Orientasi Mahasiswa Asing 4. Isi laporan tahunan 2013_17 Maret

57

5. Orientasi Mahasiswa Asing

Deskripsi Kegiatan: Orientasi mahasiswa internasional dilaksanakan pada tanggal 30 Agustus 2013 dengan jumlah mahasiswa yang hadir sebanyak 78 mahasiswa yang terdiri dari mahasiswa program sarjana, pascasarjana, mahasiswa pertukaran, study abroad dan BIPA. Kegiatan ini dilakukan untuk memberikan informasi kepada seluruh mahasiswa asing baik yang terdaftar sebagai nahasiswa regular maupun mahasiswa non – regular.Informasi yang diberikan adalah pengenalan kampus dan fasilitas, sistem akademik, pengenalan SIAK – NG, dan Informasi mengenai imigrasi serta pengenalan fakultas.Selain itu tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mendekatan serta mengenalkan semua mahasiswa asing dengan mahasiswa UI. Hasil Pelaksanaan: Kegiatan ini dilakukan satu kali pada tanggal 30 Agustus 2013, dari pukul 09:00 – 14:00 bertempat di Ruang Terapung, Perpustakaan Pusat. Setelah mengikuti kegiatan ini diharapkan seluruh mahasiswa asing dapat beradaptasi dengan mudah di lingkungan UI baik dari segi akademis dan social Gambar5.5Pelaksanaan Orientasi Mahasiswa Asing2013 58 6.Pelaksanaan Admisi untuk mahasiswa internasional degree Deskripsi Kegiatan: Selama tahun 2013 kantor internasional melayani pelaksanaan admisi untuk dua periode yaitu untuk penerimaan mahasiswa asing tahun ajaran Genap, yaitu bulan Februari 2013 dan tahun ajaran Gasal, yaitu bulan September 2013. Untuk masing-masing periode penerimaan mahasiswa asing, proses admisi dilakukan 2-3 bulan sebelum kegiatan perkuliahan dimulai. Kegiatan dimulai dari proses berkas aplikasi mahasiswa asing yang masuk untuk diteruskan ke panitia Penerimaan Mahasiswa Baru PMB dan Fakultas Terkait. Dilanjutkan ke tahap pembuatan Letter of Acceptance ke mahasiswa yang bersangkutan.Sampai ditahap akhir sampai mulai perkuliahan. Tujuan dari kegiatan ini adalah agar proses admisi mahasiswa asing berjalan dengan lancar dan terkoordinasikan dengan semua pihak terkait. Terlampir alur proses Admisi untuk mahasiswa asing Lampiran 1 Hasil Pelaksanaan: Untuk tahun ajaran Genap 20122013 yaitu penerimaan bulan Februari 2013, Kantor Internasional melayani sebanyak 2 mahasiswa asing dengan data sebagai berikut: No Nama Mahasiswa Asal Negara Fakultas Program 1. Domingos da Costa Sousa Timor Leste Ilmu Sosial dan Politik Reguler Master 2. Paulo da Silva Pinto Timor Leste Ilmu Sosial dan Politik Reguler Master Untuk tahun ajaran Ganjil 20132014 yaitu penerimaan bulan Agustus, Kantor Internasional melayani sebanyak 37 mahasiswa asing dengan data sebagai berikut: No Tanggal UniversitasInstitusi Aktifitas 1. Han Sin Bee South Korea Hukum 2. Tae Jun Park South Korea Ilmu Pengetahuan Sosial dan Ilmu Politik 59 No Tanggal UniversitasInstitusi Aktifitas 3. Idress Mohammed Hama Iraq Teknik 4. Marwan O. Almasmoom Saudi Arabia Teknik 5. Mohaddeseh Maktabifard Iran Teknik 6. Lee Chang Hyun South Korea Ekonomi 7. Cha Young Hoon South Korea Hukum 8. Lee Chae Bin South Korea Hukum 9. Hwang Sun Young South Korea Ilmu Pengetahuan Sosial dan Ilmu Politik 10. Woo Jae Whan South Korea Kedokteran 11. Dorreh Farazandeh Iran Kedokteran 12. Ayumi Harada Japan Ilmu Pengetahuan Budaya 13. Harada Hikaru Japan Ilmu Pengetahuan Budaya 14. Hyon Ye Jin South Korea Ilmu Pengetahuan Budaya 15. Jung In June South Korea Ilmu Pengetahuan Budaya 16. Kim Jin Hui South Korea Ilmu Pengetahuan Budaya 17. Kim Min Gyeong South Korea Ilmu Pengetahuan Budaya 18. Park Han Sol South Korea Ilmu Pengetahuan Budaya 19. Park Joung Woo South Korea Ilmu Pengetahuan Budaya 20. Park Seung Woon South Korea Ilmu Pengetahuan Budaya 21. Yoko Doi Japan Ilmu Pengetahuan Budaya 60 No Tanggal UniversitasInstitusi Aktifitas 22. Kim Hyun Joong South Korea Ilmu Pengetahuan Sosial dan Ilmu Politik 23. Tsubasa Sakai Japan Ilmu Pengetahuan Sosial dan Ilmu Politik 24. Ji Ye Chan South Korea Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam 25. Mario Ozaki Japan Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam 26. Jang Jin Joo South Korea Teknik 27. Dae Jin Yang South Korea Ilmu Pengetahuan Budaya 28. Meika Sakuragi Japan Ekonomi 29. Kim Jeong Dae South Korea Ekonomi 30. Kim Tae Yeon South Korea Ekonomi 31. Myeong Hwan Jeon South Korea Ekonomi 32. Khin Mittar Moe San Myanmar Kedokteran 33. Kim Eun Hee South Korea Ilmu Pengetahuan Budaya 34. Yu Long Chen China Ilmu Pengetahuan Budaya 35. Song Jae Won South Korea Ilmu Pengetahuan Sosial dan Ilmu Politik 36. Luli Qian Qian China Ilmu Pengetahuan Budaya 37. Muhammed Bayrak Turkish Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam 61 7. Study Abroad Fair 2013 Deskripsi Kegiatan: Kantor Internasional mengadakan acara “UI Study Abroad Fair 2013” sebagai implementasi dari kerjasama antara UI dengan universitas mitra untuk mempromosikan serta menarik mahasiswa UI agar mengikuti program-program pertukaran yang ditawarkan serta brand image Universitas Indonesia kepada universitas mitra yang menjadi peserta acaraini. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk merekrut mahasiswa Universitas Indonesia untuk mengikuti program pertukaran seperti AIMS Programme, AUN-ACTS, maupun pertukaran mahasiswa U to U, menjalin dan meningkatkan hubungan baik dengan universitas mitra serta Brand Image Universitas Indonesia di Univeritas mitra. Hasil Pelaksanaan: Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 24-25 Oktober 2013 bertempat di Area Pameran Perpustakaan Pusat dan diikuti oleh 10 peserta dari beberapa universitas mitra yaitu: No. Negara UniversitasInstitusi Keterangan 1. Jepang Chiba University Mengirimkan 1 orang perwakilan Ms. Chie Yoshimi 2. New Zealand Education of New Zealand Mengirimkan 3 orang perwakilan - Rizky Kusumo - Herlina Clara - Yurizka 3. Australia University of Queensland Mengirimkan 1 orang perwakilan Ms. Fitria Arsianti 4. Australia Indonesia Representative Team Canberra Mengirimkan 1 orang perwakilan Ms. Citta D. Sellepan 5. Australia University of Adelaide Mengirimkan 1 orang perwakilan Ms. Chrisia Iskandar 62 8. Universitas Indonesia Buddy Club UI Buddy Club baru terbentuk di tahun 2013, dimana anggotanya terdiri dari mahasiswa yang pernah mengikuti berbagai program seperti pertukaran dan summer yang ditawarkan dari mitra universitas. 6. Thailand Mahidol University Mengirimkan 17 orang perwakilan Terlampir 7. Indonesia Universitas Indonesia Mengirimkan 3 orang perwakilan - Khairunissa - Siti Nurandini - Rismeita 8. Perancis Science Po Mengirimkan 2 orang perwakilan - Domitille Lehuede - Olivia Saxer 9. Belanda Vrije University Mengirimkan Materi Promosi 10. Inggris University of Reading Mengirimkan Materi Promosi Ms. Olivia Saxer Science Po - Perancis Ms. Chie Yoshimi Chiba University - Jepang 63 Saat ini jumlah keanggotaanya adalah 35 orang.UI Buddy Club membantu Kantor Internasional seperti layanan penjemputan dan akomodasi.Tujuan utama dari UI Buddy Club adalah sebagai pendamping mahasiswa asing untuk membantu beradaptasi dengan budaya yang ada di UI. Selain itu UI Buddy Club juga memiliki program sosial yang dilaksanakan setiap bulan, kegiatan itu adalah: a. Orientation Day, Kegiatan untuk memperkenalkan sistem akademik di UI dan kehidupan social b. Culture Night, Kegiatan yang menampilkan pertunjukan dari masing – masing mahasiswa asing c. Outing, Perjalanan mengunjungi berbagai tempat wisata d. Cooking Class, Para Mahasiswa Asing membuat atau membawa makanan khas Negara masing – masing e. Movie Night, Kegiatan menonton film Indonesia pilihan f. Farewell Party, Acara untuk melepas seluruh mahasiswa asing yang telah menyelesaikan belajarnya di UI. 9. Monitoring Imigrasi Layanan ini membantu memfasilitasi kebutuhan permohonan surat menyurat untuk keperluan imigrasi mahasiswa asing. Rata – rata permohonan surat menyurat untuk mahasiswa asing sekirar 5 surat per hari. Peran lain dari kegiatan ini adalah membantu mengingatkan masa berlaku visa atau izin tinggal mahasiswa asing agar tidak ada masalah seperti keterlambatan perpanjang atau masalah lainnya. Dalam mencapai kegiatan selama tahun 2013, terdapat kendala yang dihadapi. Berikut kendala dan solusi yang akan dilakukan untuk perbaikan di tahun 2014: Kendala Internal Rencana Solusi Terkadang pemimpin sebagai tuan rumah dari kunjungan tidak dapat menghadiri kunjungan. Meminta pimpinan terkait untuk menunjuk perwakilannya. 64 Kendala Internal Rencana Solusi Kurangnya kesadaran fakultas untuk menghadiri undangan kunjungan, sehingga terkadang tujuan dari suatu kunjungan tidak tercapai dengan baik dan membuat komposisi jumlah dari pihak UI dan pihak tamu tidak sebanding Mengadakan rapat koordinasi dengan humas seluruh fakultas Kendala Eksternal Rencana Solusi Banyaknya permintaan kunjungan dari universitas mitra di waktu yang bersamaan Menjadwalkan kembali dan menginformasikan kepada universitas mitra 65

4. Layanan Kerjasama