59
8. 700001 angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013.
d. Mengelompokkan arsip; berdasarkan kesamaan dalam suatu proses,
kesamaan masalah, atau kesamaan jenis. e.
Penempatan arsip dalam folder; pada tab folder diberi kode klasifikasi dan title yang telah ditentukan. Penyimpanan arsip dalam filling cabinet sudah
dilengkapi dengan folder yang dilengkapi dengan tab yang bertuliskan kode dan masalah yang ditentukan.
f. Penataan tanpa sekat; penataan berkas aktif dilakukan tanpa menggunakan
sekat. Penataan tanpa sekat seperti ini banyak ditemui di filling cabinet di PD BPR Bank Solo. Arsip hanya ditumpuk dan dimasukkan kedalam map
dengan keterangan yang jelas.
3.2. Penataan Arsip Dinamis Inaktif Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo
Penataan arsip dinamis inaktif bagian administrasi kredit di PD BPR Bank Solo belum sesuai dengan prosedur pengurusan arsip yang disusun
dalam pedoman Bank Indonesia. Arsip inaktif hanya diikat dan diletakkan di lantai dengan keterangan yang tidak jelas sehingga jika arsip dibutuhkan maka
sulit untuk ditemukan. Daftar pertelaan arsip pun belum dibuat.
4. Ruang Khusus Arsip
PD BPR Bank Solo mempunyai ruangan khusus untuk penyimpanan arsip aktif yaitu brankas. Filling cabinet untuk menyimpan arsip dokumen kredit asli
60
debitur PD BPR Bank Solo, namun untuk dokumen inaktif belum ada ruangan khusus. sehingga dokumen inaktif bersatu dengan ruangan pegawai yaitu di
bawah meja pegawai. Sehingga, perawatan arsip tidak bisa maksimal. Jika tempat penyimpanan arsip sama dengan ruang kerja, maka didalam ruang arsip juga ada
makanan kecil dan minuman, padahal minuman dan makanan dapat mengundang serangga yang dapat merusak arsip.
5. Peralatan yang Digunakan Dalam Pengelolaan Arsip
Peralatan yang digunakan dalam proses pengelolaan kearsipan sangat mempengaruhi tujuan utama penyimpanan arsip yaitu mudah dan cepat ditemukan
kembali ketika akan digunakan. Peralatan yang memadahi ditunjang dengan penataan yang baik akan mempermudah penemuan kembali arsip ketika
dibutuhkan lagi. Peralatan yang digunakan dalam penyelenggaraan kearsipan bagian administrasi kredit di PD BPR Bank Solo kurang memadahi. Berikut
peralatan penyimpanan arsip beserta penggunaanya di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit.
5.1. Filling Cabinet
5.1.1. Filling Cabinet Kredit Pegawai PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan 16 enam belas
laci untuk menyimpan arsip dinamis aktif bagi satu seksi yaitu kredit pegawai yang ada di PD BPR Bank Solo. Memuat dokumen-dokumen
persyaratan kredit yang berupa: Asli formulir permohonan kredit.
61
Foto Copy KTP suamiistri. Foto Copy Kartu Keluarga.
SK terakhir. Surat rekomendasi pimpinan.
Slip gaji terakhir yang digunakan untuk pegawai PNSTNIPOLRI BUMDBUMNSwasta.
Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya: 1.
Laci satu diberi judul Kredit Pegawai dengan kode 001-575 tiga angka digit menandakan arsip tahun 2004, dan 001-514 menandakan arsip tahun
2005, dengan rincian sebagai berikut: a.
Berisi 1.089 lembar asli formulir permohonan kredit. b.
Arsip foto copy KTP berisi 2.178 lembar. c.
Arsip foto copy kartu keluarga 2.178 lembar. d.
Surat rekomendasi pimpinan 1.089 lembar. e.
Arsip slip gaji terakhir berisi 1.089 lembar. 2.
Laci dua diberi judul Kredit Pegawai dengan kode 001-1.030 tiga angka digit menandakan arsip tahun 2006, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 1.030 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 2.060 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 2.060 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 1.030 lembar.
e. Arsip slip gaji terakhir berisi 1.030 lembar.
62
3. Laci tiga diberi judul Kredit Pegawai dengan kode 001-702 yang
menandakan arsip tahun 2007, dan 201181-201336 yang menandakan arsip tahun 2008 dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 857 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 1.714 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 1.714 lembar.
d. SK terakhir 577 lembar.
e. Surat rekomendasi pimpinan 857 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 857 lembar.
4. Laci empat diberi judul Kredit Pegawai dengan kode 200001-201180
angka dua digit pertama menandakan arsip tahun 2008, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 1.180 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 2.360 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 2.360 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 1.180 lembar.
e. Arsip slip gaji terakhir berisi 1.180 lembar.
5. Laci lima diberi judul Kredit Pegawai dengan kode 300001-300118 angka
tiga digit pertama menandakan arsip tahun 2009, dan 600618-600699 angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian
sebagai berikut: a.
Berisi 119 lembar asli formulir permohonan kredit. b.
Arsip foto copy KTP berisi 418 lembar.
63
c. Arsip foto copy kartu keluarga 418 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 119 lembar.
e. SK terakhir berisi 100 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 119 lembar.
6. Laci enam diberi judul Kredit Pegawai dengan kode 600700-600779 angka
enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 158 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 316 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 316 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 158 lembar.
e. SK terakhir berisi 79 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 158 lembar.
7. Laci tujuh diberi judul Kredit Pegawai dengan kode 500224-500453 angka
empat digit pertama menandakan arsip tahun 2011, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 229 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 458 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 458 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 229 lembar.
e. SK terakhir 229 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 229 lembar.
64
8. Laci delapan diberi judul Kredit Pegawai dengan kode 400423-400889
angka emapat digit pertama menandakan arsip tahun 2010, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 466 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 932 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 932 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 466 lembar.
e. Arsip slip gaji terakhir berisi 466 lembar.
9. Laci sembilan diberi judul Kredit Pegawai dengan kode 500001-500223
angka lima digit pertama menandakan arsip tahun 2011, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 446 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 892 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 892 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 446 lembar.
e. SK terakhir berisi 400 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 446 lembar.
10. Laci sepuluh diberi judul Kredit Pegawai dengan kode 700201-700250
angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 147 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 294 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 294 lembar.
65
d. Surat rekomendasi pimpinan 49 lembar.
e. SK terakhir berisi 49 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 147 lembar.
11. Laci sebelas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode 700251-700310
angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 177 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 354 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 354 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 59 lembar.
e. SK terakhir berisi 59 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 177 lembar.
12. Laci dua belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode 700311-700380
angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 207 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 414 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 414 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 69 lembar.
e. SK terakhir berisi 69 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 207 lembar.
66
13. Laci tiga belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode 700381-700455
angka lima digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 222 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 444 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 444 lembar.
d. Surat rakomendasi pimpinan 74 lembar.
e. SK terakhir berisi 74 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 222 lembar.
14. Laci empat belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode 700456-
700530 angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 222 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 444 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 444 lembar.
d. Surat rakomendasi pimpinan 74 lembar.
e. SK terakhir berisi 74 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 222 lembar.
15. Laci lima belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode 700531-700595
angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 138 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 286 lembar.
67
c. Arsip foto copy kartu keluarga 286 lembar.
d. Surat rakomendasi pimpinan 64 lembar.
e. SK terakhir berisi 64 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 138 lembar.
16. Laci enam belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode 700596 angka
tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 42 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 84 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 84 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 42 lembar.
e. SK terakhir berisi 42 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 42 lembar.
5.1.2. Filling Cabinet Kredit UKM PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan 9 sembilan laci
untuk menyimpan arsip dinamis aktif kredit UKM yang ada di PD BPR Bank Solo. Memuat dokumen-dokumen persyaratan kredit yang berupa:
Asli formulir permohonan kredit. Foto Copy KTP suamiistri.
Foto Copy Kartu Keluarga. Sertifikat hak milik, sertifikat HGB, akta jual beli, aktaperjanjian
sewa, BPKB.
68
Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya: 1.
Laci satu diberi judul Kredit UKM dengan kode 001-124 tiga angka digit menandakan arsip tahun 2004, dan 001-136 menandakan arsip tahun 2005,
dengan rincian sebagai berikut: a.
Berisi 260 lembar asli formulir permohonan kredit. b.
Arsip foto copy KTP berisi 520 lembar. c.
Arsip foto copy kartu keluarga 520 lembar. 2.
Laci dua diberi judul Kredit UKM dengan kode 001-154 tiga angka digit menandakan arsip tahun 2006, dan 001-124 menandakan arsip tahun 2007,
dengan rincian sebagai berikut: a.
Berisi 278 lembar asli formulir permohonan kredit. b.
Arsip foto copy KTP berisi 556 lembar. c.
Arsip foto copy kartu keluarga 556 lembar. d.
Sertifikat tanah 278 lembar. 3.
Laci tiga diberi judul Kredit UKM dengan kode 200008-200134 angka dua digit pertama menandakan arsip tahun 2008, dan 300001-300087
angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun 2009, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 219 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 438 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 438 lembar.
d. Sertifikat tanah 57 lembar.
e. BPKB 50 lembar.
69
4. Laci empat diberi judul Kredit UKM dengan kode 400001-400142 angka
empat digit pertama menandakan arsip tahun 2010, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 142 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 284 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 284 lembar.
d. Sertifikat tanah 65 lembar.
e. BPKB 77 lembar.
5. Laci lima diberi judul Kredit UKM dengan kode 500001-500143 angka
lima digit pertama menandakan arsip tahun 2011, dan 600147-600177 angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian
sebagai berikut: a.
Berisi 173 lembar asli formulir permohonan kredit. b.
Arsip foto copy KTP berisi 346 lembar. c.
Arsip foto copy kartu keluarga 346 lembar. d.
Sertifikat tanah 70 lembar. e.
BPKB 103 lembar. 6.
Laci enam diberi judul Kredit UKM dengan kode 600001-600145 angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian sebagai
berikut: a.
Berisi 145 lembar asli formulir permohonan kredit. b.
Arsip foto copy KTP berisi 290 lembar. c.
Arsip foto copy kartu keluarga 290 lembar.
70
d. Sertifikat tanah 63 lembar.
e. BPKB 82 lembar.
7. Laci tujuh diberi judul Kredit UKM dengan kode 700001-700070 angka
tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 140 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 280 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 280 lembar.
d. Sertifikat tanah 70 lembar.
8. Laci delapan diberi judul Kredit UKM dengan kode 700071-700130 angka
tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 59 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 118 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 118 lembar.
d. Sertifikat tanah 59 lembar.
9. Laci sembilan diberi judul Kredit UKM dengan kode 700131-700 angka
tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 20 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 40 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 40 lembar.
d. Sertifikat tanah 7 lembar.
71
e. BPKB 13 lembar.
5.1.3. Filling Cabinet Kredit Pasar PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan 10 sepuluh laci
untuk menyimpan arsip dinamis aktif kredit pasar yang ada di PD BPR Bank Solo. Memuat dokumen-dokumen persyaratan kredit yang berupa:
Asli formulir permohonan kredit. Foto Copy KTP suamiistri.
Foto Copy Kartu Keluarga. Sertifikat hak milik, sertifikat HGB, aktaperjanjian sewa, SHP
tokokioskonterloslapakdasaran, BPKB. Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya:
1. Laci satu diberi judul Kredit Pasar dengan kode 001-156 tiga angka digit
menandakan arsip tahun 2004, dan 001-170 menandakan arsip tahun 2005, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 326 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 652 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 652 lembar.
2. Laci dua diberi judul Kredit Pasar dengan kode 001-143 tiga angka digit
menandakan arsip tahun 2006, dan 001-130 menandakan arsip tahun 2007, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 273 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 546 lembar.
72
c. Arsip foto copy kartu keluarga 546 lembar.
d. SHP toko 173 lembar.
3. Laci tiga diberi judul Kredit Pasar dengan kode 200122-200368 angka dua
digit pertama menandakan arsip tahun 2008, dan 300005-300197 angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun 2009, dengan rincian sebagai
berikut: a.
Berisi 438 lembar asli formulir permohonan kredit. b.
Arsip foto copy KTP berisi 876 lembar. c.
Arsip foto copy kartu keluarga 876 lembar. d.
SHP toko 173 lembar. e.
SHP kios 205 lembar. f.
SHP kios 35 lembar. g.
SHP konter 22 lembar. 4.
Laci empat diberi judul Kredit Pasar dengan kode 40000-400036 angka empat digit pertama menandakan arsip tahun 2010, dengan rincian sebagai
berikut: a.
Berisi 288 lembar asli formulir permohonan kredit. b.
Arsip foto copy KTP berisi 576 lembar. c.
Arsip foto copy kartu keluarga 576 lembar. d.
SHP lapak 72 lembar. 5.
Laci lima diberi judul Kredit Pasar dengan kode 400037-400265 angka empat digit pertama menandakan arsip tahun 2010, 500001-500223 angka
lima digit pertama menandakan arsip tahun 2011, dan 600001-600122
73
angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012 dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 573 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 1.146 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 1.146 lembar.
d. BPKB 200 lembar.
e. SHP toko 80 lembar.
f. SHP kios 130 lembar.
g. SHP lapak 110 lembar.
h. SHP konter 53 lembar.
6. Laci enam diberi judul Kredit Pasar dengan kode 600123-600186 angka
enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012 dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 126 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 252 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 252 lembar.
d. BPKB 20 lembar.
e. SHP kios 26 lembar.
7. Laci tujuh diberi judul Kredit Pasar dengan kode 700001-700045 angka
tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 180 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 360 lembar.
74
c. Arsip foto copy kartu keluarga 360 lembar.
d. BPKB 20 lembar.
e. SHP lapak 25 lembar.
8. Laci delapan diberi judul Kredit Pasar dengan kode 700046-700100 angka
tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 64 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 108 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 108 lembar.
d. BPKB 14 lembar.
e. SHP lapak 40 lembar.
9. Laci sembilan diberi judul Kredit Pasar dengan kode 700101-700140
angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 156 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 312 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 312 lembar.
d. SHP toko 22 lembar.
e. SHP kios 17 lembar.
10. Laci sepuluh diberi judul Kredit Pasar dengan kode 700141 angka tujuh
digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut: a.
Berisi 34 lembar asli formulir permohonan kredit. b.
Arsip foto copy KTP berisi 68 lembar.
75
c. Arsip foto copy kartu keluarga 68 lembar.
d. BPKB 34 lembar.
5.2. Almari Besi
