75
c. Arsip foto copy kartu keluarga 68 lembar.
d. BPKB 34 lembar.
5.2. Almari Besi
Almari Besi untuk menyimpan arsip kredit pegawai. PD BPR Bank Solo mempunyai satu almari besi.
Almari satu memiliki dua pintu: a.
Pintu satu bersisi arsip tentang kredit pegawai yang di tata berjejer dan di beri sekat dengan klasifikasi kode yang jelas yaitu untuk penyimpanan
dokuen-dokumen kredit pegawai, dengan kode klasifikasi 300198-301156 angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun 2009 yang berisi tentang
958 lembar formulir asli permohonan kredit, 1.916 lembar foto copy KTP suamiistri, 1.916 foto copy kartu keluarga, 958 lembar surat rekomendasi
pimpinan, 958 lembar SK, 958 lembar slip gaji terakhir. b.
Pintu dua bersisi arsip tentang kredit pegawai yang di tata berjejer dan di beri sekat dengan klasifikasi kode yang jelas yaitu untuk penyimpanan
dokuen-dokumen kredit pegawai, dengan kode klasifikasi 600001-600617 angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012 yang berisi tentang
1.232 lembar formulir asli permohonan kredit, 2.464 lembar foto copy KTP suamiistri, 2.464 foto copy kartu keluarga, 617 lembar surat rekomendasi
pimpinan, 617 lembar SK, 1.232 lembar slip gaji terakhir.
76
Arsip-arsip dinamis inaktif yang belum melalui proses yang benar seperti pada pedoman teknis. Arsip dinamis inaktif hanya dimasukkan kedalam map
kemudian diikat dengan tali raffia.
5.3. Buku Register
PD BPR Bank Solo mencatat pemasukan dan pengeluaran dari dan ke dalam lemari besifilling cabinet untuk dokumen-dokumen yang baru ataupun
yang sudah lunas dari nasabah.
6. Perawatan Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo
Perawatan arsip di bagian administrasi kredit di PD BPR Bank Solo masih sangat kurang. Syarat penyimpanan arsip dimana arsip tidak boleh
terlipat tidak terpenuhi karena arsip-arsip yang berukuran besar justru dilipat. Arsip hanya diberi kapurbarus pada filling cabinet, namun tidak diberi secara
rutin. Peneliti hanya menemui lima kapurbarus di semua filling cabinet dan almari besi.
7.
Penemuan Kembali Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo
Penemuan kembali arsip pada dasarnya menyangkut dua aspek yaitu :
a. Penemuan kembali fisik arsip, yang pada dasarnya mengendalikan tenaga
manusia.
77
b. Penemuan kembali informasi, yang pada dasarnya mengandalkan tenaga
mesinkomputer. Tindakan yang dilakukan untuk penemuan kembali arsip adalah meliputi:
a. Memahamimenelaah materi yang akan dicari.
b. Menemukan tempat penyimpanan arsip yang berpegang pada
penggolongan arsip menurut pola klasifikasi. c.
Apabila menemui kesukaran, maka dapat memanfaatkan indeks relative. d.
Menentukan indeks berdasarkan materi yang akan dicari. e.
Jika arsip tidak dapat ditemukan maka harus meneliti buku register. Penemuan kembali fisik arsip sangat ditentukan oleh ketepatan sistem
penyimpanan arsip dan tempat yang memadahi untuk menyimpan arsip. Sistem penyimpanan arsip yang baik adalah sistem penyimpanan arsip yang dapat
dimengerti oleh seluruh pegawai yang membutuhkan arsip tersebut. Ketepatan pemilihan sistem penyimpanan arsip yang baik dapat diuji dengan menghitung
prosentase kecermatan arsip atau jangka waktu penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. Penyelenggaraan sistem kearsipan yang baik ditunjukkan dengan
angka kecermatan yang tidak lebih dari 3 atau jangka waktu penemuan kembali sebuah arsip tidak lebih dari 1 menit.
Pencatatan arsip yang dipinjam sangat penting. Pencarian arsip yang sulit dan lama bisa juga disebabkan oleh ketidakjelasan keberadaan arsip.
Keberadaan arsip bisa ditelusuri dari lembar peminjaman arsip sehingga pencatatan peminjaman arsip harus dilakukan. Petugas akan kesulitan dalam
menelusuri keberadaan arsip apabila tidak dilakukan pencatatan arsip keluar.
78
8. Pemusnahan Arsip
1. Pemusnahan Arsip a. Arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi dapat dimusnahkan dengan
ketentuan: - Arsip yang menyangkut keuangan terlebih dahulu perlu perlu
mendengar pertimbangan Dewan Pemeriksa Keuangan dengan jalan mengirimkan pertelaan arsip yang akan dimusnahkan.
- Arsip yang menyangkut kepegawaian terlebih dahulu dengan pertimbangan Bagian Umum SDM dengan jalan mengirimkan daftar
pertelaan arsip yang akan dimusnahkan. -
Arsip yang menyangkut penghimpunan dana terlebih dahulu dengan pertimbangan
Bagian Operasional
dan Dana
serta perlu
memperhatikan ketentuan yang berlaku untuk itu. c.
Setelah mendapat persetujuan dan yang bersangkutan dapat menetapkan keputusan pemusnahan arsip, maka arsip-arsip dimaksud dapat
dimusnahkan.
4.2. Pembahasan 4.2.1. Sistem Pengelolaan Kearsipan
Kategori