanjikan terlebih dahulu untuk melepaskan barang tersebut sesuai instruksi. Dokumen tersebut diberi cap penerbangan yang bersangkutan dan tanggal
pengiriman. Juga dicantumkan nomor pesawat terbang dan dokumen ditandatangani atas nama maskapai penerbangan. Apabila barang tiba sebelum
dokumen, maka perusahaan penerbangan tersebut akan memberitahukan tibanya barang kepada si alamat. Dokumen ini biasanya dikeluarkan dalam rangkap 3,
lembar-lembar mana dimaksudkan untuk pengirim consignor, maskapai penerbangan dan consignee penerima barang. Pembagian lembar yang
ditandatangani adalah sebagai berikut : a
Air Way Bill untuk pengangkut dan ditandatangani oleh consignee ; b
Air Way Bill untuk consignee ditandatangani consignor dan disertakan dalam pesawat bersama-sama dengan barang ke consignee.
3 Railway Consignment Note
Atas pengiriman barang-barang ekspor dengan pengangkutan kereta api dari suatu negara ke negara lain, eksportir memperoleh tanda terima yang
dinamakan ”consignment note” surat angkutan kereta api. Dokumen ini mencantumkan nama stasiun pemberangkatan, tujuan, nama eksportir dan alamat
yang dituju dan harus dicap dengan nama perusahaan kereta api yang bersangkutan. Barang-barang akan diserahkan kepada consignee setelah adanya
permohonan yang bersangkutan dan dibuktikan oleh pejabat-pejabat perusahaan
kereta api di tempat tujuan.
B. Invoice Faktur
Universitas Sumatera Utara
1 Proforma Invoice Faktur Proforma
Disebut dengan proforma invoice oleh karena baru merupakan penawaran dalam bentuk invoice biasa dari penjual kepada pembeli yang potensial. Performa
invoice merupakan tawaran pada pembeli untuk menempatkan pesanannya yang pasti dan sering dimintakan oleh pembeli supaya instansi yang berwenang di
negara importir akan memberikan kepadanya izin impor atau izin devisa.oleh karena itu keharusan adanya performa invoice ini hanya tergantung pada kondisi
tertentu. Performa invoice biasanya menyatakan syarat-syarat jual-beli dan harga barang-barang sehingga segera setelah pembeli yang bersangkutan telah
menyetujui pesanan tersebut maka akan ada kontrak yang pasti yang dilakukan sesuai dengan yang ditetapkan dalam performa invoice.
Perincian-perincian dari performa invoice ini harus dicantumkan sama ke dalam commercial invoice yang segera akan disusulkan, dan sering terjadi penjual
menyatakan pada commercial invoice-nya bahwa barang-barang tersebut sesuai dengan performa invoice yang bersangkutan. Performa invoice juga digunakan
bilaman penyelesaian akan dilakukan :
a Dengan pembayaran terlebih dahulu sebelum pengapalan ;
b Atas dasar consignment, dimana barang-barang diekspor sebelum suatu
kontrak jual-beli yang pasti dilaksanakan dan barang-barang ditaruh ditempat, performa akan diperlakukan sebagai petunjuk harga-harga yang diterima oleh
siapa saja ;
Universitas Sumatera Utara
c Tergantung pada tender, dimana performa digunakan sebagai data dan sarana
pendukung suatu tender ; setelah tawaran untuk tender tersebut disetujui, maka kontrak jual-beli yang pasti akan diadakan.
2 Commercial Invoice Faktur Dagang
Commercial invoice yang kadang disebut sebagai ”invoice” saja, merupakan nota perincian tentang keterangan barang-barang yang dijual dan
harga dari barang-barang tersebut. Commercial invoice tersebut oleh penjual eksportir ditujukan pada pembeli importir yang nama dan alamatnya sesuai
dengan yang tercantum dalam LC dan ditandatangani oleh yang berhak menandatanganinya. Faktur dagang merupakan dokumen utama yang memuat
uraian barang secara rinci. Artikel 37 huruf a UCP mengatakan ; ”Unless otherwise stipulated in the credit, commercial invoice :
i. must appear on their face to be issued by the beneficiary named in the credit
except as provided in credit article 48 ; and ii.
must be made out in the name of the applicant, except as provided in sub article 48 ; and
iii. need not be signed”.
