b Cuti. Hampir setiap perusahaan memberikan cuti kepada karyawan, dan selama cuti mereka tetap mendapat gaji. Lamanya cuti dikaitkan dengan
masa dinas. Misalnya cuti dua minggu pertahun untuk karyawan yang masa dinasnya sampai lima tahun. Jika diatas lima tahun, cuti akan diberikan
selama tiga minggu. c Bonus. Biasanya bonus dihitung pada akhir tahun. Besarnya bonus
tergantung kesepakatan antara manager dan karyawan dan biasanya didasrkan pada seberapa jauh laba perusahaan, divisi, atau pabrik melampaui
target yang telah ditentukan. d Asuransi. Banyak perusahaan membayar semua atau sebagian premi asuransi
karyawan untuk kesehatan, perawatan gigi, atau asuransi jiwa. e Pensiun. Ini merupakan tunjangan yang disediakan hampir semua
perusahaan, akan tetapi karyawan biasanya baru akan menikmatinya dalam waktu lama setelah hal itu dihasilkan.
f Premi lembur. Merupakan tambahan tarif perjam apabila karyawan bekerja melebihi jam kerja normal.
2. Gambaran Umum Siklus SDM Penggajian dan Pengupahan
Siklus SDM penggajian dan pengupahan adalah bagian dari siklus transaksi yang saling berhubungan dengan buku besar, yang digunakan untuk menghasilkan
informasi bagi pihak manajemen dan eksternal. Siklus SDM penggajian dan pengupahan adalah rangkaian aktifitas bisnis
berulang dan operasional pemprosesan data terkait yang berhubumgan dengan cara
Universitas Sumatera Utara
yang efektif dalam mengelolah pegawai. Pada gambar 2-1 menyajikan diagram konteks sistem penggajian yang memperlihatkan lima sumber utama input sistem
penggajian. Dimana departemen SDM memberikan informasi mengenai pengangkatan tenaga kerja, pemberhentian, dan perubahan tingkat gaji karena
adanya kenaikan ataupun promosi. Para pegawai membuat perubahan dalam pengurangan contohnya kontribusi untuk rencana pensiun. Sementara itu berbagai
departemen memberikan data mengenai kehadiran. Lembaga pemerintah menyediakan tarif pajak dan intruksi untuk memenuhi persyaratan tertentu. Dalam
cara yang sama perusahaan asuransi dan perusahaan lainnya memberikan intruksi menghitung memotong berbagai tarif yang ditetapkan.
. Gambar 2-1 Diagram Konteks Context Diagram
Dalam Siklus Penggajian Dan Pengupahan
Sumber : Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart, Sistem Informasi Akuntansi, 2005.
Universitas Sumatera Utara
3. Aktifitas Siklus SDM Penggajian
Pada dasarnya siklus SDM penggajian memiliki tujuh aktifitas dasar yang dilakukan dalam siklus SDM penggajian. Gambar 2-2 menunjukkan tujuh aktifitas
dasar yang dilakukan dalam siklus SDM penggajian. Ketujuh aktifitas siklus SDM Penggajian yaitu sebagai berikut :
Perbarui file induk pegawai
Aktivitas ini melibatkan pembaruanfile induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian : memperkerjakan orang baru, pemberhentian,
perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi lingkaran 1.0 dalam Gambar 2-2 . Departemen SDM memberikan informasi ini, pemeriksaan edit
yang tepat, seperti pemeriksaan validitas atas nomor pegawai dan uji kewajaran atas perubahan yang dilakukan, berlaku untuk semua transaksi perubahan penggajian.
Perbarui tarif dan pemotongan pajak
Aktivitas kedua dalam siklus SDMpenggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya lingkaran 2.0 dalam Gambar 2-2 .
Bagian penggajian membuat perubahan-perubahan ini, tetapi perubahan jarang terjadi. Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerim pembaruan
mengenai perubahan dalam tarif pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.
Validasi data kehadiran dan waktu
Langkah ini memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai lingkaran 3.0 dalam Gambar 2-2 . Informasi ini datang dalam berbagia bentuk, bergantung pada
Universitas Sumatera Utara
status pembayaran pegawai. Bagi para pegawai yang dibayar per jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai
dan waktu keluar, untuk setiap giliran kerja. Para pegawai yang mendapatkan gaji tetap jarang mencatat pekerjaan mereka ke dalam kartu waktu. Sebagai gantinya,
para supervisor mereka secara informal akan mengawasi kehadiaran mereka dalam suatu pekerjaan
Siapkan penggajian
Langkah ini mempersiapkan penggajian lingkaran 4.0 dalam Gambar 2-2 . Tempat pegawai bekerja akan memberikan data mengenai jam yang dihabiskan dan
seorang supervisor biasanya akan mengkonfirmasi data tersebut. Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian. Prosedur penggajian yang pertama yaitu file
transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai, agar berada dalam urutan ayang sama dengan yang berada dalam file induk penggajian. Apabila organisasi
tersebut memproses penggajian dari beberapa divisi, file transaksi penggajian setiap divisi harus digabungkan. File data yang diurutkan kemudian digunakan untuk
membuat cek gaji pegawai. Bagi setiap pegawai, catatan file induk penggajian data catatan transaksi terkait akan dibaca dan gaji kotor akan dihitung. Bagian para
pegawai yang dibayar per jam, jumlah jamyang dihabiskan akan dikali dengan tingkat upah dan kemudian tambahan untuk lembur atau bonus akan ditambahkan.
