Deskripsi Data dan Dokumen Pendukung dari Sistem Penggajian pada

karyawan, jabatan, status, dan jumlah gaji yang diterima. Slip gaji tersebut dicetak oleh pengolah data penggajian yang berisi nominal gaji setelah itu diotorisasi oleh manajer. e. Bukti Kas Keluar Dokumen ini digunakan sebagai surat perintah pengeluaran uang yang dipegang oleh Bendahara. Bukti kas keluar ini merupakan bukti bayar yang dibuat berdasarkan nomor urut bukti keluar, tanggal pembuatan bukti kas keluar, nominal yng diajukan kemudian ditunjukkan kepada kasir untuk dicairkan menjadi gaji karyawan serta diotorisasi oleh manajer. f. Amplop Gaji Dokumen yang digunakan untuk memasukan uang gaji karyawan yang berisi informasi nama karyawan, nomor identitas dan jumlah gaji bersih yang diterima. g. Daftar Nilai Kerja Karyawan Daftar nilai kerja karyawan digunakan untuk memberikan penilaian atas kerja masing-masing karyawan di Credit Union Dharma Bhakti. Formulir ini selanjutnya digunakan sebagai pendukung dalam mempertimbangkan pemberian insentif dan perpanjangan masa kerja bagi karyawan. Daftar nilai kegiatan kerja didistribusikan oleh manajer kepada karyawan. h. Rekapitulasi Gaji Dokumen ini berisikan keseluruhan total dari setiap gaji pokok, tunjangan, kasbonutang karyawan pada bulan tersebut, insentif dan bonus. 2. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian Credit Union Dharma Bhakti Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian Credit Union Dharma Bhakti adalah: a. Jurnal Umum Jurnal Umum adalah catatan akuntansi yang dibuat oleh bagian kasir Credit Union Dharma Bhakti untuk mencatat besarnya biaya yang dikeluarkan atas pembayaran gaji karyawan yang ada di Credit Union Dharma Bhakti. b. Tabel Perhitungan Gaji Tabel perhitungan ini merupakan catatan mengenai penghasilan yang diterima karyawan, prestasi kerja dan jam kerja dan dimasukkan ke daftar gaji karyawan. Potongan –potongan terdapat di daftar gaji dan ini termasuk bagian potongan gaji karyawan. c. Database Penggajian Dalam transaksi penggajian, software yang digunakan adalah Microsoft excel yang digunakan untuk menghitung gaji karyawan yang di dalamnya terdapat informasi nama karyawan, jabatan, gaji pokok dan tunjangan. d. Slip Gaji Slip gaji ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap pegawai. Slip ini digunakan sebagai tanda terima gaji bersamaan dengan ditandatanganinya slip tersebut oleh karyawan. 3. Bagian-bagian yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian Credit Union Dharma Bhakti a. Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat tarif gaji, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan dan membuat surat pemberitahuan cuti karyawan. Fungsi ini ditangani oleh Manajer. b. Fungsi Pencatatan Kehadiran Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat catatan kehadiran atau absensi bagi semua karyawan. Fungsi ini ditangani oleh bagian administrasi umum bertanggung jawab untuk menyelenggarakan waktu hadir bagi semua karyawan di Credit Union Dharma Bhakti. c. Fungsi Pembuatan Daftar Gaji Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi gaji pokok dan tunjangan-tunjangan yang menjadi hak karyawan. Daftar gaji tersebut dikelola oleh manajer yang sudah diotorisasi oleh pengurus inti yang akan diberikan kepada kasir untuk pembayaran gaji pegawai. d. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab merekap dan mencocokkan kas keluar pada program akuntansi yang digunakan di Credit Union Dharma Bhakti dan membuat laporan manual untuk nantinya digunakan dalam penulisan laporan Rapat Anggota. e. Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab dalam mencairkan gaji karyawan. Fungsi ini juga bertanggung jawab atas pencatatan di jurnal umum dalam bentuk program komputer. Fungsi ini berada ditangan kasir. 