Faktur dagang harus diterbitkan oleh penerima dan harus ditujukan kepada pemohon dan tidak perlu ditandatangani kecuali LC menentukan lain. Kemudian
artikel 37 huruf c UCP 500 mengatakan ; ”The description of the goods in the commercial invoice must correspond with the
discription in the credit. In all other document, the goods may be described in general terms not inconsistent with the description of the goods in the credit.”
Universitas Sumatera Utara
Faktur dagang harus memuat uraian barang secara lengkap dan tepat sesuai dengan uraian barang dalam LC. Kata ”must correspond” tidak berarti
bahwa uraian barang dalam faktur dagang harus benar-benar sama dengan uraian barang dalam LC, tetapi tidak boleh ada perbedaan dalam kata-kata yang
diuraikan. Cara yang paling aman adalah mengikuti dengan tepat perkataan dalam LC.
45
Dalam hal diterapkan, artikel 39 huruf c UCP 500 memperkenankan toleransi sebesar 5 kurang dalam nilai yang ditarik, sedangkan dalam artikel 39
Nilai Faktur Dagang Jumlah nilai faktur dagang termasuk ongkos angkut dan asuransi jika
kedua biaya ini tidak menjadi tanggungan pemohon. Jumlah nilai faktur dagang seharusnya tidak boleh melampaui jumlah nilai LC. Jika pelampaui ini terjadi,
sepanjang LC tidak menentukan lain, bank dapat mengambil alih dokumen- dokumen dengan melakukan pembayaran sebesar nilai maksimum LC. Tindakan
bank ini dapat terjadi berdasarkan keberadaan Pasal 37 huruf b UCP 500. Artikel 37 huruf b UCP 500 tersebut mempertimbangkan ketentuan yang dimuat dalam
artikel 39 huruf b UCP 500 yang menyatakan : ”Unless a credit sripulated that the quantity of the goods specified must not be
exceeded or reduced, a tolerance of 5 more or 5 less will be permissible, always provided that the amount of the drawings does not exceed the amount of
the credit. This tolerance does not apply when the credti stipulates the quantity in terms of state number of packing units or individual terms.”
45
Raymond Jack, Op. Cit, hal. 167.
Universitas Sumatera Utara
huruf b UCP 500 berlaku, ketentuan ini mengizinkan toleransi sebesar 5 lebih atau kurang dalam jumlah.
Artikel 37 huruf c UCP 500 mensyaratkan bahwa uraian barang dalam faktur dagang berkaitan dekat correspond dengan uraian barang dalam LC.
Pemohon biasanya mengatur dalam LC bahwa pembayaran berdasarkan LC harus dilakukan atas dasar pengajuan faktur dagang yang memuat uraian barang
yang berkaitan dekat dengan uraian barang dalam LC. Pemohon mungkin mensyaratkan agar bank melakukan pembayaran setalah yakin bahwa uraian
barang yang dikirim dalam faktur dagang persis sesuai dengan uraian barang dalam perjanjian jual-beli.
Uraian Barang Dalam Faktur Dagang
Akan tetapi, bank lebih menyukai jika dalam LC tidak dipersyaratkan bahwa faktur dagang memuat uraian barang yang rinci. Sebab ini akan menambah
beban tugas dan membuang waktu banyak bagi bank untuk meneliti uraian barang tersebut, dan keadaan ini dapat menimbulkan sengketa yang mengarah pada
pengajuan gugatan considerable litigation. Namun demikian, terlepas dari bank tidak menghendaki uraian, barang yang rinci dalam faktur dagang LC pada
umumnya meminta agar dalam faktur dagang dimuat uraian dagang yang dapat meliputi jumlah, tipe, macam, standar, grade, dan harga.
3 Consular Invoice Faktur Konsuler
Yang dimaksud dengan invoice ini adalah invoice yang dikeluarkan oleh instansi resmi yaitu kedutaan-kedutaan konsulat. Kadang-kadang consular
invoice ditandatangani oleh Konsul Perdagangan Negeri pembeli, dibuat oleh eksportir dan ditandatangani konsul negara pembeli atau dibuat dan
Universitas Sumatera Utara
ditandatangani konsul negara sahabat dari negara pembeli. Perlunya consular invoice ini antara lain adalah untuk memeriksa harga jual dibandingkan dengan
harga pasar yang sedang berlakudan untuk memastikan bahwa tidak terjadi ’dumping”, selain itu juga diperlukan untuk menghitung bea masuk di tempat
importir. Khusus di Indonesia, setelah adanya Inpres Nomor 4 Tahun 1985, maka keharusan untuk menyerahkan dokumen consular invoice sudah dicabut.
