57
5. Orientasi Mahasiswa Asing
Deskripsi Kegiatan:
Orientasi mahasiswa internasional dilaksanakan pada tanggal 30 Agustus 2013 dengan jumlah mahasiswa yang hadir sebanyak 78 mahasiswa yang terdiri dari mahasiswa program
sarjana, pascasarjana, mahasiswa pertukaran, study abroad dan BIPA. Kegiatan ini dilakukan untuk memberikan informasi kepada seluruh mahasiswa asing baik yang terdaftar
sebagai nahasiswa regular maupun mahasiswa non – regular.Informasi yang diberikan adalah pengenalan kampus dan fasilitas, sistem akademik, pengenalan SIAK – NG, dan
Informasi mengenai imigrasi serta pengenalan fakultas.Selain itu tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mendekatan serta mengenalkan semua mahasiswa asing dengan mahasiswa UI.
Hasil Pelaksanaan:
Kegiatan ini dilakukan satu kali pada tanggal 30 Agustus 2013, dari pukul 09:00 – 14:00 bertempat di Ruang Terapung, Perpustakaan Pusat.
Setelah mengikuti kegiatan ini diharapkan seluruh mahasiswa asing dapat beradaptasi dengan mudah di lingkungan UI baik dari segi akademis dan social
Gambar5.5Pelaksanaan Orientasi Mahasiswa Asing2013
58
6.Pelaksanaan Admisi untuk mahasiswa internasional degree Deskripsi Kegiatan:
Selama tahun 2013 kantor internasional melayani pelaksanaan admisi untuk dua periode yaitu untuk penerimaan mahasiswa asing tahun ajaran Genap, yaitu bulan Februari 2013 dan
tahun ajaran Gasal, yaitu bulan September 2013. Untuk masing-masing periode penerimaan mahasiswa asing, proses admisi dilakukan 2-3 bulan sebelum kegiatan perkuliahan dimulai.
Kegiatan dimulai dari proses berkas aplikasi mahasiswa asing yang masuk untuk diteruskan ke panitia Penerimaan Mahasiswa Baru PMB dan Fakultas Terkait. Dilanjutkan ke tahap
pembuatan Letter of Acceptance ke mahasiswa yang bersangkutan.Sampai ditahap akhir sampai mulai perkuliahan.
Tujuan dari kegiatan ini adalah agar proses admisi mahasiswa asing berjalan dengan lancar dan terkoordinasikan dengan semua pihak terkait. Terlampir alur proses Admisi untuk
mahasiswa asing Lampiran 1
Hasil Pelaksanaan:
Untuk tahun ajaran Genap 20122013 yaitu penerimaan bulan Februari 2013, Kantor Internasional melayani sebanyak 2 mahasiswa asing dengan data sebagai berikut:
No Nama Mahasiswa Asal Negara
Fakultas Program
1. Domingos da Costa Sousa Timor Leste
Ilmu Sosial dan Politik Reguler Master 2.
Paulo da Silva Pinto Timor Leste
Ilmu Sosial dan Politik Reguler Master
Untuk tahun ajaran Ganjil 20132014 yaitu penerimaan bulan Agustus, Kantor Internasional melayani sebanyak 37 mahasiswa asing dengan data sebagai berikut:
No Tanggal
UniversitasInstitusi Aktifitas
1. Han Sin Bee
South Korea Hukum
2. Tae Jun Park
South Korea Ilmu Pengetahuan Sosial dan Ilmu
Politik
59
No Tanggal
UniversitasInstitusi Aktifitas
3. Idress Mohammed
Hama Iraq
Teknik
4. Marwan O. Almasmoom
Saudi Arabia Teknik
5. Mohaddeseh
Maktabifard Iran
Teknik
6. Lee Chang Hyun
South Korea Ekonomi
7. Cha Young Hoon
South Korea Hukum
8. Lee Chae Bin
South Korea Hukum
9. Hwang Sun Young
South Korea Ilmu Pengetahuan Sosial dan Ilmu
Politik 10.
Woo Jae Whan South Korea
Kedokteran 11.
Dorreh Farazandeh Iran
Kedokteran 12.
Ayumi Harada Japan
Ilmu Pengetahuan Budaya 13.
Harada Hikaru Japan
Ilmu Pengetahuan Budaya 14.
Hyon Ye Jin South Korea
Ilmu Pengetahuan Budaya 15.
Jung In June South Korea
Ilmu Pengetahuan Budaya 16.
Kim Jin Hui South Korea
Ilmu Pengetahuan Budaya 17.
Kim Min Gyeong South Korea
Ilmu Pengetahuan Budaya 18.
Park Han Sol South Korea
Ilmu Pengetahuan Budaya 19.
Park Joung Woo South Korea
Ilmu Pengetahuan Budaya 20.
Park Seung Woon South Korea
Ilmu Pengetahuan Budaya 21.
Yoko Doi Japan
Ilmu Pengetahuan Budaya
60
No Tanggal
UniversitasInstitusi Aktifitas
22. Kim Hyun Joong
South Korea Ilmu Pengetahuan Sosial dan Ilmu
Politik
23. Tsubasa Sakai
Japan Ilmu Pengetahuan Sosial dan Ilmu
Politik
24. Ji Ye Chan
South Korea Matematika dan Ilmu Pengetahuan
Alam
25. Mario Ozaki
Japan Matematika dan Ilmu Pengetahuan
Alam 26.
Jang Jin Joo South Korea
Teknik 27.
Dae Jin Yang South Korea
Ilmu Pengetahuan Budaya 28.
Meika Sakuragi Japan
Ekonomi 29.
Kim Jeong Dae South Korea
Ekonomi 30.
Kim Tae Yeon South Korea
Ekonomi 31.