4. Prosedur-prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian Credit Union Dharma Bhakti a. Prosedur Pencatatan Kehadiran absensi Prosedur pencatatan daftar hadir bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Daftar hadir juga sangat penting untuk menentukan produktifitas serta kinerja karyawan yang nantinya akan digunakan sebagai dasar kenaikan gaji. Pencatatan kehadiran dibuat langsung dan ditandatangani setiap karyawan yang datang kerja dan pulang kerja sebagai bukti hadir. Setelah aktivitas di koperasi selesai bagian administrasi umum mencatat daftar hadir karyawan dan di kirim ke bagian daftar gaji. Prosedur ini diselenggarakan oleh bagian administrasi umum. b. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Pembuatan daftar gaji dibuat berdasarkan rumusan kesepakatan bersama pengurus yang sudah dibuat sebelumnya melalui sebuah keputusan rapat pengurus yang beranggotakan 5 orang Kepala pengurus, wakil pengurus, sekretaris, bendahara, anggota pengurus. Bagian pembuatan daftar gaji yaitu bendahara Credit Union Dharma Bhakti bertanggung jawab membuat daftar gaji setiap bulannya dan memperhitungkan prestasi karyawan. c. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar Pembuatan bukti kas keluar, sudah terbuat dalam sistem komputerisasi akuntansi Credit Union Dharma Bhakti. Pada bagian ini prosedur dilaksanakan oleh kasir berdasarkan dokumen daftar gaji. Bukti kas keluar diotorisasi oleh manajer. d. Prosedur Pembayaran Gaji Dalam prosedur pembayaran gaji, gaji di Credit Union Dharma Bhakti dilakukan setiap akhir bulan dan dibayar secara tunai kepada karyawan. 5. Unsur Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Penggajian 1. Organisasi Fungsi pembuatan daftar gaji dilakukan oleh manajer dan fungsi keuangan dilakukan oleh kasir dan fungsi akuntansi dilakukan oleh akuntan . Fungsi pencatatan waktu hadir dilakukan oleh administrasi umum dan terpisah dari fungsi operasi. 2. Sistem Otorisasi a. Dalam Credit Union Dharma Bhakti istilah jam hadir karyawan diubah menjadi daftar hadir berupa lembaran yang digunakan secara manual dengan menandatanganinnya dan setiap karyawan memilikinya. Satu lembar daftar hadir berisikan satu nama karyawan. Daftar hadir ini pada akhir bulan akan dikumpulkan oleh bagian administrasi umum untuk dihitung total kehadiran karyawan selama satu bulan. b. Perintah lembur harus diotorisasi oleh manajer CU Dharma Bhakti. c. Daftar gaji karyawan diotorisasi oleh manajer CU Dharma Bhakti. d. Slip uang keluar diotorisasi oleh kasir. e. Bukti Kas Keluar untuk pembayaran gaji diotorisasi oleh manajer. 3. Prosedur Pencatatan Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan. 6. Praktik yang sehat a. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatatan waktu harus diawasi oleh fungsi pencatatan waktu. CU Dharma Bhakti tidak menggunakan kartu jam hadir tetapi menggunakan lembaran presensi untuk melihat kehadiran karyawan. b. Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh bendahara dan manajer sebelum dilakukan pembayaran. c. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh manajer. d. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. Tidak ada potongan pajak atas gaji karyawan. 