83
wajib megajukan permohonan perpanjangan jangka waktu kepada Kepala
Bagian Kredit dan Direksi.
4.2.3. Penataan Arsip di PD BPR Bank Solo Bagian Administrasi Kredit
Penyimpanan dan penataan arsip harus dilakukan secara sistematis sehingga arsip dapat ditemukan kembali dangan cepat dan tepat. Sistem yang
telah ditetapkan dalam penataan arsip akan membuahkan hasil sesuai dengan tujuan penataan arsip jika dilakukan dengan benar.
Arsip aktif di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit disimpan dalam filling cabinet dan lemari besi. Penataan arsip dinamis aktif dalam filing
cabinet belum disusun dengan baik. Sistem penomoran dan penataanya masih belum sempurna. Penataan arsip dengan sekat tab diatas hanya dilakukan kalau
register tidak urut. Arsip dokumen kredit asli beserta data pendukung debitur di dokumentasikan dan disesuaikan dengan kredit yang diberikan serta disatukan
dalam file dokumen seperti asli formulir permohonan kredit, asli persetujuan kredit, asli perjanjian kredit, asli pengikatan anggunan, asli kepemilikan
anggunan, sertifikat hak milik, akta jual beli, aktaperjanjian sewa tokokioslapak, BPKB, dsb dihimpunan perda dimasukkan kedalam stopmap kertas, yang ditata
didalam filling cabinet. Dokumen Kredit pegawai juga menggunakan Filling Cabinet dan lemari besi. Arsip inaktif hanya ditumpuk di bawah meja kerjanya.
karena tidak mau repot mengklasifikasi arsip dengan kode-kode yang telah ditentukan.
84
Penataan arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit belum sesuai dengan Pedoman Bimbingan teknis kearsipan dinamis. Penataan arsip
dinamis aktif yang sesuai adalah:
a. Memisah-misahkan arsip yang akan disimpan dengan arsip
yang sedang dikelola. Pada tahap ini kelengkapan
–
kelengkapan arsi8p yang tidak memiliki keterangan bernilai seperti amplop kosong, blangko kosong, dan lain-lain segera
dimusnahkan.
b. Memeriksa, tindakan ini meliputi:
-
Memeriksa apakah keterangan sesuai dengan klasifikasi dalam sistem tersebut, jika tidak dicatat dalam buku register.
c. Menentukan Kode; setiap arsip dipelajari isinya untuk
mengetahui lingkup dan kajian masalah yang tersirat didalam dokumen.
d. Mengelompokkan arsip yang berdasarkan kesamaan dalam
suatu proses, kesamaan masalah, atau kesamaan jenis. e.
Menentukan title; arsip yang telah dihimpun ditentukan titelnya yang berfungsi sebagai tanda pengenal berkas, dimana
title tersebut dicantumkan pada tab folder.
f. Penempatan arsip dalam folder; pada tab folder diberi kode
klasifikasi dan title yang telah ditentukan. g.
Penataan Sekat; penyusunanya dimulai dari sekat untuk pokok urusan, kemudian disusul untuk sub urusan, penyusunannya
secara berdiri kebalakang atau berderet kesamping.
h. Penataan tanpa sekat; penataan berkas aktif dilakukan tanpa
menggunakan sekat.”
5
Arsip dinamis inaktif yang tidak mempunyai ruangan dan tempat hanya dimasukkan kedalam map-map diikat kemudian langsung ditumpuk dibawah meja
pegawai untuk menyimpan arsip, dan keterangan yang tidak jelas sehingga jika arsip dibutuhkan akan sangat sulit untuk ditemukan. Daftar pertelaan arsip pun
belum dibuat. Penataan arsip dinamis inaktif di PD BPR Bank Solo bagian administrasi
kredit belum sesuai dengan prosedur pengurusan arsip yang disusun dalam
5
PD BPR Bank Solo, Loc.cit, hal. 80.
“
“
85
pedoman bahan bimbingan teknis kearsipan. Penataan arsip inaktif yang sesuai adalah:
a. Membersihkan arsip dari debu-debu dan kotoran dan
memusnahkan semua bakteri dan serangga. b.
Memisahkan arsip non arsip dan duplikasi arsip. c.
Mengelompokkan arsip menurut unit kerjapengolah disusun menurut kronologi.
d. Membungkus arsip setebal ± 45 cm dan member nomor
sementara. e.
Mencatat dalam kartu menurut unut kerja dan disusun menurut kronologi, setelah disusun nomor tetap pada kartu.
f. Membuat daftar pretelan arsip.
g. Memasukan arsip yang telah dibungkus ke dalam boks,
sambil memberikan nomor definitive pada bendel arsip yang telah dibungkus.
h. Memberikan kamper dalam boks arsip.
”
6
4.2.4. Peralatan Penyimpanan Arsip
Kategori