software sistem kepegawaia SIMPEG hanya digunakan dibagian kepegawaian untuk mencatat file-file pegawai.
a. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan oleh PT. Persero Pelindo I Cabang Belawan adalah :
1 Surat pengangkatan pegawai 2 Surat perjanjian kerja
3 Daftar hadir dan daftar lembur pegawai 4 Daftar gaji dan upah pegawai
5 Rekap daftar gaji dan Rekap daftar upah pengawai 6 Bukti pengeluaran kas
7 Slip gaji pegawai 8 Amplop gaji Upah
b. Catatan akuntansi yang digunakan
1 Buku jurnal 2 Buku besar
Tetapi semua catatan akuntansi yang digunakan telah diproses secara komputerisasi dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Setiap transaksi pada
buku jurnal dicatat berdasarkan tanggal, nomor bukti, nomor akun, dan keterangan dimana nominal dimasukkan kedebet dan kredit. Selanjutnya akun diposting ke
Buku Besar empat kolom dimana dicantumkan saldo pada sisi uraian. Selanjutnya dibuatkan Neraca Saldo, mengutip Data yang Disesuaikan dan menyiapkan Neraca
Lajur. Berdasarkan Neraca Lajur dapat dibuatlah Laporan Keuangan.
Universitas Sumatera Utara
c. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Seperti yang telah dijelaskan pada bab II sebelumnya, sistem penggajian dan pengupahan terdiri dari jaringan prosedur yang membentuk suatu sistem.Jaringan
prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan dapat dijelaskan sebagai berikut :
Gambar 4-2 DFD Siklus PenggajianPengupahan PT.Persero Pelabuhan Indonesia I
Cabang Belawan
Sumber : PT. Persero Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan
1 Prosedur penerimaan karyawan
Penerimaan, penempatan dan pengangkatan karyawan PT. Persero Pelindo I Cabang Belawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Penerimaan karyawan
perusahaan dapat dilakukan secara internal dan eksternal. a Sumber Internal yaitu meliputi karyawan yang ada sekarang yang dapat
dicalonkan untuk dipromosikan, dipindah tugaskan atau dirotasi tugasnya.
KOKARPEL Direksi PT Pelindo
Proses input data pegawai
Universitas Sumatera Utara
b Sumber Eksternal yaitu diantaranya penarikan tenaga kerja melalui iklan, rekomendasi dari karyawan yang ada sekarang, penarikan melalui pengguna
badan penyalur tenaga kerja KOKARPEL ataupun pelamar-pelamar yang datang sendiri.
Berdasarkan hasil seleksi dan rapat penerimaan pegawai PTPersero Pelindo I maka kita dapat mengetahui setiap pelamar yang telah lulus seleksi. Bagi pelamar
yang diterima dapat dilaksanakan training selama 3 tiga bulan. Karyawan masa training percobaan yang tidak memenuhi syarat untuk diangkat menjadi karyawan
perusahaan, diberhentikan tanpa syarat apapun. Sedangkan bagi karyawan masa percobaan yang memenuhi syarat, dapat diangkat sebagai karyawan perusahaan,
yang ditetapkan dalam surat pengangkatan dan Surat Keputusan SK yang diterbitkan oleh Kepala Cabang dan Direksi selambat-lambatnya 1 satu bulan sejak
berakhirnya masa training percobaan.
2 Prosedur pemutusan hubungan kerja
Pemutusan hubungan kerja dilakukan jika karyawan yang bersangkutan melanggar peraturan dan bukti melakukan kesalahan berat, yang mengakibatkan
karyawan menerima hukuman disiplin berat, dan juga terhadap karyawan yang telah mendapat surat peringatan 3 tiga kali berturut-turut tetapi tidak memperlihatkan
perubahan sikap menjadi baik. Dimana tiap surat peringatan mempunyai masa berlaku selama enam bulan dan surat peringatan itu tidak diberikan sesuai dengan
urutannya, tetapi dinilai dari besar kecilnya kesalahan yang telah dilakukan oleh karyawan.
Universitas Sumatera Utara
Karyawan yang tidak masuk kerja dalam waktu paling sedikit 5 lima hari kerja berturut-turut tanpa keterangan secara tertulis dengan bukti yang sah dan telah
dipanggil oleh perusahaan sedikitnya 3 tiga kali, karyawan tersebut dianggap memutuskan kerja sepihak atas kemauan sendiri.
3 Prosedur pencatatan waktu hadir
Untuk pencatatan waktu hadir baik pegawai tetap maupun pegawai outsourcing menggunakan mesin pencatatan hadir hand key. Sistem untuk
pencatatan waktu hadir di PTPersero Pelindo I Cabang Belawan menggunakan Sistem Manajemen Kepegawaian SIMPEG, sehingga alat ini on line langsung
kebagian Kepegawaian. Jika karyawan masuk dan keluar kerja tidak tepat waktunya maka perusahaan akan memberikan teguran pada yang bersangkutan. Jika hal itu
dilakukan sampai tiga kali maka karyawan tersebut akan diberikan surat peringatan pertama, namun jika dilakukan terus menerus perusahaan dapat mengambil tindakan
keras terhadap karyawan tersebut.
4 Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
Semua daftar hadir dan daftar lembur karyawan dari tiap-tiap unit kerja dikumpulkan oleh dinas kepegawaian yang digunakan untuk membuat daftar gaji
dan upah pada akhir bulan. Gaji dan upah dasar setiap karyawan sama jumlahnya pada tiap jabatan yang sama, yang membuatnya berbeda yaitu besarnya isentif
prestasi, tunjangan-tunjangan, serta potongan-potongan. Seluruh data yang ada akan diinput ke SIMPEG yang memiliki data base setiap karyawan yang kemudian data
karyawan tersebut diproses. Hasil proses tersebut adalah daftar gaji dan upah karayawan per-departemen. Daftar gaji dan upah ini dibuat rangkap 2 dua.
Universitas Sumatera Utara
Adapun penghitungan gaji karyawan adalah sebagai berikut :
Menghitung jumlah gaji adalah sebagai berikut : Jumlah Gaji = Gaji dasar + Mobilitas Uang Transport + Insentif prestasi
Potongan-potongan yang ada di perusahaan ini adalah : Pajak penghasilan karyawan PPh 21
Jamsostek jaminan sosial tenaga kerja sebesar 2,5 x gaji dasar, meliputi jaminan kecelakaan kerja JKK, jaminan hari tua JHT, jaminan
pemeliharaan kesehatan JPK, dan jaminan kematian JK Iuran untuk dana pensiun 5 x gaji dasar dan iuran untuk tunjangan hari tua
2,5 x gaji dasar Hutang pegawai, meliputi , iuran KOSAMI , Yazis, iuran bank, dan lain-lain.
Perhitungan premi upah lembur per jam ditentukan perusahaan sesuai dengan kelas jabatan setiap karyawan Perhitungannya adalah sebagai berikut :
Untuk kelas jabatan 1 4 sebesar Rp. 6000 Untuk kelas jabatan 5 7 sebesar Rp. 5.500
Untuk kelas jabatan 8 9 sebesar Rp. 5000 Untuk kelas jabatan 10 12 sebesar Rp. 4.500
Untuk kelas jabatan 13 16 sebesar Rp. 4.000 Gaji Bersih = Jumlah Gaji Potongan-potongan
Universitas Sumatera Utara
Jumlah maksimal waktu lembur dapat dibayar oleh perusahaan adalah sebanyak 60 enam puluh jam untuk setiap bulannya.
Apabila kerja lembur dikerjakan pada hari libur nasional, maka cara perhitungannya adalah sebagai berikut :
Untuk setiap jam kerja dalam jangka waktu 1 8 jam dibayar upah sebesar 2 dua kali premi lembur per jam.
Untuk jam ke 9 sembilan dibayar 3 tiga kali premi lembur per jam. Untuk jam ke 10 sepuluh dan jam ke 11 sebelas atau lebuh dibayar 4
empat kali premi lembur per jam. Diberikan satu kali uang makan lembur sebesar Rp. 10.000
5 Prosedur pembayaran gaji dan upah
Sistem gaji dan upah dibayar secara bulanan untuk para karyawan. Dalam menghitung pembayaran gaji yang akan dibayar kepada karyawan perusahaan
menggunakan microsoft excel. Dokumen yang digunakan pada prosedur ini adalah daftar gaji dan upah yang berasal dari Divisi Kepegawaian.
Cara pembayaran gaji dan upah diperusahaan, yaitu melalui transfer kerekening bank masing-masing pegawai. Daftar gaji dan upah yang dibuat oleh
bagian kepegawaian dibuat rangkap 2 dua dan diserahkan ke Ka. Divisi Adm. Keuangan untuk diproses dan selanjutnya dibuatkan Bukti Pengeluaran Bank BPB,
selanjutnya BPB dibuat rekapitulasi dan dikirimkan ke Petugas Akuntansi untuk diverifikasi serta diberi kode akun dan paraf. Selanjutnya KA. Divisi Keuangan
Universitas Sumatera Utara
menerima Bukti Pengeluaran Bank BPB dan Daftar Gaji DG dari KA. Divisi Administrasi Keuangan untuk diperiksa dan ditandatangani, yang selanjutnya dari
lampiran diatas dibuatkan Proses Transfer Giro PT-G berupa bilyet giro yang kemudian akan diserahkan kepada Kepala Cabang. PT-G, BPB dan DG yang
diterima dari KA. Divisi Keuangan diperiksa setiap lampirannya dan kemudian ditandatangani untuk selanjutnya diserahkan kepada KA. Divisi Adm. Keuangan.
Berkas yang telah sampai ke KA. Divisi Adm. Keuangan diperiksa dan memberikan nomor rekening karyawan yang selanjutnya diserahkan kepada Bank untuk
melakukan pembayaran gaji transfer kerekening pegawai . Setelah itu KA. Divisi Adm. Keuangan membukukan Laporan Mutasi Harian Bank LMHB dan
mengirimkannya ke KA. Divisi Keuangan untuk diperiksa kembali dan ditandatangani. Kemudian berkas yang telah ditandatangani dan diperiksa
diserahkan ke Petugas Akuntasi untuk dilakukan proses akuntansi dan disimpan oleh Petugas Akuntansi berdasarkan tanggal sebelum berkas tersebut diserahkan kembali
ke Petugas Kepegawaian untuk memperbaharui file yang sudah ada. Dalam hal ini pembayaran kepada pegawai berupa pemberian slip gaji oleh Petugas Kepegawaian
yang pencatatan dan penyimpanannya berdasarkan tanggal.
Universitas Sumatera Utara
5. Sistem Pengendalian Internal Atas Sistem Informasi Akuntansi Pada Sistem Penggajian Dan Pangupahan Yang Diterapkan PT.Persero Pelabuhan
Indonesia I Cabang Belawan.
Tujuan dari pengendalian internal gaji dan upah adalah untuk memperkecil dan menghilangkan kemungkinan terjadinya salah perhitungan dan pencatatan gaji
dan upah serta pembayarannya, serta memastikan bahwa gaji dan upah benar diberikan kepada yang berhak menerimanya. Bentuk pengendalian internal gaji dan
upah yang diberlakukan oleh PT.Persero Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan adalah sebagai berikut :
a. Organisasi.