7. Bagan alir sistem akuntansi penggajian Credit Union Dharma Bhakti Bagan alir sistem akuntansi penggajian Credit Union Dharma Bhakti dapat dilihat pada gambar halaman 75 sampai dengan halaman 76. Berberapa hal yang dilakukan dalam identifikasi masalah adalah: Manajer Mulai Otorisasi kehadiran karyawan Menghitung prestasi kerja Ms. Excel Membuat Dafta Gaji Bendahara 2 Daftar Gaji Membuat Rekap Gaji, Slip Uang Keluar dan Slip Gaji 2 Slip Uang Keluar 1 Rekapulasi Gaji Daftar Gaji 2 Slip Gaji 1 N Dimasukkan ke dalam amplop bersama dengan gaji 3 Daftar Gaji 2 Gambar 5.1 Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian Credit Union Dharma Bhakti.Sumber : data diolah penulis Menyerahkan uang ke bendahara Kasir 3 Slip Uang 2 Keluar mengecek kembali jumalh yang diminta Slip Uang 2 Keluar 4 Akuntansi 4 Slip Uang 2 Keluar Membuat Bukti Memorial Slip Uang Keluar 2 Bukti Memorial Jurnal T Membuat Laporan Keuangan Slip Uang Keluar 2 Bukti Memorial Laporan Keuangan T Selesai Gambar 5.1 Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian Credit Union Dharma Bhakti Sumber : data diolah penulis

C. Pembahasan Evaluasi Sistem Akuntansi Penggajian di Credit Union

Dharma Bhakti Yogyakarta dengan teori Tabel 5.1 Perbandingan Sistem Akuntansi Penggajian berkaitan dengan fungsi yang terkait pada CU Dharma Bhakti. Fungsi dalam penggajian Pratek Penjelasan Ada Tidak Fungsi Kepegawaian Ada Tugas mencari karyawan baru, penempatan karyawan baru, membuat surat kenaikan gaji, pangkat dan golongan , mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan Credit Union Dharma Bhakti. Yang bertanggung jawab di fungsi pengawaian yang di pegang oleh Manajer. Fungsi pencatatan waktu Ada Penyelenggaraan catatan waktu hadir bagi semua karyawan CU Dharma Bhakti dilakukan oleh fungsi pencatatan waktu di pegang oleh bagian administrasi umum Fungsi pembuatan daftar gaji Ada Yang bertanggungjawab besar gaji karyawan dan membuat rekap daftar gaji dalam hal ini adalah manajer, namun diawasi oleh pengawas. Agar tidak terjadi kesalahan baik salah hitung dan pengendalian intern yang baik. Fungsi akuntansi Ada Dalam prakteknya di CU Dharma Bhakti fungsi ini mempunyai tugas untuk mencocokkan kas keluar dan membuat laporan neraca dan membuat laporan untuk RAT. Fungsi keuangan Ada Dalam prakteknya fungsi keuangan terpisah dari bagian fungsi akuntansi. Tabel 5.2 Perbandingan sistem akuntansi penggajian berkaitan jaringan prosedur pada CU Dharma Bhakti Teori Praktek Penjelasan Ada Tidak Prosedur pencatatan waktu hadir Ada Credit Union Dharma Bhakti melakukan pencatatan hadir dengan cara setiap karyawan membubuhkan tanda tangan di presensi. Prosedur pembuatan daftar gaji Ada Fungsi ini dilaksanakan oleh Manajer dibantu kepala kasir. Prosedur distribusi biaya gaji Ada Untuk pendistribusian gaji karyawan di CU Dharma Bhakti langsung dilaksanakan oleh kasir sesuai dengan perhitungan Gaji karyawan dan ketentuan yang ada di CU Dharma Bhakti . Prosedur pembuatan bukti kas keluar Ada Prosedur Pembuatan bukti kas keluar dilaksanakan oleh kasir, karena kas yang keluar akan langsung melalui kasir dan melakukan pengecekan pada akhir jam kerja. Prosedur pembayaran gaji Ada CU Dharma Bhakti melakukan prosedur ini setiap akhir bulan, Bagian kasir menyediakan dana untuk membayar gaji karyawan melalui otorisasi manajer. Tabel 5.3 Perbandingan sistem akuntansi penggajian berkaitan dokumen yang digunakan pada CU Dharma Bhakti Teori Praktek Penjelasan Ada Tidak Dokumen pendukung perubahan gaji Tidak ada Tidak memiliki dokumen perubahan gaji, tetapi saat terdapat perubahan gaji akan melakukan rapat pengurus di CU Dharma Bhakti. Hal ini tidak berdampak negatif akan jumlah gaji yang diterima, karena perubahan gaji akan dimusyawarahkan bersama pengurus inti. Kartu jam hadir Ada Credit Union Dharma Bhakti memiliki kartu jam hadir dan pulang, namun memiliki presensi yang dibubuhi tandatangan setiap karyawan. Kartu jam kerja Ada Jam kerja karyawan berdasarkan presensi yang sudah ada di Credit Union Dharma Bhakti.