C. Dokumen Asuransi
Dalam Pasal 246 KUH Dagang diterangkan pengertian mengenai asuransi atau pertanggungan yaitu sistem perjanjian, dimana penanggung dengan
menikmati suatu premi mengikat dirinya terhadap tertanggung untuk membebaskannya dari kerugian karena kehilangan, kerugian, atau ketiadaan
keuntungan yang diharapkan, yang dapat diderita olehnya karena suatu kejadian yang tidak pasti.
Dari pengertian tersebut jelas bahwa dengan asuransi seseorang yang memiliki suatu barang memperoleh jaminan atas bahaya yang menimpa serta
menimbulkan kerugian, maka dengan asuransi itu ia dapat dikatakan bahwa asuransi itu tujuannya untuk memperalihkan resiko, yaitu resiko yang seharusnya
dihadapi seseorang tertanggung kepada seseorang penanggung yang bersedia untuk menanggung resiko tersebut. Kemudian apa yang diperjanjikan antara pihak
penanggung dengan tertanggung itu semua dimasukkan dalam suatu akte yang disebut polis. Polis inilah yang dimaksud sebagai dokumen asuransi yang
diperlukan dalam pelaksanaan LC. Perjanjian atau kontrak-kontrak asuransi tersebut dapat dikeluarkan dalam bentuk yang berbeda, antara lain ;
a. Insurance Policy Polis Asuransi
Universitas Sumatera Utara
Polis Asuransi menyatakan bukti kontrak asuransi barang-barang yang akan diangkut dengan kapal atas nama si tertanggung membayar premi.
Berdasarkan polis asuransi ini dapat dilakukan langkah-langkah atau tindakan- tindakan hukum bilaman terjadi permasalahan-permasalahan. Ada beberapa jenis
penggunaan yang dapat dibedakan dari suatu polis asuransi, yaitu : 1.
Polis yang menutup satu kali pengapalan ; 2.
Open Policy open cover untuk menutup beberapa pengapalan, artinya hanya sebuah polis asuransi yang dibeli untuk menutup semua pengapalan.
Disebut open policy oleh karena polis tersebut diakhiri terbuka dan dapat menutup pengapalan-pengapalan dalam beberapa kali jumlahnya. Setiap kali
yang bersangkutan mengapalkan barang, ia akan memberitahukan kepada perusahaan asuransi dan membayar premi. Dengan demikian dapatlah
dimaklumi bahwa bagi seorang eksportir adalah lebih menguntungkan untuk menutup asuransi berdasarkan open policy tersebut apabila bermaksud
melakukan beberapa kali pengapalan. b.
Insurance Certificate Sertifikat Asuransi Sertifikat Asuransi merupakan surat keterangan yang menjelaskan bahwa
terhadap barang-barang tertentu telah dilakukan penutupan asuransinya dalam bentuk open policy. Open policy itu tidak dapat diberikan oleh si tertanggung
sebagai bukti penutupan asuransi barang-barang tertentu oleh karena open policy tersebut diperlukan untuk pengapalan-pengapalan berikutnya. Sertifikat-sertifikat
asuransi tersebut disediakan untuk keperluan-keperluan demikian oleh perusahaan asuransi dan si tertanggung hanya tinggal mengisinya.
c. Cover Note
Universitas Sumatera Utara
Cover Note merupakan sebuah pemberitahuan dari perusahaan asuransi yang menyatakan bahwa sebuah asuransi telah ditutup sementara menunggu polis
atau sertifikat asuransi dikeluarkan. Pemberitahuan ini kadang-kadang dibuat dalam sebuah surat asuransi, namun karena tidak berisikan perincian-perincian
asuransi yang akan ditutup dan karena ada kemungkinan asuransi tersebut sama sekali belum ditutup, maka bank tidak memperlakukan dokumen ini sebagai suatu
bukti yang cukup sebagai sebuah kontrak asuransi untuk dijadikan dokumen atas dasar suatu LC.
Dokumen Asuransi ini diatur dalam artikel 34 UCP yang pada intinya mengatur bahwa dokumen asuransi memuat hal-hal sebagai berikut :
1 Dokumen asuransi harus memuat pernyataan bahwa diterbitkan dan
ditandatangani oleh perusahaan asuransi atau perusahaan penanggung under writter atau agen salah satu perusahaan tersebut ;
2 Jika dokumen asuransi menyatakan bahwa diterbitkan lebih dari satu asli,
semua asli harus diserahkan kecuali LC mengatur secara khusus ; 3
Cover Note yang diterbitkan oleh perusahaan perantara tidak dapat diterima, kecuali secara khusus LC memperkenankan ;
4 Kecuali diatur lain dalam LC, dapat diterima sertifikat asuransi atau
declaration under an open cover yang ditandatangani terlebih dahulu oleh perusahaan asuransi atau perusahaan penanggung atau agen dari masing-
masing perusahaan. Jika LC secara khusus mensyaratkan sertifikat asuransi atau declaration under an open cover, polis asuransi sebagai gantinya dapat
diterima ;
Universitas Sumatera Utara
5 Kecuali LC mengatur lain, atau kecuali tercantum pada dokumen asuransi
bahwa penutupan asuransi mulai berlaku selambat-lambatnya dari tanggal pemuatan barang di atas kapal atau tanggal pengiriman barang atau tanggal
penguasaan barang, tidak dapat diterima dokumen asuransi yang bertanggal penerbitan sesudah tanggal pemuatan barang di atas kapal atau tanggal
pengiriman barang atau tanggal penguasaan barang sebagaimana dimuat dalam dokumen angkutan. Rasio dari pernyataan ini ialah bahwa apabila tanggal
dokumen asuransi sesudah tanggal sebagaimana dimuat dalam dokumen, timbul suatu waktu yang vacuum, artinya barang yang dikapalkan itu tidak
ditutup asuransinya, sehingga apabila terjadi kerusakan atau kerugian atas barang-barang tersebut tidak dijamin penggantinya oleh pihak penanggung ;
6 Dokumen asuransi harus dinyatakan dalam mata uang yang sama dengan mata
uang LC, kecuali LC mengatur lain. Rasio dari pernyataan ini ialah menghindari masalah yang timbul dalam mengevaluasi penutupan atau lebih
penting lagi untuk mengantisipasi adanya fluktuasi nilai tukar yang dapat menyebabkan pengurangan penerimaan ganti kerugian ;
7 Kecuali LC mengatur lain, jumlah minimum yang tercantum dalam dokumen
asuransi harus menunjukkan penutupan asuransi sebesar nilai barang CIF atau CIP ditambah 10, tetapi hanya jika nilai CIF atau CIP dapat ditentukan
berdasarkan dokumen-dokumen. Kalau tidak dapat ditentukan nilai CIF atau CIP, dapat diterima sebagai jumlah minimum 110 dari jumlah pembayaran,
akseptasi atau negosiasi yang diminta LC, atau 110 dari jumlah kotor yang tertera dalam faktur, mana yang lebih besar jumlahnya.
D. Bill Of Exchange Wesel
Universitas Sumatera Utara
Sebuah Bill Of Exchange atau wesel memegang peranan penting dalam pembiyaan transaksi ekspor-impor. Wesel ini lazimnya selalu disertakan ke dalam
dokumen-dokumen pengapalan agar eksportir dapat memperoleh pembayaran dari negotiating bank. Wesel adalah sebuah alat pembaya yang merupakan perintah
yang tidak bersyarat dalam bentuk tertulis, yang ditujukan oleh seseorang kepada orang lain, ditandatangani oleh orang yang menariknya drawer dan
mengharuskan orang yang dialamatkan atau si tertarik drawee untuk membayar pada saat diminta atau pada suatu waktu tertentu di kemudian hari, sejumlah uang
kepada orang tertentu atau yang ditunjuk oleh orang tertentu tersebut order atau kepada pemegang wesel tersebut. Oleh karena itu, pihak-pihak yang terlibat dalam
wesel adalah : 1
Drawer : yang menandatangani wesel penarik ; 2
Drawee : yang membayar tertarik ; 3
Payee : yang menerima pembayaran ; 4
Endorsee : pihak kepada siapa wesel dipindahkan. Dalam hubungan LC yang berdokumen, maka wesel tersebut dapat
dipertegas dengan nama ”Documentary Draft” yaitu wesel yang disertai dengan dokumen. Dalam wesel tersebut terdapat jangka waktu yang dikenal dengan
”Tenor Wesel”, yaitu jangka waktu pada saat mana sebuah wesel dapat dibayarkan yang tercantum pada setiap wesel. Ditinjau dari saat pembayaran atau jangka
waktu pembayaran atas suatu wesel yang ditarik, maka dapat ditarik ”At Sight” atau ”At Usance”. Oleh karena itu, wesel dapat dibedakan atas :
1 Sight Draft : wesel yang dibayar pada saat diperlihatkan atau saat dimintakan
pembayarannya ;
Universitas Sumatera Utara
2 Time tenortermusance Draft : wesel berjangka yang dibayarkan setelah
beberapa waktu kemudian. Wesel ini dibedakan atas : a
Time Sight Draft : wesel yang pembayarannya harus dilakukan pada waktu setelah wesel diajukan atau wesel diaksep ;
b Time Date Draft : wesel yang harus dibayar pada tanggal tertentu yang
telah ditetapkan. Sebuah wesel sight atau usance yang ditujukan kepada seseorang atau
order dapat dialihkan kepemilikannya dengan cara endorsement, yakni menandatangani di balikdi belakang wesel. Dengan demikian maka apabila
sebuah wesel di ”endorse” yakni membubuhkan tanda tangan yang bersangkutan tanpa menyebutkan pihak lain blank endorsement, maka siapapun yang memiliki
wesel tersebut dapat meminta pencairan wesel yang bersangkutan. Bilamana endorsement dibatasi pada pihak yang disebutkan pada balang
wesel restrictive endorsement, maka hanya pihak yang tercantum namanya di belang wesel yang dapat meminta pencairan wesel yang bersangkutan.