Myeong Hwan Jeon South Korea
Ekonomi 32.
Khin Mittar Moe San Myanmar
Kedokteran 33.
Kim Eun Hee South Korea
Ilmu Pengetahuan Budaya 34.
Yu Long Chen China
Ilmu Pengetahuan Budaya
35. Song Jae Won
South Korea Ilmu Pengetahuan Sosial dan Ilmu
Politik 36.
Luli Qian Qian China
Ilmu Pengetahuan Budaya
37. Muhammed Bayrak
Turkish Matematika dan Ilmu Pengetahuan
Alam
61
7. Study Abroad Fair 2013
Deskripsi Kegiatan:
Kantor Internasional mengadakan acara “UI Study Abroad Fair 2013” sebagai implementasi dari kerjasama antara UI dengan universitas mitra untuk mempromosikan serta menarik
mahasiswa UI agar mengikuti program-program pertukaran yang ditawarkan serta brand image Universitas Indonesia kepada universitas mitra yang menjadi peserta acaraini.
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk merekrut mahasiswa Universitas Indonesia untuk mengikuti program pertukaran seperti AIMS Programme, AUN-ACTS, maupun pertukaran
mahasiswa U to U, menjalin dan meningkatkan hubungan baik dengan universitas mitra serta Brand Image Universitas Indonesia di Univeritas mitra.
Hasil Pelaksanaan:
Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 24-25 Oktober 2013 bertempat di Area Pameran Perpustakaan Pusat dan diikuti oleh 10 peserta dari beberapa universitas mitra yaitu:
No. Negara
UniversitasInstitusi Keterangan
1. Jepang
Chiba University Mengirimkan 1 orang perwakilan
Ms. Chie Yoshimi
2. New Zealand
Education of New Zealand Mengirimkan 3 orang perwakilan
- Rizky Kusumo
- Herlina Clara
- Yurizka
3. Australia
University of Queensland Mengirimkan 1 orang perwakilan
Ms. Fitria Arsianti
4. Australia
Indonesia Representative
Team Canberra Mengirimkan 1 orang perwakilan
Ms. Citta D. Sellepan
5. Australia
University of Adelaide Mengirimkan 1 orang perwakilan
Ms. Chrisia Iskandar
62
8. Universitas Indonesia Buddy Club
UI Buddy Club baru terbentuk di tahun 2013, dimana anggotanya terdiri dari mahasiswa yang pernah mengikuti berbagai program seperti pertukaran dan summer yang ditawarkan dari
mitra universitas. 6.
Thailand Mahidol University
Mengirimkan 17 orang perwakilan
Terlampir
7. Indonesia
Universitas Indonesia Mengirimkan 3 orang perwakilan
- Khairunissa
- Siti Nurandini
- Rismeita
8. Perancis
Science Po Mengirimkan 2 orang perwakilan
- Domitille Lehuede
- Olivia Saxer
9. Belanda
Vrije University Mengirimkan Materi Promosi
10. Inggris
University of Reading Mengirimkan Materi Promosi
Ms. Olivia Saxer Science Po - Perancis
Ms. Chie Yoshimi Chiba University -
Jepang
63
Saat ini jumlah keanggotaanya adalah 35 orang.UI Buddy Club membantu Kantor Internasional seperti layanan penjemputan dan akomodasi.Tujuan utama dari UI Buddy Club
adalah sebagai pendamping mahasiswa asing untuk membantu beradaptasi dengan budaya yang ada di UI. Selain itu UI Buddy Club juga memiliki program sosial yang dilaksanakan
setiap bulan, kegiatan itu adalah: a.
Orientation Day, Kegiatan untuk memperkenalkan sistem akademik di UI dan kehidupan social
b. Culture Night, Kegiatan yang menampilkan pertunjukan dari masing – masing
mahasiswa asing c.
Outing, Perjalanan mengunjungi berbagai tempat wisata d.
Cooking Class, Para Mahasiswa Asing membuat atau membawa makanan khas Negara masing – masing
e. Movie Night, Kegiatan menonton film Indonesia pilihan
f. Farewell Party, Acara untuk melepas seluruh mahasiswa asing yang telah
menyelesaikan belajarnya di UI.
9. Monitoring Imigrasi
Layanan ini membantu memfasilitasi kebutuhan permohonan surat menyurat untuk keperluan imigrasi mahasiswa asing. Rata – rata permohonan surat menyurat untuk mahasiswa asing
sekirar 5 surat per hari. Peran lain dari kegiatan ini adalah membantu mengingatkan masa berlaku visa atau izin
tinggal mahasiswa asing agar tidak ada masalah seperti keterlambatan perpanjang atau masalah lainnya.
Dalam mencapai kegiatan selama tahun 2013, terdapat kendala yang dihadapi. Berikut kendala dan solusi yang akan dilakukan untuk perbaikan di tahun 2014:
Kendala Internal Rencana Solusi
Terkadang pemimpin sebagai tuan rumah dari kunjungan tidak dapat menghadiri kunjungan.
Meminta pimpinan terkait untuk menunjuk perwakilannya.
64
Kendala Internal Rencana Solusi
Kurangnya kesadaran fakultas untuk menghadiri undangan kunjungan, sehingga terkadang tujuan dari
suatu kunjungan tidak tercapai dengan baik dan membuat komposisi jumlah dari pihak UI dan pihak
tamu tidak sebanding Mengadakan rapat koordinasi dengan
humas seluruh fakultas
Kendala Eksternal Rencana Solusi
Banyaknya permintaan kunjungan dari universitas mitra di waktu yang bersamaan
Menjadwalkan kembali dan menginformasikan kepada universitas
mitra
65
4. Layanan Kerjasama