Bagi para pegawai yang menerima gaji bulanan, gaji kotor adalah pecahan dari gaji tahunan, yang mencerminkan lamanya periode pembayaran. Selanjutnya, semua
potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih. Potongan gaji berada dalam dua kategori umum : potongan
Universitas Sumatera Utara
untuk pajak penghasilan dan potongan sukarela. Potongan untuk pajak penghasilan mencakup pajak federal, negara bagian, dan lokal, serta pajak jaminan sosial.
Potongan sukarela mencakup kontribusi rencana pensiun ; premi asuransi jiwa, kesehatan, dan cacat ; iuran serikat pekerja ; dan kontribusi untuk berbagai amal.
Terakhir, daftar prnggajian dan cek gaji pegawai dicetak. Daftar penggajian adalah laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji, dan gaji bersih
dalam format multikolom. Daftar ini sering kali disertai dengan daftar potongan terpisah, yang mendaftar berbagai potongan sukarela untuk setiap pegawai. Daftar
penggajian juga digunakan untuk mengesahkan transfer dana ke rekening bank perusahaan untuk penggajian. Cek gaji pegawai juga umumnya melampirkan slip
gaji, yang mencantumkan jumlah gaji kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode saat ini, dan total hingga tahun ini, untuk setiap kategori.
Keluarkan dana penggajian
Langkah selanjutnya adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai lingkaran 5.0 dalam Gambar 2-2 . Sebagian besar pegawai dibayar
dengan menggunakancek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank probadi mereka. Setoran langsung adalah salah satu untuk
meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan penggajian. Para pegawai yang dibayar melalui setoran langsung biasanya akan menerima sebuah kopi cek
gaji yang menunjukkan jumlah yang disimpan bersama dengan slip gaji. Setiap penggajian tersebut harus menghasilkan serangkaian file simpanan gaji, satu untuk
setiap bank tempat setoran gaji dilakukan. Setiap file berisi sebuah catatan unutk setiap pegawai yang rekeningnya ada di bank tertentu. Setiap catatan mencakup
Universitas Sumatera Utara
nama pegawai, nomor jaminan sosial, nomor rekening bank, dan jumlah gaji bersih. Dana tersebut kemudian akan dikirim secara elektronis dari rekening bank
perusahaan ke rekening pegawai. Jadi, setoran langsung meniadakan perlunya kasir menandatangani setiap cek gaji. Akan tetapi, kasir tetap harus mensahkan transfer
dana dari rekening giro reguler organisasi tersebut.
Hitung kompensasi dan pajak yang dibayarkan oleh perusahaan
Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung lingkaran 6.0 dalam Gambar 2-2 . Contohnya, perusahaan harus
membayar pajak jaminan sosial, sebagai tambahan dari jumlah yang ditahan dari cek gaji pegawai. Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan
untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke batas maksimal tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran
federal dan negara bagian. Sebagai tambahan, perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran permi asuransi kesehatan,
cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
Pengeluaran dana pajak penghasilan dan potongan lain-lain
Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai lingkaran 7.0 dalam
Gambar 2-2 . Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang
terjadi. Lembaga pemerintahan terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini. Sebagai tambahan, dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai
Universitas Sumatera Utara
untuk berbagai kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan keorganisasi terkait.
Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang manajemen untuk menyajikan informasi keuangan bagi kepentingan perusahaan dan
pertanggung jawaban keuangan kepada pihak luar perusahaan investor, kreditor, dan kantor pelayanan pajak. Yang pada tujuan khususnya untuk masalah ini, sistem
ini juga dirancang untuk menangani transaksi-transaksi gaji dan pembayarannya diantaranya sistem ini digunakan perusahaan untuk mencatat daftar hadir, mencatat
transaksi kedalam jurnal, memposting kedalam buku besar serta menyiapkan laporan keuangan. Rangkaian kegiatan ini terdiri dari proses pemasukan data, penyimpanan,
pengolahan, proses menghasilhan laporan, dan pengendalian.
4. Dokumen Yang Digunakan