2. Dokumen-Dokumen Tambahan
a. Packing List Daftar Pengepakan
Dokumen ini dibuat oleh eksportir yang menerangkan uraian dari barang- barang yang dipak, dibungkusdiikat dalam peti dan sebagainya dan biasanya
diperlukan pejabat-pejabat Bea Cukai untuk memudahkan pemeriksaan seketika dan pemeriksaan yang mendalam atas isi dari suatu pengepakan. Termasuk dalam
uraian barang-barang tersebut adalah jenis bahan pembungkuspengepakan dan cara mengepaknya. Dengan adanya packing list dari setiap perti yang berisikan
barang-barang tertentu, maka importir atau pemeriksa barang tidak keliru untuk
Universitas Sumatera Utara
memastikan isinya. Nama dan uraian barang tersebut haruslah sama dengan commercial invoice.
b. Certificate Of Origin Surat Keterangan Asal
Sertifikat ini merupakan pernyataan yang ditandatangani untuk mambuktikan asal dari barang-barang yang diekspor. Surat ini menjelaskan
keterangan-keterangan barang, keterangan asal barang dan keterangan bahwa barang tersebut benar hasil atau produksi dari negara eksportir. Lazimnya surat ini
dikeluarkan oleh instansi yang ditunjuk pemerintah, misalnya Departemen Perdagangan, Kamar Dagang, Jawatan Kehutanan, Bea Cukai dan sebagainya.
Sertifikat ini dicap dan dibubuhi tanda tangan pejabat yang berhak menandatanganinya.
c. Certificate Of Inspection Sertifikat Pemeriksaan
Sertifikat ini merupakan keterangan tentang barang yang dibuat oleh independent surveyor, juru pemeriksa barang atau badan resmi yang disahkan oleh
pemerintah dan dikenal oleh dunia perdagangan internasional. Di Indonesia tugas ini dipercayakan kepada PT. Superintending Company Of Indonesia Socofindo.
Sertifikat ini sangat penting bagi importir karena memberi jaminan atas : 1
Mutu dan jumlah barang ; 2
Ukuran dan berat barang ; 3
Keadaan barang ; 4
Pembungkusanpengepakan barang ; 5
Banyaknya satuan isi masing-masing pengepakan. Laporan yang dibuat report inspection atas pemeriksaan kualitatif dan
analitis didasarkan pada pemeriksaan sampling 2 dari berat barang yang
Universitas Sumatera Utara
bersangkutan. Sertifikat atau laporan ini merupakan salah satu dokumen yang disyaratkan dalam LC bila diperlukan
d. Certificate Of Quality Sertifikat Mutu
Dokumen ini umumnya dibuat oleh Badan Penelitian Dan Pengembangan Industri atau sejenisnya yang disahkan oleh pemerintah suatu negara untuk
memeriksa mutu barang-barang dagangan ekspor. Keterangan yang dibuat berkaitan dengan hasil analisa barang-barang tersebut di laboratorium. Dokumen
ini disiapkan dalam LC hanya apabila LC mensyaratkannya
e. Manufacture’s Quality Certificate Sertifikat Mutu Pembuatan Barang
Dokumen ini lazimnya dibuat oleh pabrik pembuat barang yang diekspor atau supplier yang menguraikan tentang mutu dari barang-barang atau mata
dagang eskpor termasuk penjelasan tentang baru tidaknya barang dan apakah memenuhi standar barang yang ditetapkan.
f. Certificate Of Analysis Sertifikat Analisa
Dokumen ini menerangkan barang-barang dan proposal bahan yang terdapat dalam barang-barang tertentu yang diharuskan pemeriksaannya.
