Sistem Akuntansi LANDASAN TEORI

Di dalam formulir mempunyai beberapa fungsi Sugiarto 1995: 90: a Untuk meningkatkan tanggung jawab otorisasi, pencatatan atau penyelesaian suatu transaksi perusahaan. b Mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan tulis-menulis. c Untuk menyampaikan informasi penting dari satu orang ke orang yang lainnya baik dalam satu organisasi maupun antar organisasi. d Untuk mencatat transaksi yang telah terjadi. 2 Jurnal adalah catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Dalam jurnal data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongannya sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan dan terdapat kegiatan peringkasan data yang berupa jumlah rupiah tertentu kemudian diposting ke rekening buku besar. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal adalah formulir. 3 Buku besar adalah terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. rekening-rekening data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dan rekening ini dapat dipandang sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan. 4 Buku pembantu ialah terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir, yang berarti tidak ada catatan akuntansi lagi sesudah data akuntansi diringkas. 5 Laporan adalah hasil akhir dari proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba yang ditahan, harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar unsur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer Mulyadi, 2001: 4-5. 3. Faktor-Faktor dalam Menyusun Sistem Akuntansi Penyusunan sistem akuntansi untuk perusahaan perlu mempertimbangkan berapa faktor penting: a. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat. Sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat waktu, memenuhi kebutuhan dan berkualitas. b. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman. Sistem akuntansi harus dapat menjaga keamanan harta perusahaan menggunakan prinsip pengawasan intern. c. Sistem akuntansi harus memenuhi prinsip murah. Biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi harus ditekan dan dipertimbangkan cost and benefit dalam menghasilkan suatu informasi. 4. Sifat-Sifat Sistem Akuntansi a. Tujuan Tujuan sistem akuntansi adalah menyediakan informasi akuntansi kepada pihak-pihak yang memerlukan. b. Input - Proses -Output Sebagai input dalam sistem akuntansi adalah transaksi-transaksi bisnis yang sudah direkam dalam berbagai bukti transaksi. Proses dalam sistem akuntansi adalah upaya mengubah bukti menjadi laporan. Dalam sistem akuntansi manual media proses berupa buku-buku jurnal, buku besar dan buku pembantu output. Output sistem akuntansi berupa laporan-laporan tersebut. c. Lingkungan Lingkungan sistem akuntansi adalah sistem-sistem lain yang bersama- sama dengan sistem akuntansi membentuk sistem informasi manajemen. Sistem-sistem yang dimaksud adalah sistem produksi, pemasaran, keuangan, sumber daya manusia, dan pengolahan data elektronik. d. Pengendali Sistem Unsur-unsur yang harus dikoordinasikan sedemikian rupa sehingga tujuan sistem dapat tercapai. e. Pengguna Pengguna hasil sistem akuntansi terdiri dari pihak intern yaitu manajemen dan pihak ekstern yaitu para pemegang saham, kreditur, dan pemerintah. Bukti Transaksi Buku Jurnal Buku Besar Buku Pembantu Laporan Laba Rugi Laporan Perubahan Modal Neraca Laporan Lain-lain Gambar 1.1 Input-Output Dalam sistem Akuntansi Sumber: Narko 1994: 5 INPUT PROSES OUTPUT 5. Tujuan Pengembangan Sistem Akuntansi Pengembangan sistem merupakan kegiatan mengganti sistem yang lama menjadi sistem yang baru atau hanya memperbaiki sistem yang telah ada. Menurut Mulyadi 2001: 19 terdapat empat tujuan pengembangan sistem akuntansi, yaitu sebagai berikut: a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan baru. Kebutuhan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru didirikan atau perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda. Perusahaan manufaktur biasanya memerlukan pengembangan sistem akuntansi lengkap yaitu sistem akuntansi piutang, sistem akuntansi utang, sistem akuntansi penggajian, sistem akuntansi biaya, sistem akuntansi kas, sistem akuntansi persediaan, sistem akuntansi aktiva tetap dan sistem akuntansi pokok. b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan reliability informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. d. Untuk mengurangi biaya klarikal dalam menyelenggarakan catatan akuntansi. Pengembangan sistem akuntansi biasanya dilakukan untuk menghemat biaya.

D. Sistem Akuntansi Penggajian

1. Pengertian Sistem Akuntansi penggajian Sistem akuntansi penggajian adalah suatu sistem prosedur dan catatan- catatan yang digunakan untuk menetapkan secara tepat dan teliti jumlah gaji yang harus diterima oleh setiap karyawan, jumlah yang dipotong untuk gaji. Definisi sistem dan prosedur menurut W. Gerald Cole seperti yang dikutip oleh Baridwan 1994: 3 sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan klarikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi- transaksi perusahaan yang sering terjadi. Menurut Steven A. Moscove seperti yang dikutip Baridwan 1995: 2, mendefinisikan sistem adalah satuan kesatuan entity yang terdiri dari bagian-bagian disebut subsistem yang saling berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. 2. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian menurut Mulyadi 2001: 383-384 yaitu : a. Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, keunikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. Fungsi ini berada di tangan bagian kepegawaian, di bawah Departemen Personalia dan Umum. b. Fungsi Pencatatan Waktu dan Penyusunan Daftar Gaji Fungsi ini sangat penting dalam audit gaji karena langsung mempengaruhi biaya gaji termasuk di dalamnya yaitu penyusunan kartu waktu, pengiktisaran dan kalkulasi pembayaran kotor, potongan pembayaran bersih, mempersiapkan pembayaran dan mempersiapkan catatan-catatan pembayaran gaji. c. Fungsi Pembuatan Daftar Gaji Bertanggung jawab atas pembuatan daftar gaji karyawan yang harus dibayar dalam bentuk penghasilan bruto yang menjadi hak setiap karyawan dalam waktu pembayaran. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. d. Fungsi Akuntansi Bertugas untuk mencatat semua transaksi mengenai kewajiban yang timbul dalam hal pembayaran gaji dan upah terhadap pegawai. Fungsi ini berada di tangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal. e. Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah serta menguangkan cek tersebut ke bank. Fungsi ini berada di tangan Bagian Kasir. 3. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian menurut Mulyadi 2001:374 adalah: 1. Dokumen pendukung perubahan gaji Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan mengenai pengangkatan, pemberhentian, kenaikan, perubahan tarif gaji dan penurunan jabatan. 2. Kartu jam hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan. 3. Daftar gaji Dokumen ini berisi jumlah gaji kotor setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa pph pasal 21, utang karyawan, serta iuran untuk organisasi karyawan. 4. Rekap daftar gaji Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per karyawan yang dibuat berdasarkan daftar gaji. 5. Surat pernyataan gaji Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai