58
3. Penataan Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo
3.1. Penataan Arsip Dinamis Aktif Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo
Penyimpanan dan penataan arsip harus dilakukan secara sistematis sehingga dapat ditemukan kembali dangan cepat dan tepat. Sistem yang telah
ditetapkan dalam penataan arsip akan membuahkan hasil sesuai dengan tujuan penataan arsip jika dilakukan dengan benar. Penataan berkas arsip dinamis
aktif di PD BPR Bank Solo: a.
Memisah-misahkan arsip yang akan disimpan dengan arsip yang sedang dikelola.
b. Memeriksa apakah dokumen sesuai dengan yang tersebut dalam buku
register. c.
Menentukan Kode; setiap arsip dipelajari isinya untuk mengetahui lingkup dan kajian masalah yang tersirat didalam dokumen. Kearsipan administrasi
kredit di PD BPR Bank Solo sudah memiliki daftar klasifikasi arsip dengan kode sebagai berikut:
1. 000001 angka nol pertama menandakan arsip tahun 2006 ke bawah.
2. 100001 angka satu digit pertama menandakan arsip tahun 2007.
3. 200001 angka dua digit pertama menandakan arsip tahun 2008.
4. 300001 angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun 2009.
5. 400001 angka empat digit pertama menandakan arsip tahun 2010.
6. 500001 angka lima digit pertama menandakan arsip tahun 2011.
7. 600001 angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012.
59
8. 700001 angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013.
d. Mengelompokkan arsip; berdasarkan kesamaan dalam suatu proses,
kesamaan masalah, atau kesamaan jenis. e.
Penempatan arsip dalam folder; pada tab folder diberi kode klasifikasi dan title yang telah ditentukan. Penyimpanan arsip dalam filling cabinet sudah
dilengkapi dengan folder yang dilengkapi dengan tab yang bertuliskan kode dan masalah yang ditentukan.
f. Penataan tanpa sekat; penataan berkas aktif dilakukan tanpa menggunakan
sekat. Penataan tanpa sekat seperti ini banyak ditemui di filling cabinet di PD BPR Bank Solo. Arsip hanya ditumpuk dan dimasukkan kedalam map
dengan keterangan yang jelas.
3.2. Penataan Arsip Dinamis Inaktif Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo
Kategori