Penelitian tersebut dilakukan oleh badan analisa bahan-bahan kimia atau obat- obatan yang berdiri sendiri. Dokumen ini hanya diperlukan apabila syarat LC
mengharuskannya melihat pada jenis barang. g.
Weight CertificateWeight NoteList Surat KeteranganDaftar Timbangan Weight Certificate diba\uat dan dikeluarkan oleh badan yang disahkan oleh
pemerintah yang tugasnya memeriksa ukuranberat barang secara tepat. Namun dokumen ini dapat juga dibuat oleh eksportir sendiri dan disebut Weight Note atau
Universitas Sumatera Utara
Weight List, kecuali syarat LC melarang. Keterangan berat dari barang-barang yang dikapalkan atas dasar suatu LC harus sama dengan yang tercantum dalam
dokumen-dokumen pengapalan lainnya. Dokumen ini di samping untuk mengetahui berat barang, juga diperlukan untuk mempersiapkan lat-alat
pengangkut barang-barang pada saat pemeriksaan barang-barang. h.
Measurement List Daftar Ukuran Dokumen ini dibuat oleh eksportir yang menerangkan tentang ukuran
panjang, lebar, garis tengah dan isi dari barang yang bersangkutan. Ukuran-ukuran dalam dokumen ini haruslah sama dengan syarat-syarat yang dicantumkan dalam
LC. Volume dari pengepakan setiap barang tersebut diperlukan antara lain untuk menghitung ongkos angkut atau untuk keperluan persiapan barang-barang.
i. Sanitary, Health And Veterinary Certificate Sertifikat KesehatanSanitari
Sanitary Certificate diperlukan untuk menyatakan bahwa bahan baku ekspor, tanaman-tanaman atau bagian dari hasil-hasil tanaman telah diperiksa dan
bebas dari hama-hama penyakit. Dalam hal produksi-produksi laut, tulang hewan dan ternak, maka pernyataan bebas dari hama penyakit diberikan dalam bentuk
surat keterangan Veterinary Certificate dan atau Health Certificate. Tingkat kebersihankebusukan serta kesehatan dan aspek-aspek lainnya dari barang-barang
tersebut dijelaskan dalam dokumen ini. Dokumen jenis ini hanya diperlukan apabila LC mensyaratkannya dan disesuaikan dengan barnag-barang benda yang
dikapalkan. Dokumen tersebut dikeluarkan oleh jawatan resmi yang ditunjuk pemerintah negara-negara setempat.
j. Dokumen-Dokumen Lainnya
Universitas Sumatera Utara
Pembeli mungkin memerlukan dokumen lain sebagai tambahan terhadap faktur dagang, dokumen transportasi dan dokumen asuransi yang bertujuan untuk
lebih melindungi lagi kepentingannya atas barang yang sedang dikirim kepadanya dari luar negeri. Penentuan jenis dokumen tambahan yang diperlukan tergantung
pada jenis barang yang diperjualbelikan dan juga tergantung pada kondisi yang ada dalam rangka merealisasi jual-beli tersebut. Sehubungan dengan
dipersyaratkannya dokumen tambahan tersebut, artikel 21 UCP 500 mengatakan : ”Bilamana dokumen-dokumen selain dokumen angkutan, dokumen asuransi, dan
faktur dipersyaratkan, kredit harus menetapkan oleh siapa dokumen tersebut harus diterbitkan dan menetapkan susunan kata-kata atau data yang dicantumkan. Jika
kredit tidak menetapkan demikian, maka bank akan menerima dokumen tersebut sebagaimana adanya, asalkan data yang tercantum di dalamnya konsisten dengan
dokumen lainnya yang disampaikan”.
Semua dokumen yang disebutkan di atas, semuanya sama pentingnya dalam transaksi LC. Oleh karena itu, jika semua dokumen tersebut dipersyaratkan
dalam LC, maka bank harus meneliti semuanya untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut satu sama lainnya isinya telah konsisten.
D. Tanggung Jawab Bank Terhadap Dokumen