Sosialisasi Upaya penyebaransosialisasi visi, misi dan tujuan program studi Sistem Tata Pamong

sumber-sumber belajar yang berbasis TIK, 4 meningkatkan pelatihan diskusi yang melibatkan sebanyak mungkin stakeholder, 5 menjalin hubungan dosen- mahasiswa-staf pegawai yang harmonis, 6 melakukan sosialisasi secara berstruktur dan berkelanjutan melalui media elektronik on-line, promotion, broshur, pamphlet, dan media cetak ke beberapa perguruan tinggi negeri dan swasta yang ada di provinsi Bali, NTB, NTT, dan Jawa timur, dan 7 menjalin kerjasama dengan dinas pendidikan di provinsi Bali, dan kerjasama berskala nasional dan internasional.

1.3 Sosialisasi Upaya penyebaransosialisasi visi, misi dan tujuan program studi

serta pemahaman sivitas akademika dosen dan mahasiswa dan tenaga kependidikan. Dalam rangka memantapkan pemahaman staf pengelola, staf dosen, mahasiswa, dan tenaga kependidikan terhadap visi, misi, program, dan tujuan program studi, maka proses dan mekanisme sosialisasi visi, misi, tujuan, dan program dari program studi AP yang telah ditetapkan dilakukan secara simultan dalam berbagai kesempatan, baik rapat koordinasi, rapat rutin dan memasukkan hal tersebut dalam kegiatan-kegiatan seminar dalam topik yang diangkat atau dibahas. Disisi lain, dalam rangka memantapkan pemahaman semua komponen terhadap visi dan misi prodi juga dilakukan dengan memajang visi dan misi tersebut di ruang kerja pengelola prodi dan brosur sosialisasi yang setiap tahun akademik baru diedarkan oleh semua komponen pengelola program . Mekanisme ini terbukti efektif dalam menghantarkan pemahaman sivitas akademika untuk mampu mengawal dan mengimplementasikan visi, misi, dan tujuan dari program studi yang telah digariskan terbukti dengan terjadinya gerak langkah dan model layanan yang sama dari semua komponen prodi selama rentang 3 tahun terakhir, sehingga menjadikan program studi AP sebagai salah satu prodi yang termasuk katagori populer di kalangan stakeholders dengan jumlah peminat dan mahasiswa yang cukup banyak pada setiap tahun akademiknya. BAN-PT: Borang Akreditasi Program Studi Magister 2016 7 STANDAR 2 TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN, DAN PENJAMINAN MUTU

2.1 Sistem Tata Pamong

Tata pamong program studi AP mencerminkan pelaksanaan good university governance dan mengakomodasi seluruh nilai, norma, struktur, peran, fungsi, dan aspirasi pemangku kepentingan program studi. Kepemimpinan program studi secara efektif memberi arah, motivasi dan inspirasi untuk mewujudkan visi, melaksanakan misi, mencapai tujuan dan sasaran melalui strategi yang dikembangkan Tata pamong governance merupakan sistem untuk memelihara efektivitas peran para konstituen dalam pengembangan kebijakan, pengambilan keputusan, dan penyelenggaraan program studi. Tata pamong yang baik jelas terlihat dari lima kriteria yaitu kredibilitas, transparansi, akuntabilitas, tanggungjawab, dan adil. Sistem tata pamong berjalan secara efektif melalui mekanisme yang disepakati bersama, serta dapat memelihara dan mengakomodasi semua unsur, fungsi, dan peran dalam program studi. Tata pamong didukung dengan budaya organisasi yang dicerminkan dengan ada dan tegaknya aturan, tatacara pemilihan pimpinan, etika dosen, etika mahasiswa, etika tenaga kependidikan, sistem penghargaan dan sanksi serta pedoman dan prosedur pelayanan administrasi, perpustakaan, laboratorium, dan studio. Sistem tata pamong input, proses, output dan outcome serta lingkungan eksternal yang menjamin terlaksananya tata pamong yang baik diformulasikan, disosialisasikan, dilaksanakan, dipantau dan dievaluasi dengan peraturan dan prosedur yang jelas. Secara ringkas sistem dan pelaksanaan tata pamong di program studi adalah untuk membangun sistem tata pamong yang kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab dan adil dalam mewujudkan visi, melaksanakan misi, mencapai tujuan dan melaksanakan strategi pencapaian sasaran. Program Studi AP memiliki struktur organisasi sebagai berikut: 1. Ketua program studi manajer dan penaggungjawab keseluruhan aktivitas akademik dan non akademik program studi BAN-PT: Borang Akreditasi Program Studi Magister 2016 8 2. Sekretaris program studi bidang administrasi akademik dan regulasi akademik, kemahasiswaan, dan hubungan dengan institusi di luar program studi 3. Dosen melaksanakan pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat 4. Tata Usaha membidangi keseluruhan aktivitas ketatausahan program studi dan administrasi keuangan serta sarana prasarana pembelajaran, yang terdiri atas: a. Koordinator Tata Usaha b. Staf bagian kemahasiswaan dan akademik c. Staf bagian keuangan d. Staf bagian sarana dan prasarana e. Staf bagian TI f. Staf bagian perpustakaan g. Staf bagian kebersihan Secara umum struktur kepemimpinan program studi AP, dan regulasi dapat dijabarkan sebagai berikut. Program Pascasarjana Undiksha merupakan salah satu program yang melaksanakan kegiatan akademik di lingkungan Undiksha. Program pascasarjana dipimpin oleh seorang direktur yang kedudukannya setingkat Dekan. Dalam melaksanakan tugasnya, Direktur Program Pascasarjana yang pada saat ini dijabat oleh Prof. Dr. I Wayan Suastra, M.Pd, dibantu oleh Asisten Direktur I yang menangani urusan akademik yang pada saat ini dijabat oleh Prof. Dr. I Gede Astra Wesnawa, M.Si, dan Asisten Direktur II yang menangani urusan administrasi umum dan keuangan Program Pascasarjana yang pada saat ini dijabat oleh Prof. Dr. Ida Bagus Putrayasa, M.Pd. Komponen lainnya yang mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan pendidikan di program Pascasarjana Undiksha adalah bagian Tata Usaha yang dikoordinir oleh Koordinator Tata Usaha yang dijabat I Gede Mangku Tirta. Bagian Tata Usaha membawahkan: 1 Urusan Akademik dan Kemahasiswaan pada saat ini dijabat oleh Nyoman Budiasa yang dibantu oleh Gde Masyawan, 2 Urusan Keuangan Ni Wayan Sribudi, dibantu oleh Nyoman Laba 3 Urusan Perlengkapan Gede Mangku Tirta, 5 Unit Pengelola Perpustakaan Ketut Agus BAN-PT: Borang Akreditasi Program Studi Magister 2016 9 Wijaya, kadek Yasa, dan Made Pasek Putra Adnya, dan 6 Unit pengelola Teknologi Informasi dan Komunikasi TIK Rio Pranata dan dibantu oleh I Ketut Ada Winarta. Program studi AP merupakan salah satu program studi yang melaksanakan kegiatan akademik di lingkungan Program Pascasarjana Undiksha. Program studi AP dalam kegiatan sehari-hari dipimpin oleh seorang ketua program studi Kaprodi dan dibantu oleh seorang sekretaris Sekprodi. Kegiatan administrasi yang bersifat umum dilaksanakan oleh bagian administrasi program Pascasarjana Undiksha dan kegiatan yang bersifat akademik dilaksanakan oleh program studi. Ketua program studi AP berfungsi melaksanakan kegiatan akademik dan bertanggung jawab kepada Direktur Program Pascasarjana Undiksha. Sekretaris program studi AP bertanggungjawab kepada Kaprodi dan berfungsi membantu Kaprodi dalam melaksanakan kegiatan akademik. Untuk membantu kelancaran tugas-tugas dan kegiatan akademik pada program studi AP, maka untuk pengembangannya pada masa depan, diperlukan seorang tenaga administrasi yang mandiri dan menguasai IT. Ruang kantor dan ruang perkuliahan terdapat di gedung Pascasarjana Undiksha. Ketua program studi AP pada saat ini dijabat oleh Prof. Dr. I Nyoman Natajaya, M.Pd Doktor dan Guru Besar AP lulusan UPI Bandung, dan sekretaris program studi AP dijabat oleh Prof. Dr. Anak Agung Gede Agung, M.Pd Doktor Manajemen Pendidikan lulusan Program Universitas Negeri Malang. Kemudian struktur organisasi program studi AP dapat