Sistem Pengendalian Intern Penggajian
a. Melindungi aset perusahaan. Aktiva perusahaan dapat saja dicuri, digunakan secara salah, rusak karena suatu peristiwa yang tidak
terduga dan tidak dilindugi oleh pengendalian yang baik. b. Memastikan ketepatan dan keandalan data dan informasi. Manajemen
menjaga agar data dan informasi bebas dari kesalahan dan menyediakan hasil yang konsisten bila proses data yang serupa.
c. Mendorong efisiensi di semua operasi perusahaan. Ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha, tidak perlu pemborosan dalam segala
kegiatan bisnis perusahaan. d. Mendorong kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang
diterapkan oleh manajemen. 3. Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern
Unsur pokok sistem pengendalian intern antara lain adalah Mulyadi 2001: 164 :
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan organisasi ini didasarkan pada prinsip
–prinsip berikut ini: 1 Harus dipisahkan fungsi
–fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
2 Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Dengan pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi –fungsi operasi dan
fungsi penyimpanan, catatan akuntansi yang diselenggarakan dapat mencerminkan transaksi sesungguhnya yang dilaksanakan oleh unit
yang memegang fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen
pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses pencatatan akuntansi. Prosedur
pencatatan yang baik menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya.
c. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya
ada beberapa cara, yaitu: 1 Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh
pekerjaannya. 2 Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan
perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. 4. Unsur pengendalian intern dalam siklus penggajian
Unsur pengendalian intern dalam siklus penggajian dan pengupahan Mulyadi 2001: 387-391:
a. Organisasi
1 Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji.
2 Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. b. Sistem Otorisasi
1 Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki
surat keputusan
pengakatan sebagai
karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur utama.
2 Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasari pada surat
keputusan Direksi keuangan. 3 Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak
penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji. 4 Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatatan waktu.
5 Perintah lembur harus diotorisasi oleh Kepala Departemen Karyawan Yang Bersangkutan.
6 Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia. 7 Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi
dengan daftar gaji karyawan. c. Prosedur Pencatatan
1 Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan.
2 Tarif gaji dicatumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi oelh fungsi akuntansi.
d. Praktik yang sehat 1 Kartu jam harus dibandingkan dengan kartu jam kerja.
2 Kartu jam hadir yang dimasukkan ke mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
3 Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungan oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
4 Perhitungan pajak penghasilan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
5 Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuatan daftar gaji.
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah :
a Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
b Pemeriksaan mendadak surprised audit c Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir
oleh satu orang atau satu unit organisasi tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Perputaran jabatan job
rotation .
d Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
e Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya.