80
setiap tahunnya. Sedangkan arsip inaktif hanya di masukkan dalam map-map diikat dengan tali rafia kemudian ditumpuk di bawah meja kerja. Hal ini sangat
berbahaya untuk keamanan arsip. Pengetahuan tentang kearsipan yang baik sangat menunjang dalam pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip aktif bagian administrasi
kredit di PD BPR Bank Solo terganjal kurangnya pegawai dan pengetahuan akan kearsipan oleh petugas administrasi kredit, hal ini tergambar pada penyusutan
arsip yang ragu-ragu dalam menentukan arsip apakah masih aktif atau tidak. Arsip dinamis aktif ada ruangan khusus untuk menyimpan arsip yaitu
brankas, dan juga ruangan bagian dana sedangkan arsip inaktif belum ada ruangan khusus sehingga, disimpan dibawah meja pegawai dengan diikat dengan tali rafia
dalam map-map. Hal ini menyebabkan ruangan yang sempit bertambah sempit dan terlihat kurang tertata dengan rapi, sehingga mengganggu kelancaran aktifitas
pegawai PD BPR Bank Solo.
4.2.2. Penciptaan dan Pengurusan Arsip
Kegiatan manajemen kearsipan berawal dari penciptaan arsip. Arsip tercipta berasal dari arsip interen dan eksteren kantor. Arsip interen dan eksteren
tercipta ketika suatu kantor mengirimmenerima suratdokumen lain. Pengurusan arsip bagian administrasi kredit di PD BPR Bank Solo
diawali dari identifikasi dokumen-dokumen nasabah, apakah termasuk dokumen penting, atau monitoring dokumen jatuh tempo, dan dokumen lengkap,
Pengelompokan ini dibutuhkan karena pengurusan setiap data nasabah berbeda satu dengan yang lainya.
81
4.2.2.1. Pengurusan Dokumen Penting
Pengurusan dokumen penting masuk dan keluar di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit sudah sesuai dengan Pedoman
Renstra PD BPR Bank Solo Berikut prosedurnya: A.
Pengurusan dokumen penting masuk di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit:
a. Dokumen asli harus disimpan dalam lemari besi atau filling cabinet,
untuk pemasukan dan pengeluaran dari dan ke dalam lemari besi harus dicatat dalam buku register tersendiri. Buku register di pegang oleh Sub
Bagian Analis dan Administrasi Kredit. b.
Seluruh dokumen wajib disimpan dalam Dokumen Kredit oleh Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit.
c. Seluruh riwayat pinjaman debitur beserta dokumen-dokumen yang
menyertainya baik untuk fasilitas yang masih aktif maupun fasilitas pinjaman yang sudah dilunasidirestrukturhapus buku untuk setiap satu
debitur, wajib disimpan dalam satu file yang sama.
4.2.2.2. Pengurusan Dokumen Monitoring
Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit akan mengirimkan laporan dokumen yang akan dan sudah jatuh tempo,
dokumen tidak lengkapdokumen pendukung tidak lengkap ke masing- masing Sub Bagian Kredit setiap awal bulan untuk
follow up.
A. Dokumen Jatuh tempo
82
Dokumen yang akan jatuh tempo akan diinformasikan kepada Sub Bagian Kredit dalam waktu 1 satu bulan sebelum jatuh tempo. Apabila
dokumen jatuh tempo, dan Sub Bagian Kredit belum dapat memenuhi perpanjanganpenggantian dokumen tersebut maka:
a. Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit akan mengirimkan laporan
dokumen yang telah dan akan jatuh tempo pada setiap bulan kepada kepala Bagian Kredit.
b. Laporan bulanan Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit yang
dibuat secara terperinci akan dikirimkan ke kepala Sub Bagian Kredit dengan tembusan kepada kepala Bagian Kredit dan Direksi.
c. Kepala Sub Bagian kredit wajib segera melengkapi dokumen yang
jatuh tempo dalam jangka waktu 2 dua bulan setelah tanggal jatuh tempo. Apabila hal tersebut tidak dapat dipenuhi maka Kepala Sub
Bagian Kredit
wajib mengajukan
permohonan persetujuan
perpanjangan waktu kepada Kepala Bagian Kredit dan Direksi. B. Dokumen Tidak Lengkap
Dokumen tidak lengkap harus dipenuhi sesuai ketentuan pada persetujuan kredit. Dokumen tidak lengkap yang akan jatuh tempo harus
dimonitor oleh Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit dan Kepala Sub Bagian Kredit. Apabila pada waktu yang telah ditentukan dokumen belum
dapat diselesaikan, maka Kepala Sub Bagian Kredit wajib segera melengkapi dokumen tidak lengkap tersebut dalam waktu satu minggu setelah tanggal
pencairan kredit. Apabila hal tersebut tidak dapat dipenuhi, maka Marketing
83
wajib megajukan permohonan perpanjangan jangka waktu kepada Kepala
Bagian Kredit dan Direksi.
4.2.3. Penataan Arsip di PD BPR Bank Solo Bagian Administrasi Kredit