digambarkan dalam sebuah diagram sebagai berikut di bawah ini. BAN-PT: Borang Akreditasi Program Studi Magister 2016 10 Keterangan: Garis koordinasi Garis instruksi Berdasarkan bagan struktur organisasi program studi AP di atas dapat dijelaskan secara lengkap bahwa tugas pokok dan fungsi program studi AP adalah berikut: TUGAS POKOK DAN FUNGSI PROGRAM STUDI S2 AP No Jabatan Tugas Pokok dan Fungsi 1. Direktur 1. Memberi arahan kepada pengelola Prodi AP atas seluruh kebijakan bidang program akademik Prodi AP Program Pascasarjana Undiksha tahun 2015-2019. BAN-PT: Borang Akreditasi Program Studi Magister 2016 11 DIREKTUR PROF. Dr. I WAYAN SUASTRA, M.Pd . ASISTEN DIREKTUR. I PROF. Dr. GEDE ASTRA WESNAWA, M.Pd ASISTEN DIREKTUR. II PROF. Dr. IDA BAGUS PUTRAYASA, M.Pd. KETUA PRODI AP PROF. Dr. I NYOMAN NATAJAYA , M.Pd SEKRETARIS PRODI AP PROF Dr. ANAK AGUNG GEDE AGUNG, M.Pd DOSEN PROGRAM STUDI S2 ADMINISTRASI PENDIDIKAN. 2. Menegur dan mengingatkan kepada pengelola Prodi AP bilamana terjadi kegiatan yang tidak sejalan dengan tupoksi bidang akademik prodi AP tahun 2015-2019. 3. Bertanggungjawab kepada Rektor Undiksha atas berbagai kebijakan akademik Direktur Pascasarjana Undiksha Tahun 2015-2019. 2. Asisten Direktur I 1. Berkoordinasi dengan pengelola program studi AP atas seluruh kebijakan bidang akademik dan kemahasiswaan pada program pascasarjana Undiksha tahun 2015-2019 2. Bertanggungjawab kepada direktur program pascasarjana Undiksha atas berbagai kebijakan bidang akademik dan kemahasiswaan di program pascasarjana Undiksha tahun 2015-2019. 3. Asisten Direktur II 1. Berkoordinasi dengan pengelola program studi AP atas seluruh kebijakan bidang kerumahtanggaan di program pascasarjana Undiksha tahun 2015-2019. 2. Bertanggungjawab kepada direktur program pascasar-jana Undiksha atas berbagai kebijakan bidang kerumahtanggaan di program pascasarjana Undiksha tahun 2015-2019. 4. Ketua Prodi Admi-nistrasi Pendidikan 1. Mengkoordininir seluruh kegiatan prodi AP program pascasarjana Undiksha, baik ke dalam maupun keluar. 2. Mengarahkan dan memantau pelaksanaan tugas-tugas sekretaris dan staf dosen Prodi AP. 3. Menandatangani surat-surat keluar program studi AP. 4. Melaporkan semua kegiatan prodi AP kepada Direktur program pascasarjanan Undiksha. 5. Sekretaris Program Studi AP 1. Menyediakan dan melengkapi berbagai fasilitas pendukung administrasi prodi AP, sperti: ruang sekretariat, meubeler, papan tulis, ATK, buku-buku penunjang administrasi, dokumentasi UU, PP, Permen, dll yang terkait dnegan prodi AP. 2. Menyiapkan surat-surat, agenda rapat dan mendoku-mentasikan sesuai penugasan ketua prodi AP program pascasarjana Undiksha. 3. Merekam seluruh proses dan hasil rapat dan membuat risalah notulen rapat prodi AP. 4. Membantu tugas-tugas ketua dalam BAN-PT: Borang Akreditasi Program Studi Magister 2016 12 menyiapkan melaksanakan dan melaporkan seluruh hasil kegiatan prodi AP. Tata pamong yang dikembangkan dalam pengelolaan program studi AP mengacu pada pola kepemimpinan yang lebih mengedepankan pada akomodasi semua komponen yang terlibat langsung dan tidak langsung dalam sistem, dengan tetap mengakses aspirasi-aspirasi dan outokritik yang mengemuka dari semua komponen tersebut. Pola ini dikembangkan dengan membangun sebuah jaringan komunikasi yang intensif antara pengelola program studi dengan unsur pimpinan program pascasarjana, dosen pengampu mata kuliah, unsur pegawai, unsur instrumen akademik perpustakaan dan unit layanan bahasa bahasa, serta unsur stakeholders. Pola komunikasi dilakukan melalui rangkaian rapat koordinasi, rapat rutin, dan surat menyurat, serta pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi, seperti telepon, sms, e-mail, website. Pola komunikasi mengacu pada standar prosedur administrasi akademik dan standar layanan akademik, sebagaimana yang telah diatur dalam kebijakan akademik pascasarjana Undiksha, dan buku pedoman layanan akademik serta prosedur operasional standar tentang pengelolaan Program Pascasarjana Undiksha. Melalui kinerja yang terukur, ketua program studi dan sekretaris program studi senantiasa berbagi tugas sesuai dengan tupoksi yang telah ditetapkan. Pembagian tugas antara Kaprodi dan Sekprodi tidak terlalu kaku, dalam arti bahwa pada aspek-aspek tertentu jika Kaprodi berhalangan, Sekprodi boleh menggantikannya, demikian sebaliknya, jika Sekprodi berhalangan maka tugas Sekprodi bisa diambil alih oleh Kaprodi sehingga layanan administratif dan layanan akademik pada mahasiswa berjalan dengan lancar. Disisi lain, untuk menjaga transfaransi pengelolaan akademis dan keuangan, maka setiap akhir semester, setiap mahasiswa diberikan kutipan nilai semesternya sebagai laporan kepada instansi asalnya. Sementara kontrak perkuliahan dilakukan oleh dosen pembina dengan mahasiswa, melalui jurnal perkuliahan yang setiap bulan diperiksa oleh sekretaris program studi, sehingga layanan akademik kepada mahasiswa tidak terganggu atau terabaikan. Untuk transfaransi keuangan, maka pengelolaan keuangan ditangani oleh asisten direktur 2 dua BAN-PT: Borang Akreditasi Program Studi Magister 2016 13 dengan pelaksana bendahara program pascasarjana, sedangkan program studi tidak mengelola uang secara langsung. Untuk menjaga tanggungjawab dan transparansi diantara komponen yang terlibat dalam pengelolaan program studi AP, paling sedikit setiap awal dan akhir semester dilakukan rapat koordinasi dengan semua staf pengampu mata kuliah untuk menyepakati jadwal, mekanisme perkuliahan, dan model layanan akademik kepada mahasiswa, sehingga ada transparansi dan tanggungjawab antar dan inter komponen program studi. Disisi lain, demi unsur keadilan, kepada semua pembina mata kuliah diberikan keleluasaan untuk berimprovisasi dalam pelaksanaan perkuliahan, dengan catatan tetap mengacu pada kebutuhan minimal administrasi akademik, dan maksimalisasi kepuasan belajar mahasiswa, sehingga stakeholders terakomodasi kepentingannya dalam pengelolaan program. Semua aset program studi diinventaris sedemikian rupa sesuai dengan mekanisme yang telah ditetapkan oleh Universitas, sehingga kemungkinan terjadinya penyimpangan penggunaan dan pertanggungjawaban uang publik dalam pengelolaan program studi AP di program Pascasarjana Undiksha dapat diminimalisir. Sebagai bentuk aplikasi dari visi dan misi serta program dan sasaran program studi, dalam setiap rapat koordinasi dan sosialisasi ke masyarakat, semua komponen program studi dilibatkan, mulai dari pengelola, staf pengajar, dan pegawai administrasi sesuai dengan tupoksinya masing-masing. Hal ini dimaksudkan untuk memaksimalkan capaian dari tujuan program studi yang telah ditetapkan, sehingga keberlanjutan, demokratis, dan transparansi pengelolaan program studi tetap terjaga dan terukur capaiannya. Pada akhir tahun akademik, program studi secara rutin melakukan evaluasi kinerja internal dan kinerja eksternal. Evaluasi kinerja internal mencakup kinerja layanan akademik, layanan administratif, dan layanan non akademik kepada mahasiswa oleh pengelola program, staf dosen pengampu mata kuliah, dan staf administratif. Evaluasi kinerja eksternal mencakup evaluasi terhadap keterserapan lulusan bagi lulusan yang belum bekerja, promosi jabatan bagi lulusan yang sudah bekerja, dan penilaian terhadap kinerja lulusan oleh masing-masing atasannya. Hasil analisis evaluasi kinerja internal dan eksternal BAN-PT: Borang Akreditasi Program Studi Magister 2016 14 tersebut dapat dijadikan sebagai masukan bagi pengembangan program studi AP di masa datang.

2.2 Kepemimpinan